淺談高校會計的數(shù)字化建設(shè)

李曉璐

一、高校會計數(shù)字化建設(shè)的必要性

近年來，高校的招生規(guī)模和辦學(xué)層次不斷擴大，新校區(qū)建設(shè)等原因造成多校區(qū)辦學(xué)、橫縱課題多元化資金來源和社會資助等復(fù)雜多樣的經(jīng)濟往來，使得高校資金狀況愈加復(fù)雜。如何管理和利用資金，輔助提升高校教學(xué)科研水平，提高高校辦學(xué)的社會效益和經(jīng)濟效益，優(yōu)化資源整合，充分做到為教師和學(xué)生更便捷的服務(wù)，是高校財務(wù)管理所面臨的。會計信息化通過信息技術(shù)與會計的高度融合，突破了空間和時間對會計信息需求的限制，可以為高校管理層和廣大師生提供全面集成、動態(tài)實時的會計信息，不僅有利于降低高校財務(wù)人員的工作強度，提高高校財務(wù)管理的水平和效率，也有助于推動高校財務(wù)與教學(xué)、科研、管理的一體化，提升高校的科學(xué)化管理水平。

二、網(wǎng)絡(luò)報賬的必然趨勢

計算機技術(shù)的廣泛運用，會計電算化已經(jīng)成為財務(wù)核算的普遍形式，在會計電算化之下，記賬憑證、報表輸出都已實現(xiàn)計算機操作，節(jié)省了大量的人力與物力。同時，原始憑證信息也因此生成電子會計信息，形成電子會計檔案，更加有利于會計檔案保管。國家政策要求高校進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)，高等學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)財務(wù)核算體系的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立銀校網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的資金收付方式，推進(jìn)校園內(nèi)部的電子貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)。減少財務(wù)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)。這些規(guī)定旨在降低高校資金運營成本，提高資金安全性，為高校財務(wù)管理改革指明了方向。

三、會計檔案的數(shù)字化管理

1、建立并完善會計檔案數(shù)據(jù)庫

會計電算化的實現(xiàn)促成了會計核算過程中的大部分資料可以數(shù)據(jù)庫的形式存放在電腦系統(tǒng)中，這為用戶提供了極大的便利。原始憑證涉及到的類別眾多，可以按照內(nèi)容分類建立若干數(shù)據(jù)庫。如，工資單數(shù)據(jù)庫、發(fā)票數(shù)據(jù)庫、合同數(shù)據(jù)庫、銀行回執(zhí)數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化管理的支撐與核心，數(shù)據(jù)庫建立后，可以方便利用者快捷準(zhǔn)確查找會計檔案。對原始憑單的安全保護也起到促進(jìn)的作用。原始憑證數(shù)據(jù)庫建立后?？梢酝ㄟ^接口與會計電算化數(shù)據(jù)庫相連，從而實現(xiàn)記賬憑證與原始單據(jù)憑證完全對接，初步實現(xiàn)會計檔案信息的完全數(shù)字化，充分發(fā)揮會計檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性。

2、做好會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全建設(shè)

信息安全建設(shè)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全、存儲安全和應(yīng)用安全。會計檔案完全數(shù)字化的實現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)安全涉及到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)上的其他存儲設(shè)備和應(yīng)用設(shè)備的安全。存儲安全是指惡意病毒的入侵、數(shù)字化系統(tǒng)的不同版本之間的調(diào)入調(diào)出、系統(tǒng)的兼容性、操作失誤等都會導(dǎo)致數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)丟失與壞損。另外。如果系統(tǒng)管理員對用戶的編輯、讀寫權(quán)限設(shè)計不當(dāng)，或是使用者的誤操作，那么，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用級安全將得不到保障。

三、“一卡通”的建設(shè)

1、門禁管理系統(tǒng)

任何有校園網(wǎng)的地方都可以進(jìn)行門禁系統(tǒng)的管理。同時門禁系統(tǒng)的上位機門禁控制器也是一款類似于商務(wù)網(wǎng)關(guān)的硬件設(shè)備。本身可以存儲大量的名單，正?？梢源鎯?0萬筆脫網(wǎng)流水，可以大大延長使用時間。通過該系統(tǒng)可以限制可進(jìn)入房間的人群，既可以用來了解學(xué)生進(jìn)出宿舍的情況，也可以作為教職工上課簽到或者財務(wù)人員等工作人員授權(quán)進(jìn)入指定辦公室權(quán)限的管理辦法。

2、商務(wù)管理系統(tǒng)

商務(wù)管理系統(tǒng)是“校園一卡通”系統(tǒng)中最為核心并且使用最為廣泛的部分。該系統(tǒng)可以充值，并在校區(qū)內(nèi)的相關(guān)的指定商戶消費。所有在校區(qū)內(nèi)涉及到現(xiàn)金使用的消費網(wǎng)點。例如浴室、食堂、上網(wǎng)、超市、自助洗衣等都可以使用一卡通。為保證消費安全，可采取密碼保護，比如日常消費不需要密碼，但超過一定限額后就需要密碼來保障安全。

3、圖書管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括檢索、借閱、歸還、續(xù)借等一系列圖書管理功能，由服務(wù)器、讀卡器、圖書借閱系統(tǒng)軟件等構(gòu)成。管理人員將借閱者的個人信息關(guān)聯(lián)到一卡通上，借閱者的個人信息、借閱信息以及是否逾期需要罰款等信息都會自動顯示，再根據(jù)系統(tǒng)提示完成相關(guān)操作，簡單便捷。該系統(tǒng)還有效的減少了人工操作，提高了圖書管理的效率以及準(zhǔn)確性。

4、醫(yī)療管理系統(tǒng)

一卡通也可以運用到校醫(yī)院的收費工作上。通過一卡通系統(tǒng)，可以實現(xiàn)掛號、收費、用藥查詢等多個功能，甚至實現(xiàn)自動報銷。方便快捷，既方便了使用者，又便于操作人員對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和結(jié)算，能夠及時有效管理，提高工作效率。

四、目前高校會計信息化開展面臨的問題

1、會計信息化體系不成熟

由于專業(yè)知識的缺乏，會計人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不夠了解，導(dǎo)致現(xiàn)實中很多高校并沒有熟練使用會計信息化系統(tǒng)。在實際工作中雖然有些高校配套了相應(yīng)的會計系統(tǒng)，但只是單純使用了一些很簡單的功能，并沒有通過系統(tǒng)對高校的財務(wù)決策產(chǎn)生實質(zhì)性的幫助。同時，一些高校也忽視了對會計信息化體系的建設(shè)，認(rèn)為其不是一個重點工作項目，所以在資金方面投入較少，致使大多是高校的財務(wù)信息化建設(shè)依然處于滿足基本需要的狀況中。

2、加強對會計信息安全的管理

高校應(yīng)該健全內(nèi)部的控制制度，制定與會計信息系統(tǒng)相配套的管理制度。同時。編制適應(yīng)本校的會計崗位職責(zé)和操作規(guī)范，各個會計崗位之間應(yīng)該進(jìn)行合理分工，完善財務(wù)管理制度。不僅如此，還應(yīng)加強對軟件和硬件的維護，防止出現(xiàn)因計算機故障導(dǎo)致的信息丟失的情況，機房重地應(yīng)配有安全保護措施，重要的進(jìn)出通道在必要的情況下可以設(shè)置權(quán)限等辦法，有效的保證高校財務(wù)信息的安全性。互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，既帶來了便捷，也帶來了安全隱患，隨時都有可能成為被黑客攻擊的對象，這是外部威脅。這些都嚴(yán)重影響了高校會計信息的真實有效性。

3、提高會計人員的整體業(yè)務(wù)水平

目前，許多高校由于專業(yè)的限制大多缺少既精通會計專業(yè)又擅長使用計算機系統(tǒng)的綜合型人才。綜合性的會計人才不僅需要對會計工作輕車熟路，還要會熟練使用會計管理系統(tǒng)，從會計信息的錄入、分析、到最后生成分析結(jié)果，通過結(jié)果能對高校的財務(wù)運作進(jìn)行判斷，檢查高校的財務(wù)狀況。另一方面，信息技術(shù)日新月異，會計系統(tǒng)的更新?lián)Q代也十分迅速。部分高校忽視了對會計人員的培訓(xùn)，這也使得高校的會計人員無法進(jìn)行有效的財務(wù)管理。高校應(yīng)該提高會計人員的入職門檻，并對其進(jìn)行定期的后期培訓(xùn)，從而加強對會計人員專業(yè)水平的要求，特別是對于會計信息系統(tǒng)的操作能力和數(shù)據(jù)處理能力。