試論高校學(xué)報檔案的管理、開發(fā)與利用

劉思陽

海軍士官學(xué)校 安徽蚌埠 233000

一、學(xué)報檔案管理的重要性

（一）對高校學(xué)報檔案的認(rèn)識

高校的學(xué)報檔案，作為高等學(xué)校的重要檔案，是整個學(xué)校各類檔案當(dāng)中不能缺少的一個重要部分。早在2008年，國家教育部和檔案局就已經(jīng)指出高等學(xué)校的各類檔案都應(yīng)該各有其職進行管理，其中就包括對學(xué)報檔案的管理工作。高校開展學(xué)報檔案管理工作，有助于提高自己學(xué)校在科學(xué)研究上的規(guī)范性，也有利于整個學(xué)校教學(xué)工作的開展。

（二）高校學(xué)報檔案的作用

學(xué)報檔案的作用，可以分為以下兩點。

1、對高校歷史的記載?，F(xiàn)如今，所有高校都有著屬于自己的學(xué)報，而學(xué)報上面的內(nèi)容，則是整個高校對外展示的窗口。很多學(xué)校的學(xué)報本身就是以自己學(xué)校的名字來命名的，而學(xué)報展示的內(nèi)容更是包含著高校自身的特色和優(yōu)勢，是對外進行形象輸出的主力。很多高校都會把自身的學(xué)報的版面用來作為學(xué)校對外的外形象展示窗口。而這些涉及到對學(xué)校形象定位的介紹的文字和圖片內(nèi)容，都將會在學(xué)報檔案當(dāng)中形成歸納匯總。學(xué)報檔案就肩負(fù)著留存整個學(xué)校歷史形象的重任。

2、學(xué)報檔案是學(xué)報誕生的見證者。一本學(xué)報的成功出版，離不開各位作者的幫助。而各位作者刊登在學(xué)報上的論文，還有他們的所有的原始稿件和編輯們進行過修改的修改稿和處理的審稿單以及作者與編輯之間往來的重要信件都能夠很好的反映當(dāng)時他們的工作情況，學(xué)報檔案就是整個學(xué)報從編輯到出版的歷史見證者。

二、高校學(xué)報檔案管理工作

（一）高校學(xué)報檔案管理現(xiàn)狀

雖然學(xué)報檔案是一個高校檔案的重要組成部分，然而在大多數(shù)高校當(dāng)中，學(xué)報檔案都并沒有得到應(yīng)有的充分認(rèn)識和管理上的重視，學(xué)報檔案的價值也沒有被充分挖掘出來，學(xué)報檔案的資源沒有得到充分的利用。在高校對學(xué)報檔案的管理工作上，還存在著隨用隨丟，要用再找的陋習(xí)。很多高校都急需設(shè)置專人進行對學(xué)報檔案的管理工作，急需建設(shè)一個高效而又完備的學(xué)報檔案管理流程。

（二）如何加強高校學(xué)報檔案管理工作

要想提升高校對學(xué)報檔案管理工作的重視，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點。

1、要讓所有人認(rèn)識到學(xué)報檔案的重要性，明確的了解到學(xué)報檔案所具有的價值，對學(xué)報檔案不再隨用隨丟。

2、需要取得高校領(lǐng)導(dǎo)的支持。要對學(xué)報檔案管理工作產(chǎn)生重視，建立一個科學(xué)的、有效的學(xué)報檔案管理制度，建立專門的工作小組，抽調(diào)專人進行管理，在管理人員的選用上也要任用有責(zé)任心，有能力的人員進行這項管理工作。

3、要將整個學(xué)報檔案的管理工作進行信息化管理，科學(xué)的進步告訴我們只有緊跟時代的潮流才能夠不被落下，學(xué)報檔案管理工作同樣也應(yīng)該緊跟時代的潮流，學(xué)報檔案管理工作本身是非常紛繁復(fù)雜的，要在抽絲剝繭間將學(xué)報管理工作進行好，需要利用現(xiàn)代科技進行輔助，而進行信息化管理就是最好的方式，信息化能夠使得學(xué)報檔案被分門別類的收集好，也有利于日后的檢索。

4、在對學(xué)報檔案的收集整理過程當(dāng)中不要遺漏任何一小點有價值的檔案，同時在收集過程當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)注意不要對學(xué)報檔案產(chǎn)生損壞性收集。

三、對學(xué)報檔案的開發(fā)與利用

（一）學(xué)報檔案的價值

學(xué)報檔案所記錄的是－高校在學(xué)報發(fā)行過程當(dāng)中的點點滴滴，其中就包括整個學(xué)校在教學(xué)工作、科研工作上的相關(guān)成就，是能夠為高校的繼續(xù)建設(shè)添磚加瓦的主要情報來源，非常的具有開發(fā)價值，對于學(xué)報檔案的開發(fā)，不能夠等閑視之。

（二）對學(xué)報檔案的開發(fā)利用

明了學(xué)報檔案對整個高校所具有的巨大價值，我們就不能夠把學(xué)報檔案放在倉庫里面吃灰，應(yīng)該把學(xué)報檔案的價值開發(fā)出來，使之更好的為高校的建設(shè)進行服務(wù)。要開發(fā)學(xué)報檔案所蘊含的價值，應(yīng)該從以下幾個方面進行著手。

1、首先，學(xué)報檔案應(yīng)該同本院或者是本校的圖書館以及科研部門之間產(chǎn)生協(xié)作，實現(xiàn)資源的共享，兩者之間做好對信息的互補工作，這樣，就能夠使得學(xué)報檔案的資料更加完整，有利于學(xué)報的編輯出版工作，同時這也能為整個學(xué)校的圖書館資料增添新成員，豐富高校館藏。

2、第二點則是各高校之間可以開展對學(xué)報檔案的一個互通有無工作，我們知道只有交流才是促進進步的方式，一個閉關(guān)鎖國的國家不能夠成為富強的國家，同樣，一份不能和其他高校產(chǎn)生交流的學(xué)報檔案，也無法更好的在高校建設(shè)上發(fā)揮自己的作用。

3、第三點則是提高學(xué)報檔案對整個學(xué)校教職人員的開放性，使他們能夠輕易的查到學(xué)報檔案上所記載的內(nèi)容，能很好地把學(xué)報檔案利用起來，能夠為他們的科研教學(xué)工作產(chǎn)生支持作用，使死檔案變成活資料。

4、第四點則是可以將學(xué)報檔案開放到整個市場，將學(xué)報檔案信息化之后不應(yīng)當(dāng)因循守舊只在本校之間流通，而是應(yīng)該將學(xué)報檔案的信息成果進行加工之后使其流向市場，學(xué)報檔案所蘊含的科研價值能夠被市場合理的利用，并且將學(xué)報檔案合理的推向市場能夠為學(xué)校提供一定的資金來源，使得學(xué)報檔案的建立管理不再只有支出也有了收入，合理將學(xué)報檔案對市場進行開放對于高校來說是一個和市場互惠互利的行為。

學(xué)報檔案作為高校所擁有的一種重要的資源，不應(yīng)當(dāng)?shù)貌坏街匾?。在合理的對學(xué)報檔案進行管理開發(fā)和利用之后，能夠把這份資源的價值體現(xiàn)的淋漓精致， 使之更好的為學(xué)報工作服務(wù)，同時也能更好地提升學(xué)校的教學(xué)和科研水平。