新形勢下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路

李婷

摘要：新時代大背景下，企業(yè)的檔案管理工作也需要積極創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)的檔案是企業(yè)的重要資源和知識積累。積極尋求新時代下符合企業(yè)更好發(fā)展的檔案管理工作新思路有利于公司資源的充分利用，促使檔案管理的現(xiàn)代化。本文試圖從企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展入手，探尋新時代下企業(yè)的檔案管理工作的新思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

檔案是寶貴的企業(yè)資源，檔案管理自然需要加強建設(shè)和推進。只有對于企業(yè)檔案進行科學(xué)化的管理保護與充分的調(diào)動利用，才能夠使得企業(yè)檔案的價值得到充分的發(fā)揮。本文從檔案管理的信息化建設(shè)、檔案的保護、檔案的存儲等方面淺談幾點創(chuàng)新思路。

一、檔案管理信息化

在信息化時代，信息技術(shù)滲透到各行各業(yè)，其中也包括對檔案的管理，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案都可以通過檔案管理人員進行數(shù)字化錄入來實現(xiàn)數(shù)字化管理。這樣就會減少檔案缺失或者被盜的情況發(fā)生。這是時代進步的必然趨勢，我們應(yīng)當(dāng)不斷進步載體，利用電子信息技術(shù)和數(shù)據(jù)化存儲來轉(zhuǎn)變企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式。將文字字符轉(zhuǎn)化為電子信息有利于存儲方便，能夠方便及時的異地調(diào)閱，同時也有利于檔案資源的開發(fā)利用，減少人工成本和提高管理效率。所以檔案信息化建設(shè)是檔案保存和傳承的必然途徑。

（一）檔案管理信息化的必要性

將企業(yè)檔案進行信息化管理可以減少外部因素的傷害。比如說火災(zāi)，水旱災(zāi)，潮濕等等。將企業(yè)檔案進行信息化存儲可以充分的將其轉(zhuǎn)化為信息化資源。就算是硬盤損壞也可以在云盤上能夠找回丟失的檔案數(shù)據(jù)，避免企業(yè)檔案資源的丟失。另外，企業(yè)將檔案進行信息化管理能夠便捷調(diào)閱與修改，為企業(yè)管理人員開展工作提供了便利。所以說，將檔案進行信息化建設(shè)是必要的。

（二）檔案管理信息化建設(shè)建議

檔案是寶貴的企業(yè)資源，檔案管理自然需要加強建設(shè)和推進。只有對于企業(yè)檔案進行科學(xué)化的保護與充分的調(diào)動利用，才能夠使得企業(yè)檔案資源的價值得到充分的發(fā)揮。將檔案管理信息化無論是在人員調(diào)動，資料查閱，檔案保護等等方面都與傳統(tǒng)檔案管理工作有著明顯的優(yōu)勢。

（三）信息化存儲

如若檔案是紙質(zhì)形式存儲，尚未實行信息化共享，那么檔案肯定只存儲在傳統(tǒng)的檔案室內(nèi)，不僅占用了大量的庫房面積也不方便調(diào)閱查看。在工作中需要異地調(diào)閱時，肯定會出現(xiàn)耗時耗力的現(xiàn)象。利用數(shù)字化錄入或者檔案掃描錄入等方式將紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化，可以實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化存儲，節(jié)約了存儲空間。進行數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，還能夠有效提高企業(yè)資源的利用效率。

（四）安全性建設(shè)

在檔案安全性方面，將檔案進行信息化存儲更容易實行保密措施。設(shè)置不同的訪問等級權(quán)限可以有效控制檔案資源的利用范圍，避免核心機密信息的泄露。先進的加密技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)對機密文件進行多重加密，有效保證了企業(yè)核心信息數(shù)據(jù)的安全，減少了失泄密行為的發(fā)生。

二、檔案保護工作的創(chuàng)新

對于一些企業(yè)檔案，它的安全性是比完整性更加重要的。比如說一些國企的機密檔案可能關(guān)系到國家安全，是不能讓其流落到不法分子手中的。所以，對于企業(yè)檔案的保密工作是重中之重。國家成立了《檔案法》，明確指出凡是查閱涉及機密的檔案資料都應(yīng)當(dāng)獲得上級批準，不得私自帶出傳閱。因此必須加強對檔案的保護。

一是提高檔案管理人員素質(zhì)。提高檔案管理人員的保密素質(zhì)是做好檔案保護工作的基礎(chǔ)，如果連管理者都無法遵循國家的檔案保密制度，那么《檔案法》就形同虛設(shè)了。二是完善檔案的調(diào)閱權(quán)限。對于不同部門不同職位的檔案調(diào)閱權(quán)限進行細致的劃分。能夠明確做到分權(quán)限閱讀。給與到具體的人具體的調(diào)閱條件，實現(xiàn)企業(yè)檔案分類細化，確保每個人能夠得到自己所需要的資料，也要確保企業(yè)核心檔案得到安全保障。三是實施核心檔案的硬件防護及軟保護。對于一些公司，可能沒有能力安排具體檔案管理人員，也無法做到二十四小時檔案看守。在人力資源匱乏的情況下可以進行檔案借存，支付一部分費用給專門的保管機構(gòu)，將企業(yè)檔案存儲于安保條件較好的企業(yè)檔案管理室。同時，對于企業(yè)檔案管理而言，只是提高其硬件防護是不行的，同時提升軟防護能力也是必須的，例如完善檔案管理制度，確保檔案管理的規(guī)范有序，同時也可以對數(shù)字化的企業(yè)檔案進行網(wǎng)絡(luò)保護。

三、檔案存儲

在新時代新形勢的要求下，企業(yè)檔案存儲介質(zhì)要求也是越來越高。完全顛覆了以往的紙質(zhì)檔案存儲?？梢赃M行云盤存儲，物理隔離存儲，異地存儲等等。

（一）云盤存儲

檔案如果全部實現(xiàn)信息化則可以將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網(wǎng)址上，那么，檔案的存儲工作就變得相當(dāng)容易了。只需要將存儲檔案的硬盤進行規(guī)格化放置，定期對其進行考核抽查檢測。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者器物檔案而言，信息化存儲物質(zhì)所占空間只是其萬分之一，而且拷貝復(fù)制方式更加容易。與傳統(tǒng)檔案相比既不容易損失并且更加容易存儲。

（二）物理隔離存儲

對于企業(yè)的核心檔案資源，例如技術(shù)核心，核心人員名單，核心人員檔案等等，這些檔案存儲的安全性要求較高，可以進行物理隔離存儲。例如將核心檔案信息存儲在保密U盤中并保存在特定的安全柜中，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的絕對物理隔離，這樣能夠有效防止信息竊取行為的發(fā)生。還可以賦予特殊的加密處理。對原件進行銷毀，對字符賦予加密。這樣，即使不法分子得到檔案也無法解讀檔案的內(nèi)容。在加密的同時要做好對解密軟件或者工具的保護作用。二者的保護都應(yīng)當(dāng)重視。這樣才能夠確保企業(yè)核心檔案的安全。

（三）異地存儲

對于企業(yè)一些重要的信息數(shù)據(jù)除了要進行數(shù)據(jù)備份外，還必須進行數(shù)據(jù)的異地存儲備份，這樣在原數(shù)據(jù)所在地發(fā)生重大地理自然災(zāi)害造成數(shù)據(jù)丟失時，企業(yè)可以到相隔較遠的存儲異地獲得備份數(shù)據(jù)，避免因核心數(shù)據(jù)丟失造成企業(yè)損失。

結(jié)束語：創(chuàng)新是事業(yè)進步的靈魂，信息時代下做好檔案管理工作的創(chuàng)新也是新時代工作創(chuàng)新的需要。只有做好檔案管理工作的信息化創(chuàng)新工作，才能滿足當(dāng)下檔案管理的需要。信息化時代背景下的檔案管理，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作思路，尋找創(chuàng)新途徑，讓檔案管理工作與時俱進、獲得更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J]. 包晶晶. 中外企業(yè)家. 2013（14）

[2]論新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J]. 張小麗. 辦公室業(yè)務(wù). 2012（21）