信息化視角下國外科技檔案管理研究進(jìn)展與特點

王青

【摘 要】檔案管理工作具有重要的作用，能夠保證企事業(yè)單位各項工作的順利進(jìn)行。信息化條件下對檔案管理工作提出了新的更高的要求，因此在這種情況下需要充分了解國外科技檔案管理的研究進(jìn)行，學(xué)習(xí)國外檔案管理工作開展中的先進(jìn)經(jīng)驗。同時在分析時提出了加快科技檔案管理工作開展的建議，希望能對檔案管理工作的開展提供一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】信息化視角；檔案管理；研究進(jìn)展

檔案管理對于社會的發(fā)展具有重要的作用，新媒體時代下檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在這種情況下，檔案管理工作開展時需要不斷的進(jìn)行調(diào)整，這樣才能更好的適應(yīng)時代的需求。為了更好的開展檔案管理工作，對國外科技檔案管理的研究現(xiàn)狀進(jìn)行了討論，提出了提升檔案管理工作效率的途徑，保證檔案管理工作的順利實施。

一、國外科技檔案管理研究現(xiàn)狀

國外關(guān)于科技檔案管理的研究比較豐富，不同的學(xué)者從不同的角度對科技檔案管理進(jìn)行了研究。隨著時代的進(jìn)步，研究的重點也在不斷變化。在科技檔案管理發(fā)展的初期，學(xué)者的研究重點集中在電子化管理，電子化管理指的是利用計算機(jī)進(jìn)行管理，這是科技檔案管理的初期階段；其次學(xué)者的研究方向集中在網(wǎng)絡(luò)化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理主要是對網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作業(yè)用進(jìn)行討論。現(xiàn)在學(xué)者的研究集中在大數(shù)據(jù)時代下科技檔案管理的途徑及特點，電子商務(wù)的快速發(fā)展為科技檔案管理工作的開展提供了良好的外部環(huán)境，但是也存在一些不利因素。如何在電子商務(wù)環(huán)境下對檔案進(jìn)行管理是學(xué)者亟待解決的問題。學(xué)者在研究的過程中發(fā)現(xiàn)科技檔案管理工作開展中還存在一些不足，制約著工作的開展，具體而言包括以下幾個方面：檔案管理隊伍建設(shè)緩慢、出版商不愿采用新型技術(shù)以及歸檔范圍規(guī)定不明確等，因此科技檔案管理工作開展中需要提升管理人員的綜合素質(zhì)，明確歸檔范圍以及開展多方合作，打消出版商的顧慮。

二、加快科技檔案管理的建議

（一）加快檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理工作的實施主體，在檔案管理工作開展中發(fā)揮著重要的作用，可以使檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效果，因此需要加快檔案管理隊伍的建設(shè)。首先檔案管理人員需要具有一定的自主學(xué)習(xí)能力，在業(yè)余時間進(jìn)行知識的積累和補(bǔ)充，完善自身的知識結(jié)構(gòu)，這樣不僅能夠更好的滿足工作的需求，同時是提升自身手段的重要途徑。其次需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)活動中傳授檔案管理人員先進(jìn)管理技術(shù)和管理方法，提升檔案管理的效率。在培訓(xùn)活動開展中檔案管理人員可以相互交流，互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。同時需要注意總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，避免在工作開展中出現(xiàn)類似的錯誤。最后加快檔案管理隊伍建設(shè)需要開展招聘活動，很多高校在發(fā)展過程中都開展了檔案管理的相關(guān)專業(yè)，每年都會有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)入社會，這些畢業(yè)生在高校內(nèi)掌握了很多先進(jìn)的理論，招聘活動的開展可以為應(yīng)屆畢業(yè)生提供一個施展自身才華的平臺，將大學(xué)生掌握的理論知識應(yīng)用到實際工作中。不僅如此，招聘活動的開展還可以在一定程度上緩解國家的就業(yè)壓力。招聘活動開展中不僅需要需要對應(yīng)聘人員的專業(yè)能力進(jìn)行考核，同時需要對其職業(yè)道德進(jìn)行考察，只有具有一個良好的職業(yè)道德，才能在工作開展中切實履行好自身的各項職責(zé)。

（二）增強(qiáng)檔案管理的安全性

安全性是檔案管理工作中的核心，檔案管理工作中必須保證檔案信息的真實性和有效性，避免檔案信息的丟失。因此在這種情況下，需要增強(qiáng)檔案管理的安全性。首先檔案管理工作開展中需定期更新軟件，安裝防火墻設(shè)置，避免由于系統(tǒng)原因而出現(xiàn)信息泄露的情況。其次在開展檔案管理工作時需要明確管理人員的職責(zé)和工作范圍，保證管理人員在工作中盡職盡責(zé)，減少管理人員的工作量。檔案管理工作開展中為了避免檔案的丟失，可以及時對檔案進(jìn)行備份處理，這樣可以在檔案丟失的情況下保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。最后在增強(qiáng)檔案管理的安全性時需要加大處罰力度，對違規(guī)的管理人員以及不法分子進(jìn)行處理，在處理時根據(jù)不同的形式采用不同的處理方式，這樣可以起到一定警示作用。常用的處罰方式有批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰以及行政處罰等，結(jié)合實際情況，運用合理的處罰方式，嚴(yán)格約束相關(guān)人員的行為，提升檔案管理的安全性。

（三）革新檔案管理理念

在新形勢下，檔案管理工作開展中需要革新檔案管理理念，革新檔案管理理念可以從以下幾個方面入手：首先檔案管理工作人員在工作開展中需要樹立正確的觀念，不斷調(diào)整工作重心，在工作開展中需要將大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作中，只有具有一個良好的觀念，才能在工作開展中更具有針對性和側(cè)重點。其次革新檔案管理理念需要對現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行調(diào)整，傳統(tǒng)的檔案管理工作是由內(nèi)部人員完成的，這種模式具有一定的弊端，檔案管理工作量比較大，內(nèi)部人員管理的效率相對來說比較低，因此可以嘗試與管理企業(yè)進(jìn)行合作，將管理企業(yè)具有的豐富的檔案管理經(jīng)驗應(yīng)用到檔案管理中，提升檔案管理的效率。但是在與企業(yè)進(jìn)行合作時，需要對企業(yè)進(jìn)行充分的考察，選擇信譽度高、管理能力強(qiáng)的企業(yè)進(jìn)行合作。檔案管理工作開展中需要完善各種制度，包括監(jiān)督制度、管理制度以及激勵制度等，為檔案管理工作的開展提供制度保證。監(jiān)督制度的作用是對管理人員的行為進(jìn)行約束；激勵制度的目的是為了更好的發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性。

三、總結(jié)

在加快科技檔案管理的過程中需要從以下幾個方面入手：加快檔案管理隊伍建設(shè)、增強(qiáng)檔案管理的安全性以及革新檔案管理理念，通過這些策略的采用能夠更好的開展檔案管理工作開展。任何工作的開展都不是一帆風(fēng)順的，因此檔案管理工作開展中需要具有清醒的認(rèn)識，只有不斷對檔案管理工作進(jìn)行修正，做到與時俱進(jìn)，從時代的需求出發(fā)， 充分利用好各種技術(shù)及手段，才能更好提升檔案管理的效率。

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