新時(shí)期基建工程檔案管理工作方法思路探究

周仕博

陜西延長(zhǎng)石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

正文：

引言：基建工程，顧名思義指的是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程，他包含了建筑主體的建設(shè)以及附屬基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)等。由于基建工程是由建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方和勘察方五方主體共同參與建設(shè)，這就導(dǎo)致了基建工程檔案的復(fù)雜性和龐大性。而在新時(shí)代的背景下我們要學(xué)會(huì)運(yùn)用新型的檔案管理模式去進(jìn)行管理。

一、基建工程檔案管理的重要性

國(guó)家規(guī)定，從基建工程的立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)文件的出圖、后期施工以及竣工驗(yàn)收中所產(chǎn)出的文件都必須按照規(guī)范要求進(jìn)行裝訂分類[1]。那么如何做好基建工程的檔案管理就顯得尤為重要了。當(dāng)一批施工材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)候，我們需要查看這些材料是否具有國(guó)家規(guī)范所規(guī)定的合格證，并將這些證書進(jìn)行歸檔方便后期的查閱；當(dāng)一支施工隊(duì)伍進(jìn)場(chǎng)的時(shí)候我們需要按照規(guī)定檢查他們是否有上崗證，是否有購(gòu)買保險(xiǎn)等憑證，我們也需要將這些資料歸納整理；在項(xiàng)目開工時(shí)我們需要用這些資料去進(jìn)行開工申請(qǐng)，在項(xiàng)目竣工的時(shí)候我們也需要用這些資料去進(jìn)行竣工驗(yàn)收。所以說(shuō)檔案是基建工程的重要資產(chǎn)，是我們施工的依據(jù)也是我們遵紀(jì)守法的證明。通常，一個(gè)基建項(xiàng)目周期一般較長(zhǎng)，特別是房建項(xiàng)目，往往一個(gè)項(xiàng)目都需要為期三至五年之久，那么在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)會(huì)產(chǎn)生大量的資料，如何正確妥善地管理這些資料成為了每個(gè)建設(shè)主體部門都應(yīng)該思考的問(wèn)題。

二、新時(shí)期背景下傳統(tǒng)檔案管理的弊端

隨著時(shí)代的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的基建工程檔案管理方法的弊端已經(jīng)越來(lái)越突出，傳統(tǒng)基建工程檔案普遍存在完整性不高，真實(shí)度不準(zhǔn)確的問(wèn)題。導(dǎo)致這類問(wèn)題最主要的原因就是因?yàn)槠髽I(yè)缺乏具有新時(shí)代領(lǐng)先思維的檔案管理人才。以前在施工過(guò)程中，往往很難明確哪些地方需要檔案記錄，哪些地方需要提供確切的資料。由于管理人員的不專業(yè)，常常會(huì)導(dǎo)致檔案文件的擺放混亂，甚至是重要文件丟失的現(xiàn)象。更是由于企業(yè)對(duì)于檔案管理的不重視，很多并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)的員工也會(huì)參與到檔案管理中，為了避免麻煩的出現(xiàn)他們往往會(huì)進(jìn)行檔案的部分偽造，例如很多施工方的審批文件需要監(jiān)理方的總監(jiān)進(jìn)行審核簽字，但是由于總監(jiān)不在現(xiàn)場(chǎng)或者是去監(jiān)理公司的路途遙遠(yuǎn)，于是他們就自己偽造總監(jiān)的字跡進(jìn)行簽字確認(rèn)，這就導(dǎo)致了檔案的不真實(shí)性，對(duì)基建工程的管理和施工均會(huì)造成嚴(yán)重影響。

三、提升檔案管理人員的技能

新時(shí)期是互聯(lián)網(wǎng)的天下，為了能夠?qū)?fù)雜、龐大且周期較長(zhǎng)的基建工程檔案更好的進(jìn)行管理,我們要提升檔案管理人員的技能，要學(xué)會(huì)將傳統(tǒng)的檔案管理技巧過(guò)渡到信息化檔案管理中來(lái)。

那么什么是信息化檔案管理技巧呢。顧名思義，信息化檔案管理就是將我們施工中所記錄的所有文件都錄入到系統(tǒng)中去，通過(guò)大數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行一個(gè)歸納和整理，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，供施工、建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)以及勘察五方主體同時(shí)進(jìn)行查閱。一來(lái)使檔案的管理變得更加規(guī)范和細(xì)致，二來(lái)也將檔案的存取和查閱變得更加方便，更不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的流逝而有字跡模糊、頁(yè)面缺失等問(wèn)題的產(chǎn)生。要想做好數(shù)字化管理工作，我們需要從硬件設(shè)施方面進(jìn)行準(zhǔn)備。如今社會(huì)進(jìn)入了高速發(fā)展的階段，我們也應(yīng)該在基建工程的項(xiàng)目上配備齊全的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備。在處理系統(tǒng)方面，我們可以選擇業(yè)內(nèi)口碑良好的大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行合作，例如阿里巴巴的阿里云大數(shù)據(jù)就非常值得信賴，在全國(guó)大數(shù)據(jù)用戶覆蓋量中排名第二。其次，在配備完硬件設(shè)置之后我們還需要的就是教導(dǎo)我們的檔案管理人員一些信息化的操作技巧，例如如何進(jìn)行圖片的編輯，如何進(jìn)行系統(tǒng)文件的備份以及其他相關(guān)的信息技術(shù)。

筆者作為檔案管理人員印象最深的就是圖片的編輯技術(shù)和電腦的自動(dòng)分類。以前在項(xiàng)目上管理資料的時(shí)候，五方主體的資料都是用的同一種白紙，這樣有時(shí)放在一起就會(huì)非常難以辨認(rèn)，常常會(huì)出現(xiàn)資料裝訂錯(cuò)誤的情況。自從國(guó)家開始推進(jìn)信息化工程管理技術(shù)之后，我們的檔案都是直接備份在電腦里面的，可以從“我的電腦”中分別新建幾個(gè)文件夾進(jìn)行分開保存，不光如此，圖片編輯技術(shù)還能夠?qū)⒏鞣街黝}的資料區(qū)分開來(lái)：在每頁(yè)紙的上方都會(huì)有對(duì)應(yīng)公司的LOGO，而且頁(yè)面上的內(nèi)容也統(tǒng)一為電腦所打印的字體，讓人一目了然。以前每次領(lǐng)導(dǎo)下來(lái)檢查需要查閱資料的時(shí)候筆者都是需要提前幾天熟悉資料的位置才能夠迅速拿出，而現(xiàn)在用了信息化檔案管理之后，只需要提前幾分鐘在文件夾里搜索對(duì)應(yīng)的科目，就能夠把相應(yīng)的文件找尋出來(lái)了，可謂是大大提升了筆者的工作效率。

四、提升檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)然，僅僅是學(xué)習(xí)信息化的管理技術(shù)是不夠的，我們還需要提升檔案管理人員的素質(zhì)，因?yàn)闄C(jī)器再先進(jìn)也畢竟是人為操作的。一個(gè)合格的檔案管理人員需要具備的是一個(gè)良好的思想道德修養(yǎng)、一個(gè)良好的身體狀態(tài)和一個(gè)積極向上的工作態(tài)度及熟練的專業(yè)知識(shí)。首先，筆者認(rèn)為在進(jìn)行招募的時(shí)候就應(yīng)該提升檔案管理的門檻并且配備與之對(duì)應(yīng)的薪資。以前很多人會(huì)覺(jué)得檔案管理是一個(gè)沒(méi)有技術(shù)含量的工作，故在招募工作人員的時(shí)候也沒(méi)有過(guò)多的要求。但是現(xiàn)在隨著信息化檔案管理方法的普及，檔案管理成為了一個(gè)技術(shù)含量相對(duì)而言更高的工作[2]。不僅如此，信息化檔案管理人員除了要具備相應(yīng)的信息化知識(shí)以外，還要擁有一個(gè)良好的學(xué)習(xí)能力、協(xié)調(diào)能力和自制力才行。良好的學(xué)習(xí)能力主要是用于適應(yīng)這日新月異發(fā)展的社會(huì)，優(yōu)秀的協(xié)調(diào)能力則是用于各主體與主體之間檔案方面的對(duì)接和交流，而出色的自制力則是用于檔案管理人員對(duì)于自身的約束，畢竟能力越大責(zé)任越大。綜上而言，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員必須具備這三方面的素質(zhì)，缺一不可。

五、信息化檔案管理的局限性

信息化檔案管理并非十全十美，還是具有一定的局限性。這個(gè)局限性主要體現(xiàn)在安全隱患問(wèn)題上。雖說(shuō)我們利用了互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)將檔案的歸納和管理變得更加方便快捷，但是我們也將我們檔案的“大門”顯現(xiàn)在了互聯(lián)網(wǎng)之中。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有可能會(huì)導(dǎo)致一些不法分子利用黑客進(jìn)行攻擊，畢竟我們不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)人士，對(duì)于這種攻擊往往無(wú)能為力。同時(shí)在日常生活中，P圖軟件的盛行也有可能會(huì)導(dǎo)致圖文被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，所以我們對(duì)于別人發(fā)來(lái)的圖文真實(shí)性也無(wú)法準(zhǔn)確的判斷。所以說(shuō)從事信息化檔案管理的工作人員一定要對(duì)它的局限性有所了解，在日常的工作過(guò)程中引起重視。

六、結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)代的背景下，基建工程檔案管理這份工作的專業(yè)度和重視度都有所提升，未來(lái)更好、更強(qiáng)的信息化管理方法的出現(xiàn)是必然的，我們要順應(yīng)科學(xué)的發(fā)展，提升自己的知識(shí)和素質(zhì)，隨著社會(huì)一起共同成長(zhǎng)！