檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

王寶 吉林省大安市太山鎮(zhèn)勞動(dòng)和社會(huì)保障事務(wù)所

在如今檔案管理方式中施行信息化管理已經(jīng)成為了最佳的方法，而我們要做的就是將現(xiàn)存的建設(shè)信息化問題進(jìn)行有效的解決，以此推動(dòng)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。這可以說是一項(xiàng)較為困難的任務(wù)，也可以說是一個(gè)挑戰(zhàn)，因?yàn)槿绻胍行У倪_(dá)到這個(gè)目標(biāo)，那么需要的是社會(huì)各個(gè)人群的共同努力。所以對(duì)于此種狀況，筆者將會(huì)為其提供相應(yīng)的檔案管理措施，為以后信息化建設(shè)檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

所謂的“檔案”主要就是對(duì)歷史信息的一個(gè)記錄。但是我們要能夠明確的知道，我們?nèi)绻胍@取一定的檔案信息，不單單是依靠檔案自身的記錄，還能夠獲得經(jīng)過如今信息化技術(shù)獲取更全面的知識(shí)。然而如今檔案信息化內(nèi)容主要是包括如下幾方面：一是狹義上的信息化，主要就是指將原有檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化；二是指廣義上的信息化，主要是指將原有的檔案信息內(nèi)容結(jié)合外界的政治、經(jīng)濟(jì)以及文化等各個(gè)方面因素進(jìn)行的進(jìn)一步處理。所以隨著信息化建設(shè)的到來，一方面有效的完善了檔案信息系統(tǒng)，促進(jìn)了信息的廣泛傳播；另一方面有效的將檔案內(nèi)容與其它形式相融合，在一定程度上更加有利于為社會(huì)服務(wù)。

二、促進(jìn)信息化建設(shè)檔案管理的措施

(一)樹立檔案信息化理念，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任感

隨著社會(huì)的迅速轉(zhuǎn)變以及信息技術(shù)的到來，那么各行各業(yè)的管理理念自然也要隨之而變，尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面尤為明顯，現(xiàn)如今的檔案管理都是將其信息化作為核心理念，但是與此同時(shí)還要不斷的加強(qiáng)工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，因?yàn)橹挥凶尮ぷ魅藛T真正意識(shí)到其意義所在，才能有效的激發(fā)出其飽滿的工作激情，對(duì)于他們的檔案管理事業(yè)才會(huì)更加盡職盡責(zé)，從而使其工作責(zé)任感也會(huì)得到加強(qiáng)[2]。

(二)強(qiáng)化管理人員專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

在整個(gè)檔案信息化建設(shè)管理當(dāng)中，工作人員占有著十分重要的地位，并且他們的工作質(zhì)量能夠直接的影響其最終檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用效果。因此，在整個(gè)工作過程中，必須要堅(jiān)持以人為本，不斷的培養(yǎng)專業(yè)性人才，組建專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)，提升各個(gè)專業(yè)工作人員的職業(yè)素質(zhì)。另外相關(guān)部門還要為其提供一定外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這樣能夠使各個(gè)工作人員及時(shí)的了解外界檔案管理建設(shè)的發(fā)展變化，能夠快速的掌握如今信息化檔案方面的信息以及相關(guān)的職業(yè)技能，同時(shí)還能夠通過提升自身專業(yè)素質(zhì)加速檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。除此以外，相關(guān)部門還可以為工作人員專門設(shè)置一個(gè)獎(jiǎng)懲制度，從而在一定程度上激發(fā)工作人員的積極性。與此同時(shí)檔案管理單位還要不斷的引入先進(jìn)的專業(yè)人才，并且逐漸的搭建一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，在整個(gè)工作過程中不斷的將其進(jìn)行優(yōu)化，有效的提升整體的工作管理效率。

(三)加大資金的投入，提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

其實(shí)想要快速的實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)，不僅是需要人才的引進(jìn)，更多的是需要大量資金的投入，因?yàn)橹挥凶銐虻馁Y金才能加強(qiáng)硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)。所以對(duì)此，檔案的相關(guān)部門必須能夠明確自身所處的地位，并且不斷的向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)資金的投入，有效解決目前所存在的信息化建設(shè)資金管理問題，從而逐漸有效解決基礎(chǔ)設(shè)施的問題。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的檔案管理需要完善的設(shè)備、健全的信息管理平臺(tái)以及各種相關(guān)軟件的開發(fā)，這些都少不了資金的投入。只有在各個(gè)方面準(zhǔn)備齊全，才能有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的全方位以及多層次的現(xiàn)代化管理模式[3]。

(四)建立規(guī)范的技術(shù)體系，提升檔案管理效率

檔案管理信息化的主要標(biāo)準(zhǔn)是不斷的推動(dòng)檔案管理信息化，并且在整個(gè)檔案管理工作中將其進(jìn)行貫徹以及落實(shí)。想要將檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，那么必須得到國家政府部門的大力支持，爭(zhēng)取早日打破分散管理模式，有效的將檔案各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)整，與此同時(shí)還要建立規(guī)范的技術(shù)體系，能夠保證有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享。另外，要為其相關(guān)的檔案信息建立完善的信息化管理制度，對(duì)各項(xiàng)管理管理制度以及流程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范和控制，將檔案管理安全責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，防止信息泄露的狀況發(fā)生，保證信息資料的完整性，有效的提升檔案管理的有效率。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)在各行各業(yè)都已經(jīng)合理的引入信息化技術(shù)，并且都獲得了明顯的效果，但是在這個(gè)引用的過程中也同樣面臨著巨大的困難以及挑戰(zhàn)。在檔案管理工作當(dāng)中，信息存儲(chǔ)是十分重要的，所以當(dāng)信息化建設(shè)應(yīng)用于此的時(shí)候務(wù)必要能夠結(jié)合實(shí)際情況，有效的促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。