事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

周廣銀

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，事業(yè)單位越來越重視檔案信息化建設(shè)。這對社會以及事業(yè)單位的發(fā)展在一定的程度上產(chǎn)生著積極的影響?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在加強檔案信息化建設(shè)的過程中存在著許多的問題與不足，針對這些問題與不足應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施。文章闡述了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性，分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題及其解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化建設(shè)；問題；解決辦法

引言

隨著以大數(shù)據(jù)、云處理等信息化技術(shù)為代表的智能化社會的到來，各行業(yè)為了更好地提升工作效率，紛紛進(jìn)入到加強行政管理組織建設(shè)體系改革的行列中來。事業(yè)單位在政府推行“精兵簡政”的政務(wù)改革的號召下，積極推動組織內(nèi)部管理體系的優(yōu)化革新。檔案管理作為事業(yè)單位行政管理最重要的組成部分，加強其信息化建設(shè)成為必要的改革措施。筆者對近年來煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心的檔案管理改革的相關(guān)情況進(jìn)行了詳細(xì)分析，探究檔案管理信息化建設(shè)的步驟、流程、所取得的成績以及存在的問題和發(fā)展困境。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

首先，促進(jìn)檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因為紙質(zhì)檔案多存儲于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現(xiàn)檔案管理期限的有效延長。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲的方式，即利用紙質(zhì)來存儲檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環(huán)節(jié)的難度。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺和電子平臺進(jìn)行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息開發(fā)不合理

由于管理人員的管理觀念還沒有實現(xiàn)完全的轉(zhuǎn)變，一些單位雖然實現(xiàn)了技術(shù)層面的信息化建設(shè)，但是在信息技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)檔案信息資源方面，還比較薄弱。一方面。檔案管理工作中相關(guān)信息重復(fù)加工的問題表現(xiàn)嚴(yán)重，數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提高。另一方面，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，更大的意義是信息技術(shù)對數(shù)據(jù)信息的強大處理能力，使信息能夠發(fā)揮其最大價值。但是，在現(xiàn)階段，這方面的發(fā)展比較欠缺。

（二）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性

現(xiàn)階段，在對事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行管理的過程中，一旦使用檔案管理信息化，就無法對檔案信息資料的安全性進(jìn)行相應(yīng)的保障，事業(yè)單位中的一些資料信息關(guān)系到國家機密，但是，進(jìn)行鑒別以及區(qū)分管理意識匱乏，雖然檔案信息化建設(shè)在很大的程度上為使用單位帶來了一定的便利性，但是，也存在著一定的安全隱患，例如泄露檔案等。這樣的檔案信息化平臺關(guān)于機密檔案資料的安全管理匱乏，在對檔案資料進(jìn)行審查以及共享方面的保密性管理匱乏，甚至有一些機密資料的使用是在外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中或者是普通的計算機中，這就容易造成黑客入侵，導(dǎo)致資料泄露與損壞。

（三）管理人員素質(zhì)不足

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，一些管理人員的觀念轉(zhuǎn)變困難，難以跟上信息技術(shù)的應(yīng)用水平。同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，對管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)具有更高的要求?，F(xiàn)階段，在信息管理技術(shù)方面的素質(zhì)，是事業(yè)單位檔案管理人員普遍欠缺的現(xiàn)代化素質(zhì)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化存在問題的解決措施

（一）加強檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合

檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要完善檔案管理設(shè)施，科學(xué)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，恰當(dāng)運用信息化的平臺及管理模式，嚴(yán)禁盲目采用現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，而要立足實際需求，有針對性建設(shè)信息化平臺，進(jìn)一步提高檔案管理的水平?？梢哉f，加強檔案管理和信息化技術(shù)的結(jié)合，能夠避免檔案管理停留于傳統(tǒng)的思維模式上，防止與信息化建設(shè)出現(xiàn)斷層，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

（二）健全監(jiān)督體系，強化安全管理

在信息化的時代背景下，信息資源對企業(yè)、單位、組織發(fā)展的作用已經(jīng)越來越重要。對此，要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須從實際出發(fā)，強化信息技術(shù)的安全管理。一方面，應(yīng)該健全監(jiān)督體系，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對檔案管理工作的全方位實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)因主觀或客觀原因?qū)е碌男畔踩珕栴}，以此提高單位的檔案安全管理能力。另一方面，應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)信息安全管理體系，建立信息安全防火墻，提高檔案信息的安全性。例如：可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)虛擬機技術(shù)，建設(shè)信息安全防火墻，在最大程度上避免黑客以及病毒的惡意入侵。

（三）事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案信息化管理的保密性

事業(yè)單位不斷地推進(jìn)檔案信息化平臺建設(shè)工作，是為了通過對檔案信息化的建設(shè)為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以在檔案信息實際管理工作中，事業(yè)單位需要不斷加強自身檔案管理平臺信息化的建設(shè)，增強其保密的性能，事業(yè)單位檔案管理的保密性是至關(guān)重要的，因此，事業(yè)單位檔案信息化管理平臺應(yīng)該重視檔案信息的保密性，一方面，要增強檔案信息化管理平臺的保密性能建設(shè)，只能夠在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進(jìn)行登錄，并且在檔案信息查詢方面設(shè)置檔案信息管理負(fù)責(zé)人員的指紋，只有檔案信息管理人員才能夠進(jìn)行檔案的查詢。另一方面，也要加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)，加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，從而使其在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時，提升自身的道德素養(yǎng)，最終從這兩個方面有效地增強檔案信息管理工作的保密性。只有這樣，才能有效地加強檔案信息管理的工作，才可以在根本上防止檔案信息的泄露。

結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大的變化。為了實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，必須要樹立現(xiàn)代化的管理理念，以現(xiàn)代化的管理措施，使事業(yè)單位社會公益事業(yè)性質(zhì)得以更好發(fā)揮。

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