供電企業(yè)基于項(xiàng)目化模式的智慧檔案館管理平臺(tái)建設(shè)

李臨

(國(guó)網(wǎng)天津市電力公司綜合服務(wù)中心檔案館，天津 300181)

0 引言

供電企業(yè)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支撐點(diǎn)，是推動(dòng)城鄉(xiāng)建設(shè)、發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)力量。供電企業(yè)每年承擔(dān)著大量的電網(wǎng)建設(shè)及改建項(xiàng)目，所涉及的檔案資料類(lèi)別復(fù)雜、數(shù)量繁多，對(duì)檔案館的管理要求較高，因此傳統(tǒng)性質(zhì)的檔案管理體系已不能滿(mǎn)足檔案管理的需求。根據(jù)企業(yè)要求，檔案館要以“檔案服務(wù)支撐企業(yè)發(fā)展”為著力點(diǎn)，在規(guī)范檔案管理上聚力量，在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上謀發(fā)展，大力實(shí)施檔案法制化、專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。在信息互聯(lián)互通的發(fā)展趨勢(shì)下，公司建設(shè)需要充分利用各類(lèi)信息資源，發(fā)揮檔案功能，以知識(shí)共享協(xié)助公司決策，全面提升檔案服務(wù)能力和工作價(jià)值，努力把智慧檔案館打造成服務(wù)公司全球能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的知識(shí)平臺(tái)。

1 項(xiàng)目化管理與智慧檔案館建設(shè)理論基礎(chǔ)

企業(yè)項(xiàng)目化是依托于現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)和項(xiàng)目管理知識(shí)，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目化管理實(shí)踐的總結(jié)和提升，在企業(yè)項(xiàng)目化管理實(shí)踐過(guò)程中是較為適用的做法。企業(yè)項(xiàng)目化管理的知識(shí)，既是企業(yè)項(xiàng)目化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又為企業(yè)項(xiàng)目化管理的時(shí)間提供指導(dǎo)，是企業(yè)項(xiàng)目化管理能力的重要組成部分[1]。

智慧檔案館是對(duì)數(shù)字檔案館的提升，與數(shù)字檔案館僅從檔案資源管理方面改進(jìn)不同，智慧檔案館可以通過(guò)采集終端和多種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)的互通，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控把控動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)反饋智慧檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案館的人、物之間的全面互聯(lián)[2]。

智慧檔案管理體系建設(shè)包括智慧管理、智慧收集、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)、智慧監(jiān)督五大平臺(tái)。在智慧檔案平臺(tái)中，通過(guò)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、庫(kù)房安全防護(hù)建設(shè)、智能監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)的有效聯(lián)動(dòng)，將檔案的收集入庫(kù)、檔案的存儲(chǔ)設(shè)備、對(duì)庫(kù)房環(huán)境的監(jiān)測(cè)及檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析進(jìn)行一體化的綜合構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的集中式管理[3]。

2 基于項(xiàng)目化模式的智慧檔案館管理模型構(gòu)建

基于項(xiàng)目化模式的供電企業(yè)的智慧檔案館管理，首先需要設(shè)立明確的建設(shè)目標(biāo)，并依托項(xiàng)目化管理的模式，由項(xiàng)目管理領(lǐng)域、運(yùn)營(yíng)管理領(lǐng)域、組織管理領(lǐng)域、技術(shù)管理領(lǐng)域和人員管理領(lǐng)域五大模塊構(gòu)成。項(xiàng)目管理領(lǐng)域由項(xiàng)目孵化與項(xiàng)目管理兩大模塊構(gòu)成；運(yùn)營(yíng)管理領(lǐng)域包括運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)化和運(yùn)營(yíng)管理兩部分，是項(xiàng)目化管理的核心基礎(chǔ)；組織管理領(lǐng)域是企業(yè)項(xiàng)目化管理操作層級(jí)的保障，包括組織架構(gòu)、組織職責(zé)、組織制度；技術(shù)管理領(lǐng)域從設(shè)備更新、系統(tǒng)構(gòu)建和環(huán)境建設(shè)3個(gè)方面構(gòu)建；人員管理領(lǐng)域則根據(jù)企業(yè)組織管理的分工、制度、文化和工具要求，進(jìn)行企業(yè)人力資源的績(jī)效、培訓(xùn)等管理。以檔案技術(shù)設(shè)備革新作為保障，以組織及人員管理方式的提升作為支撐，循環(huán)式體系不斷優(yōu)化檔案管理平臺(tái)，建立立體式的管理體系。供電企業(yè)基于項(xiàng)目化模式的智慧檔案館管理模型如圖1所示。

圖1 基于項(xiàng)目化模式的智慧檔案館管理模型

3 基于項(xiàng)目化模式的智慧檔案館管理實(shí)踐

3.1 建設(shè)目標(biāo)

智慧檔案館根據(jù)公司整體的規(guī)劃要求設(shè)定了“更高效、更完整、更安全”的建設(shè)目標(biāo)，發(fā)揮檔案能效性，滿(mǎn)足公司全面發(fā)展的需求。充分利用檔案資源，加快檔案信息的流通，全面建設(shè)信息的智慧互通，實(shí)現(xiàn)檔案資料、數(shù)據(jù)資源、運(yùn)行狀態(tài)和用戶(hù)需求的便捷獲取。從硬件設(shè)施上逐漸引入智能定位、安全監(jiān)控、人臉識(shí)別等智能科技裝備，實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控及檢索日志記錄，提升檔案安全建設(shè)及日常管理水平。

3.2 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目往往來(lái)自企業(yè)的高層、外部需求拉動(dòng)或企業(yè)改進(jìn)和創(chuàng)新的動(dòng)力。項(xiàng)目孵化由企業(yè)主動(dòng)策劃和發(fā)起，項(xiàng)目孵化能力代表企業(yè)項(xiàng)目化管理的水平。檔案館甄別檔案管理中出現(xiàn)的管理滯后點(diǎn)，提煉出智慧檔案管理平臺(tái)建設(shè)中需要改進(jìn)的主要方面，通過(guò)對(duì)檔案管理全周期的總結(jié)分析，結(jié)合管理人員的意見(jiàn)，進(jìn)行項(xiàng)目策劃和項(xiàng)目發(fā)起。企業(yè)項(xiàng)目孵化模塊導(dǎo)圖如圖2所示。

圖2 企業(yè)項(xiàng)目孵化模塊導(dǎo)圖

3.2.1 智慧檔案館建設(shè)的需求識(shí)別

針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的主要問(wèn)題，包括檔案收集中的檔案缺失，檔案回收延期較多，檔案仍停留在儲(chǔ)存功能，檔案服務(wù)功能較差等問(wèn)題進(jìn)行需求識(shí)別。

3.2.2 智慧檔案館建設(shè)的項(xiàng)目策劃

針對(duì)需求識(shí)別中存在的問(wèn)題進(jìn)行類(lèi)別分析，結(jié)合檔案館發(fā)展的實(shí)際情況并綜合檔案管理經(jīng)驗(yàn)，組織發(fā)起五類(lèi)智慧檔案管理項(xiàng)目包括智慧管理、智慧收集、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)、智慧監(jiān)督五大類(lèi)別。

3.2.3 智慧檔案館建設(shè)的項(xiàng)目發(fā)起

由項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人對(duì)五大類(lèi)項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目成員分類(lèi)，明確項(xiàng)目的目標(biāo)及實(shí)施策略，安排項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人和相應(yīng)職責(zé)。

3.3 組織管理

企業(yè)項(xiàng)目化組織管理，需要以結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有情況下的組織人員條件，遵循項(xiàng)目化戰(zhàn)略引導(dǎo)，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目化管理的組織架構(gòu)、職責(zé)劃分、制度建設(shè)進(jìn)行組織、部門(mén)和崗位的協(xié)調(diào)。

3.3.1 健全檔案工作組織架構(gòu)

檔案工作的組織架構(gòu)需要結(jié)合公司的層級(jí)設(shè)置和管理模式，形成緊密相連的管理網(wǎng)絡(luò)，逐步建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)管理體系，健全管理機(jī)制。整個(gè)管理網(wǎng)絡(luò)包括分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及專(zhuān)(兼)職檔案人員、重要技術(shù)人員，并與崗位責(zé)任制相結(jié)合，保證資料歸類(lèi)到形成檔案的整個(gè)流程的責(zé)任落實(shí)，形成對(duì)檔案全過(guò)程的管控。企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)模塊導(dǎo)圖如圖3所示。

圖3 企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)模塊導(dǎo)圖

3.3.2 落實(shí)相關(guān)部門(mén)職責(zé)

通過(guò)管理制度的完善，明確并落實(shí)檔案管理部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的責(zé)任，體現(xiàn)檔案工作的全員參與和全過(guò)程控制。檔案管理部門(mén)主要職責(zé)是各部室和基層單位檔案工作的歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案歸集與整編工作和建立完善檔案工作對(duì)標(biāo)考核體系等方面的責(zé)任。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化落實(shí)該部門(mén)在電子文件管理方面的責(zé)任，落實(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)在文件材料辦理、收集、整理等工作中的責(zé)任。企業(yè)組織職責(zé)模塊導(dǎo)圖如圖4所示。

圖4 企業(yè)組織職責(zé)模塊導(dǎo)圖

3.3.3 檔案制度體系建設(shè)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)以提升檔案服務(wù)能力為目標(biāo)，以完善通用制度、統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，建立以工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范為主要內(nèi)容的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范公司檔案管理工作。制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，結(jié)合績(jī)效考核，定期開(kāi)展監(jiān)督檢查工作；針對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤督促，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)工作的持續(xù)改進(jìn)。企業(yè)組織制度模塊導(dǎo)圖如圖5所示。

圖5 企業(yè)組織制度模塊導(dǎo)圖

3.3.4 企業(yè)管理工具

利用智能辦公系統(tǒng)，加強(qiáng)實(shí)施檔案工作的前端控制。以協(xié)同辦公平臺(tái)為載體，通過(guò)采取權(quán)限分級(jí)控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)流程端對(duì)端管理，已實(shí)現(xiàn)檔案管理與1100多條核心業(yè)務(wù)流程的深度耦合，結(jié)構(gòu)化和模塊化管理優(yōu)勢(shì)日益凸顯。對(duì)于辦公、工程、合同、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)，通過(guò)在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)平臺(tái)與檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，嵌入檔案移交、接收等功能，確保檔案形成和收集環(huán)節(jié)的規(guī)范化。企業(yè)管理工具模塊導(dǎo)圖如圖6所示。

圖6 企業(yè)管理工具模塊導(dǎo)圖

3.4 技術(shù)管理

3.4.1 設(shè)備更新

檔案館實(shí)施RFID電子標(biāo)簽技術(shù)，對(duì)每一盒檔案設(shè)置獨(dú)立的“標(biāo)簽”，通過(guò)讀取標(biāo)簽信息實(shí)現(xiàn)檔案的身份識(shí)別，將電子檔案內(nèi)容與實(shí)體檔案位置相對(duì)接，達(dá)到智慧管理的目標(biāo)。通過(guò)RFID超高頻讀寫(xiě)器，不但可實(shí)現(xiàn)一個(gè)或多個(gè)檔案借閱信息的快速、同時(shí)登記，還可以通過(guò)手持終端對(duì)庫(kù)房中檔案盒及文件進(jìn)行掃描盤(pán)點(diǎn)，使庫(kù)房管理工作更加高效、簡(jiǎn)單、便捷。企業(yè)設(shè)備更新模塊導(dǎo)圖如圖7所示。

圖7 企業(yè)設(shè)備更新模塊導(dǎo)圖

3.4.2 數(shù)字檔案存儲(chǔ)新

檔案館設(shè)立掌上蘭臺(tái)項(xiàng)目，開(kāi)發(fā)掌上蘭臺(tái)終端系統(tǒng)，全面建設(shè)數(shù)字檔案館的移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案資源互通共享，立足于大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和已有檔案資源，將各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行融合貫通，形成矩陣式的數(shù)字檔案館聯(lián)盟。通過(guò)檔案檢索查詢(xún)、檔案借閱、檔案專(zhuān)題、檔案咨詢(xún)服務(wù)等業(yè)務(wù)功能的移動(dòng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)通過(guò)移動(dòng)終端訪(fǎng)問(wèn)公司內(nèi)網(wǎng)數(shù)字檔案系統(tǒng)，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，提升檔案信息的利用價(jià)值，為公司開(kāi)展智慧型數(shù)字檔案館研究與建設(shè)提供業(yè)務(wù)和技術(shù)支撐。企業(yè)管理系統(tǒng)模塊導(dǎo)圖如圖8所示。

圖8 企業(yè)管理系統(tǒng)模塊導(dǎo)圖

3.4.3 智能庫(kù)房?jī)?nèi)部環(huán)境

檔案館計(jì)劃建設(shè)智慧庫(kù)房，設(shè)立檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)，并配置環(huán)境傳感器、空調(diào)控制器、恒溫恒濕空氣凈化機(jī)，以每個(gè)庫(kù)房為中心，通過(guò)區(qū)域控制器，采用無(wú)線(xiàn)射頻通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)檢測(cè)庫(kù)房溫度、濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)自動(dòng)控制空調(diào)、一體機(jī)等設(shè)備的功能，使庫(kù)房環(huán)境符合存放檔案的要求。企業(yè)環(huán)境建設(shè)模塊導(dǎo)圖如圖9所示。

圖9 企業(yè)環(huán)境建設(shè)模塊導(dǎo)圖

3.5 人員管理

3.5.1 建立約束機(jī)制

以績(jī)效和風(fēng)控等措施建立約束激勵(lì)機(jī)制。將檔案管理成效與績(jī)效考核相關(guān)聯(lián)，對(duì)檔案的歸檔率、檔案移交級(jí)整編規(guī)范率等指標(biāo)進(jìn)行量化設(shè)置，逐步建設(shè)各級(jí)崗位的績(jī)效管理機(jī)制，對(duì)各級(jí)崗位人員高質(zhì)高效的完成檔案工作進(jìn)行監(jiān)督。明確基層單位辦公室、文檔管理人員年度績(jī)效合約中的檔案管理任務(wù)，將檔案規(guī)范化管理程度納入對(duì)基層單位主要負(fù)責(zé)人的年度業(yè)績(jī)考評(píng)。企業(yè)項(xiàng)目化薪酬績(jī)效模塊導(dǎo)圖如圖10所示。

圖10 企業(yè)項(xiàng)目化薪酬績(jī)效模塊導(dǎo)圖

3.5.2 重視檔案人才的培養(yǎng)

對(duì)新上崗檔案人員、工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和現(xiàn)職檔案管理人員進(jìn)行分層次、分類(lèi)別專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。每年定期對(duì)工程建設(shè)人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)輪訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)題授課。搭建溝通交流平臺(tái)，鼓勵(lì)員工參加繼續(xù)教育和在職培訓(xùn)，組織參加上級(jí)單位開(kāi)展的培訓(xùn)班，著力提升公司檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，形成“分層次培養(yǎng)、分類(lèi)別培訓(xùn)”“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的培訓(xùn)機(jī)制。企業(yè)項(xiàng)目化人員培訓(xùn)模塊導(dǎo)圖如圖11所示。

圖11 企業(yè)項(xiàng)目化人員培訓(xùn)模塊導(dǎo)圖

3.6 運(yùn)營(yíng)管理

運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)化是指將企業(yè)中的項(xiàng)目活動(dòng)，通過(guò)管理能力提升將其轉(zhuǎn)化為運(yùn)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管理，從而降低管理成本提升管理績(jī)效的過(guò)程。運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)化主要包括技術(shù)轉(zhuǎn)化、組織轉(zhuǎn)化、人員轉(zhuǎn)化。技術(shù)轉(zhuǎn)化是對(duì)技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行識(shí)別、分析、解決，最終將技術(shù)創(chuàng)新轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)創(chuàng)新；組織轉(zhuǎn)化指在運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)化中，對(duì)原進(jìn)行項(xiàng)目的組織進(jìn)行解散與重置使其適應(yīng)運(yùn)營(yíng)管理方式；人員轉(zhuǎn)化是把項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行安置，使之重新進(jìn)入項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)管理之中。通過(guò)運(yùn)營(yíng)管理的轉(zhuǎn)化，固化智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目中的人員責(zé)任體系、工作流程及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)設(shè)備的綜合運(yùn)用能力，將智慧檔案館建設(shè)的五大類(lèi)別項(xiàng)目及其子項(xiàng)目轉(zhuǎn)化為檔案館的日常運(yùn)營(yíng)。

圖12 企業(yè)運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)化模塊導(dǎo)圖

4 結(jié)語(yǔ)

本文以項(xiàng)目化模式管理的方式對(duì)智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行了全面的構(gòu)建。從智慧檔案館的綜合層面分析傳統(tǒng)管理模式中存在的主要問(wèn)題，從項(xiàng)目管理、運(yùn)營(yíng)管理、技術(shù)管理、組織管理、人員管理五大領(lǐng)域?qū)χ腔蹤n案館進(jìn)行綜合性建設(shè)，并將建設(shè)成果轉(zhuǎn)化為檔案館的日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，逐步實(shí)現(xiàn)智慧檔案館五大平臺(tái)的智慧協(xié)同管理，提升檔案處理能力和信息感知能力，提供檔案信息綜合性服務(wù)。

[1]李文，李丹，蔡金勇，等.企業(yè)項(xiàng)目化管理實(shí)踐[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2010.

[2]唐莉.智慧檔案館初探[D].天津：天津師范大學(xué)，2015.

[3]趙海衛(wèi).以宿遷經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館為例探索智慧檔案館建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2016(5)：12-14.PMT