高校財(cái)務(wù)檔案管理與利用初探

陳疆燕

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案;管理;利用

中圖分類(lèi)號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著學(xué)校的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案數(shù)量和規(guī)模增長(zhǎng)迅速，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，從以下四個(gè)方面提出自己的想法：

一、加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重視

財(cái)務(wù)檔案雖然有著自身的特點(diǎn)，但它還是和其他檔案一樣，有著唯一性，如果損毀，將無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的恢復(fù)。而且，很多高校由于資金方面的原因，對(duì)存放財(cái)務(wù)檔案的場(chǎng)所不夠重視。一旦發(fā)生失竊、火災(zāi)等，后果不堪設(shè)想。因此，要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重視，軟件硬件都同樣的重視。比如，財(cái)務(wù)檔案存放場(chǎng)所有相應(yīng)的消防措施，對(duì)于防潮、防鼠等有相應(yīng)的處理辦法。另外，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的電子設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，更新電腦配置，升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，并每年劃撥相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)予以保障。

二、提升財(cái)務(wù)檔案管理者的能力

目前我國(guó)高校很多財(cái)務(wù)檔案管理者都是由以前的會(huì)計(jì)工作者兼任，很少有專(zhuān)業(yè)的檔案管理者。即使高校招聘了專(zhuān)業(yè)的人員，也被分配到檔案室、圖書(shū)館等相關(guān)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)很少有專(zhuān)業(yè)的檔案管理者，這也就造成了很多的問(wèn)題，需要重視。一方面，盡可能地招聘專(zhuān)業(yè)人員，另一方面，在高校編制緊張的情況下，對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理者應(yīng)每年進(jìn)行業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)檔案管理能力，多向在財(cái)務(wù)檔案管理方面做得比較好的高校進(jìn)行學(xué)習(xí)。

三、建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)控制度

按制度辦事，才能更好地、更有效地管理好財(cái)務(wù)檔案。目前來(lái)看，很多高校都沒(méi)有建立符合自己?jiǎn)挝粚?shí)際的內(nèi)控制度。即使有的高校建立了，也未結(jié)合本單位實(shí)際，很難發(fā)揮制度的作用，使好的制度流于形式。有的單位檔案丟失、檔案亂借現(xiàn)象頻頻發(fā)生，造成信息的泄密，也造成很大的損失。因此，要建立起立足本單位的嚴(yán)格的內(nèi)控制度。如果需要查閱財(cái)務(wù)檔案，則要有領(lǐng)導(dǎo)的審批，需建立相應(yīng)的授權(quán)程序。在查閱完畢后，要做好相應(yīng)的核查措施，有無(wú)少頁(yè)、涂改等。在核查完畢后，雙方要進(jìn)行簽字，這樣一個(gè)完整的借閱程序才算完成。按照財(cái)務(wù)檔案的工作程序，失效檔案進(jìn)行相應(yīng)的銷(xiāo)毀，需要領(lǐng)導(dǎo)的審批，另外至少要保證有兩人在場(chǎng)，在履行銷(xiāo)毀程序后，進(jìn)行簽字、匯報(bào)等。這些工作的完成都要建立在嚴(yán)格的內(nèi)控管理上。

四、制訂出科學(xué)的查閱流程

如果沒(méi)有好的查閱流程，查閱時(shí)間比較久遠(yuǎn)的檔案很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)高校作出相應(yīng)的決策增加了時(shí)間成本，可能耽誤學(xué)校的發(fā)展。因此，要在高校財(cái)務(wù)檔案管理上建立起符合會(huì)計(jì)規(guī)定的科學(xué)的查閱流程，確保查詢(xún)快捷、方便、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)檔案柜應(yīng)按年份進(jìn)行分類(lèi)，每一年財(cái)務(wù)檔案歸于相應(yīng)的檔案柜中，并做出相應(yīng)的標(biāo)簽。在查閱中，根據(jù)標(biāo)簽就能很快地找出檔案，一目了然。

另外，不能光顧著財(cái)務(wù)檔案的管理，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的利用也要做到行之有效，這樣不僅能快速提高工作效率，也能節(jié)省大量的成本。因?yàn)?，我?guó)高校基本上屬于事業(yè)單位，按照國(guó)家的規(guī)定，每年都要進(jìn)行相應(yīng)的審計(jì)。還有，外部的審計(jì)部門(mén)要對(duì)本單位作出相應(yīng)的離任審計(jì)，這些都需要借閱大量的財(cái)務(wù)檔案。筆者經(jīng)歷過(guò)好幾次外部審計(jì)，不停地借入、歸還相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案，這些也對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理者提出了更高的管理要求。在這一借一還的過(guò)程中，很容易造成財(cái)務(wù)檔案的混亂。因此，可以打印出兩份所需要借出的單子，上面列出相對(duì)應(yīng)的年份、類(lèi)型。在歸還中，按照單子進(jìn)行歸類(lèi)，并在單子上作出標(biāo)記。這樣能使工作一目了然，當(dāng)然，這些都需要我們對(duì)工作熱心和負(fù)責(zé)。

五、結(jié)語(yǔ)

功夫不負(fù)有心人。只要財(cái)務(wù)檔案工作者保持對(duì)工作的熱愛(ài)，加上高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的重視和支持，相信財(cái)務(wù)檔案管理工作一定可以做得更好，財(cái)務(wù)檔案管理工作者也一定可以為高校的發(fā)展做出自己的一份貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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