企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用研究

聶菲

摘要：目前看來，我們國家的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于不斷發(fā)展的趨勢下，這就使得信息工程技術(shù)在每個行業(yè)中都能充分的利用。因為信息工程技術(shù)會給我們的生活和工作帶來便捷的同時也會提高社會生產(chǎn)的效率。所以，一個公司在日常管理的工作中，首先要注重的就是對檔案的管理。因為檔案管理對一個企業(yè)來說，在某種程度上決定了企業(yè)管理的質(zhì)量。所以，企業(yè)檔案管理是每個公司負(fù)責(zé)人應(yīng)該關(guān)注到的問題之一。這篇文章主要是闡述了一些企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時存在的一些問題，并且對于這些問題也提出了一些解決方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；計算機

引言

在信息共享的時代，檔案的出現(xiàn)方便了我們各行各業(yè)的日常管理。同時也對社會的文明和歷史的發(fā)展起到了帶動作用。在物質(zhì)極其豐富的今天，我們越來越不能忽視對檔案的管理。對企業(yè)檔案的管理的要求呈現(xiàn)出一種持續(xù)上升的狀態(tài)。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足我們所處于的信息化時代。因此，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)最新的信息檔案管理系統(tǒng)，從而達(dá)到對企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)增強競爭力，給公司提供了一系列保障。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的意義

企業(yè)檔案管理在信息化時代的今天是不能忽視的一部分。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)對于一個企業(yè)的發(fā)展是有著極為重要的意義。

（一）對工作效率的提高

一個成熟完善不斷發(fā)展的企業(yè)在日常工作中會有很多檔案需要處理。比如一些文件、文書、企業(yè)工作人員檔案、還有公司的財務(wù)檔案等。這都是需要進(jìn)行管理和分類處理的。如果利用比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件，那么對于工作人員來說將會是一個相當(dāng)復(fù)雜的工作。而且也會浪費很多不必要的時間，需要雇傭更多的人力。如果企業(yè)利用信息化的檔案管理，那么將在很大程度上減少了工作人員的壓力。那么如果需要查找相應(yīng)的資料，也就可以在很短的時間內(nèi)，通過登錄公司相應(yīng)賬戶來進(jìn)行查詢。這在很大程度上提高了工作效率。

（二）便于相關(guān)檔案文件的保存

如果一個企業(yè)一直采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案的保存。 那么在企業(yè)長時間的發(fā)展過程中，這些紙質(zhì)的檔案將會由于很多原因而容易變得發(fā)霉甚至是變黃，從而導(dǎo)致文件字跡不再清晰，給工作人員的工作帶來很大的麻煩，也會給企業(yè)帶來很大的損失。而檔案的信息化管理就是從根本上幫助企業(yè)解決了檔案文件的保存問題。所有關(guān)于企業(yè)的信息將被整合并在電腦里錄用，可以存放在存儲系統(tǒng)或者云盤中，這樣就可以將檔案完好無損的保存起來，同時也方便工作人員在需要的時候能夠進(jìn)行快速的查閱。

二、企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的一些問題

（一）文書類檔案沒有集中管理

在很多企業(yè)單位中，一些文書類的檔案存在著不能夠集中管理的問題。企業(yè)中的檔案很多時候都是各部門保存各部門的。所以各部門之間的聯(lián)系也不是很密切。企業(yè)檔案管理方面還存在的一個問題就是，各部門之間沒有建立完善統(tǒng)一的共享體系，如果需要查閱相關(guān)檔案將會是很麻煩的一件事情。 而且各部門之間職能和工作對象也是不一樣的，相互之間的交流和互動可以說是少之又少了。這些都會導(dǎo)致工作效率降低，讓人們工作起來很麻煩。

（二）檔案管理人員的綜合能力有待提高

企業(yè)單位的檔案管理工作是很復(fù)雜的也是很專業(yè)的。這就要求從事檔案管理的工作人員要具有很高的專業(yè)素質(zhì)。同時還要能夠熟練掌握檔案管理技術(shù)。這也就要求檔案管理工作人員具有很高的組織能力，很好的協(xié)調(diào)能力，同時也要具備很高的綜合素質(zhì)。由于工作人員的時間有限，而且還要做一些其他的工作，他們并沒有足夠的時間和精力用來管理檔案的相關(guān)工作。所以，這就難免會導(dǎo)致一些不好的現(xiàn)象。比如有人會因為時間不夠充足，手邊還有其他的事情而比較粗心的整理檔案。 長時間下來，這會給公司帶來很不好的影響，會讓更多的員工越來越怠慢自己的工作。所以，對檔案的信息化管理是必須要在每個企業(yè)實行的。這是對企業(yè)發(fā)展有益的一件事情。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有效實施辦法

（一）提升計算機系統(tǒng)的安全指數(shù)

公司檔案管理中信息化的過程中最重要的環(huán)節(jié)就是要能夠確保計算機系統(tǒng)的安全問題，因為要保證公司的各類檔案信息不被破壞，各類信息不被泄漏，從而最高程度上提高企業(yè)的檔案管理效率。第一點需要做到的就是要保證互聯(lián)網(wǎng)安全。當(dāng)計算機連上網(wǎng)絡(luò)之后，不夠安全的計算機就會被木馬病毒和一些黑客進(jìn)行攻擊，從而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，更嚴(yán)重將會導(dǎo)致企業(yè)的各類信息被泄露出去。所以計算機中必須安裝防火墻和殺毒軟件來保護(hù)計算機系統(tǒng)能夠安全運行。第二點是要加強對計算機的保密工作。如果計算機出現(xiàn)故障，那么不應(yīng)該找一些外部人員來公司維修，而是要請內(nèi)部的專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。這從一定程度上降低了公司機密和信息泄露的風(fēng)險。

（二）研發(fā)出專屬企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)在很多大公司的檔案管理系統(tǒng)都是市面上大家所認(rèn)為比較權(quán)威的同一種系統(tǒng)。但是每個企業(yè)的管理模式和經(jīng)營模式是不一樣的，同一種管理系統(tǒng)肯定不適合全部的企業(yè)。所以，企業(yè)為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率，不應(yīng)該采取大家都認(rèn)同的系統(tǒng)。要選擇對企業(yè)來說最合適的，甚至可以說是為了公司量身定做的管理系統(tǒng)。 這樣就從源頭上為檔案的管理提供了最大的便利，給企業(yè)的發(fā)展提供了更加有利的保障。

結(jié)語：

所以，可以看出，公司檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化對于一個企業(yè)來說，是一項具有高難度的任務(wù)，因為這關(guān)乎著企業(yè)檔案管理今后該如何發(fā)展。針對企業(yè)目前在檔案管理上所存在的問題，首先要提升計算機的安全系數(shù)，第二點是開發(fā)出企業(yè)特有的檔案管理系統(tǒng)和軟件，最重要的一點是打造專業(yè)化的檔案信息管理團(tuán)隊。只有建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，才能從根本上杜絕企業(yè)檔案管理中存在的問題，從而幫助工作人員提高工作效率，進(jìn)而讓企業(yè)不斷發(fā)展。

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