高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理芻議

袁芙蓉

摘要：高校作為人才成長(zhǎng)和培養(yǎng)的重要場(chǎng)地，高校的財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校財(cái)務(wù)狀況的重要史料，是高校檔案的重要組成部分。本文針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)前面臨的情況，提出建好、管好、用好財(cái)務(wù)檔案，提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作水平。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；信息化；管理

現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。高校檔案管理包括基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作屬于檔案實(shí)體管理；編制目錄、文獻(xiàn)匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開(kāi)發(fā)。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)之間的矛盾。近年來(lái)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理，成為當(dāng)前高校檔案管理中的一項(xiàng)重要課題。

一、高校財(cái)務(wù)檔案的定義及特點(diǎn)

高校財(cái)務(wù)檔案是指高校在行使教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)和文化傳承這四大功能過(guò)程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種財(cái)務(wù)支出和收入材料。與高校財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的法規(guī)是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了高校財(cái)務(wù)檔案的范疇：是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。財(cái)務(wù)檔案是重要史料和證據(jù)，每年形成的檔案應(yīng)當(dāng)由高校財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè)并編制財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)，在財(cái)務(wù)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)保管一年再移交檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

隨著國(guó)家財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的變化越來(lái)越頻繁，各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來(lái)越細(xì)。隨著高校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門(mén)通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。當(dāng)前，各個(gè)高校都在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平。財(cái)務(wù)檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校財(cái)務(wù)檔案管理也必須順應(yīng)時(shí)代要求和社會(huì)發(fā)展，走信息化建設(shè)之路。

三、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的可行性

高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，主要內(nèi)容是指相關(guān)部門(mén)在科學(xué)收集、開(kāi)發(fā)、管理、利用、儲(chǔ)存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)，大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。使檔案形成科技含量高、儲(chǔ)存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無(wú)紙化的特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)在高校檔案管理中，被用于自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)轉(zhuǎn)檔和對(duì)有保存價(jià)值的文件輔助立卷。這些廣泛應(yīng)用，使得高校檔案部門(mén)使用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案，有著得天獨(dú)厚的條件。

電子財(cái)務(wù)檔案本身具有巨大的優(yōu)越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)中，也方便打印輸出；便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。電子財(cái)務(wù)檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開(kāi)展數(shù)據(jù)交換的需要，節(jié)約了辦公成本，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，高校財(cái)務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲(chǔ)存，形成電子財(cái)務(wù)檔案，利用的效率越來(lái)越高。

四、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，任何高校都是從零開(kāi)始，從無(wú)到有的，這就導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考；建設(shè)目標(biāo)不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒(méi)有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制，還沒(méi)有清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性；部門(mén)之間缺乏協(xié)作：不少人都有這樣的認(rèn)識(shí)———高校財(cái)務(wù)部門(mén)是最忙的，檔案管理部門(mén)是最閑的，兩個(gè)部門(mén)往往也互相推諉，缺乏協(xié)調(diào)配合；財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高：從事人員中，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的人員較少。

五、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的注意事項(xiàng)

首先，要及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。高效能的高校財(cái)務(wù)檔案信息庫(kù)一建立，必須立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，為了保障其質(zhì)量和完整性，必須注意數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)安全。

其次，大力提升檔案工作者的素質(zhì)。隨著信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化的存儲(chǔ)技術(shù)儲(chǔ)存已經(jīng)變成現(xiàn)實(shí)。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長(zhǎng)，檔案利用的驟增———一方面要對(duì)文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類，另一方面根據(jù)利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項(xiàng)非常重要的工作。這就需要加強(qiáng)培訓(xùn)，使從業(yè)人員掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的高校財(cái)務(wù)檔案的精準(zhǔn)把握。

參考文獻(xiàn)

[1]侯賢祥.高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].財(cái)會(huì)研究，2011（10）.

[2]郭生華.高校檔案的信息化建設(shè)與服務(wù)管理功能的關(guān)系初探[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2010（05）.

[3]王顥.強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)的策略分析[J].南京審計(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（04）.

（作者單位：川北醫(yī)學(xué)院）