大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

于 紅

中交一航局第三工程有限公司 遼寧大連 116083

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，社會(huì)信息化進(jìn)程加快，在此趨勢下企業(yè)紛紛開始經(jīng)營和管理的信息化建設(shè)，對于檔案管理信息化是其中建設(shè)的重要部分。企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)，只有運(yùn)用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)才能有效從大量的信息中搜集和利用目標(biāo)信息。此外，檔案管理信息化幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，通過多個(gè)部門和專業(yè)互相協(xié)同，使之管理更具科學(xué)性。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的出現(xiàn)，數(shù)字化的浪潮正席卷全球，這場涉及人們工作生活方方面面的新技術(shù)，正極大程度改變著生產(chǎn)方式。由此產(chǎn)生海量的信息資源，它們也是企業(yè)發(fā)展的重要助力，是提升自身市場競爭力的關(guān)鍵。在這場浪潮中，企業(yè)檔案部門承擔(dān)著更為重大的任務(wù)，它所管理的信息資源是為企業(yè)決策層和管理層提供決策依據(jù)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理方式，在歸檔、分類、記錄和保存方面存在效率過低，且人工化程度過高的問題，檔案信息的更新和記錄存在一定的滯后性，使得提供的檔案管理功能只有簡單的查閱，未能開發(fā)和拓展檔案信息的其他應(yīng)用。

為了最大程度提升市場競爭力，企業(yè)紛紛建立自身的企業(yè)網(wǎng)，它為企業(yè)經(jīng)營、管理提供了較好的工作環(huán)境，改變了傳統(tǒng)的工作方式，通過企業(yè)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子商務(wù)交易、項(xiàng)目研討等功能，這些網(wǎng)絡(luò)軟、硬件設(shè)施的建立，促進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)，對檔案管理提出了更高的數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用要求[1]。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息資源日趨數(shù)字化，文件的傳遞也傾向于在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，存儲(chǔ)介質(zhì)也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)向數(shù)字化存儲(chǔ)，正是檔案管理工作環(huán)境的變化，文件呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理的趨勢。借助于新設(shè)備和新技術(shù)，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好條件，通過建立相對完善的檔案管理系統(tǒng)，使檔案的管理和利用變得更加便捷，在模糊查詢、組合查詢方面有更突出的表現(xiàn)，使得存儲(chǔ)的檔案形式也發(fā)生了一定的改變，出現(xiàn)了視頻、聲音、圖片等新檔案格式。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）改善檔案管理軟、硬件環(huán)境

相對于傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，信息化的檔案管理對于軟件和硬件的需求較高，前者需要足夠的技術(shù)支持，在檔案利用方面開發(fā)新的功能或工具，以此加強(qiáng)檔案在整理、保存和傳遞的安全和穩(wěn)定；后者需要足夠的存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、掃描儀、路由器等設(shè)備。在軟件層面，需要根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，選取合適的檔案管理模式，基于網(wǎng)絡(luò)信息傳輸速率和安全的前提，以企業(yè)檔案網(wǎng)站作為檔案的管理平臺(tái)，由此構(gòu)建相應(yīng)管理系統(tǒng)，由此實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

企業(yè)檔案網(wǎng)站是面向外界的重要窗口，是網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)站點(diǎn)，依據(jù)企業(yè)管理的需要決定是否面向公眾或僅在公司內(nèi)部運(yùn)行。相比于傳統(tǒng)封閉化的檔案管理模式，檔案管理信息化各注重信息資源的傳遞和共享，通過檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，使其管理的數(shù)據(jù)和信息能夠有效傳輸給有需要的用戶。鑒于此，該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向用戶提供信息查詢以及常規(guī)的檔案利用等服務(wù)，它的表現(xiàn)界面為普通的網(wǎng)頁形式，同時(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫保持同步[2]。

（二）建立檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營逐步實(shí)現(xiàn)管理和經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)化，隨之涌現(xiàn)了大量的電子文件和檔案，這些文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、格式都存在一定的差異，造成了電子文件管理的難度，為了更好地對這些文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，需要為此建立檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以制度作為檔案管理工作的保障。目前，我國也出臺(tái)了一系列關(guān)于電子檔案的國家標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了光盤存儲(chǔ)、歸檔和管理要求。但是，這些標(biāo)準(zhǔn)并不一定適用于每個(gè)企業(yè)，因此要在國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，結(jié)合自身的實(shí)際情況和管理需要，制定個(gè)性化的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

若是企業(yè)沒有建立起檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，那么很容易在搜集文件和使用時(shí)，出現(xiàn)軟件不兼容、存儲(chǔ)錯(cuò)誤的問題，對于后續(xù)的系統(tǒng)升級(jí)和改造帶來非常大的阻礙。此外，與提供技術(shù)支持的公司出現(xiàn)合作的變故，合作公司不能再為企業(yè)提供技術(shù)支持，又由于標(biāo)準(zhǔn)體系不健全，使得新的軟件開發(fā)公司不能有效銜接和接入現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)。之所以出現(xiàn)這種情況，很大部分與前合作公司的開發(fā)語言以及開發(fā)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境有關(guān)，使得數(shù)據(jù)庫與新的軟件在兼容方面出現(xiàn)問題。此外，數(shù)據(jù)庫硬件規(guī)格不一樣，導(dǎo)致企業(yè)的許多檔案管理操作只能單向進(jìn)行，無法實(shí)現(xiàn)有效的資源共享。

因此，企業(yè)要重視數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，在建立數(shù)據(jù)庫以及檔案管理系統(tǒng)前，需要建立好相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，然后再讓軟件開發(fā)公司根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)出適合企業(yè)長期發(fā)展和經(jīng)營需要的檔案管理信息系統(tǒng)。關(guān)于建立的信息化標(biāo)準(zhǔn)，需要注意以下幾點(diǎn)：1、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；2、硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)；3、檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)；4、檔案保存、記錄和管理的運(yùn)行平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)；5、信息、數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)。

（三）構(gòu)建安全的檔案安全防護(hù)體系

上文提到，檔案管理信息化更注重信息的共享和利用，它具有網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。因此新的檔案管理模式更開放，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，容易被病毒、黑客和競爭對手利用技術(shù)手段，對企業(yè)檔案信息進(jìn)行竊取、破壞。因此很有必要采取反病毒、反網(wǎng)絡(luò)攻擊的安全措施，抵御檔案信息的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。此外，還要加強(qiáng)信息資源共享、信息審計(jì)等方面的制度建設(shè)，強(qiáng)化商業(yè)機(jī)密信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。

首先是基于大數(shù)據(jù)時(shí)代、檔案管理信息化的環(huán)境，制定針對性強(qiáng)的機(jī)密信息保護(hù)制度。通過為信息數(shù)據(jù)的使用者，按照員工的層級(jí)和檔案設(shè)立相應(yīng)的等級(jí)權(quán)限，盡可能減少機(jī)密信息被接觸的數(shù)量。對于經(jīng)常接觸到機(jī)密數(shù)據(jù)或信息的關(guān)鍵崗位的員工，要與其簽訂保密協(xié)議，降低機(jī)密檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，避免這些員工為了私利出賣公司機(jī)密。在此基礎(chǔ)上，及時(shí)更新機(jī)密信息，將不再需要保密或過時(shí)的信息進(jìn)行公開。其次，是建立信息資源的共享制度，為了提升檔案信息的利用率，需針對檔案信息制定詳細(xì)、完整的關(guān)于查詢、復(fù)制和傳輸?shù)确矫娴牟僮骷?xì)則，根據(jù)檔案的保密程度和等級(jí)，限定傳播范圍。最后是建立信息審計(jì)制度，需要在企業(yè)內(nèi)組建信息審計(jì)與監(jiān)控小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案信息的使用情況，針對檔案信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評估，防范信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題[3]。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理信息化人才隊(duì)伍

企業(yè)檔案信息管理的執(zhí)行主體是人，哪怕新的檔案管理模式在操作和管理自動(dòng)化水平有了一定程度的提高，但是也不能完全取代檔案管理人員，對其的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案信息管理不僅是保存和記錄信息數(shù)據(jù)，同時(shí)將企業(yè)現(xiàn)有的信息資源轉(zhuǎn)化為有效情報(bào)。而這項(xiàng)操作，要求對企業(yè)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)以及銷售方面的流程有一定的了解，需要懂得技術(shù)和管理的復(fù)合型檔案管理人才。

加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面入手：1、校企合作，以人才定向化培養(yǎng)模式，從高校獲取符合企業(yè)發(fā)展需要的人才資源。2、通過定期或不定期的員工培訓(xùn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的水平，加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力。熟悉國家新出臺(tái)的法律法規(guī)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營流程以及保密工作的培訓(xùn)。

結(jié)論

綜合上述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展的關(guān)鍵，是對企業(yè)信息資源的深度開發(fā)和利用。因此，要明確企業(yè)整體規(guī)劃，確立科學(xué)目標(biāo)，利用各種科技手段和管理方法提高工作效率，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)良性發(fā)展。