企業(yè)利用電子信息化加強(qiáng)檔案管理的策略

莫茜茜 林士鈺

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平、科學(xué)技術(shù)水平得到了快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活中的廣泛應(yīng)用，為人們的生活帶來(lái)了諸多便利，尤其是企業(yè)檔案管理中也應(yīng)用了電子信息化技術(shù)，并且取得了良好的成績(jī)。但是，電子信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用并不廣泛，僅有少數(shù)企業(yè)接納并且應(yīng)用?；谶@一問(wèn)題，本文分析了我國(guó)企業(yè)檔案的管理現(xiàn)狀，然后對(duì)電子信息化電子檔案的特點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行分析，最后針對(duì)性地提出一些有效的建議和措施，希望能有效提高電子信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，并且提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；重要性；思考

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，尤其是電子信息技術(shù)，我國(guó)也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代。在這一時(shí)代下，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理，而將電子信息化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中能有效提高企業(yè)檔案管理的效率。但是，我國(guó)大部分企業(yè)對(duì)電子化檔案接納程度不高，導(dǎo)致電子檔案不能順利推廣，因此，本文針對(duì)這一問(wèn)題提出一些有效的建議和措施，希望能有效促進(jìn)電子檔案在我國(guó)各大企業(yè)中的接納和應(yīng)用。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理對(duì)于現(xiàn)代的企業(yè)、國(guó)家行政部門及各大高校都有很重要的意義。目前，我國(guó)大部分企業(yè)管理檔案還采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端也逐漸暴露出來(lái)。

傳統(tǒng)檔案管理方式存在的主要弊端有：第一，檔案的收集和整理，效率低下，傳統(tǒng)檔案管理是通過(guò)檔案袋對(duì)其進(jìn)行收集和整理，整個(gè)過(guò)程十分復(fù)雜，而且一不小心就會(huì)出錯(cuò)，且我國(guó)人口眾多，檔案的收集和整理工作量大，導(dǎo)致檔案管理效率低下，嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案的管理；第二，不利于保存，傳統(tǒng)檔案管理是在檔案室進(jìn)行保存，但是如果檔案室發(fā)生火災(zāi)等災(zāi)難會(huì)對(duì)所有檔案造成很大的威脅，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)檔案的安全性不具備較強(qiáng)的保障力；第三，不利于檔案的查詢和檢索，如果有人來(lái)查閱自己的檔案，就會(huì)給檔案管理人員帶來(lái)很大的工作量，因?yàn)闄n案實(shí)在太多了，需要大量的時(shí)間來(lái)查詢和檢索。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在諸多弊端，導(dǎo)致其必然會(huì)被社會(huì)淘汰。隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案逐漸出現(xiàn)在企業(yè)檔案管理中，利用電子信息化技術(shù)將檔案進(jìn)行信息化，直接儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，在使用時(shí)隨時(shí)調(diào)用，提高了檔案調(diào)用的效率，且更能夠保證檔案的安全。但是電子檔案在應(yīng)用的過(guò)程中還是存在一定問(wèn)題，比如，企業(yè)接納和應(yīng)用程度不高、電子檔案會(huì)受到黑客攻擊，等等，這些都是需要完善的，本文基于這一問(wèn)題展開討論和分析。

二、信息化電子檔案應(yīng)用分析

企業(yè)檔案管理電子信息化是指企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中將檔案信息化，通過(guò)計(jì)算機(jī)等工具來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理方式在一定程度上可以保證檔案的安全性，并且有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，但是其還是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，下文分別對(duì)電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題進(jìn)行分析。

（一）電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

將電子信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，對(duì)企業(yè)檔案管理有諸多優(yōu)勢(shì)：第一，信息化檔案便于搜集，將檔案通過(guò)信息化進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅可以有效減少紙張資源的浪費(fèi)，還能有效提高檔案搜集效率，工作人員可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，輸入檔案人的姓名和身份證即可調(diào)出所有的檔案信息，有效提高檔案搜集的工作效率。除此之外，電子檔案還方便攜帶，通過(guò)U盤或者電子郵件就可以將其發(fā)送給他人，簡(jiǎn)單方便；第二，電子信息化檔案便于保存，電子信息化檔案最大的特點(diǎn)之一就是便于保存，將所有的信息錄入電腦，保存在電子計(jì)算機(jī)中就可以，在后期需要檔案時(shí)直接在電腦上調(diào)用即可；第三，電子信息化檔案便于檢索查詢，電子信息化檔案相比傳統(tǒng)檔案更方便檢索和查詢，所有的檔案信息都在電子計(jì)算機(jī)中，需要查閱檔案的時(shí)候只需要登錄計(jì)算機(jī)，并輸入相關(guān)的信息，就可以調(diào)出相應(yīng)的檔案，有效提高了檔案檢索和查詢的效率，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

（二）電子技術(shù)在檔案管理中面臨的問(wèn)題

電子信息化檔案在快速發(fā)展的同時(shí)也面臨一些問(wèn)題，這對(duì)電子信息化檔案的發(fā)展和應(yīng)用有一定的影響，主要是因?yàn)楣芾碚邔?duì)電子信息化檔案管理技術(shù)認(rèn)識(shí)不夠，我國(guó)電子信息技術(shù)還不夠成熟，將其應(yīng)用到檔案管理中，不能發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，而且管理者對(duì)電子信息化檔案管理技術(shù)的重視程度也不夠，對(duì)其投入的資金不足，資金上的匱乏導(dǎo)致無(wú)法建立技術(shù)設(shè)備完善的電子信息化檔案模式。另外，電子檔案的復(fù)印件和原件之間還有一定的差距，而且很容易判別真?zhèn)?，后期也不能作為法律保證的證據(jù)。除此之外，我國(guó)檔案管理部門缺乏相應(yīng)的電子信息化技術(shù)管理人才，電子信息技術(shù)是一門新型的先進(jìn)技術(shù)，我國(guó)當(dāng)前檔案管理部門還對(duì)其不是很了解，缺乏電子信息化技術(shù)的專業(yè)性人才，這也是電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用面臨最大的問(wèn)題之一。以上幾點(diǎn)都是嚴(yán)重影響我國(guó)電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中廣泛應(yīng)用的因素，針對(duì)這些問(wèn)題，下文提出一些有效解決的對(duì)策，希望能解決這些問(wèn)題。

三、企業(yè)電子信息化檔案的應(yīng)用策略

針對(duì)電子技術(shù)在檔案管理過(guò)程中面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，下文提出一些企業(yè)檔案管理電子信息化的措施和對(duì)策，希望能保證企業(yè)電子檔案的安全性和管理的高效性。

首先，加強(qiáng)電子檔案設(shè)備故障檢修，定期對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的設(shè)備進(jìn)行檢修，如有異常應(yīng)立即進(jìn)行維修，從而保證電子檔案的安全性；另外，對(duì)企業(yè)所有的電子檔案進(jìn)行加密，防止他人盜取，或者黑客通過(guò)網(wǎng)絡(luò)破壞檔案，保證電子檔案的完整性；其次，加強(qiáng)檔案管理部門對(duì)電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重視程度，讓所有的工作人員對(duì)電子信息技術(shù)有一定的了解，投入足夠的資金到電子信息化檔案的建設(shè)中。其次，數(shù)立正確的檔案管理觀念，對(duì)所有的工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，盡可能避免在工作的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而有效地提高檔案管理的效率，并且保證電子信息化檔案管理技術(shù)科學(xué)、高效的應(yīng)用。最后，將電子檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，對(duì)于一些難以用電子形式保存的檔案依然通過(guò)傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存和管理，從而建立完善的企業(yè)檔案管理體系，只有這樣才能有效促進(jìn)電子信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理中的廣泛應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)檔案的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)，電子信息技術(shù)的出現(xiàn)對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，同時(shí)也體現(xiàn)出了傳統(tǒng)檔案不具備的多種特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。但是，電子檔案在快速發(fā)展和應(yīng)用的同時(shí)也面臨一些問(wèn)題，這對(duì)電子檔案的安全及檔案的管理有很大的影響，因此，加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)在檔案管理中的研究和應(yīng)用勢(shì)在必行。

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