衛(wèi)生外事工作檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策

劉久暢

[摘 要] 在衛(wèi)生事業(yè)對(duì)外交流與合作過(guò)程中，衛(wèi)生外事檔案管理工作的有效開展是非常重要的。衛(wèi)生外事工作檔案管理工作的有序開展有利于促進(jìn)各個(gè)國(guó)家衛(wèi)生事業(yè)的交流與發(fā)展。增進(jìn)各國(guó)人民之間的情誼。衛(wèi)生外事檔案主要記錄了國(guó)內(nèi)衛(wèi)生部門與國(guó)外相關(guān)部門、個(gè)人或者組織之間的交流與合作，是其學(xué)術(shù)交流與交往的有效憑證。圖表、文字、視頻錄像等檔案資料是外事工作檔案管理的主要內(nèi)容，其有效管理有利于促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。而就目前而言，我國(guó)衛(wèi)生外事檔案管理工作存在著一系列問(wèn)題?；诖?，本文主要探討衛(wèi)生外事工作檔案管理現(xiàn)狀與具體對(duì)策，為促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生外事工作有效開展提供合理參考意見。

[關(guān)鍵詞] 衛(wèi)生外事工作；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 071

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）05- 0174- 03

0 引 言

衛(wèi)生外事工作具有比較強(qiáng)的政治性與政策性，其在與世界各國(guó)的衛(wèi)生交流，增進(jìn)各個(gè)國(guó)家之間的友誼之中發(fā)揮著重要的作用。衛(wèi)生外事檔案主要是對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)與國(guó)外政府、各個(gè)組織以及個(gè)人之間往來(lái)的真實(shí)記錄，其中涉及很多有價(jià)值的圖表信息、文字信息與錄像信息，其是衛(wèi)生檔案工作必不可少的一部分。衛(wèi)生外事檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)對(duì)外交流與合作的真實(shí)記錄，其是衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展的有效見證。充分地對(duì)衛(wèi)生外事檔案資料進(jìn)行有效運(yùn)用與管理，其能極大程度地推動(dòng)衛(wèi)生行業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展?；诖耍瑢?duì)衛(wèi)生外事工作檔案管理的現(xiàn)狀與管理方式進(jìn)行探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 衛(wèi)生外事檔案管理工作的特點(diǎn)

衛(wèi)生外事檔案管理工作屬于我國(guó)衛(wèi)生部門進(jìn)行對(duì)外溝通與合作的重要工作內(nèi)容。在外事工作中會(huì)有很多文稿、視頻以及圖表產(chǎn)生，參考資料比較多。而在現(xiàn)代衛(wèi)生外事檔案管理中，其具有自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 多樣化的衛(wèi)生外事檔案內(nèi)容

近年來(lái)，我國(guó)衛(wèi)生對(duì)外合作的頻率增加，交流范圍擴(kuò)大，且具有多樣的形式，這必然促使外事檔案內(nèi)容更加多樣化。外事檔案內(nèi)容主要包括國(guó)際政府和組織人員來(lái)訪、國(guó)際合作相關(guān)的管理內(nèi)容、聘用外籍專家以及衛(wèi)生系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)的訪問(wèn)等內(nèi)容。由此可見，衛(wèi)生外事檔案內(nèi)容具有多樣化的特點(diǎn)[1]。

1.2 衛(wèi)生外事檔案載體呈現(xiàn)多元化

紙質(zhì)材料、照片、影像帶、電子音頻文件、光盤、禮品、紀(jì)念品以及榮譽(yù)證書等，其均屬于衛(wèi)生外事檔案載體。所以，衛(wèi)生外事檔案載體是非常多樣的。如何及時(shí)、完整有效地收集這些載體，促使衛(wèi)生外事活動(dòng)的歷史原貌被準(zhǔn)確地保留下來(lái)，這是我們亟需解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

1.3 衛(wèi)生外事檔案來(lái)源更加復(fù)雜

在此之前，各個(gè)單位可能對(duì)外交流以及合作的次數(shù)比較少，其保留的衛(wèi)生檔案自然也比較少，且檔案來(lái)源具有單一性。但如今對(duì)外交流增加，外事活動(dòng)也在不斷地增加。各個(gè)衛(wèi)生廳機(jī)關(guān)均屬于外事檔案的主要來(lái)源。但值得說(shuō)明的是：當(dāng)前部分衛(wèi)生廳尚未重視外事檔案收集工作的開展。

2 我國(guó)衛(wèi)生外事工作檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 外事檔案管理意識(shí)有待提升

我國(guó)僅僅有短暫的幾十年的衛(wèi)生界對(duì)外交流與合作的歷史。當(dāng)我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以后，對(duì)外交流與合作頻率增加，但是之前的外事活動(dòng)仍然比較少，尚未建立起更為完善的外事檔案資料管理相關(guān)體系。另外，衛(wèi)生外事檔案管理工作人員也缺少外事檔案管理意識(shí)，僅僅認(rèn)為衛(wèi)生外事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的檔案管理工作。

2.2 外事檔案資料收集不完整

外事檔案資料詳細(xì)記錄了對(duì)外交流與合作的各種活動(dòng)內(nèi)容，其信息資源比較珍貴，且信息記錄得比較完整精確。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，外事檔案管理人員沒有重視檔案管理工作的開展，其尚未意識(shí)到外事檔案管理工作的重要性。管理人員通常將外事活動(dòng)結(jié)果作為關(guān)注重點(diǎn)，卻忽視了外事檔案資料的收集與記錄，最終導(dǎo)致外事檔案資料收集缺乏完整性。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升

進(jìn)行衛(wèi)生外事檔案管理的工作人員多是外事部門人員，其缺乏專業(yè)性的衛(wèi)生外事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)，部門人員忙碌于日常工作，其忽視外事檔案管理的學(xué)習(xí)，這導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。大多數(shù)外事檔案收集工作、整理工作難以有效地銜接上，導(dǎo)致外事檔案整理歸檔工作存在著嚴(yán)重的滯后性。

2.4 外事檔案管理手段相對(duì)落后

衛(wèi)生外事檔案記錄了外事歷史，囊括了很多信息資源。之前的外事檔案管理僅僅是單純地收集、整理以及保管檔案等。當(dāng)檢查時(shí)，也只是應(yīng)付檢查式地開展工作，其檔案管理工作顯得非常被動(dòng)。另外，衛(wèi)生外事檔案資料整理工作仍用手工操作，其工作效率有待提升，更談不上自動(dòng)化以及信息化建設(shè)與發(fā)展，難以有效地滿足衛(wèi)生外事工作要求。

3 衛(wèi)生外事工作檔案管理工作的具體對(duì)策

3.1 促進(jìn)衛(wèi)生外事檔案管理意識(shí)提升

為提升相關(guān)人員衛(wèi)生外事檔案管理意識(shí)，部門可以定期地舉辦相關(guān)的衛(wèi)生檔案管理宣傳活動(dòng)。詳細(xì)地講解外事檔案管理的重要作用，促使各個(gè)從事外事活動(dòng)以及檔案管理的相關(guān)人員充分地意識(shí)到檔案管理的重要性。在此基礎(chǔ)上意識(shí)到自身崗位的責(zé)任與重要意義，促使衛(wèi)生外事工作順利開展。

3.2 完善衛(wèi)生外事檔案管理制度

不斷地完善外事檔案管理制度是促進(jìn)外事檔案管理工作順利開展的重要因素。在外事檔案資料收集、檔案建立、存檔以及資料的查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要對(duì)其建立完善的管理制度，促使外事檔案資料收集工作更加準(zhǔn)確，推動(dòng)檔案建設(shè)、存檔工作的順利開展，減少因?yàn)檫z失檔案資料所引起的不方便之處。在健全外事檔案管理制度過(guò)程中，首先，要充分地與實(shí)際相結(jié)合，建立完善外事檔案管理制度[2]。由于外事檔案來(lái)源是比較復(fù)雜的，其具有很多種類，所以要按照衛(wèi)生外事工作的特點(diǎn)，充分地結(jié)合檔案管理的規(guī)章制度，制定出外事檔案管理工作制度。其次，對(duì)外事檔案的保密制度進(jìn)行強(qiáng)化，其比其他檔案要求的保密級(jí)別更高。因此，在檔案管理過(guò)程中必須要強(qiáng)化外事檔案保密制度。對(duì)秘密級(jí)別的外事檔案要進(jìn)行專門性地單獨(dú)保管。明確開發(fā)與利用的范圍，對(duì)查閱審批工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，促進(jìn)保密工作有效進(jìn)行。

3.3 重視衛(wèi)生外事檔案收集工作開展

3.3.1 加強(qiáng)外事檔案收集

對(duì)于收集工作中的盲點(diǎn)問(wèn)題，衛(wèi)生外事檔案收集工作需要改變傳統(tǒng)的工作方式。要充分地結(jié)合各方力量，促進(jìn)檔案管理工作有效開展。通過(guò)集體與個(gè)別收集的結(jié)合、醫(yī)務(wù)人員與檔案管理人員的結(jié)合、普通要求以及針對(duì)性資料收集的結(jié)合推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。實(shí)際工作要通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行：①加強(qiáng)與外事活動(dòng)相關(guān)部門的溝通與交流，詳細(xì)了解外事活動(dòng)的各個(gè)程序以及基本活動(dòng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)做到檔案資料收集工作準(zhǔn)備充分。②衛(wèi)生外事活動(dòng)一旦完成，檔案管理人員要立即采取各種方式進(jìn)行資料收集與整理工作。除了一些例行的檔案資料移交以外，要采用多種方式收集具有價(jià)值性的外事檔案相關(guān)資料。針對(duì)一些私人掌握的外事檔案資料，可以通過(guò)交換、收購(gòu)或者復(fù)制的方式對(duì)資料進(jìn)行收集與歸檔。同時(shí)，在檔案收集工作中不能忽視對(duì)零散文件的收集與整理。

3.3.2 加強(qiáng)對(duì)聲像檔案資料的收集

聲像檔案也是衛(wèi)生外事檔案收集工作的重要內(nèi)容，其主要包括照片、錄像以及錄音的收集。外事聲像檔案具有異同性，在收集過(guò)程中要嚴(yán)格注意。首先，要建立起合理的聲像檔案管理制度，對(duì)歸檔的范圍進(jìn)行明確，并對(duì)責(zé)任進(jìn)行充分的落實(shí)[3]。按照六要素將聲像檔案制作成表格，錄像人及時(shí)地填寫表格，減少聲像檔案的殘缺性。完善報(bào)銷制度也是非常重要的，促使歸檔管理能夠前置，對(duì)沖洗后的照片進(jìn)行登記與歸檔。合格以后即刻報(bào)銷，減少遺漏現(xiàn)象的發(fā)生。其次，進(jìn)行外事活動(dòng)的數(shù)碼攝像設(shè)備以及相關(guān)的儲(chǔ)存設(shè)備，其需要滿足聲像檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。最后，要開展攝錄像人員的相關(guān)培訓(xùn)工作，不但要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行錄像知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)還要對(duì)其開展檔案管理方面的培訓(xùn)，促使錄像人員的歸檔意識(shí)提升。

3.3.3 保證檔案資料完整性的方式

保證檔案資料完整性的方式主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①加強(qiáng)衛(wèi)生外事檔案文件收集工作的開展。以開展的外事工作內(nèi)容為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案收集工作，對(duì)全部外事活動(dòng)單位進(jìn)行及時(shí)跟蹤，并和這些單位的兼職檔案人員進(jìn)行及時(shí)性的聯(lián)系，對(duì)檔案收集與歸檔工作進(jìn)行定期或者不定期的檢查。②保持文件材料之間的聯(lián)系性。在開展完一次大型外事活動(dòng)以后，部分背景材料可能并不齊全，檔案管理人員則可以借助網(wǎng)絡(luò)、圖書等工具完善檔案材料。③嚴(yán)格地按照檔案資料收集要求，對(duì)材料不齊全、質(zhì)量不符合規(guī)范的材料進(jìn)行彌補(bǔ)，促使文件資料更加完整。

3.4 充分發(fā)揮現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

外事檔案資料的收集以及管理工作均屬于對(duì)信息資源的處理，而現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展極大地便利了外事檔案資料管理工作的開展。特別是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，其加快了相關(guān)檔案資料從一個(gè)地方傳遞到另一個(gè)地方的速度。同時(shí)，計(jì)算機(jī)處理技術(shù)能夠在眾多資料中找到人們所需要的資料。由此可見，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于衛(wèi)生外事檔案管理工作中具有較大的優(yōu)勢(shì)。

3.5 提升外事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

外事檔案管理工作屬于一種特殊性的工作，一次外事活動(dòng)所涉及的部門比較多，且檔案資料相對(duì)分散。同時(shí)在衛(wèi)生外事工作范圍與數(shù)量不斷擴(kuò)大的過(guò)程中，外事檔案的內(nèi)容和種類也會(huì)不斷地增多[4]。這對(duì)檔案管理人員的要求也會(huì)同樣地提升，檔案管理人員要及時(shí)地了解活動(dòng)的基本程序以及相關(guān)內(nèi)容。當(dāng)活動(dòng)結(jié)束以后，其還需要及時(shí)地收集與整理外事檔案資料。所以，檔案管理人員需要不斷地轉(zhuǎn)變管理模式，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)管理與開放式管理，充分地聯(lián)系外事檔案管理工作與衛(wèi)生系統(tǒng)工作，在主動(dòng)服務(wù)中花費(fèi)更多的時(shí)間，按照要求編撰出更多高質(zhì)量的材料并提交給外事相關(guān)部門。基于此，開展檔案管理培訓(xùn)工作，促使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，改變其陳舊的工作方式，促使衛(wèi)生外事工作檔案管理工作順利開展。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)對(duì)外開放政策的進(jìn)一步深化，我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)對(duì)外交流與合作的頻率更多，而做好衛(wèi)生外事檔案管理相關(guān)工作顯得尤為重要。由于我國(guó)衛(wèi)生外事檔案管理工作開展的時(shí)間比較短，其在工作過(guò)程中仍存在著較大的問(wèn)題?；诖?，我國(guó)相關(guān)衛(wèi)生部門不斷地探索與改進(jìn)管理方式，為做好衛(wèi)生外事檔案管理工作提供更有效的方式，促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生管理工作發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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