何 磬,吳冠儀
(上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購(gòu)辦公室,上海 200240)
近年來,高校的采購(gòu)制度不斷完善,大部分的貨物采購(gòu)納入政府采購(gòu),納入政府監(jiān)管和公眾監(jiān)督的視線范圍。然而對(duì)于一些政府采購(gòu)限額以下、集采目錄以外的貨物采購(gòu),如單項(xiàng)或批量采購(gòu)金額不足10萬(wàn)元的小額零星物資采購(gòu)[1],成為高校采購(gòu)的發(fā)展瓶頸。這部分貨物大都是高校使用科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行采購(gòu),采購(gòu)方式多樣化,存在管理難、風(fēng)險(xiǎn)防控難的問題[2]。因采購(gòu)時(shí)間的緊迫性、需求的多樣性和種類的繁雜性等因素,高校常將采購(gòu)權(quán)力下放給使用的當(dāng)事人,由使用人與貨物供應(yīng)方協(xié)商簽訂合同,到政府采購(gòu)管理部門蓋章、備案。這部分貨物采購(gòu)常有一定的隨機(jī)性,政府采購(gòu)管理部門對(duì)其采購(gòu)計(jì)劃、性價(jià)比、供貨是否及時(shí)等方面的管理處于被動(dòng)狀態(tài)。以我校小額零星采購(gòu)為例,探索通過對(duì)采購(gòu)全程管控,以合同管理為抓手,強(qiáng)化陽(yáng)光采購(gòu),為學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮作用,做出更大的貢獻(xiàn)。
目前,隨著高校的快速發(fā)展和教學(xué)、科研的不斷深入,小額零星采購(gòu)逐年增加,學(xué)校小額采購(gòu)金額占年度采購(gòu)金額的比例為6%左右,在高校教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮不可替代的作用,成為“雙一流”大學(xué)建設(shè)的重要支撐。隨著小額采購(gòu)總額的增加,加強(qiáng)小額零星采購(gòu)的管理,提高這部分資金的使用效益、規(guī)范采購(gòu)行為、預(yù)防腐敗的滋生、保障采購(gòu)資金的安全使用,是高校采購(gòu)必須要突破的瓶頸。由于國(guó)家沒有統(tǒng)一規(guī)定對(duì)于集中采購(gòu)目錄范圍外或限額標(biāo)準(zhǔn)以下的小額度項(xiàng)目采購(gòu)該如何操作[3],加之各高??梢宰灾鲃澏阈遣少?gòu)的范圍,一般規(guī)定標(biāo)的金額在10萬(wàn)元人民幣以下的采購(gòu)合同,屬于項(xiàng)目單位自審自簽,由項(xiàng)目單位的主要負(fù)責(zé)人審批后簽署,其負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的有效性、合法性負(fù)責(zé)。
我校2016年度的小額零星采購(gòu)共涉及48家采購(gòu)主體,采購(gòu)批次4 300項(xiàng),平均辦理154項(xiàng)/周,31項(xiàng)/日,可以看出“量大頻繁”是小額零星采購(gòu)的主要特點(diǎn)。下面對(duì)采購(gòu)單位合同數(shù)量占比和采購(gòu)合同金額占比進(jìn)行統(tǒng)計(jì),見圖1和圖2。
圖1 采購(gòu)單位合同數(shù)量占比
從圖1可以看出:9個(gè)教學(xué)單位簽訂的合同占合同總數(shù)的70%,而其他39家用戶簽訂的合同占30%;信息技術(shù)學(xué)院、機(jī)械學(xué)院、土木工程學(xué)院、材料學(xué)院4個(gè)院系發(fā)生小額零星采購(gòu)最為頻繁,合計(jì)占56%,這4個(gè)學(xué)院也是我校優(yōu)勢(shì)學(xué)院,用于教學(xué)和科研活動(dòng)比較頻繁,加之國(guó)家為其撥付的科研經(jīng)費(fèi)充足,導(dǎo)致這4個(gè)“王牌專業(yè)”采購(gòu)更加頻繁。
從圖2可以看出:20萬(wàn)元以下的小額零星采購(gòu)合同中,合同金額在15~20萬(wàn)元之間的合同占合同總數(shù)的14%,金額卻占到全年小額零星采購(gòu)總金額的50%;金額10~15萬(wàn)元的合同數(shù)占比和金額占比基本持平;金額5~10萬(wàn)元的合同占合同總數(shù)的30%,金額占比24%;2~5萬(wàn)元的合同數(shù)量最多,占合同總數(shù)的41%,金額占比14%;0~2萬(wàn)元的合同數(shù)量和金額最少,其合同占合同總數(shù)6%,金額占總金額的1%。
圖2 合同數(shù)量占比及合同金額占比分布
結(jié)合圖1、圖2可以得出:由于各學(xué)院經(jīng)費(fèi)情況不同,小額零星采購(gòu)發(fā)生的頻次不同,15~20萬(wàn)元之間的合同總金額大,滿足了學(xué)院采購(gòu)高質(zhì)量的產(chǎn)品用于教學(xué)和科研的需求,但也存在規(guī)避招投標(biāo)、私自拆分合同的隱患;2~5萬(wàn)元的采購(gòu)合同數(shù)量最多,說明這部分物資對(duì)教學(xué)科研具有重要的支持作用,確保其到貨時(shí)間和質(zhì)量是合同簽訂的重點(diǎn)。
由于國(guó)家對(duì)小額零星采購(gòu)缺乏嚴(yán)格的要求,加上各高校缺乏嚴(yán)密的機(jī)制與監(jiān)督體系來保障有足夠的采購(gòu)專業(yè)人員和采購(gòu)的公開透明,從而影響了采購(gòu)合同質(zhì)量和有效性;同時(shí),缺乏統(tǒng)一的合同模板和大數(shù)據(jù)合同檔案管理,小額零星采購(gòu)成了采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)防控的難點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)。
受人員編制限制,目前熟悉高校采購(gòu)合同的專業(yè)人員缺乏,各院系的小額零星采購(gòu)工作采取“誰(shuí)購(gòu)買誰(shuí)簽合同”的方式,擬定合同的相關(guān)工作直接由采購(gòu)教師等非專業(yè)人員承擔(dān)。采購(gòu)工作的繁雜性和需求的緊急性導(dǎo)致重視采購(gòu)速度而忽略價(jià)格、質(zhì)量,使得購(gòu)買回來的低值易耗產(chǎn)品和實(shí)驗(yàn)材料等性價(jià)比較低。此外,由于不熟悉合同法規(guī)、業(yè)務(wù)欠精通,導(dǎo)致工作中存在較大的主觀性,甚至有時(shí)違規(guī)操作而不知。一些采購(gòu)人員由于抵擋不住各種利益的誘惑,甚至與供應(yīng)商“商量好”通過虛報(bào)產(chǎn)品價(jià)格等方式從中獲取利益,存在潛在舞弊風(fēng)險(xiǎn)[4]。
高校各二級(jí)單位所使用的合同文本五花八門,影響采購(gòu)的效果。比如,合同模板只是將關(guān)鍵信息用表格的形式在模板中予以體現(xiàn),但合同中關(guān)于交貨日期延期、合同變更等方面的規(guī)定,還應(yīng)根據(jù)實(shí)務(wù)操作中遇到的問題不斷加以補(bǔ)充。目前還有一些高校沒有針對(duì)小額零星采購(gòu)制定統(tǒng)一的合同模板,還存在合同不規(guī)范的現(xiàn)象,如合同大小寫金額不一致、法人信息不全、質(zhì)保期規(guī)定含糊不清等問題,不利于監(jiān)管部門的監(jiān)督。
盡管高校的小額零星采購(gòu)工作量大,采購(gòu)業(yè)務(wù)多元化,但是多數(shù)高校還停留在傳統(tǒng)采購(gòu)模式上:購(gòu)買時(shí)缺乏貨比三家,公開透明和有效監(jiān)管難以實(shí)現(xiàn)[5],無形中增加監(jiān)督管理部門的工作的難度。采用傳統(tǒng)的管理方式,“放下去”則“管不住”,要求管理部門對(duì)所有設(shè)備的市場(chǎng)行情了如指掌并不現(xiàn)實(shí);“收上來”則效率低下,增加管理成本和采購(gòu)成本[6]。在“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)”時(shí)代,利用信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)的模式在高校中利用率仍然很低,小額零星采購(gòu)管理水平和服務(wù)質(zhì)量需要依靠先進(jìn)的科技手段,例如,網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、電子賣場(chǎng)、電商系統(tǒng)等在高校小額零星貨物采購(gòu)中的作用,保證采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和安全性,從而提高合同質(zhì)量。
小額零星采購(gòu)合同的歸檔也是采購(gòu)管理中重要的一環(huán),歸檔是否及時(shí)、檔案管理分類是否科學(xué)對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)合同管理具有重要的意義。目前大數(shù)據(jù)合同檔案管理還處于起步階段,統(tǒng)計(jì)分析功能尚未全面應(yīng)用,諸如無法對(duì)同一教師多次購(gòu)買同一品目的商品情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)比對(duì),不易識(shí)別出是否存在化整為零、規(guī)避招投標(biāo)的行為;不能分析對(duì)比歷年購(gòu)買數(shù)據(jù),不利于快速統(tǒng)計(jì)全校經(jīng)常購(gòu)買的小額儀器設(shè)備以及最受師生歡迎的品牌型號(hào),影響有效提供下一年較為準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃信息。
合同簽訂前的準(zhǔn)備、合同簽訂中、簽訂后的各項(xiàng)事宜及合同歸檔,構(gòu)成高校小額零星采購(gòu)合同管理的全過程。找準(zhǔn)小額零星采購(gòu)合同全程管理中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、設(shè)計(jì)科學(xué)可控的合同管理流程、構(gòu)建內(nèi)控體系、有效利用小額零星采購(gòu)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)制度和定點(diǎn)采購(gòu)制度,是完善小額零星采購(gòu)合同全過程管理,降低小額零星采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有效舉措。
根據(jù)上述小額零星采購(gòu)合同的全過程管理,從可操作性考慮將小額零星采購(gòu)合同分為4個(gè)一級(jí)指標(biāo),10個(gè)觀測(cè)點(diǎn),若干個(gè)考核指標(biāo),進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。具體情況見表1。
表1 小額零星采購(gòu)合同審核關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制
雖然政府采購(gòu)工作改革一直走在“放管服”路上,但高校落實(shí)“放管服”,政府采購(gòu)要永遠(yuǎn)走在路上,做到踏石留印,抓鐵有痕。正如李克強(qiáng)總理在十二屆全國(guó)人大五次會(huì)議作的政府工作報(bào)告中指出的:“這是政府自身的一場(chǎng)深刻革命,要繼續(xù)以壯士斷腕的勇氣,堅(jiān)決披荊斬棘向前推進(jìn)?!币虼?對(duì)小額零星采購(gòu)合同全過程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制勢(shì)在必行。
3.2.1 做細(xì)合同簽訂前的“三審”工作
審用途、審資質(zhì)、審金額是合同簽訂前必須做好的“三審”工作,這項(xiàng)工作既可彌補(bǔ)因?qū)I(yè)人才缺乏影響采購(gòu)合同的有效性,又可規(guī)范合同模板。由于2~5萬(wàn)元的采購(gòu)合同占比41%,數(shù)量大,以此為基礎(chǔ)做細(xì)合同的“三審”工作。
審查采購(gòu)合同用途重點(diǎn)在于確定采購(gòu)標(biāo)的是否符合學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃,科研人員是否根據(jù)當(dāng)時(shí)采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃來進(jìn)行采購(gòu)。審查資質(zhì),主要審查供貨商資信,看合同標(biāo)的是否超出經(jīng)營(yíng)范圍,如果采購(gòu)標(biāo)的物為特種設(shè)備的,需要對(duì)方提供特種設(shè)備制造或者經(jīng)銷許可證等,從而確保其真實(shí)、合法、手續(xù)齊全。審查合同金額應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注是否屬于招投標(biāo)范圍以及是否有化整為零的嫌疑。
3.2.2 跟蹤合同簽訂中的動(dòng)態(tài)信息
設(shè)備采購(gòu)合同是保證設(shè)備采購(gòu)的質(zhì)量、進(jìn)度和售后服務(wù)等符合用戶要求的基礎(chǔ)性文件,高校合同管理不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容,而是全方位的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的管理,涉及效益、風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)等多個(gè)方面,是全過程的管理。合同應(yīng)優(yōu)先采用學(xué)校規(guī)范的合同格式,高校要對(duì)采購(gòu)合同流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化,對(duì)每一進(jìn)度跟蹤檢查。對(duì)于合同管理的基本流程要執(zhí)行有效的報(bào)告制度,定期分析合同執(zhí)行情況,從而進(jìn)行有效管理,提高效率。
3.2.3 做實(shí)合同簽訂后的“三項(xiàng)管理”工作
合同驗(yàn)收管理:凡屬學(xué)校的儀器設(shè)備,無論其經(jīng)費(fèi)來源及進(jìn)入渠道(購(gòu)置、捐贈(zèng)、調(diào)撥、自制等),均應(yīng)經(jīng)過驗(yàn)收并登記入賬。用戶試運(yùn)行后一段時(shí)間,設(shè)備的整機(jī)性能穩(wěn)定后,可申請(qǐng)組織資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收,大型設(shè)備的驗(yàn)收還需要聘請(qǐng)校內(nèi)外專家組成專家組。合同變更管理:在合同執(zhí)行過程中若出現(xiàn)合同變更,應(yīng)本著解決問題和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度,通過協(xié)商盡量減少變更的風(fēng)險(xiǎn)。貨款結(jié)算管理應(yīng)避免無預(yù)算、無資金、無計(jì)劃的設(shè)備購(gòu)置和超預(yù)算的設(shè)備購(gòu)置,價(jià)款支付應(yīng)嚴(yán)格審核,堅(jiān)持驗(yàn)收后付款,杜絕超審批權(quán)限的付款。
3.2.4 做好合同檔案的大數(shù)據(jù)管理工作
要高度重視小額零星采購(gòu)合同檔案的信息化管理,避免因量多而遺失合同,造成提取不便。對(duì)于紙質(zhì)版本的合同,確保合同印章清晰、用印手續(xù)齊全;對(duì)于電子版合同統(tǒng)計(jì),管理部門應(yīng)定期分類統(tǒng)計(jì),準(zhǔn)確掌握全校以及各主要院系采購(gòu)信息,便于歸集采購(gòu),利用大數(shù)據(jù)思維展開針對(duì)性的監(jiān)督和檢查工作,提高合同管理水平。
完善小額零星采購(gòu)內(nèi)控體系建設(shè),健全驗(yàn)收制度,明確采購(gòu)驗(yàn)收程序和責(zé)任主體,保證小額零星采購(gòu)的任何活動(dòng)在法律的范圍內(nèi)進(jìn)行、合同簽訂過程公開透明、提高合同質(zhì)量和資金使用效益、遏制小額零星采購(gòu)領(lǐng)域腐敗發(fā)生的有效管理手段。
3.3.1 嚴(yán)格采購(gòu)付款程序
在小額零星采購(gòu)中,招標(biāo)采購(gòu)會(huì)計(jì)管理和核算系統(tǒng)控制不完善、會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購(gòu)記錄不一致可能導(dǎo)致學(xué)校資金安全性風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)會(huì)信息失真,造成后續(xù)管理隱患。因此,應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)經(jīng)支付規(guī)定和采購(gòu)實(shí)際情況合理選擇付款方式以全面真實(shí)記錄和反映采購(gòu)各環(huán)節(jié)資金流和實(shí)物流情況,嚴(yán)格付款程序,如付款審核、付款金額控制等。
3.3.2 健全小額合同管理的相關(guān)內(nèi)部控制制度
建立健全招標(biāo)采購(gòu)驗(yàn)收制度,明確采購(gòu)驗(yàn)收程序、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任主體;同時(shí),按照招標(biāo)采購(gòu)合同內(nèi)容及時(shí)驗(yàn)收,保證驗(yàn)收質(zhì)量和資產(chǎn)移交用戶單位;保證招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,嚴(yán)格資金支付的審核及授權(quán)批準(zhǔn);做好項(xiàng)目驗(yàn)收檔案立卷、歸檔和保管[7]。
高校每年小額零星采購(gòu)的金額不斷創(chuàng)新高,快速增長(zhǎng)的采購(gòu)規(guī)模對(duì)于管理能力和規(guī)范運(yùn)行均提出了更高要求。僅僅依靠傳統(tǒng)的工作方式方法,顯然已經(jīng)不能適應(yīng)推進(jìn)政府采購(gòu)改革與發(fā)展、促進(jìn)廉政建設(shè)的要求。只有通過“制度+科技”的方式才能夠在政府采購(gòu)管理中更好地落實(shí)中央“放管服”的治理理念,管住采購(gòu)中“亂伸的權(quán)力之手”,實(shí)現(xiàn)“物有所值”的政策目標(biāo)。
3.4.1 對(duì)科研儀器設(shè)備實(shí)行網(wǎng)上競(jìng)價(jià)制度
網(wǎng)上競(jìng)價(jià)運(yùn)用反向拍賣原理,充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用,邀請(qǐng)數(shù)家供應(yīng)商在限定的時(shí)間內(nèi)輪番報(bào)價(jià),最終確定最低報(bào)價(jià)者為中選供應(yīng)商[8]。這種采購(gòu)方式不僅帶來了采購(gòu)流程的優(yōu)化,同時(shí)降低了采購(gòu)的成本,增加了采購(gòu)?fù)该鞫?實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)效率的提高。在更多高校加入到“高校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)平臺(tái)”之后,許多科研儀器設(shè)備實(shí)現(xiàn)了同型號(hào)可比、同配置可比,極大方便了采購(gòu)監(jiān)督、管理和執(zhí)行[9]。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)以其操作簡(jiǎn)便、快捷的特點(diǎn)讓規(guī)范與效率、效益有機(jī)地結(jié)合在了一起,有效地解決了高校零星采購(gòu)活動(dòng)中如何既簡(jiǎn)便快捷,又能規(guī)范操作的問題[10]。
3.4.2 對(duì)通用類設(shè)備實(shí)行高校電商直采平臺(tái)制度
高校應(yīng)當(dāng)依托國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略和現(xiàn)代電子商務(wù)的機(jī)遇,與京東、蘇寧等國(guó)內(nèi)大型綜合電商合作,通過大數(shù)據(jù)和云平臺(tái)技術(shù)建設(shè)高校網(wǎng)上商城平臺(tái),實(shí)現(xiàn)“市場(chǎng)可買、價(jià)格可比、便捷高效、公開透明”的目標(biāo)[11-12]。這種采購(gòu)方式,是積極響應(yīng)國(guó)家“進(jìn)一步加大政府利用電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)的力度”(國(guó)發(fā)[2015]24號(hào))的政策要求。對(duì)于通用類的貨物,如目錄外的產(chǎn)品、電視機(jī)等,建立高校自己的商品庫(kù),校內(nèi)師生通過校園門戶網(wǎng)站的統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄,按照政采優(yōu)惠價(jià),直接向電商下單訂購(gòu);通過綁定公務(wù)卡在線支付,一并解決師生報(bào)銷的煩惱,其交易全流程公開和在線交易的特點(diǎn),將高校政府采購(gòu)信息化建設(shè)帶入了新階段[13]。
3.4.3 對(duì)低值易耗品實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)制度
在高校實(shí)驗(yàn)室的管理中,低值易耗品由于單價(jià)低,種類多且雜等諸多因素,往往不易引起采購(gòu)部門的注意,使得在采購(gòu)這類小額零星材料時(shí)不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的效益。高校應(yīng)首先將常用的低值易耗品進(jìn)行具體的分類,如醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)用的玻璃器皿、試劑、實(shí)驗(yàn)氣體類、電子實(shí)驗(yàn)用的電子元件類等,將每一類型的低值易耗品作為一個(gè)包件,由學(xué)校招投標(biāo)管理部門按照公開招標(biāo)的方式,將每個(gè)包件遴選出一定數(shù)量的定點(diǎn)供應(yīng)商,在有效年度內(nèi),師生從入圍供應(yīng)商處按照優(yōu)惠價(jià)格購(gòu)買相關(guān)材料。由高校組織遴選并管理供應(yīng)商,不僅能克服具體采購(gòu)過程中質(zhì)次價(jià)低對(duì)科研活動(dòng)的影響,還能保證學(xué)校遴選到更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商[14]。
隨著“雙一流”高校的建設(shè)和發(fā)展,小額零星采購(gòu)合同的數(shù)量與采購(gòu)金額都會(huì)隨之增加,采購(gòu)工作的公開、透明,成為政府采購(gòu)管理部門不能忽視的重要工作。通過做細(xì)高校小額零星采購(gòu)合同的全過程管理,找準(zhǔn)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、實(shí)施采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制、建設(shè)高校小額零星采購(gòu)合同內(nèi)控體系、探索新型小額零星采購(gòu)制度、大數(shù)據(jù)檔案管理等措施,加強(qiáng)對(duì)小額零星采購(gòu)方式的全程監(jiān)管,對(duì)保障高校采購(gòu)資金的安全性和提高資金使用效率大有裨益,有效提升相關(guān)管理部門對(duì)建設(shè)“雙一流”高校的保駕護(hù)航能力。
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