基于網(wǎng)絡(luò)檔案的醫(yī)院職稱信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

于長海，常 起，李曉妹，李璐璐，周晨霆，薛 梅，高立波

(1.濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源部，山東 濱州 256603；2.泰山醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事科，山東 泰安 271000；3.濱州市疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 256603；4.濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源部，山東 濱州 256603)

隨著國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制和職稱制度改革深入推進(jìn)，對公立醫(yī)院職稱相關(guān)工作提出了新的更高要求。適應(yīng)國家“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，探討基于醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)的職稱檔案信息化升級、處理辦法，對檔案信息進(jìn)行深度挖掘、便捷管理與有效利用，有助于為職稱管理工作提供便利條件與有效支撐[1，2]。本文分析了醫(yī)院職稱管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)及工作流，為創(chuàng)新職稱管理工作提供參考。

1 單位職稱檔案現(xiàn)狀

職稱檔案是指在日常工作中形成的，和職稱工作相關(guān)的文字、圖表以及音像等多種資料集合，是專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)水平、專業(yè)能力、工作業(yè)績以及醫(yī)院管理等方面的集中反映。目前，單位職稱檔案管理以傳統(tǒng)紙質(zhì)存放、人工管理為主，主要有以下特點(diǎn)。

1.1 職稱分類專業(yè)性強(qiáng)，歸檔資料繁雜

筆者所在單位現(xiàn)有各類職工3600余人，對應(yīng)的職稱系列有高校教師、衛(wèi)生、會計(jì)、檔案、圖資、工程、統(tǒng)計(jì)等，種類繁多，各類(級)職稱均有明確要求，歸檔材料要求細(xì)致。

1.2 職稱檔案信息化建設(shè)滯后，管理效率不高

筆者所在單位采用傳統(tǒng)職稱評審工作模式，全過程以紙質(zhì)材料作為唯一介質(zhì)。申報人員需要填報繁瑣的表格數(shù)據(jù)并反復(fù)修改；主管部門需要逐一核對大量原始證明資料(包括重復(fù)資料)；檔案室工作人員需要認(rèn)真核對資料、制作目錄、編碼和保存，耗時、耗力[3]，工作效率低下。

1.3 檔案數(shù)據(jù)共享和利用差，檔案信息存儲面臨安全風(fēng)險

目前職稱檔案主要采用人工管理模式，大量的信息資料以紙質(zhì)的形式集聚，無法應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高效檢索，造成信息的查找、利用乃至工作的開展都舉步維艱，形成信息孤島，檔案數(shù)據(jù)共享和利用差；另一方面，紙質(zhì)檔案卷宗長期保存后磨損明顯，出現(xiàn)無法辨別和檔案自然損毀，檔案存儲面臨安全風(fēng)險。

2 職稱網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)架構(gòu)

根據(jù)目前醫(yī)院職稱檔案現(xiàn)狀，依托單位信息化升級改造的有利時機(jī)，醫(yī)院積極探索建設(shè)職稱網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前擬建設(shè)的信息系統(tǒng)已通過前期論證，完成招投標(biāo)手續(xù)，正在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)內(nèi)容設(shè)定基于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)職稱晉升、聘任的相關(guān)要求，所有信息均來源于檔案審核認(rèn)定后的信息，自動提取自人力資源系統(tǒng)，其基本框架包括以下9個子集，見圖1。

2.1 人員基本信息子集

根據(jù)上級和單位職稱評審需要，包括姓名、工號、性別、出生年月、行政職務(wù)以及學(xué)歷學(xué)位等內(nèi)容。

2.2 職稱子集

內(nèi)容涵蓋職稱類別、職稱資格、資格時間、聘任時間、職稱變動、職稱外語、職稱計(jì)算機(jī)和晉升方式字段。每次晉升申報表格均形成歷史記錄，可隨時調(diào)取。

2.3 工作子集

信息包括工作時間、從業(yè)時間、工作單位變動、工作崗位變動(含工作以來和任現(xiàn)職以來)等字段。

2.4 個人綜合獎勵子集

依據(jù)個人人事檔案和相關(guān)文件，記錄職工獎懲信息。主要內(nèi)容包括獎懲名稱(含年度考核、醫(yī)德考核)、獎懲時間、獎懲部門、獎懲級別等字段。

2.5 通訊子集

內(nèi)容包括個人郵箱、聯(lián)系電話等，對接OA短信系統(tǒng)和郵箱服務(wù)器，可以直接發(fā)送提醒信息，方便直接聯(lián)系申報人員。

2.6 授權(quán)管理子集

為增強(qiáng)系統(tǒng)開放性和實(shí)用性，模塊支持授權(quán)下的端口開放，支持職能部門和工作人員實(shí)時查詢、審核和維護(hù)信息；醫(yī)務(wù)處、質(zhì)管辦等主管部門維護(hù)衛(wèi)生強(qiáng)基、崗位變動、執(zhí)業(yè)資格、執(zhí)業(yè)注冊、援助任務(wù)、新技術(shù)新項(xiàng)目認(rèn)定、手術(shù)分級、病歷質(zhì)控等相關(guān)信息；科技處維護(hù)論文、著作、科研課題及成果獎勵、專利等；繼續(xù)教育處維護(hù)學(xué)術(shù)講座、繼續(xù)教育項(xiàng)目、進(jìn)修培訓(xùn)等信息；護(hù)理部、門診部維護(hù)護(hù)理醫(yī)技人員職業(yè)資格、崗位變動等信息。

2.7 多媒體子集

多媒體子集用于保存上傳的證書、相關(guān)證明的掃描件或者移動多媒體子集，可用于驗(yàn)證變動信息的真?zhèn)巍?/p>

2.8 賦分子集

根據(jù)醫(yī)院年度專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升評分標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)預(yù)置申報表格，對于客觀指標(biāo)，錄入指標(biāo)固定分值，自動進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)分；對于主觀指標(biāo)，設(shè)定強(qiáng)制性賦分范圍(超過范圍無法錄入分值)，由學(xué)術(shù)委員會專家登錄系統(tǒng)打分，系統(tǒng)自動計(jì)算平均分。

2.9 數(shù)據(jù)安全子集

充分利用數(shù)據(jù)庫提供的安全機(jī)制，信息變動必須經(jīng)過主管部門審核認(rèn)定，登錄人員操作信息自動監(jiān)視、統(tǒng)計(jì)和記錄。所有數(shù)據(jù)變更均有操作日志，并自動進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份，包括日志備份、事務(wù)備份、數(shù)據(jù)庫自動備份、災(zāi)難恢復(fù)等內(nèi)容。

上述子集可匯總形成個人職稱檔案信息表，職能部門根據(jù)工作需要可隨時進(jìn)行字段設(shè)置，對內(nèi)容進(jìn)行刪減、修訂、完善和補(bǔ)充。

圖1 職稱檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)架構(gòu)

3 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作流

基于職稱網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)架構(gòu)，建設(shè)職稱網(wǎng)絡(luò)管理模塊，實(shí)施系統(tǒng)集約化管理，見圖2。

3.1 發(fā)布公示

公告評審方案和相關(guān)文件。

3.2 智能提醒

根據(jù)申報條件，系統(tǒng)自動對符合晉升條件的人員進(jìn)行篩選顯示，提供相應(yīng)權(quán)限，職能部門和申報人員可登錄查看。

3.3 數(shù)據(jù)填報

申報表數(shù)據(jù)自動填報?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)有較為成熟的表格工具，一方面可根據(jù)醫(yī)院要求，制作申報表格并形成系統(tǒng)預(yù)置表樣，另一方面可對表格字段自定義鏈接，現(xiàn)有相關(guān)申報資料均可在系統(tǒng)內(nèi)通過職能部門認(rèn)證后，自動讀取生成并提供反向顯示功能。申報人員通過登錄個人賬號[4]，隨時查詢個人自動生成的申報信息。如有必要，可在規(guī)定時間內(nèi)隨時上傳證明材料進(jìn)行修訂補(bǔ)充。

3.4 數(shù)據(jù)審核

形式審核：依據(jù)上級評價標(biāo)準(zhǔn)條件，設(shè)置審核條件，對申報人員申報資質(zhì)和報表完整性進(jìn)行自動形式審查，并形成系統(tǒng)審核記錄。內(nèi)容審核：對形式審核合格的審核信息，根據(jù)部門分工，進(jìn)行內(nèi)容真實(shí)性、規(guī)范性審核。審核不合格，寫明理由，退回完善；審核合格，反饋并形成系統(tǒng)審核記錄。

3.5 材料公示

審核合格的材料在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行公示。公示結(jié)果在系統(tǒng)界面發(fā)布公示公告。

3.6 統(tǒng)計(jì)計(jì)分

公示結(jié)束后，系統(tǒng)賦分子集自動計(jì)算客觀分和專家委員會主觀成績，并自動匯總個人總成績。經(jīng)專家委員會復(fù)核無誤后，按照成績高低和規(guī)定比例刪選進(jìn)入專家投票環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)內(nèi)形成專家投票推薦候選人員名單。

3.7 投票推薦和結(jié)果公示

專家委員會在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的投票，推選出符合條件的推薦人員，并按照上級要求進(jìn)行公示和上報材料。

圖2 系統(tǒng)工作流

4 建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)和難點(diǎn)

4.1 優(yōu)點(diǎn)

一是要有助于適應(yīng)信息化時代潮流，對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化整合；二是有助于建設(shè)更加便捷高效，流程化、信息化管理平臺，自動統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)資源共享[5]；三是有助于建設(shè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型檔案管理隊(duì)伍，以業(yè)務(wù)促發(fā)展、以發(fā)展提高水平。

4.2 難點(diǎn)

一是進(jìn)行檔案資源數(shù)字化整合。信息化建設(shè)并不是簡單利用電子工具與傳統(tǒng)工作進(jìn)行粗放結(jié)合，并不等同于簡單的電腦存儲、備份與查詢；二是管理制度建設(shè)。必須正確理解檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵，明確界定保管要求、保存范圍、存儲內(nèi)容以及制度要求和管理辦法，在實(shí)踐中摸索出分類管理的制度；三是安全保障體系建設(shè)。基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的互聯(lián)、開放、共享特性，構(gòu)建信息安全保障體系建設(shè)更加重要。

[1]鄒 凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016，(13)：44-46.

[2]王莉娜，程 鵬.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用[J].蘭臺世界，2017，(3)：40-42.

[3]李雪山.鐵路專業(yè)技術(shù)職稱網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].鐵路計(jì)算機(jī)應(yīng)用，2017，26(1)：40-51.

[4]田麗麗，劉曉東.醫(yī)院職稱評審管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2014，9(11)：97-99.

[5]張 娜，楊建民.基于ASP.NET醫(yī)院固定資產(chǎn)管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用成效[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2014，9(3)：115-117.