新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理模式探討

張 靜，姜尚堃，竇俊偉

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟(jì)南 250100）

水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)和管理中的重要環(huán)節(jié)，水利工程檔案作為水利工程建設(shè)中形成的完整歷史憑證，是對(duì)以往水利工作以及治水歷程的直接呈現(xiàn)，凝聚著無數(shù)水利工作者的智慧和經(jīng)驗(yàn)，具有指導(dǎo)實(shí)踐、科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)、參考借鑒等重要價(jià)值。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，如何實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，這是水利工程檔案管理面臨的一個(gè)重要問題。

1 改變水利工程檔案管理模式的必要性

1）水利工程檔案管理方式的轉(zhuǎn)變是實(shí)現(xiàn)水利智能化、現(xiàn)代化的必然要求。2018年2月，水利部出臺(tái)《加快推進(jìn)新時(shí)代水利現(xiàn)代化的指導(dǎo)意見的通知》，明確提出把智慧水利建設(shè)作為推進(jìn)水利現(xiàn)代化的著力點(diǎn)和突破口，集中存儲(chǔ)管理各要素信息、各層級(jí)數(shù)據(jù)，及時(shí)收集、處理和分析。對(duì)改變水利工程檔案存儲(chǔ)方式，提高利用率提出了更高要求。《山東省水安全保障總體規(guī)劃》立足支撐全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的高度，提出廣泛應(yīng)用信息化、智能化、綠色化技術(shù)和先進(jìn)裝備武裝水利行業(yè)，全面提高全省水利自動(dòng)化、智能化和科學(xué)化管理水平。這就要求水利工程檔案管理方式必須做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變，提高檔案信息的共享效率，為水利科學(xué)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

2）水利工程檔案管理方式的變化是實(shí)現(xiàn)檔案工作本身發(fā)展的客觀需要。檔案管理是各項(xiàng)工作開展過程中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。檔案資料對(duì)今后工作具有借鑒參考等作用，檔案資料的使用者需要迅速且準(zhǔn)確地查詢到資料，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的管理方式具有不方便查詢、人工成本高、易出錯(cuò)以及利用不便、不能共享等缺點(diǎn)，遠(yuǎn)未能滿足新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的需要。水利事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類、數(shù)量、形式日益增多，對(duì)收集、整理、分類、歸檔、保存和利用檔案的整個(gè)過程提出了新的挑戰(zhàn)。以往的檔案管理方式已經(jīng)不能與海量的資源信息相適應(yīng)，進(jìn)館序列、歸檔范圍、館藏形式等都迫切需要做出相應(yīng)變革，建立全面的文件資源系統(tǒng)和開放的文件利用模式。為此，要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的現(xiàn)代化，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代和新發(fā)展理念。

2 影響檔案管理方式轉(zhuǎn)變的因素

2.1 有利因素

首先，信息技術(shù)的快速發(fā)展為水利工程檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐。水利工程檔案管理可以利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立適應(yīng)水利工程發(fā)展需要的檔案信息管理平臺(tái)，縮短從歸檔存儲(chǔ)部門至用戶終端的時(shí)間和人力成本，可以極大提高文件查詢使用效率。

其次，當(dāng)前水利工作的快速發(fā)展也為水利工程檔案管理方式轉(zhuǎn)變提供了有利時(shí)機(jī)。近年來，國(guó)家做出一系列頂層設(shè)計(jì)全力推進(jìn)水利現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)水利工作的資金投入也呈現(xiàn)逐年增加的趨勢(shì)，應(yīng)搶抓機(jī)遇，積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，引進(jìn)技術(shù)人才和現(xiàn)代化管理系統(tǒng)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2.2 不利因素

主觀上的不利因素體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，水利工程檔案管理部門對(duì)水利工程檔案管理的重視程度不夠。主要體現(xiàn)在分管領(lǐng)導(dǎo)抓檔案管理工作的力度不大，檔案室被當(dāng)成擺設(shè)、信息化制度不健全、經(jīng)費(fèi)保障不足；工作人員較少，經(jīng)常會(huì)臨時(shí)調(diào)整，而且欠缺計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)移交后的文件難以進(jìn)行信息化處理。其次，水利建設(shè)管理部門對(duì)檔案管理工作不夠重視。在水利工程施工管理過程中，長(zhǎng)期以來存在忽視檔案管理的問題，許多部門不能遵循把檔案管理工作貫穿始終的原則，無法及時(shí)收集到準(zhǔn)確的文件信息。經(jīng)常被當(dāng)作臨時(shí)工作來應(yīng)對(duì)檢查或者竣工驗(yàn)收需要，造成檔案資料收集不細(xì)致、不齊全、分類歸檔不規(guī)范，不利于用戶全面掌握項(xiàng)目情況。

客觀上，還有兩個(gè)制約水利工程檔案管理方式轉(zhuǎn)變的不利因素。一方面是水利工程建設(shè)一般時(shí)間跨度大，從前期、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)歷較長(zhǎng)的時(shí)間周期。此外，水利工程建設(shè)涉及了地理，水文，建筑，生態(tài)等多個(gè)領(lǐng)域，包含了大量的檔案類型和形式，內(nèi)容十分廣泛，形成過程復(fù)雜。另一方面，電子文件管理目前還面臨一些技術(shù)問題。原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，在所有的檔案管理活動(dòng)中，都必須遵循其對(duì)歷史事實(shí)的原始記錄價(jià)值這一基本原則。之前大家一直習(xí)慣于將底片作為照片檔案的原始記錄載體，隨著相機(jī)的更新?lián)Q代，數(shù)碼相機(jī)產(chǎn)生的圖片是否具有原始記錄性一直存在爭(zhēng)議；而且電子檔案的特殊性，致使其在作為證據(jù)使用時(shí)法律憑證作用受到了限制，檔案相關(guān)法律方面也沒有對(duì)其法律憑證性做出明確；加上數(shù)字檔案軟件的不完善和不穩(wěn)定性，電子檔案的原始記錄價(jià)值將被打折扣。這些問題都制約了水利工程檔案管理方式轉(zhuǎn)變的思路和方法。

3 轉(zhuǎn)變水利工程檔案管理方式的途徑

3.1 提高“工作作風(fēng)”，樹立現(xiàn)代檔案管理新理念

要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理工作從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，首先要更新管理理念。各級(jí)水利部門特別是水利工程檔案管理部門，要加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理工作的重視，摒棄以往認(rèn)為檔案工作是細(xì)枝末節(jié)的錯(cuò)誤思想，站在服務(wù)今后水利事業(yè)發(fā)展的高度來謀劃?rùn)n案管理工作，將其納入單位總體工作的大局中進(jìn)行考量。檔案工作者要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，以新思路、新眼光開展水利檔案工作，在收集、整理、分類、編目、立卷等過程中加強(qiáng)研究和探討，創(chuàng)新工作思路和方法，以尋找到更為高效便捷的檔案管理手段和模式。

3.2 以信息化為支撐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變要求必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建設(shè)應(yīng)用于整個(gè)水利系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理軟件，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來準(zhǔn)確對(duì)接受眾需求，提高水利檔案利用效率。減少檔案使用環(huán)節(jié)的人力和時(shí)間投入，檔案工作者可以將更多的精力放到檔案收集整理上，從源頭上保證檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時(shí)，信息化的工作模式還能將工作人員的關(guān)注點(diǎn)從檔案資料本身轉(zhuǎn)移到檔案流轉(zhuǎn)的過程中來，有助于掌握相關(guān)文檔之間的內(nèi)部聯(lián)系，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)，提高文件管理效率。

3.3 堅(jiān)持并重發(fā)展，紙質(zhì)與電子檔案互為補(bǔ)充

雖然電子水利檔案相較于紙質(zhì)檔案具有便于存儲(chǔ)、利用率高、共享性強(qiáng)、更經(jīng)濟(jì)環(huán)保等優(yōu)勢(shì)，但也同時(shí)存在易受病毒襲擊、易于修改等缺點(diǎn)，且網(wǎng)絡(luò)自身的不穩(wěn)定容易造成終端受眾電子檔案信息的不準(zhǔn)確、不完整，這些都決定了在水利工程檔案管理工作中必須將電子檔案和紙質(zhì)檔案擺在同等重要的位置。紙質(zhì)水利檔案多為孤本保存，十分珍貴，且具有電子檔案不具備的原始記錄性，法律憑證作用不受質(zhì)疑，兩者互相不可替代。

3.4 落實(shí)檔案法規(guī)，完善檔案管理體制機(jī)制

要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層級(jí)管理和各司其責(zé)的總體思路，建立健全以檔案管理部門為主體，有關(guān)部門廣泛參與的工作機(jī)制。明晰任務(wù)分工，加強(qiáng)協(xié)作配合，共同提升檔案管理工作現(xiàn)代化水平。要著重加強(qiáng)規(guī)范化、法制化建設(shè)，不斷完善有關(guān)法律法規(guī)，落實(shí)局里制定的《水利檔案工作規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表》等有關(guān)規(guī)定。水利部門要把業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督放在同等重要的位置，提高水利工程檔案管理工作人員依法履行職責(zé)能力。