基于EXCEL函數(shù)的采購價格監(jiān)控方法淺析

秦傳熙

（中國航天科工飛航技術(shù)研究院，北京 100074）

1 需求背景

隨著采購管理規(guī)范化管理的日趨深入，客戶對于價格的管控，由以往采購后期更正，已漸漸過渡到前期監(jiān)控預(yù)防。由于客戶價格糾偏要求的前移，以往訂貨中充足的價格調(diào)整、糾錯時間極大的縮短，極大增加了采購價格管控難度。以往滯后的價格監(jiān)控，已經(jīng)不能滿足客戶日趨前移的價格監(jiān)控要求，這對于企業(yè)采購價格管控力度提出了更高的要求。

在以往的企業(yè)采購過程中， 采購計(jì)劃臺賬 作為供需溝通的第一渠道，最能滿足當(dāng)下價格管控在及時性以及準(zhǔn)確度上的需求，但是由于 采購計(jì)劃臺賬 一般是基于EXCEL表進(jìn)行制作及錄入，在價格錄入時缺少有效的技術(shù)手段進(jìn)行監(jiān)控，一旦供貨方反饋訂單時價格出現(xiàn)錯誤，在錄入時很難發(fā)現(xiàn)。如果業(yè)務(wù)人員在錄入價格時，逐條搜索歷史價格進(jìn)行核對，這對年采購計(jì)劃量極大的企業(yè)來說實(shí)施難度很大，極大影響采購業(yè)務(wù)的工作效率。

由于采購計(jì)劃臺賬基于EXCEL表格，其豐富的函數(shù)及技術(shù)操作手段給予了我們實(shí)現(xiàn)價格自動監(jiān)控的可能。通過對廠所提報(bào)計(jì)劃特點(diǎn)的匯總及多次的嘗試，我們探索出了用VLOOKUP函數(shù)配合條件格式的方法對采購價格進(jìn)行監(jiān)控的方法。此種方法能夠有效的對我們錄入表格中的價格進(jìn)行判斷，對于價格錄入的高低與歷史價格進(jìn)行自動比對，同時對于價格有誤的計(jì)劃進(jìn)行有效的提示。

2 基于EXCEL函數(shù)的價格監(jiān)控方法

2.1 EXCEL函數(shù)簡介

（1）VLOOKUP函數(shù)介紹。VLOOKUP函數(shù)時EXCEL中的一個縱向查找函數(shù)，功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應(yīng)的值。通過該函數(shù)我們可以按列在基礎(chǔ)采購價格數(shù)據(jù)庫表中查詢出以往采購的歷史價格。

（2）條件格式介紹。在EXCL中，條件格式的功能是通過對滿足某些條件的數(shù)據(jù)，設(shè)置特定的格式（如字體格式的突出顯示、數(shù)據(jù)條、色階、圖標(biāo)等）。通過條件格式，我們可以將我們輸入的價格與VLOOKUP函數(shù)搜索出的歷史價格進(jìn)行條件比對，從而通過字體格式的變換達(dá)到價格監(jiān)控提示的目的。

2.2 價格監(jiān)控的實(shí)現(xiàn)

根據(jù)價格監(jiān)控的需求，我們通過建立 采購基礎(chǔ)價格表 ，并通過條件格式及VLOOKUP函數(shù)，實(shí)現(xiàn)了當(dāng)價格填入計(jì)劃大表時，如果與歷史價格不同，自動變換字體進(jìn)行提示的功能。具體實(shí)現(xiàn)方法為：系統(tǒng)通過VLOOKUP函數(shù)搜索歷史價格，通過條件格式與當(dāng)前輸入價格進(jìn)行比對，并自動變換字體顏色進(jìn)行提示。此種方法，由于運(yùn)用的是條件格式，不影響業(yè)務(wù)員進(jìn)行正常錄入操作，只需按以往過程錄入信息即可，此種方法將簡單易行的將價格管控植入到了EXCEL的日常采購計(jì)劃臺賬使用中。后續(xù)只需不斷完善 采購基礎(chǔ)價格表 ，就會對每個廠所的價格統(tǒng)計(jì)的越來越全面，同時我們對于價格的監(jiān)管力度也會越來越嚴(yán)格。

2.3 條件格式配合VOOLKUP進(jìn)行價格管控的優(yōu)勢

此方法在規(guī)范企業(yè)產(chǎn)品價格的同時，也對產(chǎn)品的規(guī)格及型號起到了很好的規(guī)范作用。對于不同標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等級、封裝形式的產(chǎn)品，價格一般不同，從而我們在使用此方式實(shí)現(xiàn)價格監(jiān)控時，也在對整體采購計(jì)劃進(jìn)行了一次監(jiān)控，從而極大降低了采購過程中訂貨錯誤的情況出現(xiàn)，進(jìn)一步降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

此方法僅需對于工作表進(jìn)行條件格式的編寫及 采購基礎(chǔ)價格表 的建立，就可以進(jìn)行使用，經(jīng)測試不會影響及增加日常工作量，僅需在每次填寫完單價后用格式刷刷一下，即可完成批量價格監(jiān)控操作。

此方法在日常錄入中不會出現(xiàn)任何公式，不影響計(jì)算及日常輸入，對于型號規(guī)格完整、獨(dú)特性較強(qiáng)的采購計(jì)劃適用性好，不斷完善的型號價格目錄對于單價的監(jiān)控會隨著時間的增加變得越來越準(zhǔn)確。通過價格的監(jiān)控還可以對于型號采購產(chǎn)品本身進(jìn)行一定檢查，往往能發(fā)現(xiàn)歷史訂貨中的一些問題。

此方法使用簡單，僅從操作上講，對于EXCEL函數(shù)不了解的業(yè)務(wù)人員，僅需將此方法作為一種特殊的格式設(shè)定，用格式刷就可以輕松實(shí)現(xiàn)應(yīng)用。

2.4 條件格式配合VOOLKUP進(jìn)行價格管控的局限性

由于匹配標(biāo)準(zhǔn)為產(chǎn)品型號規(guī)格，對于型號規(guī)格相同但價格不同的產(chǎn)品僅能起到提示作用，但可用日常工作經(jīng)驗(yàn)縮小這種情況出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。需要維護(hù)好后端的 采購基礎(chǔ)價格表 ，在遇到未搜索到的新型號時，需要及時對基礎(chǔ)表進(jìn)行添加。對于價格波動頻繁的產(chǎn)品，需要考慮使用方法。

此種方式旨在降低價格管控中的風(fēng)險(xiǎn)，輔助我們在采購計(jì)劃臺賬中對于價格進(jìn)行監(jiān)管，是在不影響原本工作方式的基礎(chǔ)上提出的一種工作方式的改進(jìn)，需保留原有好的工作習(xí)慣，如在系統(tǒng)錄入時再次核實(shí)單價的準(zhǔn)確性，這樣可以保證企業(yè)的質(zhì)量工作在原有基礎(chǔ)上更上一個臺階。

3 結(jié)束語

通過VLOOKUP函數(shù)配合條件格式的方法對采購價格進(jìn)行自動監(jiān)控，可以有效的增強(qiáng)企業(yè)采購價格的監(jiān)管能力，避免了因價格波動帶來的采購風(fēng)險(xiǎn)，極大的提升了客戶對于企業(yè)采購服務(wù)的滿意度。此種方法，使價格管控工作能夠以一種簡單易行的姿態(tài)深入到企業(yè)的日常采購價格管理中，使訂單的大批量價格監(jiān)控工作成為可能。VLOOKUP函數(shù)配合條件格式的方式還有更多可應(yīng)用前景，例如采購管理中的時間提醒，庫存數(shù)量提示等，希望本文的應(yīng)用思路可以給予大家更多的啟發(fā)。

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