司法改革背景下基層檢察院檔案管理工作研究

姚康 陳林 馬曼

玄武區(qū)人民檢察院 江蘇南京 210016

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檢察檔案包含于檔案，但由于檢察工作的特殊性，除具備一般檔案的基本特征外，還承擔(dān)著糾正冤假錯(cuò)案、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等功能。在新形勢(shì)下，只有充分認(rèn)識(shí)檢察檔案管理工作的特點(diǎn)，才能把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務(wù)，更好地推動(dòng)檢察各項(xiàng)工作的順利開展。

一、基層檢察院檔案管理工作存在的問題

（一）檢察檔案管理思想落后，重視程度不夠

現(xiàn)今檔案載體數(shù)字化是必然趨勢(shì)，越來(lái)越多的電子檔案正取代紙質(zhì)檔案充實(shí)到檔案庫(kù)中。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實(shí)物文件和電子檔案并存的局面下，如何進(jìn)行統(tǒng)一管理，使之準(zhǔn)確、迅速調(diào)取、借閱、歸檔、對(duì)照比較，是今后檔案工作必須解決的。另一方面，是對(duì)檔案工作思想重視不夠、檔案意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間沒有給予充分的保證，也沒有真正把檔案管理工作與部門業(yè)務(wù)工作有效結(jié)合起來(lái)。這就導(dǎo)致檔案資源的開發(fā)利用不夠。

（二）檔案人員配備難以滿足新形勢(shì)、新要求

目前，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，各基層檢察院都設(shè)置了專門檔案機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案人員。但受案多人少矛盾的影響，或因工作需要，個(gè)別基層院檢察檔案工作人員具有一定的流動(dòng)性，嚴(yán)重影響了檔案工作的穩(wěn)定性和長(zhǎng)久發(fā)展。有的檔案人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致部分檔案人員對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)不熟悉。如隨著新刑訴法的實(shí)施，訴訟檔案中隨附的錄音錄像電子光盤的保存和歸檔問題存在爭(zhēng)議，亟待出臺(tái)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行規(guī)范。

（三）規(guī)章制度不全，檔案管理體系化建設(shè)亟待加強(qiáng)

應(yīng)該說，規(guī)章制度不健全、監(jiān)督制約力不強(qiáng)是目前困擾基層檢察院檔案工作健康發(fā)展的一個(gè)十分突出的軟傷。在一些基層檢察院，有的沒有把檔案工作作為各部門崗位目標(biāo)責(zé)任制的一項(xiàng)重要參評(píng)指標(biāo)進(jìn)行考核，導(dǎo)致難以確保部門負(fù)責(zé)人和具體管理人員把崗位責(zé)任指標(biāo)落實(shí)到檔案管理工作實(shí)處；有的歸檔程序混亂，沒有嚴(yán)格按照上級(jí)要求進(jìn)行歸檔；有的借檔手續(xù)簡(jiǎn)單，還檔期限不定，歸檔周期長(zhǎng)且任意，在一定程度上增加了案卷材料遺失的可能性，降低了立卷質(zhì)量。

二、基層檢察院檔案管理工作健康發(fā)展的幾點(diǎn)建議

（一）更新理念夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理工作落到實(shí)處

基層檢察院要充分認(rèn)識(shí)檔案工作在整個(gè)檢察工作中的重要地位，切實(shí)采取有力措施，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。

首先要加大對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)力度。要實(shí)行“檔案新規(guī)定實(shí)施講解輔導(dǎo)制度”，檔案人員對(duì)有關(guān)檔案工作的新規(guī)定要先學(xué)一步，然后到各業(yè)務(wù)部門以上小課的方式巡回講解輔導(dǎo)，使承辦人員及時(shí)掌握立卷工作的最新要求。在新進(jìn)人員上崗培訓(xùn)時(shí)要開設(shè)檔案輔導(dǎo)課，進(jìn)行知識(shí)講解和現(xiàn)場(chǎng)操作，使新進(jìn)人員從一開始就接觸規(guī)范的立卷程序和裝訂方法。

其次要采取反面鞭策和正面引導(dǎo)雙管齊下的管理模式。實(shí)行“歸檔情況通報(bào)制度”，對(duì)各部門的歸檔情況每半年通報(bào)一次，這對(duì)檔案材料的及時(shí)歸檔能起很好的督促作用。同時(shí)，還可以開展如“優(yōu)質(zhì)卷宗、優(yōu)秀立卷人”評(píng)選、書記員裝訂卷宗比賽等活動(dòng)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，使相關(guān)部門和干警對(duì)立卷歸檔工作更加重視。

最后要運(yùn)用科技手段輔助管理。檔案工作是一項(xiàng)延續(xù)性極強(qiáng)的工作，紙質(zhì)依然是它的當(dāng)家載體，但如果將信息科技融入其中，使檔案的調(diào)取、查閱、利用更便捷的話，那無(wú)疑是給檔案工作插上了一副翅膀。

（二）建立專業(yè)技能全面，強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)

一方面，健全組織機(jī)構(gòu)，充實(shí)檔案人員管理隊(duì)伍。設(shè)置專門機(jī)構(gòu)和配置檔案專業(yè)工作人員是實(shí)施檔案工作科學(xué)化管理的先決條件。要提升檢察檔案管理人員的政治素質(zhì)，樹立高度的職業(yè)責(zé)任感和堅(jiān)定的事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念，充分認(rèn)識(shí)檢察檔案的重要性以及它們潛在的價(jià)值。

另一方面，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)化能力。建立對(duì)檔案管理人員定期培訓(xùn)制度，提升業(yè)務(wù)水平。掌握檔案工作知識(shí)，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)，提高工作標(biāo)準(zhǔn);加強(qiáng)信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，聘請(qǐng)專業(yè)人員，對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握現(xiàn)有系統(tǒng)軟件的使用，充分發(fā)揮好現(xiàn)有設(shè)備的技術(shù)效益。

最后依靠加強(qiáng)檔案研究和宣傳，擴(kuò)大管理效果。通過網(wǎng)絡(luò)宣傳及其他多種途徑積極開展檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳、教育，進(jìn)一步增強(qiáng)“依法治檔”意識(shí)。學(xué)習(xí)先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短、為我所用，不斷提高檔案工作水平。

（三）規(guī)范規(guī)章制度，促進(jìn)檢察工作科學(xué)發(fā)展

一是建立檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檢察檔案開發(fā)工作有法可依、有章可循。要以檔案法規(guī)精神為指導(dǎo)，著眼形勢(shì)發(fā)展要求，把原有工作制度加以創(chuàng)新充實(shí)完善，形成科學(xué)實(shí)用的管理體系，推動(dòng)檔案工作向更加規(guī)范的方向發(fā)展。

二是以檢察院《檔案管理工作制度》為規(guī)范，樹立起“安全管理是檔案工作生命線”的理念。進(jìn)一步明確“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”安全目標(biāo)，強(qiáng)化“制度嚴(yán)防、設(shè)施固防、物理隔防、技術(shù)封防、人員協(xié)防”等“五防”舉措，從而把安全管理制度化，確保檔案運(yùn)行、存儲(chǔ)安全可靠，達(dá)到優(yōu)質(zhì)管理的標(biāo)準(zhǔn)。

三是推行檔案總體管理運(yùn)行制度，強(qiáng)化檔案管理流程定位。嚴(yán)格按照檢察機(jī)關(guān)檔案管理流程抓好落實(shí)，克服隨意性、盲目性，使基層檢察院檔案管理規(guī)范化、常態(tài)化、科學(xué)化。