大數(shù)據(jù)時(shí)代高校信息化管理研究

劉正艷

摘? 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校辦公提出新的管理途徑。高校管理效率低下，管理信息化可以提高高校辦公效率，不受時(shí)間與空間的限制。釘釘軟件可以實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)化、信息有效發(fā)送等功能，可以有效解決許多方面的困難。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù);信息化管理;釘釘軟件;高校

中圖分類號(hào)：G658.1? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2018）18-0008-03

1 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代給社會(huì)各方面帶來(lái)不少變化，而學(xué)校大數(shù)據(jù)使得學(xué)校需要信息化管理，讓數(shù)據(jù)獲取、處理變得更加快捷?！督逃畔⒒臧l(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》提出“提高教育管理現(xiàn)代化水平，加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程”，支持學(xué)校服務(wù)與管理流程優(yōu)化與再造，提升管理效率與決策水平。因此，要盡快運(yùn)用信息化理念及技術(shù)提高學(xué)校管理水平，優(yōu)化學(xué)校管理，最終達(dá)到具有現(xiàn)代化水平。《2018年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點(diǎn)》提出要提高信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同城備份和關(guān)鍵業(yè)務(wù)雙活，不僅要提高學(xué)校管理水平，同時(shí)要讓業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存并備份。

現(xiàn)如今高校管理存在許多困難，過(guò)于流程化，大大降低了工作效率;數(shù)據(jù)保存書(shū)面化，不易保存，占據(jù)空間大;信息傳遞無(wú)效性增多，無(wú)法知道對(duì)方是否查看到該信息;通知書(shū)面文件化管理，增加許多管理人力、物力、財(cái)力。因此，高校信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行。釘釘軟件相關(guān)功能可以實(shí)現(xiàn)信息化管理，把管理結(jié)果數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)，讓管理更加有效。

2 釘釘軟件功能簡(jiǎn)介

釘釘由阿里巴巴集團(tuán)于2014年1月開(kāi)始啟動(dòng)，專注于提高辦公與協(xié)同效率，擁有許多功能，可以讓消息有效發(fā)送及接受，考勤及審批數(shù)據(jù)化辦公。如今，釘釘版本不斷升級(jí)，功能不斷完善，讓辦公更加信息化。它的主要功能如圖1所示。

釘釘統(tǒng)一通訊錄? 員工加入釘釘，無(wú)須保存同事手機(jī)號(hào)碼，就可以很快找到同事，領(lǐng)導(dǎo)也可以找到且可以隱藏指定高管的手機(jī)號(hào)碼，避免信息泄露，安全無(wú)憂。因此可以通過(guò)該功能讓高校師生加入進(jìn)來(lái)，不用一個(gè)個(gè)添加每位同事、領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方式，節(jié)省不必要的麻煩。學(xué)生可以加入進(jìn)來(lái)，讓每位班主任、輔導(dǎo)員聯(lián)系更加方便，快速找到學(xué)生聯(lián)系方式，提高班主任工作效率。它還可以通過(guò)流量進(jìn)行通話，為學(xué)校及班主任節(jié)約一筆不必要的開(kāi)支。

Ding功能

1）第一時(shí)間群發(fā)通知。如節(jié)假日放假通知、緊急事情公告等，可以一鍵群發(fā)，所有人第一時(shí)間收到，一次最多可群發(fā)通知10 000人;支持電話、短信、應(yīng)用內(nèi)三種通知方式，無(wú)論對(duì)方是否安裝釘釘，都能第一時(shí)間傳達(dá)。

2）緊急找人。如果在辦公當(dāng)中需要通知對(duì)方，可以通過(guò)發(fā)送消息，注釋消息已讀未讀，明確標(biāo)記出本信息對(duì)方是否查看;可以Ding一下對(duì)方，讓對(duì)方馬上辦理，實(shí)現(xiàn)辦公及時(shí)性。

3）預(yù)約會(huì)議。Ding一下，可以預(yù)約線下、電話視頻會(huì)議參會(huì)情況，并且支持二維碼簽到;會(huì)后會(huì)議記錄可以同

步，讓每次會(huì)議開(kāi)得有意義。

4）日程管理。可以安排每一天的任務(wù)、重要日程，讓人輕松處理各項(xiàng)煩瑣事務(wù)。

即時(shí)聊天? 即時(shí)聊天是工作、生活中必不可少的功能。釘釘?shù)牧奶煜⒁挥|即發(fā)，雙重保障信息發(fā)送者身份信息，幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身份進(jìn)行保密。除此之外，釘釘具有獨(dú)特的Ding功能，能實(shí)現(xiàn)消息及時(shí)發(fā)送，可以將消息轉(zhuǎn)為短信，發(fā)送給電話接收人;群消息可以撤回，群主可以撤回任何群成員聊天信息，無(wú)時(shí)間限制，而群成員本人在24小時(shí)內(nèi)可以撤回自己發(fā)送的信息;群禁言設(shè)置，支持白名單和黑名單，群主可以通過(guò)該功能靈活管理群成員。

工作? 該工作菜單下的主要功能有簽到、審批、日志、公告。

1）智能簽到?？梢噪S時(shí)隨地了解團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，出勤人員一目了然，打卡方式有人臉打卡、一鍵打卡等。智能統(tǒng)計(jì)本月考勤情況，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)查看外勤人員工作時(shí)間及位置。

2）移動(dòng)審批。不用擔(dān)心找領(lǐng)導(dǎo)簽字而領(lǐng)導(dǎo)不在，領(lǐng)導(dǎo)外出可以移動(dòng)審批，簡(jiǎn)單易上手，審批流程智能流轉(zhuǎn)。

3）智能日志。工作成果輕松沉淀，辦公過(guò)程中的日?qǐng)?bào)、周報(bào)、每日工作成果一鍵分享到群，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)狀況，提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力，定時(shí)提醒員工撰寫(xiě)日志。

4）公告。隨時(shí)隨地發(fā)通知，通過(guò)圖片、文字等方式發(fā)送，可以通過(guò)手機(jī)和PC端進(jìn)行，已讀未讀清晰掌握，一鍵Ding給未讀人員，保障通知有效傳送。

釘盤(pán)? 該功能可以做到：1）安全且權(quán)限豐富，學(xué)校文件只能內(nèi)部同事查看，外人無(wú)權(quán)限查看;2）分享便捷，與聊天、郵件互通，支持從釘盤(pán)添加附件或發(fā)送聊天;3）多端同步，手機(jī)與電腦實(shí)施同步;4）平臺(tái)開(kāi)放，目前該平臺(tái)對(duì)所有用戶免費(fèi)開(kāi)放。

智能辦公電話? 該軟件可以免費(fèi)撥打電話，通過(guò)流量進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)音通話，高清音質(zhì)，超低流量;支持1080 P超高清圖像視頻通話，超穩(wěn)定通話。最高可以支持30人電話會(huì)議，還支持免費(fèi)高清視頻會(huì)議。該功能可以讓無(wú)法參加會(huì)議的同事通過(guò)視頻參會(huì)，大大節(jié)省人力與物力。

智能報(bào)表? 隨著計(jì)算機(jī)技能的不斷提高，釘釘智能報(bào)表可以讓員工考勤不用手工填寫(xiě)提交，學(xué)?？记趫?bào)表可以生成智能報(bào)表，領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然查看本部門(mén)員工遲到、早退、曠工、缺卡等基本信息，節(jié)省大量人力及物力。學(xué)校可以利用該功能進(jìn)行智能匯總，對(duì)缺勤人員進(jìn)行排查，快速了解整個(gè)學(xué)校曠工員工，學(xué)校財(cái)務(wù)處可以利用該功能進(jìn)行審核整理。班主任可以利用它快速查看本月班級(jí)學(xué)生出勤情況，不受時(shí)間與空間的限制，隨時(shí)隨地查看本班學(xué)生具體情況。

智能報(bào)表功能在高校中對(duì)學(xué)生管理尤其重要。學(xué)校宿管科不用實(shí)地查寢，可要求學(xué)生在寢室打卡，釘釘可以記錄該學(xué)生考勤記錄，每周生成報(bào)表了解情況，對(duì)于相關(guān)情況進(jìn)行處理。

總之，通過(guò)了解釘釘主要功能，高?？梢岳盟M(jìn)行智能辦公。

首先，智能化考勤。利用釘釘，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)注意師生的工作與學(xué)習(xí)狀態(tài)，查看教師工作時(shí)間及地點(diǎn)，隨時(shí)掌握全校工作進(jìn)程，查看出差人員的現(xiàn)狀，生成一個(gè)屬于教師本人的考勤報(bào)表，通過(guò)它一目了然地查看教師缺勤情況。

其次，Ding功能。讓消息有效發(fā)送，可以查看有多少人沒(méi)有看;發(fā)送消息時(shí)可以特意Ding某個(gè)人，提醒他查看文件。

最后，網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)音與視頻電話，節(jié)省師生通話費(fèi)用，尤其是班主任通話費(fèi)。

因此，高校利用該軟件辦公，可以提高自身管理水平，實(shí)現(xiàn)智能化辦公，對(duì)提升辦公效率具有積極作用。

3 釘釘軟件在高校應(yīng)用中存在的問(wèn)題

每個(gè)軟件的應(yīng)用都不是一鍵到位，在釘釘應(yīng)用過(guò)程中主要存在以下問(wèn)題。

1）校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足。推廣該軟件需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)重視，實(shí)施難度就會(huì)加大。因此，一定要讓學(xué)校明確當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧校園建設(shè)的重要性，為了更好地辦公，利用信息化手段提高辦公效率勢(shì)在必行。之后，可以與阿里集團(tuán)交涉簽訂協(xié)議。

2）信息化管理觀念比較差。目前雖然推崇智能化辦公、信息化管理，但是大多數(shù)師生在工作與學(xué)習(xí)中的信息化管理水平比較低。經(jīng)過(guò)了解，一些教師舊觀念根深蒂固，徹底接受難以實(shí)現(xiàn)，需要一定時(shí)間進(jìn)行改變。因此，學(xué)校在管理觀念方面要有所改變，要隨時(shí)代的變化而變化。

3）釘釘應(yīng)用方面存在困難。學(xué)校師生信息化技術(shù)能力比公司專業(yè)人員相對(duì)要低，因此，要對(duì)每個(gè)部門(mén)成員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們了解釘釘?shù)闹饕δ?，利用釘釘進(jìn)行有效管理，如考勤，優(yōu)化組織架構(gòu)與審批流程等。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，運(yùn)用釘釘軟件智能考勤功能，可以讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)快速掌握全校師生工作、學(xué)習(xí)情況，尤其是可以讓班主任了解學(xué)生每天上課、晚上歸寢情況，提高工作效率;運(yùn)用釘釘智能報(bào)表功能，可以讓領(lǐng)導(dǎo)查看師生某段時(shí)間總體情況，智能生成全校有多少人遲到、缺勤等匯總信息;運(yùn)用釘釘消息已讀未讀功能，可以讓消息有效發(fā)送，立即查看已讀人數(shù)及未讀人是誰(shuí)，提高學(xué)校信息傳送及時(shí)性，避免由于傳送時(shí)間延遲而耽誤信息傳達(dá)，最終影響辦公效果;運(yùn)用釘釘網(wǎng)絡(luò)電話功能，可以一定程度節(jié)省師生電話費(fèi)用，降低師生生活成本;運(yùn)用釘釘會(huì)議視頻功能，可以讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地召開(kāi)會(huì)議，讓領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間更加合理、有效。所以，運(yùn)用釘釘軟件可以讓學(xué)校辦公智能化，提高辦公效率，提高員工之間協(xié)同操作能力，降低師生生活成本，加速實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的信息化與現(xiàn)代化。

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