論事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

馬榮

[摘要]隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作變得越來越重要起來，社會對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。隨著不斷的改革和發(fā)展，我國的行政事業(yè)單位的體制機制、機構結構等方面都發(fā)生了較大的變化，因此，辦公室檔案管理這方面的工作也要隨之發(fā)生變化和改革，不斷地創(chuàng)新工作形式，與時代發(fā)展的潮流相符合。文章圍繞加強事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作展開論述：首先介紹了事業(yè)單位檔案管理工作的原則；其次分析了目前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題；最后提出解決的措施。

[關鍵詞]事業(yè)單位；辦公室檔案；管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201808132

1引言

檔案管理工作作為事業(yè)單位的一項重要工作，關系到事業(yè)單位的各方面管理工作的協(xié)調和高效進行，是事業(yè)單位工作的重點，對事業(yè)單位的發(fā)展方向產生著至關重要的影響。做好事業(yè)單位的辦公室檔案管理有助于促進事業(yè)單位內部高效運轉，提高單位整體的管理工作質量。事業(yè)單位的檔案管理工作必須保持工作積極性，提高檔案管理工作的質量，創(chuàng)新檔案管理工作思路，為我國事業(yè)單位的發(fā)展起到好的促進作用。

2事業(yè)單位辦公室檔案管理的原則

21遵循規(guī)范靈活的原則

行政單位的檔案管理工作是一項嚴肅的工作，國家有相關的嚴格的標準，因此工作中一定要嚴格地遵循國家相關法律和標準來進行。這體現(xiàn)了辦公室檔案管理工作的規(guī)范性，一定要在制度的規(guī)定下開展工作，要高標準嚴要求，不能脫離制度開展工作。同時，又不能死板地進行管理工作，要將國家的規(guī)定和每個事業(yè)單位自身的特點和工作性質來制定不同的工作制度，根據(jù)實踐和摸索建立完整的工作體系，要與各自單位的自身實際情況相符合，這就體現(xiàn)了靈活性的原則。

22遵循權責職責兼顧的原則

在事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，必須要遵循職責分明的原則。在管理過程中，要確保權責明確，將各項責任落實到人，保證每一項工作都有專門的負責人對其負責，這樣才能更好地促使每一項工作得到合理有效的執(zhí)行和管理。同時，要加強對工作人員和領導干部的管理，提高要求，領導自身要明確自己的職責和權利范圍，在工作中不能越權，嚴格在自己的職權范圍內行使權力。同時，要有明確的工作目標，加強對工作的檢查和指導，明確責任，同時保證工作人員的合法權益能夠得到保障。

23遵循制定與執(zhí)行并重的原則

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作要嚴格地按照國家的相關標準和法律要求進行和開展，對于既定的要求要一絲不差地去執(zhí)行，不能有偏差和違背的地方，也不能私自改變國家的規(guī)定和條款。但是，在嚴格執(zhí)行的前提下，也不能一昧地盲目執(zhí)行，有的地方需要根據(jù)不同單位的不同情況靈活變通，根據(jù)實際的情況對執(zhí)行方法進行調整，不能完全照搬某種工作方式。這就是制定與執(zhí)行并重的原則，要求辦公室檔案管理工作在嚴格執(zhí)行國家相關制度的前提下能夠結合自身實際情況制定符合自身發(fā)展規(guī)律的工作制度體系。

24遵循動態(tài)與靜態(tài)結合的原則

動態(tài)與靜態(tài)相結合的原則指的是，在制度的保障下不斷地根據(jù)時代的發(fā)展潮流和趨勢對工作進行調整和創(chuàng)新。制度是事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的工作保障和基礎，工作中嚴格按照相關的制度辦事是正確的。但是，在此基礎之上，工作中還要兼顧時代的發(fā)展變化，工作方式和工作體制等方面都要跟上時代發(fā)展的步伐，不斷地做出調整，使之與時代發(fā)展的步伐相適應，避免出現(xiàn)工作與社會發(fā)展脫節(jié)的情況。否則，辦公室檔案管理工作是落后的、不合格的。

3目前我國事業(yè)辦公室檔案管理工作存在的問題

31辦公室檔案管理工作不被重視

目前我國的某些事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的一個較大的問題就是態(tài)度上的不重視，認為檔案管理工作可有可無，誰都能夠勝任。這種思想上的誤區(qū)導致一些單位的辦公室檔案管理工作的混亂，導致工作質量不過關。對辦公室檔案管理工作的不重視，使得檔案管理工作失去了本該有的連貫性和完整性，工作的各個部分七零八落，沒有一個整體的掌控，不能起到很好的信息管理作用。一些單位甚至出現(xiàn)了檔案管理混亂，擾亂了單位正常工作秩序的情況，這些都是不應該出現(xiàn)在辦公室檔案管理工作中的。因此，對事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的重視程度是影響工作質量的關鍵因素。

32檔案管理的相關工作人員業(yè)務素質參差不齊

在事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，還存在一個較大的問題，就是相關工作人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務能力問題。許多單位對這份工作都存在思想上的誤區(qū)，認為無須專人管理，隨便找人兼職即可。在這種錯誤思想的指引下，許多從事檔案管理工作的工作人員沒有專業(yè)的管理技能和思維，不能對辦公室檔案進行專業(yè)化的管理，工作質量方面大打折扣。并且這些工作人員對這份工作的重視程度肯定也很低，工作態(tài)度上也存在較大的問題，不能認真嚴謹?shù)貙Υ?，容易在工作中出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞。

33檔案管理的方法滯后

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作歷史悠久，許多單位還在沿襲著老一套的工作方式和制度體系，完全沒有任何的創(chuàng)新和發(fā)展。這些老舊的工作體系嚴重地制約了事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，對于整個單位的管理工作也形成了嚴重的阻礙作用。管理方法的滯后注定會對工作質量形成影響，以前的方式不再適應新型的發(fā)展形態(tài)，管理工作難以發(fā)揮其真正的作用?，F(xiàn)代社會要求各方面的工作都要進行信息化改革，辦公室檔案管理工作也不例外，如果事業(yè)單位的這方面工作不能與信息化很好地聯(lián)系，那么注定是落后的、制約整體發(fā)展的，是不利于單位發(fā)展的。

4加強事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的措施

41提高對辦公室檔案管理工作的重視程度

要想提高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作質量，首先要從根本上轉變態(tài)度，提高對這項工作的重視程度。首先，領導層面要加強對辦公室檔案管理工作的重視，積極主動地對這項工作的相關方面進行研究探討，親自做好表率，下達檔案管理的任務和指標，加強對工作的督促，注重落實，從根本上提高辦公室檔案管理工作的質量。領導在以身作則的同時，要加強對下屬的思想教育，提高全體工作者的思想重視程度，積極做好宣傳和宣講工作，督促各部門提高重視度，積極地配合檔案管理部門開展工作，通力合作，齊頭并進。

42提高檔案管理工作者的工作素質

檔案管理工作者的動作態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)對工作質量的提升也發(fā)揮著至關重要的作用，因此，加強工作人員的工作素養(yǎng)和工作能力，是檔案管理工作中的重點之一。單位首先要積極地組織辦公室檔案管理工作人員進行統(tǒng)一規(guī)范的專業(yè)知識教育，提高工作人員的專業(yè)能力，能夠高質量地完成檔案管理工作。其次要加強對員工職業(yè)道德的教育，提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)。從工作能力和工作態(tài)度兩方面下手，切實加強員工的職業(yè)工作能力，提高辦公室檔案管理工作人員的綜合能力和素質。

43加強檔案管理工作的信息化發(fā)展

在這個信息化時代，沒有任何一項工作可以脫離信息化技術而獨立存在，檔案管理方面的工作尤其要注意這一點。在事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，要建立高效準確的計算機管理模式，對檔案進行系統(tǒng)的管理，做到整齊劃一，同時提高管理工作的效率和質量。

5結論

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位的工作重點，對于整個單位的發(fā)展和管理具有重要意義。加強檔案管理工作，要求提高各方面的思想重視程度，創(chuàng)新檔案管理工作的方式，建立新型的工作體系和制度，與時代發(fā)展的步伐相符合，建立現(xiàn)代化的管理體系，與互聯(lián)網(wǎng)技術相結合，提高工作效率和質量。同時，加強檔案管理工作人員的整體素質，加強隊伍建設，從各個層面上提高檔案管理工作的質量。

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