如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性要求，所以，相關工作人員應該抱有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細致認真的執(zhí)行管理工作。隨著信息技術的不斷發(fā)展和進步，當前事業(yè)單位文書檔案工作量也越來越大，信息量的劇增，為事業(yè)單位文書檔案管理工作帶來了更為嚴峻的挑戰(zhàn)，所以提升管理水平，是一件勢在必行的工作內(nèi)容。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性

不同于一般的文獻內(nèi)容，文書檔案是對員工個人信息、事業(yè)單位發(fā)展情況的一種真實記錄，具有客觀性的含義，且其中的法律意義極為明顯；其次，事業(yè)文書檔案內(nèi)容也彌補了國家檔案的不足，由于國家檔案信息的記錄缺乏詳細性的特點，事業(yè)單位文書檔案的內(nèi)容正好填補了這一空白。要想確保人事檔案可以將員工的真實情況反映出來，相關管理部門需要對單位內(nèi)部員工的工作調(diào)配、職稱職務評聘、績效考核、有關獎懲，以及具體的工資待遇情況展開真實有效的記錄，并根據(jù)職員的實際發(fā)展，不斷充實檔案內(nèi)容。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

(一)工作水平有待提升

在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于事業(yè)單位的工作模式過于傳統(tǒng)，導致其文書檔案管理工作的整體水平，缺乏足夠的靈活性，且事業(yè)單位的內(nèi)部，對于文書檔案管理工作的認識不夠全面。除此之外，隨著信息技術的不斷發(fā)展和進步，文書檔案工作的管理形式也變得越來越多元化，但是一些事業(yè)單位的文書檔案管理結構卻變得越來越落后，其檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，大多數(shù)是人工管理，其信息化程度較低，只是個人信息、檔案目錄等進行數(shù)字化辦公，其檔案管理工作與信息技術環(huán)境存在脫離的問題。

(二)管理方式過于陳舊

在對事業(yè)單位文書檔案管理工作展開分析和總結的時候發(fā)現(xiàn)，當前文書檔案工作中，其管理方式較為陳舊，采取的方法沿用了十幾年，缺乏必要的創(chuàng)新和突破，且一些管理人員的工作意識也較為落后，其管理技能、管理思想都難以適應單位以后的發(fā)展需求。除了這些問題，在進一步的探究中了解到，在縣一級的事業(yè)單位中，其文書檔案管理工作過于簡陋，有的直接將檔案與廢舊的辦公雜物，一起存放在庫房中，較差的基礎設施條件，導致大多數(shù)人事文書檔案管理工作難以正常的開展。

(三)重視程度仍舊不足

在一般情況下，文書檔案管理工作中，最關鍵的環(huán)節(jié)是分類與歸檔的工作內(nèi)容，但是隨著我國現(xiàn)代化技術的不斷發(fā)展，數(shù)字化、信息化技術的應用，在為行業(yè)注入活力的同時，也為整個文書檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)。單位領導對文書檔案管理工作缺乏重視，導致這個崗位的人員配置出現(xiàn)了空缺，這也使得現(xiàn)有工作人員難以和其它工作崗位享受同等的待遇，久而久之，這些工作人員容易滋生懶散、懈怠的工作情緒；還有，重視程度不足也會影響事業(yè)單位文書檔案管理工作缺乏現(xiàn)代化技術的引入，導致管理手段仍舊停留于傳統(tǒng)領域，使得其缺乏科學化的技術和理念。

三、改善事業(yè)單位文書檔案管理工作的具體措施

(一)堅持人本的工作理念

隨著國家的不斷發(fā)展和進步，人本理念被各行各業(yè)的工作人員所推崇，這一點在事業(yè)單位的管理中也不例外。在文書檔案管理工作中堅持人本的工作理念，可以幫助相關人員意識到，文書檔案管理工作也屬于是一線工作崗位，增強和管理人員的交流溝通，并對管理人員自身的職業(yè)規(guī)劃、工作心理進行認識；還有，在堅持人本理念的同時，管理者也應該認識到，“流程”在文書檔案管理工作中的重要性，必須要在管理崗位上，結合實際的情況，制定步驟，明確規(guī)章。并且部門要從上至下，樹立嚴格的檔案意識。像在對職員人事檔案材料進行收集的時候，檔案管理人員必須要展開全方位的鑒別，確保歸檔材料的真實性，各項手續(xù)齊全，文字內(nèi)容清楚，記錄對象明確，且具備相應的保存價值。在這個過程中，如果需要相關組織的審查蓋章、本人簽字，也應該在完成之后方可歸檔。

(二)引入先進的技術手段

信息技術的發(fā)展，帶動了各行各業(yè)的進步，事業(yè)單位文書工作的管理質(zhì)量，也能夠得到進一步的提升。在實際的應用過程中，相關領導可以結合當前的一些信息化手段，針對文書檔案工作的特點，引入一些必要的工作軟件，構建新型的管理模式，爭取能夠讓文書檔案工作朝著一體化和數(shù)字化的方向發(fā)展；還有，在具體的工作中，應該結合現(xiàn)代化的技術內(nèi)容，對單位內(nèi)部的文書檔案材料進行統(tǒng)籌與整理，定期歸納出相關的數(shù)據(jù)信息，為單位領導的決策提供參考，這樣事業(yè)單位的發(fā)展能夠更為科學性。像當前事業(yè)單位的檔案類型，主要為電子和紙質(zhì)這兩類，其中紙質(zhì)檔案不容易泄露、偽造，而電子檔案在這方面有待加強，所以對于電子檔案的保存，管理人員不妨采取更換密碼、人員輪換，以及數(shù)據(jù)加密的手段來提升安全性。當然，通過現(xiàn)代化和信息化的改革，單位內(nèi)部的各項工作都能夠得到統(tǒng)一，這也在無形中促進了各部門的溝通、聯(lián)系。像借助eHR系統(tǒng)，可以在線進行績效考核的打分程序，并根據(jù)各方的評定結果，自動計算出考核結果，同時還能夠?qū)己私Y果展開智能化的分析與比對，將其體現(xiàn)到檔案管理的內(nèi)容之中，這樣也能夠為單位領導的人事管理工作提供一些參考。并且設定員工自助平臺，也可以讓員工對個人績效成績進行查詢，通過系統(tǒng)給予相應的反饋，能夠使整個人事考核結果更具公平性。

(三)完善相關的制度內(nèi)容

在事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，完善相關的制度內(nèi)容，具有極為重要的意義。在實際的實施過程中，事業(yè)單位應該根據(jù)文書檔案的具體內(nèi)容，制定對等的懲罰制度，這樣能夠讓那些身處文書檔案管理工作崗位的人員明確自身的職責；還有，在對管理制度進行完善的時候，也應該對其責任感進行強化，確保各項管理工作都能夠有序進行，事業(yè)單位在制定文書檔案的相關管理機制時，應該將相關工作人員的個人發(fā)展和追求制定到考核評定的體系之中，針對那些業(yè)績較為突出的管理人員，在進行表彰的同時，也應該對給予其合理的晉升機會，施行物質(zhì)、精神兩種獎勵的并行策略，讓文書檔案管理人員，以更為積極的心態(tài)面對工作，強化其責任感。在實際工作中，單位應該建立主動送交人事檔案材料的工作制度，由檔案管理人員負責收集單位內(nèi)部的文書檔案，執(zhí)行相應的歸檔工作，在文書檔案材料形成之后，要通過審查簽章等一系列的流程后，將其送交至單位的人事檔案室內(nèi)進行歸檔，并且，職員在事業(yè)單位工作期間所形成的各類材料，也需要在離開單位前移交到檔案館進行保存。

(四)優(yōu)化相應的人員配置

事業(yè)單位工作的核心是人，在對文書檔案管理工作進行改革的同時，也要對其人員配置進行合理的設定。在事業(yè)單位內(nèi)部，針對文書檔案管理崗位，工作人員應該加大人員配置力度，對管理人員的綜合素質(zhì)進行提升。還有，在工作中，要對激勵體制進行健全，這樣才能確保工作人員可以發(fā)揮出其潛在的工作動力，這對完善事業(yè)單位文書管理工作質(zhì)量和工作隊伍大有裨益；與此同時，在對人員配置進行優(yōu)化的同時，事業(yè)單位還應該落實針對員工的一些制度內(nèi)容，像學習要求、發(fā)展規(guī)劃，這些都應該進行有效的落實，從基礎內(nèi)容著手，為文書檔案管理工作的效率進行提升；最后，單位上層的管理者，還需要就文書檔案管理內(nèi)容，進行適當?shù)膭?chuàng)新，對改革內(nèi)容多做解釋，讓一線文書檔案管理人員意識到改革的重要性，爭取能夠讓他們理解變革，支持改革，并自覺接受監(jiān)督。

四、結語

總而言之，在事業(yè)單位中，對于文書檔案的管理工作，相關人員需要給予高度的重視，結合具體發(fā)展情況，對此前工作中的一些問題進行積極有效的改革，強化工作人員的責任意識和工作能力，制定出適合單位文書檔案管理工作發(fā)展的制度內(nèi)容，讓具體負責人員在大的框架下展開靈活化的管理手段，這樣在體現(xiàn)其個人價值的同時，也能更好的完善事業(yè)單位的有關工作。

參考文獻：

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