試論企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理

劉 俊 偉

(山西國際物流有限公司，山西 太原 030006)

企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，是企業(yè)檔案工作的一項基本原則,是貫徹我國檔案工作基本原則的具體體現(xiàn)，是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。它不但有利于檔案的保護(hù)，而且有利于對企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用，為企業(yè)的科學(xué)決策與管理創(chuàng)新提供重要保障。

1 企業(yè)檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理

檔案是國家重要的信息資源，《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用[1]?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案工作條例》也明確各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一的原則管理科技檔案，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。這就為企業(yè)檔案工作指明了方向，是企業(yè)檔案管理唯一正確的途徑，企業(yè)檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理勢在必行[2]。

企業(yè)檔案是等企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、照片、音像資料及電子文檔。是企業(yè)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，真實(shí)地反映了企業(yè)在歷史發(fā)展中的全貌，是企業(yè)管理中不可缺少的重要憑證。它直接關(guān)系到競爭中企業(yè)的興衰。因此，只有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才能為企業(yè)檔案工作提供堅實(shí)的基礎(chǔ)，要重視企業(yè)檔案工作，并將其納入企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、科研管理工作之中，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，有效地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。然而，就企業(yè)本身而言，企業(yè)檔案有文書檔案、技術(shù)檔案、基建檔案、會計檔案等，還有大量的電子檔案的形成，分散在各個部門之中，企業(yè)日?；顒又行纬傻拇罅课募牧喜荒芗皶r歸檔或者歸檔不齊全，加之科室人員檔案意識淡漠，為了方便自己利用將文件材料據(jù)為己有，這就使集中統(tǒng)一管理具有一定的難度。如何改變這種狀況，化分散為集中，首先要增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。宣傳檔案工作關(guān)于“企業(yè)的檔案要由企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理和集中保管，任何個人和科室、車間、組織等不能據(jù)為己有或拒絕移交”的原則，把檔案工作列入企業(yè)的議事日程，制訂出本企業(yè)切實(shí)可行的檔案管理措施，不斷宣傳“集中統(tǒng)一”的重要性，把分散保管的檔案通過各種渠道收集起來。收集工作是“集中統(tǒng)一”的基礎(chǔ)。收集工作的好壞，直接影響企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。抓好這項工作是關(guān)鍵，這是檔案集中統(tǒng)一管理的物質(zhì)條件。只有檔案收集的齊全完整，才能豐富室藏，才能對領(lǐng)導(dǎo)的各項決策起到參謀助手作用，企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，是企業(yè)工作中的重要環(huán)節(jié)，必須進(jìn)一步加強(qiáng)。

2 企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理有利于檔案實(shí)體和信息安全

企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，有利于檔案信息和檔案實(shí)體和信息安全，為企業(yè)自身檔案信息的開發(fā)利用奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。為使檔案長期為各項工作服務(wù)，就必須盡最大限度延長檔案的壽命，那么檔案的保護(hù)問題就成為一項重要課題。檔案是不可再生資源，具有原始性和唯一性，是重要的憑證。當(dāng)今社會對檔案信息需求的開放性越來越強(qiáng)，及時、有效地保護(hù)檔案信息與檔案實(shí)體安全，最大限度地延長檔案的壽命，防止檔案涂改、丟失、被盜等發(fā)生，由于檔案庫房未按專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建立，管理跟不上，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)、蟲駐等現(xiàn)象時有發(fā)生。企業(yè)檔案中的人力資源、技術(shù)秘密等也有泄露的危險，成為檔案安全工作面臨的重要問題，國家檔案局近年來將檔案安全體系建設(shè)同檔案資源體系、檔案利用體系建設(shè)作為我國檔案事業(yè)三大體系建設(shè)，將檔案安全體系建設(shè)推向了檔案工作的更高層面。維護(hù)檔案實(shí)體安全納入國家檔案三大體系建設(shè)中，足以證明檔案安全的重要性，企事業(yè)檔案工作需要集中統(tǒng)一管理。

《檔案法》第十三條：各級各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。要求各級各類檔案部門要“……配置必要的設(shè)施確保檔案的安全……”，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為保護(hù)檔案提供必要的物質(zhì)條件，企業(yè)檔案集中管理后，首先要有適宜存放檔案的庫房，還要配備檔案柜架、卷皮、卷盒等裝具。具備這些起碼的物質(zhì)設(shè)施后，檔案的保護(hù)工作才能真正開展。檔案是一定物質(zhì)材料制成的，它的壽命與保存條件有很大關(guān)系，所以要調(diào)節(jié)庫房溫濕度，防止檔案蟲、鼠害及水、火的發(fā)生，保證檔案的安全。加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。有些企業(yè)在這方面做的比較好，首先領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，成立了檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了專職人員，使各種門類的檔案得以集中統(tǒng)一管理，并把檔案工作列入企業(yè)的議事日程，企業(yè)上等級，檔案要先行，檔案工作走在企業(yè)的前列，特別是檔案的保護(hù)工作做的較好，配備了專門檔案庫房、密集架、柜、購置了檔案的標(biāo)準(zhǔn)裝具，為檔案的保護(hù)奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)，并為利用提供了保護(hù)設(shè)施復(fù)印機(jī)、計算機(jī)，閱覽室等，制定了檔案保護(hù)管理制度，對文件紙張，書寫文件的墨汁、墨水都做了專門規(guī)定，由于各方面措施得力，改善了檔案的保護(hù)條件，使檔案保護(hù)上達(dá)到了“5防”要求，綜上所述，企業(yè)為有效地保護(hù)檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案作用，對企業(yè)檔案工作應(yīng)該實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3 企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理有利于開發(fā)利用檔案信息資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在從事科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的，能夠直接反映企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。能夠反映企業(yè)的真實(shí)面貌，具有原始性、真實(shí)性和憑證性的特點(diǎn)，當(dāng)今社會是信息時代，檔案作為重要的信息載體，愈來愈受到人們的重視，檔案資源中蘊(yùn)藏著大量重要的信息，人們能夠從檔案中開發(fā)出大量的有利用價值的信息，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)。利用好檔案對促進(jìn)企業(yè)各項工作的開展有著積極作用，企業(yè)檔案集中管理對檔案信息資源的開發(fā)利用能創(chuàng)造良好的條件。企業(yè)由單純生產(chǎn)型轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)經(jīng)營型后為了獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益，必須引導(dǎo)企業(yè)把檔案工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用，發(fā)揮效益上來，并且把檔案信息資源開發(fā)利用的程度，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)、社會效益的大小作為衡量企業(yè)檔案工作水平高低，質(zhì)量優(yōu)劣的首要標(biāo)準(zhǔn)。檔案人員要了解企業(yè)生產(chǎn)的經(jīng)營狀況、熟悉檔案內(nèi)容，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要及時提供準(zhǔn)確可靠的憑證數(shù)據(jù)，并且為企業(yè)經(jīng)營管理針對性的開展編研工作，使企業(yè)檔案來源于企業(yè)，服務(wù)于企業(yè)，取得應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。檔案人員在開發(fā)本企業(yè)信息資源的同時還須收集與本企業(yè)有關(guān)的資料，經(jīng)過加工整理濃縮成新的檔案信息，為本企業(yè)和全社會服務(wù)。因此，企業(yè)檔案集中管理，檔案信息的開發(fā)利用才能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為企業(yè)在今后的生產(chǎn)經(jīng)營提供可靠的保障。

4 企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理要求提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理給企業(yè)的生產(chǎn)活動帶來活力，但作為檔案人員如何為企業(yè)各項工作當(dāng)好先行官，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策者的參謀與助手，這就對檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高的要求。由于企業(yè)檔案集中了各種載體，各種門類的檔案，檔案內(nèi)容的知識面較廣，檔案人員穩(wěn)定下來后通過日常的檔案工作能學(xué)到許多知識，因為檔案學(xué)是一門科學(xué)知識性、實(shí)踐性很強(qiáng)。檔案信息包羅萬象，涉及社會生活的方方面面，管好用好檔案，需要具備很強(qiáng)的社會科學(xué)知識的檔案專業(yè)知識，主要有文書學(xué)、歷史學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、古代漢語等多方面的專業(yè)知識，檔案人員要搞好本職工作就必須努力學(xué)習(xí)與檔案業(yè)務(wù)知識和檔案工作相關(guān)的知識，努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)?！稒n案法》第九條向檔案人員提出了更高的要求“…具備專業(yè)知識?！本唧w表現(xiàn)在：檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識，熟練掌握接收、收集、整理、保管、鑒定和提供利用各級門類的檔案以及保護(hù)檔案時一系列專業(yè)知識與實(shí)際工作本領(lǐng)，具備與檔案管理的新科學(xué)新知識，具備較強(qiáng)的分析研究能力，檔案人員要不斷地學(xué)習(xí)鉆研，才能不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為企業(yè)來說，為了搞好檔案工作，要重視專業(yè)人員的培養(yǎng)，輸送和培養(yǎng)檔案專業(yè)人員，使他們專業(yè)素質(zhì)能夠達(dá)到國家需要的要求，適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的需要，為企業(yè)的各項經(jīng)營活動服務(wù)。因此，集中管理檔案是提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的關(guān)鍵。