屠美玲,楊阿三,許 軼,王祁寧,李琰君,賈繼寧,張建庭,蔡金法
(浙江工業(yè)大學(xué) 化學(xué)工程學(xué)院,浙江 杭州 310014)
隨著高校教學(xué)科研的蓬勃發(fā)展,化學(xué)試劑的用量和實(shí)驗(yàn)廢棄物的排放量也相應(yīng)地迅速增長(zhǎng)[1]。目前高?;瘜W(xué)品管理基本上以實(shí)驗(yàn)室和教研組為單位各自管理[2-6],化學(xué)品流入實(shí)驗(yàn)室后面臨缺乏專人管理的窘境,導(dǎo)致化學(xué)品儲(chǔ)存與使用存在管理盲點(diǎn),造成我國(guó)高校實(shí)驗(yàn)室安全事故時(shí)有發(fā)生。
近年來(lái),國(guó)內(nèi)高校已經(jīng)意識(shí)到化學(xué)品管理的重要性,并采取了一系列應(yīng)對(duì)措施[7-8],包括引入GLP實(shí)驗(yàn)室管理體系(GLP,good laboratory practice,良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范),對(duì)實(shí)驗(yàn)室的科研從計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)、監(jiān)督、記錄到實(shí)驗(yàn)報(bào)告等進(jìn)行規(guī)范,一定程度上緩解了化學(xué)品在實(shí)驗(yàn)室范圍內(nèi)存放管理混亂的現(xiàn)象。但目前化學(xué)品的管理仍各自為政,重復(fù)購(gòu)買(mǎi)、庫(kù)存積壓、隨意廢棄等現(xiàn)象仍然難以避免,亟須建立一種高校內(nèi)化學(xué)品有效管理體系。
有鑒于此,在充分借鑒GSP管理體系(即《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》,Good Supplying Practice)的基礎(chǔ)上結(jié)合化學(xué)品管理實(shí)際情況建立了一種高效安全的化學(xué)品共享管理體系。健全和完善現(xiàn)有化學(xué)品采購(gòu)制度,實(shí)施嚴(yán)格的領(lǐng)用預(yù)約審批管理,最終實(shí)現(xiàn)全?;瘜W(xué)品采購(gòu)、使用、儲(chǔ)存或報(bào)廢一體化閉環(huán)管理。該體系的建立對(duì)實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)化學(xué)品的可追溯性,緩解當(dāng)前高校化學(xué)品管理混亂的現(xiàn)狀、建設(shè)安全平安校園等具有重要的推動(dòng)作用和積極的現(xiàn)實(shí)意義。
近年來(lái),我國(guó)高校教學(xué)科研發(fā)展迅速,化學(xué)品給高校安全管理工作帶來(lái)了巨大的壓力。以我校為例,設(shè)有化學(xué)工程與工藝、應(yīng)用化學(xué)、材料科學(xué)與工程、海洋技術(shù)、能源化學(xué)工程、生物工程、生物技術(shù)、環(huán)境工程、環(huán)境科學(xué)、食品科學(xué)與工程、食品質(zhì)量與安全、制藥工程(含化學(xué)制藥和生物制藥2個(gè)方向)、藥物制劑、藥學(xué)、中藥學(xué)等15個(gè)本科專業(yè)與大多數(shù)高校化學(xué)實(shí)驗(yàn)室一樣,相關(guān)化學(xué)實(shí)驗(yàn)室所使用的藥品不僅數(shù)量大,而且種類繁多、規(guī)格各異。
造成目前高校內(nèi)化學(xué)品管理存在混亂現(xiàn)象的原因主要有以下幾個(gè)方面:
(1) 來(lái)源復(fù)雜,隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,普通化學(xué)品購(gòu)買(mǎi)渠道眾多,質(zhì)量參差不齊;
(2) 品種繁多,眾多課題組由于研究課題以及研究方向的差異對(duì)化學(xué)品需求也千差萬(wàn)別,因此化學(xué)品多由各課題組根據(jù)實(shí)際需要自行采購(gòu),多數(shù)課題組一年通常會(huì)采購(gòu)上百種化學(xué)品;
(3) 缺乏有效的報(bào)廢以及回收機(jī)制,多數(shù)課題組都存在著這么一個(gè)現(xiàn)象,許多化學(xué)品往往在一個(gè)研究課題結(jié)束后便將面臨束之高閣的窘境;
(4) 學(xué)生的安全意識(shí)單薄,操作不規(guī)范以及對(duì)所用化學(xué)品的物性、危險(xiǎn)性等認(rèn)識(shí)不足。
針對(duì)化學(xué)品管理存在的問(wèn)題,我們對(duì)有效管理進(jìn)行了探索,嘗試建立一種基于GSP管理體系的高校化學(xué)品共享管理模式,對(duì)高?;瘜W(xué)品的全過(guò)程、可追溯、共享管理進(jìn)行初步探索。
如前文指出,造成高?;瘜W(xué)品管理混亂的主要原因是化學(xué)品來(lái)源復(fù)雜、種類繁多,且高校化學(xué)品接觸者較多,高校內(nèi)流通過(guò)程中存在較多的管理盲區(qū),導(dǎo)致化學(xué)品進(jìn)入高校缺乏全過(guò)程的可追溯機(jī)制,從而加劇了校園安全管理壓力。針對(duì)這一情況,借鑒GSP管理體系對(duì)藥品儲(chǔ)存流通管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),從采購(gòu)—儲(chǔ)存—實(shí)驗(yàn)室使用等進(jìn)行閉環(huán)式全過(guò)程管理。除此之外,還需要加強(qiáng)對(duì)過(guò)期化學(xué)品及時(shí)報(bào)廢以及對(duì)未使用完的化學(xué)品進(jìn)行回收處理,因此借鑒GSP管理體系建立化學(xué)品共享使用管理模式。
所謂 GSP管理體系是指在藥品流通過(guò)程中,針對(duì)藥品采購(gòu)、收貨驗(yàn)收、儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)、出庫(kù)運(yùn)輸、銷(xiāo)售及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)制定的一整套管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程[9-10]。由于GSP管理體系中藥品本質(zhì)上屬于化學(xué)品(其特性以及儲(chǔ)存要求等與化學(xué)品類似,甚至更加嚴(yán)格)以及藥品在企業(yè)的流通與化學(xué)品在高校內(nèi)的流通軌跡幾乎完全相同,如圖1所示。因此將GSP管理體系應(yīng)用到高?;瘜W(xué)品管理平臺(tái)建設(shè)中,將大大改善目前高校化學(xué)品管理混亂的局面。
圖1 GSP藥品與高?;瘜W(xué)品各自管理體系的比較
高校化學(xué)品管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則:
(1) 以領(lǐng)導(dǎo)重視為前提。平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中首先需要明確管理部門(mén)的工作方針、目標(biāo),需要合理調(diào)配人、財(cái)、物等各方面資源,充分調(diào)動(dòng)藥品進(jìn)、存、出等各環(huán)節(jié)人員的積極性,同時(shí)還要處理可能出現(xiàn)的有關(guān)全局的問(wèn)題。所以管理層在GSP管理實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮著關(guān)鍵的領(lǐng)導(dǎo)、核心和協(xié)調(diào)作用。
(2) 以全員參與為實(shí)施保證。化學(xué)品進(jìn)入學(xué)校后則遵循的是多線流動(dòng),流動(dòng)過(guò)程要接觸倉(cāng)庫(kù)管理人員、運(yùn)送人員、最后教師或?qū)W生使用。由于使用人員眾多,因此管理壓力巨大。
(3) 以數(shù)字化管理技術(shù)為手段。鑒于高校化學(xué)品管理工作面臨的嚴(yán)峻形勢(shì),傳統(tǒng)的行政化或紙質(zhì)化管理方式顯然不能滿足管理需要,因此引入數(shù)字化管理技術(shù)很重要。
(4) 以明晰的管理權(quán)責(zé)為核心。權(quán)利與責(zé)任向來(lái)是管理體系中的核心要素,無(wú)論是GSP管理體系,還是高?;瘜W(xué)品管理體系必須理清各個(gè)單元所承擔(dān)的權(quán)利與責(zé)任,才能高效運(yùn)行[11-12]。
GSP管理體系是控制藥品流通環(huán)節(jié)的管理規(guī)范,這與化學(xué)品在高校的流通中所需控制環(huán)節(jié)與追溯目標(biāo)一致。因此可以采用GSP管理理念再結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)高?;瘜W(xué)品入(采購(gòu)+儲(chǔ)存)、用(實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)用)、出(化學(xué)品廢棄)的閉環(huán)式管理。
與GSP管理體系中藥品流通和監(jiān)控相比,高?;瘜W(xué)品在流通和監(jiān)控的物質(zhì)特性和環(huán)節(jié)上高度一致,但是各有其特征。
(1) 高?;瘜W(xué)品采購(gòu)存在量小、品種繁多的特點(diǎn),且要求供貨及時(shí),采購(gòu)難度大。
(2) 化學(xué)品在高校內(nèi)部流通進(jìn)入不同的實(shí)驗(yàn)室,使用者眾多,流通呈多線狀態(tài),管理壓力更大,因此對(duì)流通過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控要求更高。
(3) GSP管理體系更加關(guān)注是流通過(guò)程中藥品質(zhì)量的保證,而高?;瘜W(xué)品管理體系在關(guān)注化學(xué)品品質(zhì)的基礎(chǔ)上尤其注重化學(xué)品流通環(huán)節(jié)的安全和可追溯性,因此必須對(duì)化學(xué)品在高校范圍內(nèi)流通全過(guò)程監(jiān)控。實(shí)時(shí)監(jiān)控有助于及時(shí)了解化學(xué)品存放以及使用狀態(tài);發(fā)生突發(fā)事故時(shí)及時(shí)采取針對(duì)性的措施;可以實(shí)現(xiàn)化學(xué)品在全校范圍內(nèi)共享,避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)以及隨意廢棄造成的環(huán)境壓力。
本文借鑒GSP管理體系對(duì)藥品流通的有效管理模式,結(jié)合高?;瘜W(xué)品管理特點(diǎn),探索了一種針對(duì)高校化學(xué)品管理的新思路,具體要做好以下幾個(gè)方面的工作。
采購(gòu)是GSP管理體系的第一個(gè)核心環(huán)節(jié),也是化學(xué)品進(jìn)入高校的第一站。GSP管理體系對(duì)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)有著嚴(yán)格的管理規(guī)范,對(duì)供應(yīng)商、采購(gòu)合同、進(jìn)貨憑據(jù)、退貨、貨款以及采購(gòu)成本6種實(shí)體信息的管理與監(jiān)控。這些管理規(guī)范使得藥品從進(jìn)入企業(yè)開(kāi)始就處于密切的監(jiān)控中,從而從源頭上保證了后續(xù)高效管理的順利實(shí)施。如前文所指出,目前高?;瘜W(xué)品管理存在混亂現(xiàn)象的重要原因之一在于化學(xué)品來(lái)源混亂,因此在高校化學(xué)品管理中借鑒GSP管理體系對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的把控措施具有十分重要的意義。
當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校各科研基地和實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)所對(duì)化學(xué)品管理大都采取教師負(fù)責(zé)制,化學(xué)品都以課題組或者教師為單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)需要進(jìn)行采購(gòu)。該采購(gòu)模式具有以下優(yōu)點(diǎn):首先該模式靈活機(jī)動(dòng),課題組可以針對(duì)研究中所需獨(dú)特化學(xué)品制定采購(gòu)方案;其次采購(gòu)應(yīng)答迅速,確定采購(gòu)方案后可以以最快的速度將所需化學(xué)品送達(dá),保證研究的順利進(jìn)行。以課題組為單位的采購(gòu)模式符合我國(guó)高校初期的發(fā)展需求并對(duì)高??蒲蟹睒s起到了巨大的促進(jìn)作用[13]。隨著高??蒲械难杆侔l(fā)展以及國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目的持續(xù)投入,這種靈活采購(gòu)模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前科研發(fā)展的形勢(shì),增加了高校化學(xué)品管理和共享的難度。混亂采購(gòu)帶來(lái)了高?;瘜W(xué)品的積壓,造成了極大的安全隱患。因此急需建立一種全新的采購(gòu)模式,提高當(dāng)前高?;瘜W(xué)品管理水平。
我們嘗試將集中式采購(gòu)與零星采購(gòu)主輔線相結(jié)合,兼顧了采購(gòu)的統(tǒng)一性和靈活性。常用的、量大的一般化學(xué)品和危險(xiǎn)化學(xué)品,采用學(xué)校集中采購(gòu)形式,而特殊的化學(xué)品則采用集中申報(bào)、單獨(dú)采購(gòu)的形式?;瘜W(xué)品到位后需要將實(shí)物拍照后與發(fā)票一同入倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一入賬后按化學(xué)品領(lǐng)用程序領(lǐng)用化學(xué)品。這一模式不僅可以對(duì)化學(xué)品入校源頭進(jìn)行把控,而且也解決教師后續(xù)報(bào)銷(xiāo)繁瑣的問(wèn)題。同時(shí)該方法也能在很大程度上管控化學(xué)品采購(gòu)后的流通環(huán)節(jié)。
GSP管理體系的精髓在于藥品在企業(yè)內(nèi)部流通時(shí)每一個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的操作規(guī)范,保證了藥品流通、儲(chǔ)存的安全有序,這恰恰是目前高?;瘜W(xué)品管理中最為缺乏的地方。建全化學(xué)品采購(gòu)管理體系的基礎(chǔ)上對(duì)化學(xué)品在高校的儲(chǔ)存、領(lǐng)用進(jìn)行有效管理十分必要。但兩者也存在一定差別,藥品在GSP體系中最后將銷(xiāo)售出企業(yè),監(jiān)控終止。而高?;瘜W(xué)品則是流通入實(shí)驗(yàn)室,風(fēng)險(xiǎn)仍存在于高校內(nèi),這就要求我們必須針對(duì)高?;瘜W(xué)品的安全使用結(jié)合GSP進(jìn)行探索。
3.2.1 化學(xué)品儲(chǔ)存
按照GSP的管理要求建立高?;瘜W(xué)品數(shù)字化管理平臺(tái),首先要對(duì)現(xiàn)有化學(xué)品進(jìn)行普查,摸清現(xiàn)有化學(xué)品種類、數(shù)量、擁有人以及保存地點(diǎn),以此為基礎(chǔ)建立全校共享數(shù)據(jù)平臺(tái)。平臺(tái)上每一種化學(xué)品要求標(biāo)明數(shù)量、物性、所屬院系以及單價(jià)等詳細(xì)信息,以便使用人員查找。需要重點(diǎn)指出的是平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中要重點(diǎn)關(guān)注化學(xué)品安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)(material safety data sheet,MSDS)數(shù)據(jù)收集,確?;瘜W(xué)品使用人在使用前都能閱讀相關(guān)MSDS數(shù)據(jù),保證化學(xué)品的安全使用。其次化學(xué)品本著“先入庫(kù),快使用”的原則,避免儲(chǔ)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而造成浪費(fèi),促進(jìn)化學(xué)品的流動(dòng)性。
化學(xué)品的儲(chǔ)存是管理的核心問(wèn)題之一。庫(kù)存管理也是高校化學(xué)品管理的一個(gè)中樞,良好的庫(kù)存管理能提高教學(xué)科研的效率。同時(shí)儲(chǔ)存過(guò)程中也需要重點(diǎn)對(duì)入庫(kù)和出庫(kù)藥品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),每隔一個(gè)月對(duì)庫(kù)房中的藥品進(jìn)行質(zhì)量檢查,檢查出藥品過(guò)期和報(bào)損時(shí),需進(jìn)行預(yù)警,具體流程如圖2所示。
圖2 化學(xué)品在高校內(nèi)部存儲(chǔ)與質(zhì)量管理流程圖
在化學(xué)品儲(chǔ)存過(guò)程中,庫(kù)存管理人員需要做好入庫(kù)出庫(kù)登記以及實(shí)時(shí)更新化學(xué)品庫(kù)存數(shù)量和儲(chǔ)存位置,便于全校師生了解查詢。由于化學(xué)品的特殊性質(zhì),因此在化學(xué)品進(jìn)入或者離開(kāi)倉(cāng)庫(kù)時(shí)必須由專門(mén)的倉(cāng)庫(kù)管理人員操作,確?;瘜W(xué)品在倉(cāng)庫(kù)中的準(zhǔn)確存放安全。質(zhì)檢管理人員主要負(fù)責(zé)掌控化學(xué)品品質(zhì)以及對(duì)化學(xué)品過(guò)期報(bào)廢管理。當(dāng)化學(xué)品離開(kāi)倉(cāng)庫(kù)到達(dá)使用實(shí)驗(yàn)室后則由使用人員根據(jù)不同化學(xué)品的性質(zhì)安全使用。
3.2.2 化學(xué)品領(lǐng)用
科研中使用的化學(xué)品多為易燃、易爆或者有毒有害物品,如何安全使用是高?;瘜W(xué)品管理中的重中之重。我們提出了申領(lǐng)人、管理平臺(tái)以及課題負(fù)責(zé)人“三位一體”的申領(lǐng)程序如圖3所示。領(lǐng)用人在領(lǐng)用化學(xué)品前需通過(guò)管理平臺(tái)申請(qǐng),此時(shí)平臺(tái)會(huì)隨機(jī)跳出一個(gè)申領(lǐng)化學(xué)品的相關(guān)物性問(wèn)題,回答正確才能提交。申請(qǐng)?zhí)峤怀晒?平臺(tái)將自動(dòng)發(fā)送驗(yàn)證碼至所屬課題組負(fù)責(zé)人,由其通過(guò)申請(qǐng)驗(yàn)證。當(dāng)課題組負(fù)責(zé)人通過(guò)驗(yàn)證后,申請(qǐng)將返回學(xué)校管理平臺(tái),再發(fā)送領(lǐng)用驗(yàn)證碼至申請(qǐng)人,申請(qǐng)人最終憑領(lǐng)用驗(yàn)證碼和有效身份證件領(lǐng)用化學(xué)品。
圖3 “三位一體”化學(xué)品申領(lǐng)流程
采用預(yù)約審批制度有如下好處:
(1) 申請(qǐng)時(shí)需要隨機(jī)回答領(lǐng)用物品物性,這就要求領(lǐng)用人在領(lǐng)用前必須掌握所使用化學(xué)品物性,大大降低了使用過(guò)程中的危險(xiǎn);
(2) 申請(qǐng)過(guò)程中由課題組負(fù)責(zé)人審批,降低了化學(xué)品被用作他處的概率,有利于實(shí)驗(yàn)室安全管理;
(3) 領(lǐng)用過(guò)程中,領(lǐng)用人憑有效身份證件和領(lǐng)用驗(yàn)證碼領(lǐng)用化學(xué)品,保證了化學(xué)品使用和保存過(guò)程的唯一性,如果出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任,例如藥品隨意傾倒或者丟棄,管理部門(mén)可以依據(jù)平臺(tái),快速查詢藥品相關(guān)使用部門(mén)和實(shí)驗(yàn)室,縮小排查范圍并及時(shí)有效地阻止不安全行為的發(fā)生。
為了加強(qiáng)安全管理,對(duì)使用人的注冊(cè)和審批要嚴(yán)格把關(guān)。遵循學(xué)生提出申請(qǐng)、教師初審、學(xué)院復(fù)審和管理平臺(tái)終審的注冊(cè)流程,每一學(xué)年結(jié)束注銷(xiāo)已畢業(yè)學(xué)生的賬號(hào),確保賬號(hào)使用人為本校在讀學(xué)生或在職教工,確保藥品可追溯。
3.3.1 化學(xué)品領(lǐng)用—?dú)w還閉環(huán)管理
我們所建立的高?;瘜W(xué)品管理體系其核心為領(lǐng)用—?dú)w還的閉環(huán)管理。如前文所指出,多數(shù)化學(xué)品都具有一定的毒性或易燃性,對(duì)化學(xué)品的安全管理不但包括使用過(guò)程中的管理,更主要的是化學(xué)品儲(chǔ)存的安全管理。針對(duì)不同的化學(xué)品,具有不同的儲(chǔ)存條件。例如:酸性化學(xué)品與堿性化學(xué)品儲(chǔ)存在同一區(qū)域;易燃化學(xué)品的儲(chǔ)存需要儲(chǔ)存在陰涼通風(fēng)區(qū)域;有毒有害化學(xué)品需要單獨(dú)儲(chǔ)存等。高?;瘜W(xué)品從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用后進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室,安全風(fēng)險(xiǎn)仍存在于高校,需要嚴(yán)格實(shí)施化學(xué)品的領(lǐng)用—?dú)w還閉環(huán)管理,嚴(yán)格保證化學(xué)品的儲(chǔ)存環(huán)境,同時(shí)也便于學(xué)校對(duì)化學(xué)品的可追溯,避免私自廢棄化學(xué)品。
對(duì)化學(xué)品實(shí)施從領(lǐng)用—?dú)w還的全過(guò)程閉環(huán)式管理,掃除化學(xué)品流入實(shí)驗(yàn)室后處于管理盲區(qū)。當(dāng)領(lǐng)用人通過(guò)申領(lǐng)手續(xù),將化學(xué)品帶出儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)后,通過(guò)平臺(tái)記錄在案。領(lǐng)用人完成化學(xué)品使用后必須及時(shí)歸還至倉(cāng)庫(kù),同時(shí)完成領(lǐng)用注銷(xiāo),歸還后的化學(xué)品將得到妥善保存。當(dāng)領(lǐng)用人超出使用期限時(shí)首先由平臺(tái)發(fā)出短信提醒,如果領(lǐng)用人確實(shí)需要延長(zhǎng)使用期限需在收到提醒后及時(shí)辦理延長(zhǎng)使用申請(qǐng);如果領(lǐng)用人因別的原因沒(méi)有及時(shí)歸還,則需在收到提醒通知后及時(shí)歸還所領(lǐng)用化學(xué)品;對(duì)于沒(méi)有正當(dāng)理由且收到提醒后不及時(shí)回復(fù)的領(lǐng)用人,將追究其責(zé)任(此處通知短信第一次通知領(lǐng)用人,第二次通知審批人,違規(guī)操作3次的,將取消本月藥品領(lǐng)取資格)。
3.3.2 化學(xué)品共享
化學(xué)品的存儲(chǔ)、領(lǐng)用與GSP的管理體系中藥品均有對(duì)應(yīng)的管理規(guī)范,只需根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行改革即可。但是與GSP管理體系中藥品不同,高?;瘜W(xué)品管理平臺(tái)建立的另一個(gè)重要目的是實(shí)現(xiàn)化學(xué)品的共享,提高化學(xué)品使用效率、減少化學(xué)品廢棄、減輕環(huán)境壓力。因此我們針對(duì)化學(xué)品的共享做了詳細(xì)研究。目前高??蒲袑?shí)驗(yàn)室管理大都采取教授負(fù)責(zé)制,各實(shí)驗(yàn)室相對(duì)獨(dú)立。隨著科研的發(fā)展,實(shí)驗(yàn)室使用的化學(xué)品數(shù)量和種類越來(lái)越多,所需存放的空間也越來(lái)越大。不僅擠占了實(shí)驗(yàn)室空間,而且隨著數(shù)量的增多,安全隱患增大。各實(shí)驗(yàn)室相互交叉的項(xiàng)目較少,但是所需的化學(xué)品卻有交叉,如圖4所示。通?;瘜W(xué)品開(kāi)封后使用的量比較少,但由于信息阻塞會(huì)造成大量重復(fù)購(gòu)置。不僅造成資源的浪費(fèi),也給環(huán)境帶來(lái)了巨大壓力。所以在集中采購(gòu)、集中儲(chǔ)存的基礎(chǔ)上,建立校內(nèi)化學(xué)品共享調(diào)劑平臺(tái)十分必要。
圖4 當(dāng)前高?;瘜W(xué)品管理現(xiàn)狀
庫(kù)存管理人員將管理數(shù)據(jù)導(dǎo)入管理平臺(tái),校內(nèi)相關(guān)院系之間藥品信息共享以實(shí)現(xiàn)調(diào)劑。在保證化學(xué)品運(yùn)輸和安全的前提下,實(shí)現(xiàn)最大限度的共享模式。這樣做既節(jié)約了科研成本,一定程度上也避免了化學(xué)品的廢棄。通過(guò)共享平臺(tái),可以了解到使用相關(guān)藥品的實(shí)驗(yàn)人員和課題組,有利于研究人員進(jìn)一步溝通,相互了解課題和研究進(jìn)展,為科研提供良好的氛圍。化學(xué)品共享平臺(tái)如圖5所示。
圖5 基于GSP管理體系高校化學(xué)信息共享平臺(tái)
一種全新管理體系的引入必然會(huì)涉及方方面面的利益沖突,其建立過(guò)程也會(huì)存在種種困難,因此在體系引入之初要做好充分準(zhǔn)備,爭(zhēng)取將困難降至最低。我們所要建立的高?;瘜W(xué)品管理體系主要針對(duì)目前高?;瘜W(xué)品管理存在混亂現(xiàn)象進(jìn)行改革,其過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生諸多矛盾,歸納起來(lái)主要有兩點(diǎn):其一是化學(xué)品經(jīng)費(fèi)和成本問(wèn)題,不同課題組所采購(gòu)化學(xué)品的花費(fèi)最初由課題組承擔(dān),課題組之間相互使用化學(xué)品所產(chǎn)生費(fèi)用的結(jié)算將是一項(xiàng)巨大的工程;其二是由于現(xiàn)有化學(xué)品庫(kù)存過(guò)于龐大,因此針對(duì)現(xiàn)有化學(xué)品普查健全化學(xué)品信息共享平臺(tái)以及化學(xué)品MSDS數(shù)據(jù)庫(kù)將是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。
首先,經(jīng)費(fèi)問(wèn)題是課題組之間最重要的問(wèn)題。近些年,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和國(guó)家對(duì)科研投入的不斷加大,我國(guó)科研工作呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的局面。在此環(huán)境下,各個(gè)課題組的科研經(jīng)費(fèi)也相對(duì)充分。但是由于課題組與課題組之間的研究存在較大的差異性,因此不同課題組所能支配的科研經(jīng)費(fèi)也各不相同。在我們所建立的化學(xué)品管理體系中對(duì)全?;瘜W(xué)品進(jìn)行集中管理,首先要解決的就是經(jīng)費(fèi)結(jié)算的問(wèn)題。
目前多數(shù)高校都是采用“誰(shuí)使用、誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)付錢(qián)”的管理模式,由于沒(méi)有統(tǒng)一管理,幾乎每一個(gè)課題組都存有不再使用的化學(xué)品,有些化學(xué)品由于儲(chǔ)存不當(dāng)甚至面臨或者已經(jīng)變質(zhì),造成了極大的浪費(fèi)。在我們所建立的管理體系下,首先將對(duì)全?;瘜W(xué)品進(jìn)行普查,建立全?;瘜W(xué)品共享平臺(tái),這些閑置的化學(xué)品將重新投入使用。在這一體系下,使用人將按照化學(xué)品市場(chǎng)價(jià)再根據(jù)保存情況以及保存年限給予一定折扣付款。而平臺(tái)建立后所采購(gòu)的化學(xué)品則由學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定其折扣付款。
具體操作過(guò)程中,在倉(cāng)庫(kù)環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)現(xiàn)課題組結(jié)賬/轉(zhuǎn)賬,供應(yīng)商結(jié)賬、往來(lái)賬的記錄功能。在管理客戶信息和客戶賬戶信息時(shí),能夠根據(jù)客戶欠款情況進(jìn)行提醒。在課題組結(jié)賬后,能自動(dòng)計(jì)算客戶的欠款金額,其操作過(guò)程如圖6所示。由學(xué)校牽頭建立管理體系針對(duì)化學(xué)品集中管理在費(fèi)用結(jié)算方面有著巨大的優(yōu)勢(shì),由于目前高校財(cái)務(wù)制度非常嚴(yán)格,小額報(bào)銷(xiāo)往往會(huì)占用課題組較多的時(shí)間。而采用全校化學(xué)品管理體系后,科研經(jīng)費(fèi)可以在全校范圍內(nèi)通過(guò)內(nèi)部支出的方式流通,這不但提高了收費(fèi)的使用效率,同時(shí)也節(jié)約了財(cái)務(wù)成本。
圖6 高校化學(xué)品管理體系經(jīng)費(fèi)結(jié)算
如前文指出目前化學(xué)品管理仍存在著混亂現(xiàn)象,再加上近年來(lái)國(guó)家對(duì)科研的大力投入造成了目前化學(xué)品庫(kù)存嚴(yán)峻的形勢(shì)。若要在全校范圍內(nèi)甚至全國(guó)范圍內(nèi)推廣建立高?;瘜W(xué)品信息管理平臺(tái),對(duì)現(xiàn)有化學(xué)品進(jìn)行一次全面普查將是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)高度關(guān)注這一工作,同時(shí)學(xué)校相關(guān)師生員工均需要以極大的熱情投入到這項(xiàng)工程中。其次平臺(tái)落實(shí)是關(guān)鍵,在建立信息化管理平臺(tái)后需要將化學(xué)品管理工作落到實(shí)處,所有進(jìn)出高校的化學(xué)品均需該體系嚴(yán)格執(zhí)行。
我們旨在建立一種采購(gòu)—儲(chǔ)存—使用全過(guò)程、可追溯、可共享的高?;瘜W(xué)品共享管理平臺(tái)。該管理平臺(tái)充分借鑒GSP管理體系的先進(jìn)優(yōu)點(diǎn),依托化學(xué)品庫(kù)存管理和共享平臺(tái),健全和完善現(xiàn)有化學(xué)品采購(gòu)體系,實(shí)施嚴(yán)格的領(lǐng)有預(yù)約審批制度,實(shí)現(xiàn)化學(xué)品流入實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)用—?dú)w還閉環(huán)式管理,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)全校化學(xué)品的科學(xué)管理。在此基礎(chǔ)上,對(duì)高?;瘜W(xué)品共享進(jìn)行探索,還針對(duì)體系實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)核算問(wèn)題提出了單獨(dú)建議。該管理平臺(tái)的成功建立還可以實(shí)現(xiàn)易制毒或易燃易爆等特殊化學(xué)品使用過(guò)程的全程追溯,監(jiān)控劑量甚至可以達(dá)到毫克級(jí),這對(duì)推動(dòng)平安校園建設(shè)有著十分重要的作用和積極的現(xiàn)實(shí)意義。
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