醫(yī)院財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及措施探討

何靜儀

摘 要：習(xí)總書記在黨的十九大報告中明確提出，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。人民日益增長的需求已經(jīng)影響到各行各業(yè)的發(fā)展，作為民生建設(shè)重要組成部分的醫(yī)院，在新形勢下也面臨著轉(zhuǎn)型的迫切需求。醫(yī)院改革轉(zhuǎn)型不僅包括業(yè)務(wù)方面，也包括管理方面，財務(wù)管理作為其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須要加強精細化管理，尤其是財務(wù)檔案管理模式弊端逐漸顯現(xiàn)，造成檔案不詳實、人員不專業(yè)、流程不順暢等問題，這些都成為醫(yī)院財務(wù)管理的風險點與隱患點。本文通過對醫(yī)院財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進行深入分析，探索出財務(wù)檔案管理的途徑與方法，從而不斷推進醫(yī)院管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院財務(wù)；檔案管理；措施探析

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，醫(yī)療改革也在穩(wěn)步推進中，而財務(wù)管理也是醫(yī)院體制改革的重要內(nèi)容。醫(yī)院財務(wù)管理與其他行業(yè)不同，日常經(jīng)濟活動的發(fā)生不僅與自身相關(guān)，同時也涉及到病患，尤其是在財務(wù)檔案管理方面，稍有差池就可能為病患帶來損失。作為醫(yī)院的特殊屬性，每一筆財務(wù)流程及資料都可能成為核查的歷史依據(jù)，進一步完善財務(wù)檔案管理體系是維護病患基本權(quán)益、醫(yī)院自身利益的保障，是維護醫(yī)院與社會平衡點的重要紐帶。但是，目前醫(yī)院財務(wù)檔案管理還存在著一些問題，尤其是隨著外部環(huán)境的變化弊端逐漸顯現(xiàn)，這使得財務(wù)檔案管理改革迫在眉睫。

一、醫(yī)院財務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀

醫(yī)院財務(wù)檔案具有涉及面廣、劃分詳細的特點，從國家層面而言對醫(yī)院檔案也提出了明確的要求，檔案內(nèi)容要涵蓋財會檔案類、基建檔案類、工會類等三大類，具體到檔案歸檔細節(jié)就更是繁雜了，不僅包括會計憑證、報表等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)資料，還包括投資分析、驗資報告等資金使用情況資料，甚至還涉及到病人的每一筆財務(wù)記錄等，如果管理不善將直接影響到日后醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。面對年份長、信息多、專業(yè)強的財務(wù)檔案管理，不僅需要完善的制度作為基礎(chǔ)保障，更是需要專業(yè)人才作為技術(shù)支撐，同時，還需要與時俱進，引起先進的管理模式與手段，這樣才能實現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化、有序化。

（一）檔案管理人員意識淡薄

醫(yī)院財務(wù)檔案管理不同于其他業(yè)務(wù)，雖然不需要天天與病患接觸，但實際上與病患的個人利益息息相關(guān)，由此可見，財務(wù)檔案管理的地位和作用不容忽視。然而，還存在醫(yī)院管理層對檔案管理工作不重視，雖然設(shè)置了專門的檔案管理部門，卻沒有安排專人負責檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理流于形式，也影響了工作人員的積極性。沒有科學(xué)評價體系與晉升空間，導(dǎo)致工作人員存在應(yīng)付工作的現(xiàn)象，沒有盡心盡力地履行好工作職責，這將直接影響到醫(yī)院財務(wù)檔案管理效果，出現(xiàn)浪費人力資源的現(xiàn)象。從上到下缺乏對財務(wù)檔案管理的正確認識，導(dǎo)致檔案管理沒有配備完善的制度與設(shè)備，缺乏專業(yè)化的人才管理也直接限制了管理水平，結(jié)果只能形成不良的惡性循環(huán)。

（二）財務(wù)檔案使用率較低

醫(yī)院財務(wù)檔案涉及內(nèi)容繁多，不僅包括日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的流程管理、投資資金的運行管理，還包括病患建檔的留痕管理，這些都是日后內(nèi)外審核的重要指標。由于審核每日財務(wù)業(yè)務(wù)是日常性工作，已經(jīng)形成制式流程，工作人員能做到按要求完成；大型的資金運轉(zhuǎn)與投資管理因為涉及金額大，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展前景，從醫(yī)院管理層就加大了重視，經(jīng)過層層審核可以做到嚴格管理。然而，對于不經(jīng)常使用的財務(wù)檔案則存在管理失當，甚至是存在管理“真空區(qū)”。由于醫(yī)院財務(wù)檔案往往涉及到的歷史年份較為久遠，不經(jīng)常使用和查看，因此會出現(xiàn)管理上的漏洞，究其原因包括以下幾方面。一是財務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范化。沒有將財務(wù)檔案進行整體系統(tǒng)的整理，也沒有進行歸檔和分類，導(dǎo)致有些年久不用的檔案成為“死檔”。二是各部門間缺乏溝通協(xié)調(diào)。檔案是一個綜合性的工作，是將各個部門的職責內(nèi)容匯總在一起進行歸檔整理，如果各個部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)，就會導(dǎo)致檔案沒有得到充分有效的利用。三是工作人員缺乏責任心。工作人員沒有發(fā)揮主觀能動性，僅僅是為了應(yīng)付工作，由于缺乏工作責任心和專業(yè)性，不能為需要部門及時主動提供相關(guān)檔案，造成檔案常年無人問津。

（三）管理人員素質(zhì)有待提升

醫(yī)院財務(wù)檔案管理是一項具有專業(yè)性、高要求的工作，不僅僅需要對檔案進行歸檔，同時還需要進行分類規(guī)整，尤其是隨著信息化技術(shù)的普及，目前財務(wù)檔案管理已經(jīng)進入信息化時代，更需要有專業(yè)背景的人員進行科學(xué)化管理，這樣才能確保檔案使用更加流暢有序。然而，目前醫(yī)院還存在兼職檔案管理的現(xiàn)象，大多數(shù)由護士、后勤人員兼職負責檔案管理工作，缺乏專業(yè)知識的弊端逐漸顯現(xiàn)，無法滿足檔案管理崗位的實際需求。人員綜合素質(zhì)與工作能力的不匹配，直接影響到檔案整理的效果，會出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不完整的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)檔案丟失、破損等嚴重問題，為醫(yī)院的發(fā)展造成損失。

（四）檔案管理信息化程度不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，信息化已經(jīng)覆蓋到人們生活的方方面面。對于醫(yī)院財務(wù)檔案管理而言，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以及時彌補檔案多、內(nèi)容廣、不易查詢等弊端。雖然國家大力提倡信息化管理手段，但部分醫(yī)院仍舊流于形式，沒有將信息化管理落到實處，導(dǎo)致出現(xiàn)信息化設(shè)備齊全卻得不到使用，信息化流程建立卻得不到發(fā)揮，沒有及時配備專業(yè)的信息化管理人才，出現(xiàn)管理上的“兩層皮”，表面上在應(yīng)用信息化管理，實際上還沿用傳統(tǒng)模式。例如，在面對歷史醫(yī)患糾紛需要調(diào)取檔案時，傳統(tǒng)依靠人力管理的模式可能會出現(xiàn)檔案不全、查找困難的問題，如果應(yīng)用了信息化手段，只需要在系統(tǒng)上進行調(diào)取，還可以進行科學(xué)分析，從數(shù)據(jù)上為醫(yī)院提供有力支撐。

二、提高醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平的措施

（一）提高財務(wù)檔案管理人員的管理意識

隨著外部形勢的變化，對于醫(yī)院管理能力提出了更高的要求，落實到檔案管理而言，首先就要從上到下轉(zhuǎn)變思想，不斷提高對檔案管理工作的重視程度，這樣才能擺正位置，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。

1.建立詳細的檔案搜索目錄

面對紛繁復(fù)雜的檔案必須要建立詳實的目錄，這樣才能確保實現(xiàn)有序查找，這就需要工作人員將目錄進行細化，將每一項財務(wù)內(nèi)容、流程、使用情況等都設(shè)置對應(yīng)的檔案目錄，建立橫向、縱向的檔案目錄體系，方便查找和使用。

2.建立完整的歸檔信息機制

醫(yī)院財務(wù)檔案涉及到很多部門，需要將大量的數(shù)據(jù)、資料進行匯總分類，如果缺少任何一項內(nèi)容都會導(dǎo)致檔案不完整，為日后使用留下隱患。這就要求工作人員在建立檔案時保證準確性和完整性，反復(fù)進行查漏補缺，這樣才能確保使用更高效。

（二）提升財務(wù)檔案的使用率

財務(wù)檔案的管理不僅是為了有序歸檔，更重要的是要得到有效利用，如果檔案得不到利用，那么只能成為一堆廢紙。因此，首先要建立完善的財務(wù)檔案使用制度與流程，從制度層面進行規(guī)范化管理。其次，要加強工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，扭轉(zhuǎn)被動工作的狀態(tài)，樹立積極服務(wù)的意識，主動為需要部門提供檔案使用服務(wù)。最后，要引進先進的管理模式，實現(xiàn)查閱檔案的快速化、便捷化，可以建立內(nèi)部APP檔案查閱系統(tǒng)，不斷提高財務(wù)檔案的使用率。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是工作服務(wù)在一線的，如果沒有具備應(yīng)該有的素質(zhì)和能力，將直接影響到醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平。檔案管理其實是一門枯燥、刻板的工作，需要管理人員具備強烈的責任感，才能保證在面對繁多檔案也能時刻保持耐心與細致。財務(wù)檔案管理與其他檔案管理不同，要求管理人員要具備一定的財務(wù)基礎(chǔ)與電算化技術(shù)，這樣才能更高效地完成檔案管理工作。對此，首先要建立系統(tǒng)的考核體系，對檔案管理人員進行跟蹤考核、績效考評，通過建立獎懲制度實現(xiàn)激發(fā)工作人員的積極性。其次，要建立外部監(jiān)督體系，通過開展工作測評、意見箱等方式，以外部監(jiān)督促進工作改進，實現(xiàn)檔案管理水平的提升。

（四）增強檔案管理的信息化程度

隨著信息化手段的普及，財務(wù)檔案管理的信息化改革勢在必行，這就需要醫(yī)院加大資金投入，提供專門的信息化管理辦公區(qū)域，購買電腦、打字機等信息化管理設(shè)備。同時，還要聘請信息化管理專業(yè)人才，通過人力、物力的雙投入，促進財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化進程。

三、結(jié)語

醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作具有覆蓋面廣、內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強等特點，尤其是面對日益變化的外部需求，財務(wù)檔案管理的改革勢在必行。但是，面對管理模式落后、專業(yè)人員不足、重視程度不夠等問題，醫(yī)院需要從制度建設(shè)、人才建設(shè)、信息化建設(shè)等方面進行改進，以充分發(fā)揮財務(wù)檔案的利用率，為醫(yī)院的決策和日常工作提供支持。

參考文獻：

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