電子文件時(shí)代文檔管理一體化分析

李綏綏　高大錦　宮秒忍

摘要：新時(shí)期，隨著我國電子文件時(shí)代的悄然來臨，文檔管理開始呈現(xiàn)出一體化的發(fā)展趨勢。同時(shí)，電子文件時(shí)代背景下的文檔管理工作具有一定的便利性、簡單性、易于保存性等，使其發(fā)展十分迅速。筆者在本文中主要針對我國電子文件時(shí)代文檔管理一體化的相關(guān)內(nèi)容展開了較為詳細(xì)的分析和合理的闡述，并對此提出了幾點(diǎn)個(gè)人的思考，希望可以推動(dòng)文檔管理一體化發(fā)展模式在電子文件時(shí)代實(shí)現(xiàn)更高的效率。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；電子文件時(shí)代；文檔管理一體化；探究與分析

引言：

所謂的電子文件時(shí)代，實(shí)質(zhì)上是指在充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上所實(shí)現(xiàn)的文檔信息的高效管理，其發(fā)展主要得益于技術(shù)革命的進(jìn)步，以及時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。現(xiàn)階段，對于電子文件時(shí)代的文檔管理工作必須予以更多的關(guān)注，并且需要充分結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)仍然存在的諸多問題，從而根據(jù)具體問題進(jìn)行具體分析，不斷促進(jìn)電子文件時(shí)代的文檔管理一體化工作更具科學(xué)性、專業(yè)性和可操作性。

一、文檔管理一體化的概述

要實(shí)現(xiàn)對文檔一體化的管理，應(yīng)該首先對文檔的生命周期以及文檔存在的不同種類型與形式進(jìn)行充分地認(rèn)識(shí)與區(qū)分，這是文檔管理一體化的建設(shè)的前提條件。從文檔的使用周期來看，每一份文檔所要經(jīng)歷的過程大體相似，都要經(jīng)過對文檔信息的收集、提取有用信息并進(jìn)行科學(xué)地整理、形成固定的文檔、對文檔之中的不妥當(dāng)之處進(jìn)行相應(yīng)的修改、對修改后的文檔進(jìn)行使用、在完成使用之后或者是進(jìn)行銷毀，或者是進(jìn)行存檔這一過程。因此，從其生命周期來看，如果要對其進(jìn)行一體化的管理，應(yīng)該從其中的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)入手，同時(shí)，還要對其進(jìn)行持續(xù)的管理。在以往的非一體化管理之中，并沒有對文檔的生命周期規(guī)律進(jìn)行充分地考慮，同時(shí)，對其生命周期規(guī)律的應(yīng)用也是十分有限，進(jìn)而使得其管理措施并沒有發(fā)揮實(shí)際性的效果，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能對文檔進(jìn)行有效地移動(dòng)或者使用，并且，在對其進(jìn)行使用的過程之中還會(huì)出現(xiàn)不同程度上的缺失與損壞等。而在一體化的管理過程之中，能夠有效地對此種狀況進(jìn)行解決，可以使得文檔管理之中的各個(gè)階段，還能夠加強(qiáng)對于文檔的維護(hù)與管理，提高對于文檔的使用效果，與此同時(shí)，還能夠?qū)τ谖臋n的改變和挪動(dòng)進(jìn)行有效地記述。

二、電子時(shí)代對文檔管理一體化管理的現(xiàn)狀分析

在以往的傳統(tǒng)文檔管理模式之中，其運(yùn)轉(zhuǎn)的基本規(guī)則是一動(dòng)一錄。一旦文件進(jìn)行移動(dòng)或者存在變化，就要對其進(jìn)行相應(yīng)的記錄，但是，這種記錄的方式還是過于粗糙，并且，其中的記錄內(nèi)容還具有諸多的不完善。因此，在進(jìn)行查閱或者使用的過程之中并不能提供有效的借鑒，這也為后期的使用帶來的諸多的不便?？偠灾?，文檔一體化管理存在的問題可以概括為以下幾點(diǎn)：

（一）受到管理制度的制約

文件的管理是通過文書進(jìn)行操作的，并且，文件管理的主體也是文書。在當(dāng)前時(shí)期，我國的檔案管理管理制度對文書的工作進(jìn)行了一定的規(guī)定，檔案管理部門對于文書的責(zé)任只限于對其進(jìn)行指導(dǎo)。但是，在實(shí)際的工作之中，卻又是與制度的規(guī)定多有不符之處，檔案管理部門往往將文書的工作代行了。并且，在當(dāng)前的工作之中，對于文書的工作和檔案管理的工作并沒有進(jìn)行清晰與明確地劃分，因此，往往導(dǎo)致在實(shí)際的工作之中出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。

（二）沒有形成科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的制度

在傳統(tǒng)的對紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行管理的過程之中，其管理體制本身就存在著多種問題和弊病，并且，在實(shí)際的工作之中并沒有可以遵循的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件普及之后，并沒有與之相配套的管理制度與管理規(guī)范，因此，導(dǎo)致在對文件進(jìn)行管理時(shí)沒有科學(xué)性，并不能實(shí)現(xiàn)電子文件的有效性管理的目的，同時(shí)，使得電子文件的管理缺乏一定的安全性。

（三）管理技術(shù)相對較為落后

技術(shù)對于電子文件時(shí)代的快速、穩(wěn)定發(fā)展而言十分必要，更是必不可少的因素。然而，我國目前的文檔管理技術(shù)較為落后，不能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與其它軟件之間的交互發(fā)展和高效互動(dòng)，進(jìn)而使得創(chuàng)新性較差，無論是技術(shù)實(shí)力，抑或是硬件設(shè)備和文檔管理的安全性預(yù)防等工作都存在著漏洞和不足。

三、改善文檔管理一體化建設(shè)的措施分析

（一）提高文檔管理一體化建設(shè)的意識(shí)

通常意義上，文檔管理工作的具體落實(shí)需要依賴于文件管理部門與檔案管理工作部門這兩大職能部門，并受到這兩個(gè)部門的監(jiān)督。因此，為了進(jìn)一步提高我國檔案管理工作的效率，必須積極提高文檔管理一體化建設(shè)的意識(shí)，兩大部門及其相關(guān)負(fù)責(zé)人必須針對具體的工作進(jìn)行長期、頻繁的交流，從而使得工作溝通更加順暢，使得文檔一體化管理的優(yōu)勢得以充分體現(xiàn)。并且，要積極鼓勵(lì)各個(gè)部門的工作人員們提高對管理一體化建設(shè)的責(zé)任意識(shí)，充分發(fā)揮自身效用，促進(jìn)該項(xiàng)工作的穩(wěn)定落實(shí)。

（二）建設(shè)一體化管理的制度

以往的文檔管理工作是不具有系統(tǒng)性和完整性的，因而在電子文件時(shí)代必須針對這一現(xiàn)實(shí)性問題對癥下藥，科學(xué)解決。相關(guān)部門及其負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況來制定一份較為科學(xué)、完整、可行性強(qiáng)的文檔一體化管理模式，對于這項(xiàng)工作所涉及的部門、人員的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行重新的且嚴(yán)格的規(guī)定，從而使得一體化格局更加明顯。

（三）提高一體化管理的技術(shù)水平

需要不斷提高一體化管理的技術(shù)水平，可以通過積極開發(fā)并創(chuàng)新文檔管理的相關(guān)軟件，使其充分適應(yīng)電子文件時(shí)代的發(fā)展需求和發(fā)展速度，進(jìn)而在保證軟件正常運(yùn)用的過程中可以更具穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，需要提高相關(guān)工作者的技術(shù)水平，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力。

結(jié)束語：

綜上所述，筆者通過本文圍繞電子文件時(shí)代背景下的文檔管理一體化問題展開了比較詳細(xì)的闡述與思考，進(jìn)一步凸顯了文檔管理工作在新的時(shí)代背景下與計(jì)算機(jī)技術(shù)之間的直接聯(lián)系，這對于促進(jìn)其長足發(fā)展而言十分關(guān)鍵。因此，若想在新時(shí)期的發(fā)展過程中，不斷促進(jìn)我國電子文件時(shí)代的文檔管理更具一體化的重要特征，便必須從現(xiàn)實(shí)條件出發(fā)，重點(diǎn)關(guān)注計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)與創(chuàng)新、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等多個(gè)重要組成要素，從而不斷提升文檔管理的工作效率，使其優(yōu)勢能夠更加明顯地發(fā)揮出來。

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