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    成人高考檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

    2018-03-23 12:21:08李斌
    新教育時(shí)代·教師版 2018年2期
    關(guān)鍵詞:工作環(huán)境管理人員檔案管理

    李斌

    摘 要:成人高考檔案管理面臨著許多問(wèn)題,管理人員的認(rèn)知偏差、管理環(huán)境差以至于整體管理水平低下。這極大地阻礙了檔案管理的發(fā)展,也對(duì)成人高考帶來(lái)不必要的麻煩。

    關(guān)鍵詞:檔案管理 管理人員 工作環(huán)境

    引言

    隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,檔案作為一種可靠的記錄方式成為各個(gè)行業(yè)的信息載體,而檔案管理也越來(lái)越被重視。在教育行業(yè)中,對(duì)學(xué)生檔案的管理要求需要更加注重。錯(cuò)誤的檔案管理方法導(dǎo)致信息缺失或者信息有誤,都會(huì)造成學(xué)生的困擾。因此使用正確且適用的管理方法讓成教檔案更加全面無(wú)漏,是我們對(duì)成教管理的重要舉措。

    一、檔案管理中遇到的問(wèn)題

    1.整體管理水平低下

    成人高考是國(guó)家統(tǒng)一考試,學(xué)生來(lái)源地較為廣泛且報(bào)名時(shí)間參差不齊,這本身就具有數(shù)據(jù)誤差的可能性,而目前的成人高考檔案管理大多還處于純手工的狀態(tài),更加劇檔案的建檔混亂,時(shí)間編排出現(xiàn)失誤。我國(guó)對(duì)檔案管理并沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)業(yè)的課程講解與分析,因此檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊,對(duì)檔案管理不夠了解。就更不可能創(chuàng)建出科學(xué)合理的檔案管理流程,而這直接影響檔案的真實(shí)性和有效性[1]?,F(xiàn)代管理方式滯后,過(guò)去的管理方式不能很好地處理所有檔案。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案缺失、真實(shí)性降低的現(xiàn)象。

    2.管理環(huán)境差

    由于成人高考純手工的檔案管理還占主流,因此檔案的組建、保存、修改都是人為操作,這就給工作上帶來(lái)極大的不便利。而同一學(xué)生檔案組建的不可能只有一份,因此會(huì)在不同的負(fù)責(zé)點(diǎn)建立同樣的檔案,而學(xué)生的檔案在某一負(fù)責(zé)點(diǎn)的變動(dòng)本應(yīng)當(dāng)立刻傳遞到其他負(fù)責(zé)點(diǎn)作為備份,卻由于純手工帶來(lái)的操作不便導(dǎo)致信息不能及時(shí)的歸檔,造成工作效率低下[2]。有些檔案卻因?yàn)槟骋回?fù)責(zé)點(diǎn)的失誤導(dǎo)致真實(shí)性不能保證,這對(duì)學(xué)生帶來(lái)不必要的麻煩。對(duì)于年代已久的紙質(zhì)檔案的保存隨意,這就導(dǎo)致檔案內(nèi)的材料出現(xiàn)破損缺失,信息的不完全又對(duì)工作帶來(lái)很大的困擾。

    3.對(duì)檔案管理存在認(rèn)知誤區(qū)

    現(xiàn)在的檔案管理人員與檔案管理負(fù)責(zé)人有著對(duì)檔案管理的認(rèn)知偏差,認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄、修改、回歸檔案的過(guò)程。然而事實(shí)并不是這樣,檔案應(yīng)該是有一套屬于自己的管理方式,科學(xué)而又合理,復(fù)雜又有章程。但是由于檔案管理人員素質(zhì)的參差不齊,又對(duì)檔案管理不夠了解不夠重視,導(dǎo)致檔案管理的過(guò)程繁瑣出現(xiàn)的失誤很大。即便運(yùn)用現(xiàn)代管理方法,使用計(jì)算機(jī)記錄管理。卻也可能因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)計(jì)算機(jī)與其軟件使用的不熟練而導(dǎo)致檔案記錄出現(xiàn)誤差[3]。在人員整理收集信息時(shí),沒(méi)有一套合適的收集流程從而導(dǎo)致信息收集的不全面不規(guī)范。

    二、針對(duì)所遇問(wèn)題的解決方法

    1.確立、改進(jìn)檔案管理流程,科學(xué)建立管理方法

    有計(jì)劃的進(jìn)行管理是檔案管理有序的前提。想要將本身雜亂無(wú)章的管理行為從根本上遏制的方法只有一個(gè),就是確立一個(gè)檔案管理流程。這個(gè)流程必須科學(xué)合理。從檔案的收集開(kāi)始,通過(guò)規(guī)范化記錄和采集信息,統(tǒng)一檔案格式,從開(kāi)始就改變多樣化收集現(xiàn)象。建檔、歸檔的過(guò)程里必須隨時(shí)保持一致,在建立檔案管理流程中要專(zhuān)門(mén)設(shè)定時(shí)間隨時(shí)核對(duì)各個(gè)負(fù)責(zé)點(diǎn)的檔案,進(jìn)行整理確認(rèn)。對(duì)于不同時(shí)間的檔案變動(dòng)應(yīng)當(dāng)專(zhuān)門(mén)記錄,而在每個(gè)核對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析并且歸結(jié)到檔案中。僅僅是建立科學(xué)管理方法是不夠的,與此同時(shí)應(yīng)專(zhuān)門(mén)派人作為檔案管理負(fù)責(zé)人,建立獎(jiǎng)懲制度,將管理失誤降到最低。增加審核強(qiáng)度,確認(rèn)檔案的完整性與真實(shí)性。

    2.改善檔案管理環(huán)境

    純手工的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法勝任信息化時(shí)代的今天。使用現(xiàn)代的管理方法,將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于其中,實(shí)現(xiàn)同一時(shí)間信息共享信息對(duì)接,保證對(duì)信息的全面記錄。在不同的負(fù)責(zé)點(diǎn)中網(wǎng)絡(luò)連接,在計(jì)算機(jī)上創(chuàng)立的電子檔案無(wú)論在任何負(fù)責(zé)點(diǎn)進(jìn)行變動(dòng)都可以保證信息的統(tǒng)一性與真實(shí)性。在查找檔案時(shí)不用耗費(fèi)時(shí)間去翻找,而是直接在計(jì)算機(jī)中搜索,提高工作效率。將檔案數(shù)字化可以使年代久遠(yuǎn)的檔案永久無(wú)誤的保留在電腦中,這樣可以有效改變由于環(huán)境導(dǎo)致檔案破損信息不全的問(wèn)題。負(fù)責(zé)方應(yīng)當(dāng)專(zhuān)門(mén)使用與之相對(duì)應(yīng)的軟件來(lái)管理檔案。將珍貴的檔案文件存留在電腦中,便于查找,為檔案管理帶來(lái)便利。加強(qiáng)檔案庫(kù)的建立,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、合理化、科學(xué)化的檔案管理。對(duì)于特殊性的紙質(zhì)檔案,負(fù)責(zé)方應(yīng)當(dāng)專(zhuān)門(mén)提供財(cái)力物力創(chuàng)建保存紙質(zhì)檔案的合理環(huán)境。并為此配上專(zhuān)業(yè)的護(hù)理保存人員以防檔案由于環(huán)境破損導(dǎo)致信息缺失??偟膩?lái)說(shuō),無(wú)論是紙質(zhì)還是數(shù)字信息,想要保證檔案的統(tǒng)一性真實(shí)有效性,就必須科學(xué)合理地使用現(xiàn)代科學(xué)方式。

    3.提高檔案管理人員整體水平

    檔案管理人員本身應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),了解檔案管理。因?yàn)闄n案管理這個(gè)工作本身就復(fù)雜、工作量巨大,所以負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須有責(zé)任心、創(chuàng)新力。檔案管理工作是服務(wù)于他人的,因此管理人員也要具備服務(wù)于他人的意識(shí)與熱情。負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)大量引進(jìn)該專(zhuān)業(yè)人才,對(duì)原有人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。由于現(xiàn)代化管理方法的使用,更應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員對(duì)基本的計(jì)算機(jī)技能掌握。并以正確的方式認(rèn)識(shí)了解檔案信息數(shù)據(jù)化。提升檔案管理人員的意識(shí),改變檔案管理人員傳統(tǒng)的認(rèn)知。

    4.從根本上優(yōu)化管理方法

    檔案管理說(shuō)到底就是方法。無(wú)論是負(fù)責(zé)方還是檔案管理人員,其根本工作就是要不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中的漏洞,不斷提出改進(jìn)修補(bǔ)的方法。因此,雙方要不斷交流不斷了解不斷提出問(wèn)題,對(duì)于這些問(wèn)題逐一解決。檔案的建檔、收集、組建、修改每一個(gè)步驟都必須要有科學(xué)合理的流程去改進(jìn)、去完善。面對(duì)信息化的社會(huì),過(guò)去的方法有許多都要被淘汰掉。至于淘汰哪一個(gè)如何淘汰。應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。盡可能優(yōu)化管理方法,取其精華,去其糟粕。

    結(jié)語(yǔ)

    隨著社會(huì)的發(fā)展,對(duì)工作效率要求更大。檔案管理亦是如此。徹底改變檔案管理的現(xiàn)狀還需時(shí)日,這需要社會(huì)、學(xué)校各方的努力。從意識(shí)上更新改變傳統(tǒng)管理觀念,運(yùn)用多種手段方式逐漸提高管理效率,避免出現(xiàn)檔案缺失、不實(shí)等現(xiàn)象。這樣,檔案管理才能越來(lái)越準(zhǔn)確、效率越來(lái)越高。

    參考文獻(xiàn)

    [1]孔月吹. 成人高校檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策[J]. 成人教育, 2002(7):35-36.

    [2]馬福生. 淺談成人高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 中國(guó)職工教育, 2013(10):116-117.

    [3]吳嵐. 高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然版), 2013(16):133-134.

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