高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理建設(shè)初探

黃劍飛

摘 要： 隨著高校的快速發(fā)展，高校信息呈現(xiàn)出的規(guī)模大、來源廣、類型復(fù)雜的特點(diǎn)越來越明顯，信息化建設(shè)成為高校辦公室工作科學(xué)發(fā)展的必然趨勢。二級(jí)學(xué)院作為高校的重要組成部分之一，是高校發(fā)展的重要基石，學(xué)院的發(fā)展決定了學(xué)校的發(fā)展。本文對如何建設(shè)二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理平臺(tái)進(jìn)行探討，以提高學(xué)院信息工作水平，更好地發(fā)揮辦公室的職能，促進(jìn)學(xué)院教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 二級(jí)學(xué)院 辦公室 信息化管理

一、建設(shè)信息化管理的重要性

高校辦公室信息化建設(shè)主要是指利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，改造、完善辦公業(yè)務(wù)程序，突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)單位各結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，促進(jìn)辦公室工作科學(xué)、快捷、高效運(yùn)作[1]。因此，建設(shè)二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理對促進(jìn)學(xué)院發(fā)展極其重要。

（一）信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)管理的有效工具

1999年，國家為解決經(jīng)濟(jì)和就業(yè)問題，對普通高校本?？圃盒＿M(jìn)行擴(kuò)招，高校招生人數(shù)逐年增加，招生人數(shù)從1999年的159.68萬到2012年685萬，人數(shù)呈爆棚式增長，由此帶來的學(xué)生信息越來越多。同時(shí)，因高校教學(xué)、科研、學(xué)生活動(dòng)、對外交流等產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，以往的辦公模式已不能完全滿足當(dāng)前高校管理和服務(wù)的要求，必須應(yīng)用信息化技術(shù)手段，才能實(shí)現(xiàn)信息的有效管理。

（二）信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，已經(jīng)透入人類生活的各個(gè)角落，大到國家衛(wèi)星的研發(fā)，小到路邊攤的微信付款。面對規(guī)模大、來源廣、類型復(fù)雜的高校信息，只有順應(yīng)信息化發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變高校辦公模式，加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)高等教育現(xiàn)代化目標(biāo)。

（三）信息化建設(shè)是強(qiáng)化職能的重要手段

信息化建設(shè)對強(qiáng)化高校辦公室管理和服務(wù)職能具有重要的促進(jìn)作用，不僅能提高工作效率、節(jié)約成本，更重要的是只有通過信息化建設(shè)推動(dòng)信息的科學(xué)化管理，才能實(shí)現(xiàn)辦公室整體工作水平的提高。

二、影響信息化管理建設(shè)的因素及對策

高校作為專門教學(xué)和科研場所，擁有強(qiáng)大的學(xué)術(shù)和科研實(shí)力，發(fā)展高校及二級(jí)學(xué)院辦公室信息化建設(shè)至關(guān)重要。然而，一些二級(jí)學(xué)院管理人員對建設(shè)辦公信息化意識(shí)不到位和行政辦公人員專業(yè)素質(zhì)不高導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

（一）意識(shí)不到位

在新形勢下，高校教育事業(yè)的發(fā)展要求高校領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、行政人員進(jìn)一步增強(qiáng)信息化意識(shí)，利用日益強(qiáng)大的信息化系統(tǒng)推進(jìn)學(xué)校工作高效進(jìn)行。事實(shí)上，各高校已逐漸意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，正在逐步完善本校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，高校二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)未意識(shí)到信息化建設(shè)在學(xué)院科學(xué)管理、民主決策等方面的作用，只滿足于以往的辦公模式。某些學(xué)院雖然有自己的網(wǎng)站，但只是發(fā)布一些表面的基本信息，還有一些信息要依托學(xué)校網(wǎng)站甚至無處尋找，導(dǎo)致行政人員工作繁重、工作壓力大、效率低，同時(shí)也難以及時(shí)、準(zhǔn)確地提供有效數(shù)據(jù)供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做決策。因此，二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)、加大信息化建設(shè)投入力度、跟進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)度、實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)效果。

（二）素質(zhì)待提高

高校辦公室行政人員因年齡斷層及受以往辦公模式束縛的影響，辦公模式很難從傳統(tǒng)模式完全轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，僅介于傳統(tǒng)模式和信息化模式之間。受縛于傳統(tǒng)辦公模式，辦公行政人員工作主動(dòng)性不足，只是單純完成辦公室的基本工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對規(guī)模大、來源廣、類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)，對信息的收集、整理、篩選、歸檔等工作顯得尤為重要，即使應(yīng)高校要求將紙質(zhì)化信息全部錄入數(shù)據(jù)庫，也無法滿足各方面的數(shù)據(jù)要求，且工作量太大。同時(shí)，行政辦公人員計(jì)算機(jī)操作水平較低，不能很好地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高學(xué)院工作效能。因此，要提高二級(jí)學(xué)院辦公室人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)信息敏感性和主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)信息收集、篩選、加工、傳送、反饋、歸檔能力；加強(qiáng)對行政人員的信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平和各種辦公軟件的應(yīng)用技能。

三、建立信息綜合管理平臺(tái)的思路

建立學(xué)院信息綜合管理平臺(tái)是建設(shè)高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理的具體落實(shí)。針對學(xué)院辦公室的職能將信息綜合管理平臺(tái)劃分成四個(gè)板塊：行政辦公板塊、人事管理板塊、學(xué)生管理板塊和生活服務(wù)板塊。安排辦公室特定教師作為管理平臺(tái)的管理員，對平臺(tái)進(jìn)行管理和授權(quán)。

（一）行政辦公板塊

行政辦公板塊顧名思義是與“行政”、“辦公”有關(guān)，主要包括：上傳學(xué)校各部門及二級(jí)學(xué)院的辦事程序、文件、制度等，方便老師們下載；建立和管理學(xué)院科研成果、教學(xué)成果、學(xué)生獲獎(jiǎng)等檔案，方便領(lǐng)導(dǎo)做決策；發(fā)布各類通知（如項(xiàng)目申報(bào)、會(huì)議通知等），同時(shí)綁定教職工的手機(jī)短信、郵箱、QQ，除平臺(tái)外還可以選擇與手機(jī)短信、郵箱、QQ任意搭配發(fā)布；建立學(xué)院微信公眾號(hào)，向廣大師生推送學(xué)院信息。

通過行政辦公板塊，學(xué)院老師更方便快捷地下載到需要的材料，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更清晰明地做出決策，行政辦公人員更快速有效地處理事務(wù)，保障二級(jí)學(xué)院行政管理工作的高效、安全運(yùn)行。

（二）人事管理板塊

人事管理板塊主要是二級(jí)學(xué)院全體教職工的各類情況電子信息，主要包括：照片、姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)碼、工號(hào)、政治面貌、研究方向、聯(lián)系電話、住址、郵箱、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、海外經(jīng)歷、來校工作年月、退休年月、職稱評(píng)聘經(jīng)歷等；科研情況（項(xiàng)目、論文、專利、獲獎(jiǎng)、榮譽(yù)等）；教學(xué)情況（每年的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)工作量、指導(dǎo)學(xué)生數(shù)等）。

二級(jí)學(xué)院信息管理平臺(tái)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)相互兼容，教職工登錄學(xué)院信息平臺(tái)的用戶名密碼與登錄學(xué)校校園網(wǎng)的一致。教職工電子信息由教職工本人自行錄入、更新。除教職工本人外，只有平臺(tái)管理員可以查看各教職工信息，其他部門需要查閱和調(diào)用相關(guān)信息必須由管理人員提供或授權(quán)。學(xué)校或二級(jí)學(xué)院在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算獎(jiǎng)勵(lì)或查閱信息時(shí)可通過系統(tǒng)收集，避免教職工重復(fù)上報(bào)工作，減輕教職工及行政人員的工作量，同時(shí)也督促教職工及時(shí)更新信息，確保信息的完整性和時(shí)效性。

（三）學(xué)生管理板塊

高校服務(wù)的主要人群是學(xué)生，人數(shù)最多的也是學(xué)生，服務(wù)好學(xué)生、管理好學(xué)生、教育好學(xué)生是高校的基本任務(wù)。二級(jí)學(xué)院信息管理平臺(tái)中的學(xué)生管理板塊內(nèi)容主要包括：學(xué)生基本信息（姓名、性別、年級(jí)專業(yè)、成績、籍貫、家庭地址、家庭聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）；各年級(jí)專業(yè)學(xué)生人數(shù)、補(bǔ)考重修情況、就業(yè)情況、獎(jiǎng)懲情況等；通知發(fā)布（如考試通知、節(jié)假日通知、安全教育通知等），同行政辦公發(fā)布通知一樣，綁定學(xué)生的手機(jī)短信、郵箱、QQ，任意搭配發(fā)布；就業(yè)信息發(fā)布（如招聘信息、就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)等）；社團(tuán)活動(dòng)（社團(tuán)介紹、社團(tuán)成員、社團(tuán)活動(dòng)等）。

通過二級(jí)學(xué)院信息管理平臺(tái)的學(xué)生管理板塊，讓學(xué)院教師、領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)、全面、深入的了解學(xué)生基本信息、學(xué)生學(xué)習(xí)表現(xiàn)狀況、學(xué)生畢業(yè)就業(yè)情況、學(xué)生業(yè)余活動(dòng)情況等，以便做出相應(yīng)的對策。

（四）生活服務(wù)板塊

提供全面便捷的生活服務(wù)，營造和諧融洽的工作氛圍，是教職工開展一切工作的后勤保障基礎(chǔ)。同時(shí)隨著高校人才引進(jìn)力度的加大，外來人才在新環(huán)境中往往會(huì)碰到諸多生活困境。因此，建立好生活服務(wù)板塊顯得尤為重要。

將板塊按照校園、交通、餐飲、旅游、醫(yī)療等進(jìn)行整理歸類，上傳至信息管理平臺(tái)，供教職工查詢。同時(shí)，在節(jié)假日或教職工生日之際，學(xué)院在管理平臺(tái)上以短信的形式為教職工送上各種溫馨的祝福，將信息化服務(wù)與人文關(guān)懷緊密結(jié)合，切實(shí)為教職工創(chuàng)造便利溫馨、和諧融洽的生活環(huán)境，使其以校為家，安心樂教[2]。

高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變觀念，大力發(fā)展學(xué)院辦公信息化建設(shè)，建立和完善學(xué)院的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院平臺(tái)信息與學(xué)校信息的資源共享，提高辦公室信息化水平，發(fā)揮綜合管理和信息服務(wù)的職能，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院教育事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙繼偉.大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化建設(shè)的思考[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2015，7（3）：73-75.

[2]陳位權(quán).高校二級(jí)學(xué)院辦公室教師信息化服務(wù)的拓展與創(chuàng)新[J].科技信息，2008（22）：210-211.