新形勢下圖書館采編業(yè)務(wù)外包的思考

王淑軍

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，傳統(tǒng)圖書館業(yè)務(wù)流程重構(gòu)已不可避免。采編作為圖書館的一項基礎(chǔ)性工作，為提高工作效率，提高資源利用效率，更加專注于讀者服務(wù)等工作，目前許多圖書館都采取了采編業(yè)務(wù)外包的形式。但如何在提高效率的同時，更好地提高和控制采編的質(zhì)量，為讀者提供更好的服務(wù)，是亟待要解決的問題。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)外包 采編 質(zhì)量

中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

一、采編業(yè)務(wù)外包的動因

圖書館采編業(yè)務(wù)外包是指圖書館和圖書承包商之間，借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，異地（或到本館）幫助圖書館完成其圖書分類、圖書編目、圖書加工等任務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動，是其社會化過程中合理利用外部資源的一種有效方式，它既是當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢，也是圖書館自身發(fā)展的客觀需要，不僅能最大限度地節(jié)省圖書館的人力、物力、財力資源，而且能從根本上解決圖書館新書利用滯后等問題。它使得圖書館節(jié)省了人資資源，減少了資金和成本的投入，加強學(xué)科服務(wù)工作，提升圖書館的整體實力和知名度。當(dāng)前高校圖書館和社會圖書館都面臨著圖書館館員的人力資源稀缺，面對圖書館的大量兀雜的工作任務(wù)，在工作人員無法按時完成工作任務(wù)的背景下，希望通過借助外包服務(wù)商專業(yè)化的資源來完成圖書館一些非核心、輔助性的業(yè)務(wù)，用來彌補館內(nèi)的人力資源不足，節(jié)約運營成本，提高服務(wù)質(zhì)量，使圖書館專注于其核心業(yè)務(wù)服務(wù)，將傳統(tǒng)圖書采編的輔助性工作外包，成了不二選擇。

目前，國內(nèi)圖書館業(yè)務(wù)外包主要有以下幾種形式：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫外包、報刊裝訂外包、流通上架外包、計算機硬件維護外包、現(xiàn)代技術(shù)外包、物業(yè)管理外包等等，其中采編業(yè)務(wù)外包是目前圖書館應(yīng)用最廣泛、成效較顯著的一種。當(dāng)前，采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容相對集中在圖書館的非核心業(yè)務(wù)上，大多數(shù)圖書館的外包內(nèi)容就是書刊加工，如蓋館藏章，貼條碼，貼書簽，嵌入詞條等一些簡單重復(fù)的工作。

二、采編業(yè)務(wù)外包存在問題

采編業(yè)務(wù)外包已成為圖書館提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率的有效途徑，是圖書館改革發(fā)展的一種必然趨勢，但采編業(yè)務(wù)外包過程中還存在諸多問題，需要更加合理的規(guī)劃，更加優(yōu)化的程序，更加精通業(yè)務(wù)的工作人員，來優(yōu)化和完善整個外包業(yè)務(wù)。

1.承包商服務(wù)質(zhì)量難以保證

書籍承包商根據(jù)外包協(xié)議為圖書館提供服務(wù)，本是為了提高效率，節(jié)省成本的行為，但在實施過程中，屢屢發(fā)生一些問題，導(dǎo)致整個外包業(yè)務(wù)質(zhì)量不高，其主要集中在圖書質(zhì)量、編目數(shù)據(jù)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等方面。

圖書質(zhì)量問題。在采編業(yè)務(wù)外包過程中， 圖書質(zhì)量的問題集中體現(xiàn)在以下兩個方面： 一方面是圖書自身質(zhì)量問題， 包括圖書裝訂質(zhì)量差、圖書殘損及書源較差等； 另一方面是圖書加工質(zhì)量問題，包括貼錯標(biāo)簽、漏蓋館藏章、非外借圖書未按要求加工、索書號書寫不清、索因書商原因?qū)е碌闹貢?、換書后仍按未換書前信息加工導(dǎo)致所有加工款目完全錯誤等。

編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。從目前的情況來看，絕大多數(shù)的圖書供應(yīng)商都提供MARC 數(shù)據(jù)，基本上得到了圖書館的認(rèn)可，但因書籍承包商問題，配送的編目數(shù)據(jù)來源參差不齊，有些是套錄國家圖書館和高校文獻保障系統(tǒng)（CALIS）等編目中心的數(shù)據(jù)，有些是書商自己組織編制的，因此，有些數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)入圖書館自動化系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不全和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。另外，外包商的編目人員專業(yè)知識缺乏，在編目時主要是套錄數(shù)據(jù)，對于叢書和多卷書不能準(zhǔn)確分類，或不能按照各自圖書館自身特點來進行數(shù)據(jù)采集和加工，如索引號、館藏信息的分配以及圖書編目信息的查重等。

服務(wù)質(zhì)量問題。盡管在書商承接外包業(yè)務(wù)時都會簽訂詳盡的服務(wù)條款，但由于一家書商往往承接很多客戶的業(yè)務(wù)，因此需要各圖書館在業(yè)務(wù)來往中與書商保持順暢的溝通， 才能最大限度地降低出錯率， 保證服務(wù)質(zhì)量。

2.外包業(yè)務(wù)過程管理難

外包業(yè)務(wù)從最初的合約簽訂，到過程監(jiān)管、到最后的驗收，都需要雙方良好的溝通和協(xié)調(diào)管理，在實際操作過程中普遍存在一些問題，諸如溝通不暢、各負(fù)責(zé)部分之間相互推諉扯皮、書商主要負(fù)責(zé)人頻繁更換，或更換負(fù)責(zé)人時交接不明導(dǎo)致外包服務(wù)質(zhì)量大幅波動、已明確溝通過的問題并未按要求實施等。在操作過程中，由于書商安排的編目人員不屬于圖書館人員，容易形成書商工作人員對圖書館的指示陽奉陰違等現(xiàn)象，導(dǎo)致編目質(zhì)量下降。

3.專業(yè)人員成長障礙

采編部一直都是圖書館技術(shù)含量相對較高的部門之一，采編人員對本館的特色、運作方式、管理機制等熟悉度相對較高，所以采編人員的專業(yè)能力對圖書館事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。由于業(yè)務(wù)外包后，很多本應(yīng)由館內(nèi)人員完成的工作，都由書商來完成了，這并不利于圖書館行業(yè)的未來發(fā)展；另外，也不利于圖書館內(nèi)部工作職員對自己操作能力的提升與進步。

4.容易形成依賴癥

傳統(tǒng)的圖書館業(yè)務(wù)都是由圖書館內(nèi)部工作人員完成，采取業(yè)務(wù)外包后，一方面自身技術(shù)能力會慢慢降低，同時還可能對圖書承包商形成依賴癥，從而導(dǎo)致導(dǎo)致書商的壟斷經(jīng)營問題。特別是在書商逐漸掌控著圖書館越來越多的核心業(yè)務(wù)后，圖書館會有被架空的可能，導(dǎo)致圖書館管理者無法真實了解掌握自身情況和發(fā)展現(xiàn)狀，對圖書館的未來發(fā)展存在一定風(fēng)險。

三、提高采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的思考

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達、大數(shù)據(jù)廣泛使用的時代，圖書館采編業(yè)務(wù)外包已成為趨勢，作為圖書館管理人員應(yīng)該更多的考慮如何提高外包效率，加強外包質(zhì)量控制，已達到節(jié)省成本，提高效率，更好為讀者服務(wù)的目的。

1.科學(xué)規(guī)劃業(yè)務(wù)外包內(nèi)容

采編工作本身具備很高的規(guī)范化、專業(yè)化，因此執(zhí)行采編業(yè)務(wù)外包，是現(xiàn)階段圖書館整體范圍內(nèi)實施最廣最具有效果的持殊模式。要充分調(diào)查了解自身圖書館人力資源配置、館藏量，未來的需求等，本著節(jié)約資源、提高效率的指導(dǎo)思想，制定符合自身特色的詳細(xì)外包項目規(guī)劃，明確哪些業(yè)務(wù)或哪些緩解對外承包。根據(jù)國內(nèi)外圖書館的實際操作經(jīng)驗，一般將重復(fù)性的勞動工作、技術(shù)含量低的工作進行外包如貼書簽等。

2.謹(jǐn)慎選擇采編外包書商

從圖書館開始對外包書商的考察、選擇、簽訂合同、進行合作到外包結(jié)束，整個外包過程形成了一條環(huán)環(huán)相扣的供應(yīng)鏈，承包商位于供應(yīng)鏈的上游，一旦出現(xiàn)問題就會給圖書館帶來很大的影響，進而影響到整個供應(yīng)關(guān)系。因此業(yè)務(wù)外包能否達到預(yù)期目標(biāo)，好的承包商是關(guān)鍵，必須科學(xué)謹(jǐn)慎選擇。所以，需要全面的考慮承包商的業(yè)務(wù)水平能力，財務(wù)狀況，人力資源情況，服務(wù)的質(zhì)量好壞，信譽的高低，以及能否熟練地掌握圖書館各方面所需要業(yè)務(wù)技能等。在承包商選擇過程中，要組建相關(guān)部門人員參加的評估小組，對承包商所提供的書籍的質(zhì)量好壞進行評判，技術(shù)的高低，服務(wù)好壞巧信譽高低的考察與綜合評估，根據(jù)綜合評估結(jié)果來確定自己最后的戰(zhàn)略合作者。

3.重視外包協(xié)議履行監(jiān)督

外包業(yè)務(wù)或項目的履行情況，對整個項目最終的效果有直接影響，因此在與承包商的簽訂外包協(xié)議時，不僅要制訂權(quán)責(zé)明晰的外包協(xié)議或合同，還要在外包協(xié)議中加入有關(guān)采編質(zhì)量具體條款，應(yīng)包括雙方的職責(zé)范圍、工作目標(biāo)、動作方式、評估指標(biāo)、完成期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。同時，最好對在外包業(yè)務(wù)實行項目化管理，圖書館自身應(yīng)派專門人員針對專門業(yè)務(wù)進行專門監(jiān)督，以確保外包協(xié)議履行到位。

4.加強與外包書商的溝通與協(xié)調(diào)

圖書館與外包書商本是互利互惠、相互配合的合作關(guān)系，必須加強雙方溝通了解，只有在信任的基礎(chǔ)上才能確保項目高效有序完成。各個圖書館由于其歷史性、學(xué)科性等原因都有存在有別于其他館的特點，因此，在合作期間，雙方應(yīng)針對圖書館方面的編目細(xì)則及編目中特殊要求進行交流。在交流過程中圖書館編目員承擔(dān)著對外包編目員進行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)，外包編目員根據(jù)指導(dǎo)制作符合圖書館要求的編目數(shù)據(jù)。在當(dāng)前自媒體時代，合作期間雙方可以借助率電話、微信、QQ、郵件等方式進行交流，遇有新情況、新問題雙方及時相互通告協(xié)商解決。外包編目員在制作數(shù)據(jù)過程中遇有疑問應(yīng)及時咨詢并獲得及時解答。圖書館編目員在進行數(shù)據(jù)質(zhì)量管理過程中發(fā)現(xiàn)問題時，能夠及時反饋給外包編目員，并告之正確做法，避免以后犯同類錯誤?？傊己玫臏贤?，是項目順利完成，保證質(zhì)量的前提。

5.加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

圖書館采編人員的業(yè)務(wù)能力直接影響整個圖書館的運行秩序，應(yīng)加強編目人員的技能培訓(xùn)。編目人員要熟練掌握業(yè)務(wù)知識，及時更新知識，掌握最新、最前沿的各項技術(shù)，以適應(yīng)時代發(fā)展。

總之，圖書館事業(yè)的發(fā)展是一項長期的系統(tǒng)性工程，采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的控制和提高，需要各參與方，從圖書館領(lǐng)導(dǎo)到具體的業(yè)務(wù)人員，從外包商到外包商具體工程人員的共同努力，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)， 真正提高采編質(zhì)量，才能更好地為教學(xué)科研服務(wù)， 為讀者服務(wù)。

參考文獻

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