淺析質(zhì)詢會在中小企業(yè)管理中的作用

郝安生

[摘 要] 溝通不暢與執(zhí)行不力一直是中小企業(yè)面臨的兩個突出問題。質(zhì)詢會不僅能提高團隊執(zhí)行力、促進溝通交流，還是公司戰(zhàn)略計劃得以順利實施的重要保障。但是質(zhì)詢會在執(zhí)行過程中也存在工作計劃偏離戰(zhàn)略計劃、結果定義不可考核、相關制度不健全等問題。通過加強與會人員培訓、健全相關制度，使質(zhì)詢會制度化、流程化、標準化地高效運行，質(zhì)詢會必將對中小企業(yè)發(fā)展起到極其重要的推動作用，成為中小企業(yè)管理的重要工具。

[關鍵詞] 質(zhì)詢會；戰(zhàn)略；執(zhí)行；溝通

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 044

[中圖分類號] F279.23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）03- 0111- 03

0 前 言

溝通不暢與執(zhí)行不力一直是企業(yè)管理中兩個重要問題，中小企業(yè)由于自身工作流程和規(guī)章制度不健全而使得上述兩個問題尤為突出。質(zhì)詢會是以公司戰(zhàn)略為基礎，將公司年度計劃分解到月或是周，通過公司高層領導（一般是總經(jīng)理）質(zhì)詢各部門負責人計劃完成情況，來保證公司年度計劃的順利執(zhí)行。也以此為平臺，促進公司管理層溝通交流，解決公司運營中遇到的問題。

1 質(zhì)詢會介紹

1.1 什么是質(zhì)詢會

質(zhì)詢會是管理人員對下屬人員在一段時間內(nèi)的工作執(zhí)行情況及下階段工作部署提出詢問或質(zhì)疑并要求答復的活動，是一種監(jiān)督并要求改進的管理方式。會議上每位被質(zhì)詢?nèi)藚R報自己的上一工作階段的結果并公布自己下一階段工作計劃，然后以直接領導為主對被質(zhì)詢?nèi)诉M行質(zhì)詢。質(zhì)詢會不但是一個約束檢查機制，而且是一個自我承諾機制。被質(zhì)詢?nèi)说乃杏媱澖Y果、懲罰措施都是自我承諾的。因此，質(zhì)詢會真正將被動管理變成自我管理、事后管理變成事中檢查管理。

1.2 質(zhì)詢會分類

質(zhì)詢會以參加人員劃分，可以分為：公司級質(zhì)詢會，系統(tǒng)級質(zhì)詢會，部門級質(zhì)詢會，班組級質(zhì)詢會等；以召開時間劃分，可以分為：周質(zhì)詢會，月質(zhì)詢會，季質(zhì)詢會等；以管理內(nèi)容劃分，可以分為：日常管理質(zhì)詢會，戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會。

1.3 質(zhì)詢會流程

質(zhì)詢會一般流程為：主持人宣布會議開始、被質(zhì)詢者匯報本階段工作完成情況、質(zhì)詢者點評被質(zhì)詢者業(yè)績匯報并對有疑問的地方提出質(zhì)詢、被質(zhì)詢者答復質(zhì)詢、被質(zhì)詢者提出下階段工作計劃、質(zhì)詢者與被質(zhì)詢者討論修訂工作計劃。

2 質(zhì)詢會的作用

2.1 質(zhì)詢會可以提高團隊執(zhí)行力

一位著名管理學家曾說：成功的企業(yè)，20%靠策略，80%靠企業(yè)各層管理者的執(zhí)行力。沒有執(zhí)行力，就沒有一切。無論戰(zhàn)略規(guī)劃多么完美，沒有執(zhí)行就等于零。執(zhí)行力對于企業(yè)的重要性毋庸置疑，但現(xiàn)實中很多中小企業(yè)都存在“執(zhí)行不力”的情況。質(zhì)詢會在提升團隊執(zhí)行力方面有顯著作用，一方面，被質(zhì)詢者通過對下階段工作的自我承諾，為自己設定了明確目標，使工作變得有方向、可執(zhí)行；另一方面，主管領導的質(zhì)詢作為一種檢查手段，可以進一步督促被質(zhì)詢者完成承諾的目標。對于會上形成的會議決議，會有專門人員負責跟蹤，確保會議決議的執(zhí)行。質(zhì)詢會是一個PDCA（計劃—執(zhí)行—檢查—處理）循環(huán)管理：P（plan）即被質(zhì)詢者下階段的工作計劃，D（do）即被質(zhì)詢者按計劃實施階段，C（check）即主管領導對被質(zhì)詢者的質(zhì)詢，A（action）即對存在問題的調(diào)整。質(zhì)詢會通過PDCA閉環(huán)管理，可以有效提高團隊執(zhí)行力。工作計劃和規(guī)章制度都屬于事前系統(tǒng)。在事前系統(tǒng)里面，人性都有“惰性”的一面。管理者必須在過程中的每一個關鍵點上，通過檢查來保證計劃執(zhí)行不偏離原計劃的重點，不偏離原計劃的目標，阻止人性中“惰性”的出現(xiàn)。

2.2 質(zhì)詢會是公司戰(zhàn)略計劃得以順利實施的重要保障。

被質(zhì)詢者的工作計劃都是以公司戰(zhàn)略為基礎，將年度工作計劃分解而來。高層管理者通過質(zhì)詢會，可以了解到公司整體計劃進展情況，例如：公司銷售額是否按既定目標實現(xiàn)、利潤額是否達到預期水平、研發(fā)項目進展是否順利、核心團隊是否保持穩(wěn)定等。管理者不能指望每一名員工都達到在沒有監(jiān)督下積極主動做好工作的境界。要想哪方面工作能夠順利完成，就要加強對哪方面工作的監(jiān)督管理，這也是任何一個企業(yè)制度化、科學化管理必不可少的一環(huán)。質(zhì)詢會上高層管理者關注的焦點都是與戰(zhàn)略計劃相關的數(shù)據(jù)，對計劃執(zhí)行人是一種監(jiān)督和鞭策，促使執(zhí)行人高效地完成計劃。此外，通過質(zhì)詢會高層管理者還可以發(fā)現(xiàn)戰(zhàn)略計劃執(zhí)行過程存在的問題，并及時予以解決。從而保證公司戰(zhàn)略計劃的順利實施。

2.3 質(zhì)詢會是高效的溝通平臺

企業(yè)中各個部門和各個職務是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的要求就越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實現(xiàn)。沒有適當?shù)臏贤?，管理者對下屬的了解就會不充分，下屬也會對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作和任務不能正確圓滿地完成，導致企業(yè)在效益方面產(chǎn)生損失。解決溝通問題，提高溝通效率是每個企業(yè)必須重視的問題。一些常用的溝通方式，例如：郵件溝通、電話溝通、及時通訊軟件溝通等，都存在溝通效率低、難以達成共識的弊病。而質(zhì)詢會作為一項定時召開、議程明確的專題會議，可以使與會者有充足的時間準備需要討論的議題，大大節(jié)省了思考時間。會議上，各個部門本著對事不對人的原則，總結問題教訓，分享成功經(jīng)驗，有助于公司管理層樹立起跨部門平等交流的意識，形成既有分工又有合作的良好工作氛圍。另外，有高層領導在場，也有利于當場達成共識，形成會議決議。

3 質(zhì)詢會執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題

3.1 工作計劃偏離戰(zhàn)略計劃

公司級質(zhì)詢會和系統(tǒng)級質(zhì)詢會屬于戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會，與會人員涵蓋了公司主要的中高層管理者，其工作計劃應緊緊圍繞公司戰(zhàn)略展開，承諾的工作結果要為全年或階段戰(zhàn)略重點服務，不可偏離，以保障公司戰(zhàn)略順利實施。但在實際執(zhí)行過程中，有些管理者制定的工作計劃并沒有以戰(zhàn)略計劃為基礎，而是側(cè)重于日常事務性工作，無法為戰(zhàn)略執(zhí)行服務，失去了戰(zhàn)略執(zhí)行質(zhì)詢會應有的意義。

3.2 結果定義不可考核

質(zhì)詢會作為一種監(jiān)督檢查機制，能夠顯著提高團隊執(zhí)行力。而要使這種監(jiān)督檢查機制充分發(fā)揮作用，就要求被質(zhì)詢者所做的工作計劃要有可考核、可量化的結果定義。例如：銷售額提高10%、客戶滿意率大于95%、核心員工流失率低于5%、產(chǎn)品合格率達到100%等。這種數(shù)據(jù)化的結果定義，再配上各種指標明確的計算方法，就可以使管理者能夠清晰地了解下屬的工作是否完成以及完成得怎么樣。而在實際執(zhí)行過程中，有些人所做工作計劃的結果定義往往不可考核，例如：提高團隊凝聚力、促進產(chǎn)品銷售、穩(wěn)定核心團隊等。這種結果定義缺乏考核標準，使得管理者無法知道下屬的是否完成以及完成情況如何。

3.3 相關制度不健全

組織召開會議最頭疼的就是協(xié)調(diào)與會者的時間，尤其是與會人員橫跨各個部門時，這一問題顯得更為突出。質(zhì)詢會作為一項需要多方協(xié)調(diào)、長期召開的特殊會議，如果沒有相關制度作為保障，光是協(xié)調(diào)開會時間就會耗費許多精力，甚至有最終無法協(xié)調(diào)時間而導致會議取消的情況發(fā)生，從而使質(zhì)詢會的作用大打折扣。久而久之，就會產(chǎn)生取消質(zhì)詢會的可能。任何一種機制的建立，都必須有相關制度作為保障，否則最終都將失敗。很多中小企業(yè)領導者都深知質(zhì)詢會的重要作用，但卻沒有為其建立相關制度。使得每次開會都要臨時協(xié)調(diào)時間，與會人員經(jīng)常缺席，會議常常偏離主題，大大影響了質(zhì)詢會的效果。

4 質(zhì)詢會改進建議

4.1 加強與會人員培訓

要想有效召開質(zhì)詢會，事先必須對與會人員進行系統(tǒng)培訓。質(zhì)詢會的與會人員一般分為三種角色：質(zhì)詢?nèi)?、被質(zhì)詢?nèi)恕h秘書。角色不同，培訓的重點也不同。對于質(zhì)詢?nèi)?，培訓的重點在于：①會前審閱被質(zhì)詢?nèi)说墓ぷ骺偨Y和工作計劃，記錄待質(zhì)詢的問題，并了解和收集相關數(shù)據(jù)，用以判斷被質(zhì)詢?nèi)说墓ぷ鹘Y果達成情況。②會中以戰(zhàn)略為基礎、以結果為導向展開質(zhì)詢，并審查被質(zhì)詢者下階段工作計劃的分解是否以以后戰(zhàn)略計劃為基礎、結果定義是否可考核。對于脫離戰(zhàn)略計劃或者結果定義無法考核的計劃，應責令整改。③會后關注重大事件，督促秘書跟蹤進展，對于未能達成的結果或承諾，要及時、正確地實施獎懲。對于被質(zhì)詢?nèi)耍嘤柕闹攸c在于：如何制定工作計劃，使工作計劃既不偏離戰(zhàn)略計劃，又使結果定義可量化、可考核。對于會議秘書，培訓的重點在于：怎樣跟蹤重點工作并向質(zhì)詢?nèi)藚R報。通過對與會人員的培訓，質(zhì)詢會便能流程化、標準化地高效運行，從而為公司戰(zhàn)略服務。

4.2 加強相關制度建設

關于召開質(zhì)詢會所涉及的重點問題，都要以制度的形式加以規(guī)定。例如會議時間、會議地點、與會人員、會議流程、獎懲措施等。對于會議組織者來說，有了制度規(guī)定可以省去每次開會前大量的溝通協(xié)調(diào)工作，提高工作效率。對于其他與會者來說，可以根據(jù)制度規(guī)定的會議時間安排自身工作，并對會議進行充分的準備，保證會議出勤率和會議質(zhì)量。

5 結 語

總之，質(zhì)詢會作為一種監(jiān)督檢查機制和溝通交流的平臺，在提升團隊執(zhí)行力和保障公司戰(zhàn)略實施方面效果顯著，如果再健全相關管理制度并輔以系統(tǒng)培訓，使質(zhì)詢會制度化、流程化、標準化地高效運行，質(zhì)詢會必將對中小企業(yè)發(fā)展起到極其重要的推動作用，成為中小企業(yè)管理的重要工具。

主要參考文獻

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