淺析電子發(fā)票在高校財務管理中的應用及存在的問題

李梅

摘 要：近年來，隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展、高校辦學規(guī)范的逐步擴大，以及信息化與自動化技術建設和“互聯(lián)網+”時代的到來與推廣，電子商務行業(yè)的高速發(fā)展逐步推動了電子發(fā)票的產生、發(fā)展及壯大。在國家大力推進“互聯(lián)網+稅務”的政策背景下，電子發(fā)票推動的財務管理改革已是新時代發(fā)展的必然趨勢。

關鍵詞：電子發(fā)票；高校；財務；無紙化；信息化

近幾年來，隨著社會經濟的飛速發(fā)展和高校辦學規(guī)范的逐步擴大，國家對高等院校（高校）教育和科研等的投入不斷增多，極大促進了高校教育和科研水平的增長。財務審核與報銷是高校財務管理工作的重要組成部分，是一項基礎性的財務工作，也是科研項目管理人員使用和報銷經費所必須經過的流程之一。

目前，高?？蒲薪涃M的財務審核與報銷流程多為項目負責人和參與人使用公務卡消費，然后提供紙質發(fā)票、消費憑證、刷卡憑條和報銷單進行財務審核及報銷。雖然公務卡結算使用便捷，消費支付行為可后臺進行核對，但高校在公務卡使用、結算及報銷過程中仍然存在許多問題，如財務報銷等待時間長、過程繁瑣，公務卡消費后需要下載公務卡消費明細，網上訂單還需要打印訂單的明細，線下訂單也需要提供POS刷卡小票，這些工作不僅大大消耗了科研項目人員的時間，而且一次報銷需要同時提供并打印許多材料，大量的科研項目報銷造成了紙張的極大浪費。

盡管各個高校在不斷改良措施和改進報銷手段，如實行網上和線下預約制提高財務工作效率，或通過財務員分派到科研項目比較多的院系，先進行財務審核，合格后統(tǒng)一帶回財務處進行集中制單和報銷，大大提高了報銷效率。但無論是預約制還是先審核后集中報銷，財務員的工作量都是一定的，不能從根本上解決問題。隨著我國信息化和全球電子商務的迅猛發(fā)展，同時為了積極響應國務院出臺并推進“互聯(lián)網+稅務”行動計劃的各項政策，促進電子商務快速健康發(fā)展，增值稅電子普通發(fā)票（簡稱為電子發(fā)票）應運而生。

一、電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是指商品購銷過程中，提供或者接受服務及從事其他經營活動中，開具或收取的數字電文形式的收付款憑證。電子發(fā)票是由利用符合國家稅務總局統(tǒng)一標準并通過國家稅務總局及省、自治區(qū)、直轄市國家稅務局、地方稅務局公布的網絡發(fā)票管理系統(tǒng)開具的具有全國統(tǒng)一編碼和防偽技術并附有電子稅局簽名機制的發(fā)票，是具有消費者權益保護的有效憑證。

二、電子發(fā)票的特點

電子發(fā)票是在網絡化和電子化不斷發(fā)展的趨勢下對紙質發(fā)票的升級和改進，可以從根本上改變財務事務的運行機制，是我國新形勢下財務制度變革的一種必然的趨勢。我國“十三五”規(guī)劃中明確提及大力推廣和應用電子發(fā)票。電子發(fā)票是信息化時代的產物，是“互聯(lián)網+稅務”新形勢的有利工具。與傳統(tǒng)紙質發(fā)票相比，電子發(fā)票的所有信息都是以數字電文形式保存和傳遞，其真實性可以通過電子發(fā)票號碼和稅控加密碼驗證，具有無紙化、網絡化和自動化等優(yōu)勢，同時電子發(fā)票開具便捷，易于傳遞和保存，有利于規(guī)范網絡稅務活動等特點。

另外，推廣電子發(fā)票可以節(jié)約成本，簡化報銷流程，提高財務部門的工作效率，并有利于稅務部門規(guī)范化管理，促進高校財務工作電子化發(fā)展。由于電子發(fā)票免除了普通發(fā)票的流通和保管環(huán)節(jié)，簡化了財務管理人員的工作程序，也無需專門的人員和地點來保管發(fā)票及檔案。財務數據的統(tǒng)計匯總及分析也更加方便、高效、便捷，極大地提高了工作效率。同時，電子發(fā)票的誕生伴隨著辦公信息化和自動化平臺的建設，高校科研項目報銷可以通過信息化及網上報賬平臺進行，減少了報銷人在多個部門流轉奔走的時間，也方便項目負責人及財務管理相關領導統(tǒng)一集中進行簽字確認。推行高校電子發(fā)票應用，不僅可以促進高校會計職能由“核算型”向“管理服務型”轉變，而且可以加強財務部門和其他相關部門的信息溝通能力。

三、高校電子發(fā)票使用中遇到的問題

（一）在高校中電子發(fā)票推廣力度小

目前，國內高校對電子發(fā)票的推廣與應用力度較小，許多高校并沒有針對電子發(fā)票進行宣傳推廣和解釋，高校許多教職工對電子發(fā)票業(yè)務及報銷流程不清楚，甚至對電子發(fā)票相關概念及內容知之甚少。并且國內絕大多數高校報銷仍然以紙質發(fā)票為準，電子發(fā)票僅僅做為一種備選和補充，通過電子發(fā)票渠道報銷或報銷成功的案例非常局限。

（二）高校中缺乏電子發(fā)票管理相關制度規(guī)范

高?，F(xiàn)行的財務規(guī)章制度中都是以紙質發(fā)票管理和使用為標準，對電子發(fā)票的使用、報銷和管理缺乏行之有效的制度、規(guī)范和標準。即使部分高校制定有規(guī)范或標準，也是以紙質發(fā)票的準則來要求電子發(fā)票的使用和報銷。相對于紙質發(fā)票報銷，電子發(fā)票報銷需要報銷人將電子發(fā)票打印出來，并附上其他消費佐證材料，甚至是要求提供銀行的公務卡消費明細對賬單以防止報銷人對電子發(fā)票進行多次重復報銷，這些措施明顯限制了高校電子發(fā)票的使用和推廣，也無疑與開發(fā)和推廣電子發(fā)票的初衷背道而馳。

（三）高校中電子發(fā)票的入賬存在風險

電子發(fā)票是以數字電文形式形式記載的發(fā)票信息，具有無紙化的特點，電子發(fā)票真?zhèn)蔚膶徍耸秦攧杖藛T面對的首要問題。由于紙質發(fā)票具有特殊的防偽物理措施和技術，并且熟練的財務人員很容易判斷紙質發(fā)票的真?zhèn)?，但電子發(fā)票的無紙化特點對目前高校內財務人員判斷其真?zhèn)翁岢隽颂魬?zhàn)。財務人員需要通過稅務網站檢驗電子發(fā)票的真?zhèn)?，查詢是否進行重復報銷，這也無形中增加了財務人員的報銷時間。

此外，電子發(fā)票的安全性也是高校推廣過程中需要面對的主要難題。雖然電子發(fā)票具有一定的信息加密和防偽特征，但在“互聯(lián)網+”的時代，如何保證電子發(fā)票的安全可靠性，保證在網上報銷過程中不被篡改及多次重復打印報銷等，都是急待解決的問題。并且目前的電子發(fā)票檢驗平臺形式各異，缺乏統(tǒng)一的官方認證機構或平臺，沒有形成安全有效的電子發(fā)票防偽方案。

（四）高校財務信息化平臺建設滯后

電子發(fā)票的設計理念是通過網絡化和信息化辦公處理，完成電子發(fā)票信息處理的直接結算。但在現(xiàn)有高校信息化條件下，尚未有具備支持電子發(fā)票傳送、管理、審核、結算和報銷的信息化和網絡化辦公平臺。高校的財務管理系統(tǒng)仍以紙質發(fā)票審核和報銷平臺為主，電子發(fā)票管理應用平臺較少，沒有系統(tǒng)的信息化辦公軟件平臺，完全不具備實現(xiàn)無紙化辦公的條件。

四、在高校推廣電子發(fā)票使用的建議

（一）加強高校電子發(fā)票宣傳推廣力度

高校應加強對電子發(fā)票概念、優(yōu)勢、使用及報銷程序等的全面宣傳。在宣傳推廣過程中，積極發(fā)揮傳統(tǒng)媒體和自媒體平臺的宣傳作用，通過高校內部校刊、校報或宣傳冊等傳統(tǒng)媒介及微信公眾號、郵箱、微博等高校自動化信息平臺形式，或舉辦專題講座，逐步向全體教職工進行系統(tǒng)講解和培訓，以擴大電子發(fā)票在高校內的知曉面。此外，也可以對外公開咨詢電話、微信或郵箱，及時為高校教職工進行答疑解惑，并對疑問比較多的問題，利用各種媒介進行集中推送和解惑。

（二）制定高校電子發(fā)票管理制度規(guī)范

我國“十三五”規(guī)劃中明確提及大力推廣和應用電子發(fā)票，因此在我國經濟進入新形勢下，深入和廣泛應用電子發(fā)票已是必然。高校應結合自身實際情況，根據國家已有的電子發(fā)票相關政策規(guī)定及管理辦法，制定出電子發(fā)票的審核及報銷與管理規(guī)章制度，深化改革，促進高校財務管理工作的無紙化和電子化，使財務人員在進行電子發(fā)票核算及管理時有跡可循、有法可依。

（三）開發(fā)全國統(tǒng)一的電子發(fā)票鑒定平臺和防偽特征

電子發(fā)票的真?zhèn)魏桶踩允瞧渫茝V過程中遇到的主要阻礙，因此國家應該建立全國統(tǒng)一的電子發(fā)票開具、鑒定及管理平臺，盡快實現(xiàn)電子發(fā)票的全國統(tǒng)一標準，結合開發(fā)更多的防偽特征，降低電子發(fā)票在流通中的安全風險。

（四）加快高校信息化平臺及財務軟件的升級和改造

電子發(fā)票的設計理念是通過網絡化和信息化辦公處理，完成電子發(fā)票信息處理的直接結算。因此，國家及高校應該盡早完善和更新現(xiàn)有財務管理與核算系統(tǒng)及辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票及電子發(fā)票管理平臺與辦公自動化系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)及銀行電子支付系統(tǒng)無縫對接。同時，也要開發(fā)與電子發(fā)票相關平臺的安全保障系統(tǒng)，提升高校電子發(fā)票相關平臺的網絡安全，保障信息安全。

（五）加強財務人員信息化平臺培訓教育

高校財務管理及工作人員應該加強自身學習，不斷提高自身的業(yè)務水平及素養(yǎng)。財務人員必須要時刻更新與電子發(fā)票有關的政策法規(guī)及各種規(guī)章管理制度，增強對業(yè)務知識的掌握能力。并且積極學習電子發(fā)票相關理論知識和計算機、電子商務等方面的知識，以及信息化平臺實際操作能力，不斷加強自身在新形勢下解決新問題的能力。

五、結語

當前，在我國社會經濟步入新形勢下，實施電子發(fā)票是“互聯(lián)網+”時代發(fā)展的必然結果，是我國新形勢下財務制度變革的一種必然趨勢。電子發(fā)票的推廣及應用有助于降低紙張的消耗，節(jié)約社會資源，為環(huán)保做貢獻。同時，可以提高財務部門的工作效率，促進高校財務工作電子化發(fā)展，有利于稅務部門規(guī)范化管理。高校應該大力推廣和應用電子發(fā)票，為建設資源節(jié)約型和環(huán)境友好型社會添磚加瓦。

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