淺談高校建設(shè)工程檔案管理

譚語(yǔ)諒

(重慶醫(yī)科大學(xué)基本建設(shè)指揮部，重慶 400016)

[定稿日期]2017-09-29

21世紀(jì)初，高等教育深化改革，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，為改善辦學(xué)條件，各地拉開(kāi)了大規(guī)模新校區(qū)、大學(xué)城建設(shè)的帷幕。新校區(qū)建設(shè)最直觀的特點(diǎn)是占地面積大、建筑體量大，校區(qū)地下給排水、強(qiáng)弱電管網(wǎng)等市政設(shè)施較為復(fù)雜，為了滿足后期使用、維護(hù)、改造的需要，對(duì)高校建設(shè)工程檔案管理和利用提出了較高的要求。建設(shè)工程檔案涉及到前期論證、選址、立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、工程結(jié)算等全過(guò)程活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、聲像等不同載體的一系列材料。因此，建設(shè)工程檔案同高校的教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案一樣，是高校重要的信息資源和利用載體。

1 高校建設(shè)工程檔案管理存在的問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，高校建設(shè)工程檔案管理大致分為前期建設(shè)工程文件歸檔工作和檔案驗(yàn)收移交之后的信息化和查詢利用工作，建設(shè)工程文件歸檔工作主要由高?；ú块T(mén)完成，建設(shè)工程檔案移交高校檔案館之后，建設(shè)工程檔案管理、信息化建設(shè)和查詢利用由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。

1.1 高?；ú块T(mén)對(duì)建設(shè)工程文件歸檔存在的問(wèn)題

從建設(shè)工程檔案涉及到的內(nèi)容可以看出，建設(shè)工程文件歸檔工作具有來(lái)源多樣性、內(nèi)容復(fù)雜性、時(shí)間延續(xù)性等特點(diǎn)，也造成了高校基建部門(mén)對(duì)建設(shè)工程文件歸檔工作存在一些問(wèn)題。一是高?；ú块T(mén)內(nèi)控制度不健全，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度、管理辦法，在實(shí)際工作中重視質(zhì)量、安全、進(jìn)度，而忽略建設(shè)過(guò)程中的文件歸檔工作；二是基建部門(mén)缺少專業(yè)的檔案管理人員，多是由現(xiàn)場(chǎng)工程師或辦公室文員兼職，缺乏檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作憑經(jīng)驗(yàn)去做，造成收集資料不全、歸檔不規(guī)范等現(xiàn)象。

1.2 高校檔案管理部門(mén)對(duì)建設(shè)工程檔案管理存在的問(wèn)題

高?；ú块T(mén)在工程建設(shè)竣工驗(yàn)收以后，將建設(shè)工程檔案移交學(xué)校檔案部門(mén)，檔案管理部門(mén)沒(méi)有完全按照CJJ 158T-2011《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》、CJJ 187T-2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檔案信息化管理，沒(méi)有進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用，仍局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的建設(shè)工程檔案資料，對(duì)建設(shè)工程后期使用、維護(hù)、改造中檔案查詢、利用的極不方便。

2 加強(qiáng)高校建設(shè)工程檔案的管理

高校建設(shè)工程檔案管理隨項(xiàng)目前期論證開(kāi)始，伴隨著建筑工程的使用而存在，而建筑工程的使用時(shí)間往往長(zhǎng)達(dá)幾十年甚至上百年，檔案管理和使用將伴隨著工程項(xiàng)目的存在而持續(xù)進(jìn)行[1]。高校建筑工程在使用過(guò)程中，不同于普通公共建筑的維護(hù)和使用，高校占地多則幾千畝，少則幾百畝，校區(qū)的地下管網(wǎng)維護(hù)頻繁，高校的專業(yè)調(diào)整、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究的需要，建筑功能隨之變化而帶來(lái)的改建、擴(kuò)建較多。因此高校的建設(shè)工程檔案管理就顯得尤為重要。

2.1 建設(shè)工程檔案的范圍

GB T50328-2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》對(duì)建設(shè)工程文件歸檔范圍和歸檔文件質(zhì)量作了明確的要求。為了保證建設(shè)工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展的不同時(shí)期，文件歸檔范圍按階段劃分為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件、施工階段文件、驗(yàn)收階段文件、結(jié)算階段文件，根據(jù)文件提供單位的不同，文件歸檔劃分為建設(shè)單位提供的工程前期準(zhǔn)備工作及各類審批文件、施工單位(含分包單位)提供的施工過(guò)程及驗(yàn)收文件、工程監(jiān)理單位提供的監(jiān)理文件等。

2.2 建設(shè)工程文件的歸檔

建設(shè)工程文件歸檔是隨項(xiàng)目論證而開(kāi)始的持續(xù)過(guò)程，為確保工程檔案的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，必須做到建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)，建設(shè)文件歸檔工作同時(shí)進(jìn)行，施工過(guò)程中的文件歸檔與工程質(zhì)量、施工進(jìn)度、施工安全等一并檢查、監(jiān)督，基建檔案收集、整理工作必須同步貫穿建設(shè)全過(guò)程。按照《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》規(guī)定，工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)做好工程檔案的收集、積累、歸檔、保管等工作，并及時(shí)向建設(shè)單位匯總[2]。高?；ú块T(mén)如何做好建設(shè)文件的歸檔，具體的措施是：

(1) 高?；ú块T(mén)要對(duì)建設(shè)工程前期資料隨項(xiàng)目的啟動(dòng)進(jìn)行整理、立卷、歸檔，在施工中需要查詢、利用前期資料的，為避免資料遺失、破損，按照相關(guān)檔案借閱、查詢手續(xù)辦理；

(2) 鑒于各地行業(yè)主管部門(mén)都有建設(shè)工程文件歸檔、編制、驗(yàn)收的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和要求，在建設(shè)工程施工開(kāi)工時(shí)，邀請(qǐng)建設(shè)工程項(xiàng)目所在地的城建檔案部門(mén)到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方的資料員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)擬建工程文件歸檔、檔案驗(yàn)收提出明確要求，以免出現(xiàn)工程檔案資料收集的遺漏；

(3) 招標(biāo)文件及施工合同中要約定施工方建設(shè)工程檔案收集、整理、移交、驗(yàn)收的相關(guān)內(nèi)容、時(shí)間要求，要將建設(shè)工程檔案與工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程安全、工程投資一樣作為建設(shè)工程控制的目標(biāo)之一；

(4) 在建設(shè)工程的第一次現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理例會(huì)上，高?；ú块T(mén)要對(duì)參建各方工程建設(shè)文件的歸檔提出具體要求，納入施工方的施工組織設(shè)計(jì)及現(xiàn)場(chǎng)管理制度，在施工過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督、檢查，做到施工過(guò)程檔案材料收集、整理與施工進(jìn)度同步，并作為支付工程進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)要求之一；

(5) 在施工過(guò)程中，充分發(fā)揮工程監(jiān)理的作用，定期檢查施工方建設(shè)工程歸檔情況，對(duì)材料、設(shè)施、設(shè)備、送檢試塊、隱蔽記錄、分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄等必須納入工程檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，杜絕歸檔資料的不及時(shí)、不規(guī)范、不真實(shí)、不完整的現(xiàn)象。

2.3 高校建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交

建設(shè)工程竣工之前，建設(shè)工程項(xiàng)目總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位、工程勘察、監(jiān)理等形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位匯總。

對(duì)匯總到建設(shè)單位基建部門(mén)的工程檔案，應(yīng)對(duì)建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)，在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收[3]。由此可見(jiàn)，檔案驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收的前提條件之一。

工程竣工驗(yàn)收之后，按照建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范將工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件分別進(jìn)行立卷。并及時(shí)將需要長(zhǎng)期保存和永久保存的建設(shè)工程檔案分別向?qū)W校檔案館、當(dāng)?shù)爻墙n案館移交。

2.4 高校建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工程檔案管理方式，促使高校檔案館里的建設(shè)工程檔案資源得到充分的利用，做好檔案信息化建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)。一是加大檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立相應(yīng)的規(guī)章制度；二是利用信息化的手段、保證建筑檔案真實(shí)完整的同時(shí)利用掃描儀掃描檔案，以掃描件、照片等電子方式提供利用，達(dá)到資源共享[4]；三是通過(guò)建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)字工程檔案信息利用發(fā)布系統(tǒng)，建設(shè)工程檔案資源共享和服務(wù)平臺(tái)。通過(guò)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)，更好地實(shí)現(xiàn)工程檔案資料信息的價(jià)值。

3 高校建設(shè)工程檔案的利用

建設(shè)工程檔案不僅充分、準(zhǔn)確地反映了工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，也是展示建設(shè)工程前因后果的信息載體。

隨著高校教育教學(xué)改革不斷深化，專業(yè)調(diào)整、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究的深入，對(duì)使用多年的建筑進(jìn)行功能性改造將會(huì)是基建部門(mén)的常規(guī)工作，也需要原建設(shè)工程檔案資料作為建筑功能性改造、擴(kuò)建、維修的參考和依據(jù)。

建質(zhì)〔2014〕124號(hào) 《建筑工程五方責(zé)任主體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人質(zhì)量終身責(zé)任追究暫行辦法》文件的出臺(tái)，要求“建筑工程五方責(zé)任主體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人質(zhì)量終身責(zé)任，是指參與新建、擴(kuò)建、改建的建筑工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，在工程設(shè)計(jì)使用年限內(nèi)對(duì)工程質(zhì)量承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。”建設(shè)工程檔案的利用價(jià)值更加顯現(xiàn)，它為建筑工程質(zhì)量安全溯源提供了依據(jù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)工程檔案是高?；窘ㄔO(shè)的真實(shí)歷史記錄，體現(xiàn)了高?；A(chǔ)設(shè)施的基本狀態(tài)，也從一個(gè)側(cè)面反映了高校固定資產(chǎn)的大致水平。工程檔案從項(xiàng)目的論證立項(xiàng)而開(kāi)始，伴隨著建筑物的建設(shè)和使用而永久存在，重視建設(shè)工程檔案管理和利用工作，做好高校建設(shè)工程檔案的規(guī)范化、信息化管理，才能更好地為高校的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

[1] 杜寧. 高校基本建設(shè)檔案管理的思考[J]. 金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào), 2017, 17(2):5-7.

[2] 中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部.CJJ 158T-2011 城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范[S].

[3] 中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部， 中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局. GB T50328-2014 建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

[4] 董麗彬. 淺析高校建筑工程檔案信息化管理利用[J]. 科學(xué)中國(guó)人, 2017(3).