新媒體背景下提高研究生管理效率的有效途徑

顧慧

摘 要：隨著校園管理的信息化，新媒體工具在研究生管理中的運(yùn)用不可或缺，與傳統(tǒng)的管理模式相比，新媒體背景下的管理效率有了較大提高，但依然存在管理工具固定、管理程序固化等影響管理效率的因素，本文在分析現(xiàn)行管理模式的基礎(chǔ)上，從管理者與被管理者兩個(gè)方面出發(fā)，試圖探析提高研究生管理效率的途徑與方法。

關(guān)鍵詞：新媒體；管理效率；途徑

中圖分類號：G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2017）11-0173-02

各類新媒體工具的運(yùn)用使高校管理工作逐漸趨于數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)了研究生管理的信息化，QQ群、微信群、校園網(wǎng)站等媒體工具成為學(xué)校宣傳、學(xué)院管理、師生互動的重要平臺。新媒體背景下，研究生管理模式與傳統(tǒng)管理手段相比，效率確實(shí)有了較大的提高。但是，就目前的管理現(xiàn)狀而言，依然存在一些顯而易見的問題：如管理者信息群組過多、設(shè)置臃腫；管理者與被管理者角色分化、時(shí)間沖突；管理工具程式固定、更新較慢；信息量爆棚，研究生參與互動較少等。針對目前存在的這些問題，本文試圖通過更新管理理念、提高研究生參與度、嘗試新的管理工具等途徑，分別從管理者與被管理者兩個(gè)維度入手，尋求實(shí)現(xiàn)研究生管理高效化的方法。

一、管理者是管理高效化的引路人

觀察我國高校目前的研究生管理現(xiàn)狀，管理者面臨信息群過多，設(shè)置臃腫、管理工具固定、更新不及時(shí)等問題，這些問題勢必影響管理效率。從管理者的角度出發(fā)，首先，提高管理者運(yùn)用媒體工具的技能，在現(xiàn)有媒體技術(shù)的前提下，管理者對各種管理工具能夠熟悉運(yùn)用；其次是提高管理者的理念更新意識，不墨守成規(guī)，不拘泥于完成任務(wù)，具備更新管理方法的意識；在此基礎(chǔ)上，提高管理者提取、歸納、運(yùn)用有效信息的能力，實(shí)現(xiàn)管理信息的“有效投放”。

（一）管理者成為媒體工具的“運(yùn)用者”

縱觀各高校研究生管理現(xiàn)狀，大多數(shù)研究生管理者為非管理專業(yè)，學(xué)科背景復(fù)雜，水平參差不齊，大多沒有受過系統(tǒng)化的管理知識、管理技能等方面的訓(xùn)練，在新媒體工具的運(yùn)用和提高方面都缺乏相應(yīng)的知識儲備，雖然各高校已建立了信息化管理系統(tǒng)，但是很多管理人員仍然不善于運(yùn)用各種新媒體技術(shù)，造成了管理效率不高的現(xiàn)狀。作為管理者，必須帶頭學(xué)習(xí)媒體工具的運(yùn)用技能，熟悉管理過程中需要用到的媒體工具特性，這是提高應(yīng)用效率的前提。

根據(jù)管理者常用的媒體工具，學(xué)?；?qū)W院應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及應(yīng)用方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織專業(yè)的信息技術(shù)人員對管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，解決基本的技術(shù)問題，如QQ群、微信群、學(xué)院公眾號等常用的媒體平臺，管理者要能夠熟知其功用，揚(yáng)長避短，不僅僅局限于發(fā)布信息或簡單溝通，對于不同管理工具的性能有較全面的了解，發(fā)揮不同媒體工具的優(yōu)勢，建立不同的管理手段。

（二）管理者成為信息的“引導(dǎo)者”

對于很多管理者而言，多年從事研究生管理（秘書）這一固定崗位，沒有及時(shí)更新管理理念的意識，平時(shí)僅限于完成常規(guī)工作，工作內(nèi)容無創(chuàng)新，管理理念相對落后，不善于發(fā)現(xiàn)新設(shè)想、新方法。在這種客觀條件下，學(xué)?；?qū)W院應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，建立及時(shí)更新管理理念的意識，只有管理者觀念不落后，才能跟上信息化的步伐，更好地引導(dǎo)學(xué)生，更好地為學(xué)生服務(wù)。

在管理者能夠熟悉運(yùn)用媒體工具、具備及時(shí)更新管理觀念的前提下，有意識地培養(yǎng)管理者鑒別信息的能力，管理過程中不僅僅是信息的簡單“傳達(dá)”或“轉(zhuǎn)達(dá)”，而是要在仔細(xì)甄別之后，對不同種類的信息進(jìn)行分類處理，使管理工具不僅僅發(fā)揮“傳達(dá)”的功能，更要發(fā)揮“引導(dǎo)”的功能。雖然研究生已具備獨(dú)立分析信息的能力，但是海量的信息必然需要花時(shí)間和精力去篩選，如果管理者能夠有針對性地營造網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，逐步掌握信息運(yùn)用的“主動權(quán)”，將大大提高信息“傳達(dá)—反饋—決策”的效率，成為學(xué)生工作新媒體陣地中的“引導(dǎo)者”。

（三）管理者成為信息的“精準(zhǔn)投放者”

研究生管理人員從事的工作繁雜、內(nèi)容較多，且管理機(jī)構(gòu)設(shè)置臃腫、管理層次繁多，機(jī)構(gòu)或部門的重復(fù)設(shè)置導(dǎo)致了信息重復(fù)，多頭管理的現(xiàn)狀使得研究生管理者每天要接觸多量、重復(fù)的信息，作為管理者，如果事無巨細(xì)直接將信息轉(zhuǎn)達(dá)給學(xué)生，表面上看節(jié)省了管理者自己的時(shí)間，從實(shí)質(zhì)分析，研究生在接到這些信息后能不能給出相應(yīng)的回復(fù)，能不能達(dá)到管理者想要的效果才是衡量管理效率的關(guān)鍵。要想提高信息的有效利用率，就需要研究生管理者積極主動地對信息處理方式進(jìn)行改進(jìn)，因此，管理者要善于運(yùn)用新媒體發(fā)布重要、權(quán)威信息，選擇不同的媒體工具分時(shí)段、分階段、分對象進(jìn)行文字、圖片或視頻的推送，分門別類、有的放矢，實(shí)現(xiàn)信息的“精準(zhǔn)投放”，打造有層次、有深度的信息反饋機(jī)制。有針對性地進(jìn)行信息推送，有規(guī)律性地吸收信息反饋，精準(zhǔn)投放各類有效信息，從而實(shí)現(xiàn)信息管理的高效化。

二、被管理者是管理高效化的實(shí)現(xiàn)人

在目前的管理模式中，管理者與被管理者依然處在傳統(tǒng)的關(guān)系中，管理者處于“命令”“施壓”的狀態(tài)，被管理者處于被“強(qiáng)制”“約束”的狀態(tài)。根據(jù)研究生的年齡結(jié)構(gòu)和身份特征，他們已經(jīng)形成了自己的世界觀與價(jià)值觀，有自己的主見，對于管理大多數(shù)只是表面上應(yīng)允，實(shí)際上我行我素，根據(jù)自己的想法行事，不甘于接受“命令式”的管理，因此，要想提高研究生管理效率，調(diào)動研究生的積極性，使其參與到管理過程中來，樹立研究生的管理主體地位是非常有必要的，怎樣在管理者與被管理者之間搭建一個(gè)平等對話的平臺，新媒體工具是最合適的媒介，為營造管理者與被管理者之間的良好溝通氛圍提供了可能性。

（一）提高研究生的參與度

研究生的有效參與是實(shí)現(xiàn)民主管理、提高管理效率、構(gòu)建管理者與研究生之間良性互動的前提。無論是從鍛煉學(xué)生能力的角度，還是提高管理效率的角度，都應(yīng)鼓勵、激勵研究生參與到管理過程中來，研究生參與管理、決策能促使其形成認(rèn)同管理的心理基礎(chǔ)，有利于縮小管理者與被管理者之間的角色分化，營造相同的決策目標(biāo)。面對目前存在研究生參與度不夠的現(xiàn)象，大多數(shù)基層管理工作者依然抱著傳統(tǒng)的思維，沒有真正做到“相信學(xué)生”，利用研究生的自我管理能力，發(fā)揮其自主性。

管理者作為各種管理工具的掌控者，可以將新媒體工具的管理權(quán)限下放，對于走在時(shí)代最前沿的弄潮兒，研究生已經(jīng)具備基本的新媒體操作技能，甚至在信息技術(shù)操控方面有可能超過管理者。學(xué)院可成立專門的研究生委員會，負(fù)責(zé)參與新媒體的決策和運(yùn)營，管理者只需保留審核權(quán)。研究生委員會設(shè)技術(shù)部、編輯部、運(yùn)營部、管理部等相關(guān)部門，合理分工、明確責(zé)任，政策通知的傳達(dá)、教學(xué)設(shè)施的使用、學(xué)習(xí)資源的整合等事項(xiàng)都可以通過研究生委員會傳達(dá)、發(fā)布、落實(shí)，并及時(shí)接收反饋信息，對于一些小眾化的問題學(xué)生之間可內(nèi)部消化解決，使管理者從“事無巨細(xì)”的狀態(tài)中解放出來，真正實(shí)現(xiàn)研究生參與管理。研究生參與到運(yùn)營新媒體的過程，不僅節(jié)約了管理者的時(shí)間，更有助于發(fā)揮研究生的積極性，主動性，增強(qiáng)其自身價(jià)值感以及對管理者的認(rèn)同感。

（二）試行新的管理工具

面對復(fù)雜的管理現(xiàn)狀，任何一種媒體工具的應(yīng)用模式都不具有普遍適用性，不同的學(xué)校，不同的院系都在探索更有效率與特色的管理方式，如西北大學(xué)的“西大助手”校園微信平臺；廈門大學(xué)的PC教務(wù)管理系統(tǒng)。越來越多的二級學(xué)院根據(jù)自身的專業(yè)特色，尋求開發(fā)更具有針對性的媒體應(yīng)用工具，其目的顯而易見，一方面是為了迎合學(xué)生的需要；另一方面也有助于提高管理效率，真正做到“為學(xué)生服務(wù)”。研究生管理者應(yīng)發(fā)揮其主觀能動性，克服目前管理中的不利因素和條件，引入更符合研究生特征的運(yùn)用工具，這樣的工具應(yīng)具有決策、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)控等完整的閉合體系。新的管理工具可以更具有權(quán)威性和嚴(yán)肅性，區(qū)別于微信、空間、微博等媒體工具，不包含過多的個(gè)人信息，也不會使其他學(xué)生受到某些無效信息的影響。

與本科生相比，研究生具有更多的自主性，并不意味著其就具有完全的自覺性，所以合理的管理、監(jiān)控、引導(dǎo)還是有必要的。借鑒企業(yè)管理APP不失為一種新的嘗試，研究生作為具有完全刑事能力的社會人，無論是從管理目標(biāo)還是管理手段來看，研究生與企業(yè)工作者具有類似之處，因此可以借鑒企業(yè)運(yùn)用較好的媒體工具進(jìn)行管理嘗試，如釘釘，一款免費(fèi)的通訊軟件，零成本溝通，可以通過客戶端進(jìn)行文字、語音、電話、會議等即時(shí)溝通協(xié)作，這個(gè)軟件幫助中小企業(yè)通過系統(tǒng)化的管理模式全方位提升其溝通和協(xié)同效率。研究生管理者完全可以將二級學(xué)院看作一個(gè)小型企業(yè)，將各種管理資源、教學(xué)資源進(jìn)行整合，充分發(fā)揮軟件的溝通、協(xié)調(diào)功用。此款軟件與現(xiàn)在常用的微信、QQ相比，不涉及管理者及學(xué)生的私人信息，也擯棄了更多的無用信息，此外，還具有電子簽到、請假、消息已讀、未讀等功能，這些非常具有針對性的功能，一目了然，有助于管理者更好地得到信息反饋，及時(shí)根據(jù)反饋信息做出應(yīng)激措施，在日常管理工作中更為專業(yè)、有效。

三、管理者與被管理者的關(guān)系是管理高效化的關(guān)鍵

管理的本質(zhì)是管理者與被管理相互協(xié)作與交流的過程，研究生管理過程中，管理者一方面要弱化自己“管理者”的角色，另一方面又要能起到引領(lǐng)、把握全局的作用。

管理者通過“管理”的形式為被管理者提供服務(wù)，實(shí)際是“管理與服務(wù)”相結(jié)合的過程。根據(jù)管理者與被管理者之間“教師”與“學(xué)生”的角色定位，不利于實(shí)現(xiàn)角色互動和心理認(rèn)同，縮小管理者與被管理者之間的角色分化是管理高效化的必經(jīng)之路。新媒體背景下的快速、無障礙的溝通模式為縮小管理者與被管理者的角色分化提供了可能，管理者可以利用這個(gè)平臺不以“命令式”的口吻為研究生提供切實(shí)有效的管理措施與方法，這種非面對面且多樣化的溝通形式可以弱化管理者的身份特征，幫助兩者之間實(shí)現(xiàn)更為有效的溝通。

高校新媒體與其他新聞傳媒、私人網(wǎng)頁的功能不同，其主要目的不在于情感的分享與表達(dá)，而在于思想的引領(lǐng)與啟迪。研究生作為有思想、有文化、有追求的特殊服務(wù)對象，于管理者而言，研究生不僅僅是管理的被動接受者，更多的是一種平等合作、相互協(xié)商的關(guān)系，在這樣的角色互動中，管理者要想起到“引領(lǐng)”“啟迪”的作用，不僅需要掌握新興的媒體運(yùn)用技術(shù)手段，更需要建立實(shí)時(shí)更新管理服務(wù)的核心理念，而不只是追求任務(wù)的完成和信息數(shù)量的堆砌，使得發(fā)布內(nèi)容擺脫隨意性、同質(zhì)性和蒼白感。通過新媒體工具的合理運(yùn)用，削弱角色分化，引起研究生的認(rèn)同感與參與感，建立良好的互動關(guān)系，才能實(shí)現(xiàn)管理者的高效率、被管理者的優(yōu)服務(wù)。

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