基于一般管理者寫作能力提升的短期培訓(xùn)策略研究

陳少華，陳麗霞，張 婷

（武漢電力職業(yè)技術(shù)學院，湖北 武漢 430079）

0 引言

一般而言管理者在實施管理計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和反饋等職能的過程中都需要通過溝通來實現(xiàn)，雖然溝通的途徑與形式五花八門，但對組織溝通而言，書面（包括電子媒介）的正式溝通依然起著決定性的作用。對管理者而言，盡管溝通對象、媒介不同，但其基本要求是一致的，從一定意義上來說，寫作能力的強弱決定著溝通的效率與效果。在當今，企業(yè)內(nèi)部大量用Email、文件、企劃案、PPT作為溝通的媒介，當文字溝通的機會逐漸大于其他形態(tài)溝通之時，出色的寫作能力已經(jīng)成為管理者一項必備的能力要求。所以通過培訓(xùn)幫助管理者提升寫作能力，對提高管理績效都有著強烈的現(xiàn)實意義。

1 相關(guān)概念界定

1.1 一般管理者

管理者是管理行為過程的主體，所以彼得·德魯克認為管理者扮演的角色或者說責任大體上分為3類：管理一個組織，管理管理者，管理工人和工作，從而形成了上（高層）、中（中層）、下（基層）3個管理者層級。高層管理者對組織負全責，主要側(cè)重于溝通組織與外部的聯(lián)系和決定組織的大政方針，注重良好環(huán)境的創(chuàng)造和重大決策的正確性。中層管理者承上啟下，既是管理者，又是被管理者，其主要職責是正確領(lǐng)會高層的指示精神，創(chuàng)造性地結(jié)合本部門的工作實際，有效指揮各基層管理者開展工作，注重的是日常管理事務(wù)。而基層管理者主要職責是直接指揮和監(jiān)督現(xiàn)場作業(yè)人員，保證完成上級下達的各項計劃和指令，他們主要關(guān)心的是具體任務(wù)的完成［1］。

本文定義的一般管理者就是指中層管理者和基層管理者。中層管理者的任務(wù)是通過建立健全的組織結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)集體合作精神、營造團隊和諧氛圍，培訓(xùn)下級并確保下級的設(shè)想、意愿、努力能朝著共同的目標前進。而基層管理者只需關(guān)注兩個前提：一是工作的復(fù)雜性與變動性；二是正確認識到被管理者的個性、行為、需求等特性，并以此去處理各類各級人員相互關(guān)系。由此可見，一般管理者及其管理技能在組織管理活動中起著決定性作用。

1.2 寫作能力

人力資源理論給能力的定義是，完成一項目標或任務(wù)所體現(xiàn)出來的素質(zhì)以及達成目的所具備的條件和水平。而心理學家認為，能力是指順利完成某一活動所必需的主觀條件，是直接影響活動效率，并使活動順利完成的個性心理特征。實際上能力總是和人完成一定的社會實踐相聯(lián)系的，離開了具體實踐，人的能力既不能表現(xiàn)，也不能發(fā)展。

寫作是一種社會實踐活動，是運用語言文字符號反映客觀事物、表達思想感情、傳遞知識信息的創(chuàng)造性腦力勞動過程。寫作以語言文字為媒介進行文化交流、信息記錄與傳播，是人類凝聚思想，表達情感，加工與傳遞知識的基本手段。作為滿足人類社會活動需要、學習社會知識需要而產(chǎn)生的一種特殊的社會實踐，寫作活動大致可分為“收集資料-謀篇布局-表達呈現(xiàn)”3個階段。而寫作能力是指寫作者在這3個階段對自己的積累進行選擇、提取、加工、改造的能力，諸如能通過對客觀事物的觀察、分析和歸納，把其中包含的意思加以提煉，確定所要表達中心思想的立意能力，根據(jù)表達中心思想的要求組織材料進行謀篇布局的構(gòu)思能力以及書寫成文的表達能力。寫作者立意、構(gòu)思、表達這3種能力，通過寫作的具體實踐活動來體現(xiàn)的，從過程上看體現(xiàn)了寫作者思維能力的強弱。

1.3 短期培訓(xùn)

短期培訓(xùn)是指根據(jù)工作崗位急需或其他原因而對員工進行的時間較短的培訓(xùn)。由于學員來源、培訓(xùn)目標的區(qū)別，短期培訓(xùn)具有以下主要特點：一是學習期限短，學習時間比較靈活。短期培訓(xùn)的時間可以用天、用月來計算。在教學時間的安排上，它不受限制，只要有需求，培訓(xùn)機構(gòu)有條件，即可因地制宜地舉辦。二是培訓(xùn)需求多樣性。各種層次的崗位培訓(xùn)，包括為達到崗位規(guī)范的要求，取得上崗、轉(zhuǎn)崗和提職、晉級資格的培訓(xùn)，以及為適應(yīng)工作需要而進行的各種高層次專業(yè)知識的培訓(xùn)。三是培訓(xùn)教學組織有很強的適應(yīng)性。短期培訓(xùn)可以是脫產(chǎn)的，也可以是業(yè)余的，即可以辦在學校內(nèi)，也可以辦在培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)，還可以由行業(yè)主管部門或企事業(yè)單位舉辦，也可以由社會機構(gòu)組織。四是在教學內(nèi)容上，短期培訓(xùn)更強調(diào)教學內(nèi)容的針對性、實用性，重點是解決學員缺什么、補什么的問題。短期培訓(xùn)的內(nèi)容大部分是隨著生產(chǎn)急需而設(shè)置?？傊唐谂嘤?xùn)強調(diào)的是現(xiàn)實導(dǎo)向，專業(yè)性、針對性較強，急用先學，立竿見影，近期效益突出。

2 影響一般管理者寫作活動績效的因素分析

2.1 影響寫作活動的四要素分析

現(xiàn)代寫作學認為，寫作是一個由寫作主體、寫作客體、寫作受體、寫作載體這4個要素綜合作用所形成的系統(tǒng)活動。寫作主體，即作者，在寫作四要素中居于主導(dǎo)地位，選詞造句、謀篇布局都是主體思維活動的結(jié)果。寫作客體實際上就是寫作主體所要描繪的現(xiàn)實世界（物質(zhì)世界和精神世界），泛指一切能夠成為寫作對象的人、事、景等客觀對象。寫作主體的主觀能動性往往受到寫作客體的制約與引導(dǎo)。寫作受體，就是寫作活動的接受對象，一般稱之為讀者，作為企業(yè)管理溝通的對象，其價值和地位正伴隨著辦公自動化日益受到重視。寫作載體則是指構(gòu)成寫作行為的、以語言文字有規(guī)律的排列傳遞信息的組織系統(tǒng)，通常由主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言這4個基本要素構(gòu)成。對于傳統(tǒng)的寫作活動而言，寫作載體的存在形式主要是紙質(zhì)媒介，電子文檔作為互聯(lián)網(wǎng)和辦公自動化形勢下新的寫作載體已經(jīng)越來越多的影響到了人們的生活、學習和工作。

對于一般管理者，影響溝通績效的媒介就是各種實用文章，譬如計劃、總結(jié)、請示、報告、通知、通報、決定、決議、紀要以及各種各樣的匯報材料。一般管理人員其管理技能并非天生的，他們往往因為工作出色，由其他崗位提拔到管理崗位上來，對于管理，他們大多會沿襲前人以往的工作方法和行為模式，更多依靠零散的經(jīng)驗和感覺，缺乏系統(tǒng)的、科學的、實操性強的管理技能。所以從培訓(xùn)與提升寫作能力角度出發(fā)，首先必須要求管理者“作文”時要有強烈的“受體”意識。

管理活動中產(chǎn)生的各種文章和材料，其“受體”不是寫作主體勞動成果的創(chuàng)造者，而是與這些文章和材料發(fā)生關(guān)系的管理者和員工。寫出來的文本終究是要給人看的，文章好不好，溝通能否達到績效，讀者（寫作受體）說了算，所以寫作者要研究“受體”所處的地位與環(huán)境，更要研究“受體”溝通的目標與追求，還要研究他們的心態(tài)、愛好、趣味等。

當然影響一般管理者寫作效果的因素歸根到底是寫作主體，寫作主體的人格、胸襟、學識、修養(yǎng)、智慧、文化積淀、生活經(jīng)驗等，在整個寫作過程中無時無刻不產(chǎn)生著直接或間接的影響。

只有充分認識寫作主體、寫作客體、寫作受體、寫作載體在寫作活動尤其是應(yīng)用寫作活動中的重要作用，寫作者在從事寫作實踐活動的時候才能更加自覺地進行材料的搜集、篩選，主題的提煉、結(jié)構(gòu)的完善、語言的推敲，最終寫出實在、有力、有用的好文章。

2.2 影響寫作主體的思維因素分析

影響寫作活動績效的主體因素是多方面的，不管是公文寫作還是其他實用文寫作，各種主體因素的影響是客觀存在，無法回避的，譬如責任與道義、素質(zhì)與人格、經(jīng)驗與體驗等，也莫不如此。從溝通的現(xiàn)實分析，影響寫作活動績效的主體因素最終都體現(xiàn)在寫作主體的“思維意識”方面。譬如管理者在工作中總要寫些東西，不論是給客戶的方案，給高層主管的備忘錄，或是往來于同事之間的電子郵件，這些活動及其載體實際上體現(xiàn)的是因管理溝通需要而產(chǎn)生思維活動的具體呈現(xiàn)。然而，要怎樣才能知道管理者的寫作是不是真的清楚有效，或者說怎樣才能讓自己在溝通上高人一等，歸根到底考驗的是管理者的思維能力，亦即寫作主體的思維能力。

從事企業(yè)管理工作，具備單一的知識和能力是很難適應(yīng)的，因為管理者所面臨的任務(wù)與環(huán)境是復(fù)雜多樣的，需要綜合運用多種學科的知識與能力。如撰寫公文，首先應(yīng)懂得公文寫作的知識，同時要了解本企業(yè)和部門的業(yè)務(wù)與職能，還要掌握高層的戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)術(shù)精神，要熟悉公文的運轉(zhuǎn)流程等，所以沒有綜合的知識和能力是不能適應(yīng)這種工作的。處事能力、管理能力和寫作水平，說到底是一個人的思維能力。

思維能力包括理解力、分析力、綜合力、比較力、概括力、抽象力、推理力、論證力、判斷力等［2］。 它是整個智慧的核心，參與支配著一切智力活動。思維反映的是事物客觀共同的、本質(zhì)的特征和內(nèi)在聯(lián)系。較高的思維能力必須是一個科學的思維過程，表現(xiàn)為正確的分析、綜合、比較、抽象、概括和歸納。其中的每一環(huán)節(jié)都體現(xiàn)著思維的科學性，如果認識事物不能從思維上解決問題，任何能力都不能在效率上有所體現(xiàn)。所以，思維問題反映了一般管理者觀察事物的能力和抓住事物本質(zhì)的能力。

從一般管理者的寫作實踐看，影響寫作主體的思維能力的主觀意識主要有系統(tǒng)思維意識、創(chuàng)新思維意識、批判思維意識、聯(lián)想類比意識、網(wǎng)絡(luò)思維意識、事實數(shù)據(jù)意識、注重細節(jié)意識等［2］。事實上這些思維意識及其所表現(xiàn)出來的能力是可以通過培訓(xùn)培養(yǎng)來提升的。如借助系統(tǒng)思維，有助于管理者捕捉工作中的亮“點”，這小小的“點”，在一定程度上可以看成是整個事件的映象和縮影。通過“一葉知秋”的系統(tǒng)思維，就能追根尋源，最終還原事情的原貌，引導(dǎo)管理者全面看待事物，同時還能從無序中發(fā)現(xiàn)有序，從各色復(fù)雜現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)其所蘊涵的規(guī)律，梳理思維并完善決策。麻省理工斯隆管理學院資深講師卡拉·布萊克本（Kara Blackburn）表示：“寫作清楚，代表頭腦清楚。而就算你腦子里有全世界所有的好點子，如果你講不出來，就沒有人會知道?！敝挥杏每陬^表達或書面的形式把學習工作的情況和思想收獲進行系統(tǒng)地歸納和綜合這種能力，才能真正適應(yīng)管理工作。而管理者管理水平的高低與溝通的績效，主要就看他的思維能力強不強，最基本的途徑就是培養(yǎng)思維能力。

3 一般管理者寫作能力提升的短期培訓(xùn)策略

近年來，從企業(yè)組織的各種寫作競賽中反饋的情況看，一般管理者在寫作上還存在著思想理論基礎(chǔ)不扎實、對企業(yè)的內(nèi)情外勢不了解、寫作基本知識與能力欠缺、經(jīng)驗與積累不足等問題，組織者也從遴選、培育、使用3個方面提出了強化和提升一般管理者寫作水平的策略與措施。雖然短期培訓(xùn)追求的是短時間、低成本，但是只要組織者采用一定的策略，在短時間內(nèi)使受訓(xùn)者掌握技巧，寫出簡單、清楚、明確而又有趣、智慧的好文章，還是切實可行的。無論是需求者，還是組織者，可以從研究培訓(xùn)對象、把握培訓(xùn)時機、精選培訓(xùn)內(nèi)容、遴選培訓(xùn)講師、注重培訓(xùn)形式5個方面共同努力，通過短期培訓(xùn)來實現(xiàn)提升一般管理者寫作能力的目標。

3.1 深入研究培訓(xùn)對象

既然一般管理者在組織中承擔著承上啟下、協(xié)調(diào)各方的責任，那么他們不僅要發(fā)揮人與人、部門與部門之間的橋梁作用，還應(yīng)該主動尋求企業(yè)內(nèi)部對重大決策的意見和建議，將有價值的信息整合、反饋，最終實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各群體之間的信息暢通與協(xié)調(diào)發(fā)展。這種角色和地位決定了一般管理者不但要充分理解、吸收領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要能夠?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)意圖準確轉(zhuǎn)化，制定具體實施細節(jié)和程序，同時及時準確表述、傳遞給基層管理者和員工，并督促實施，全程監(jiān)控，確保組織目標的達成。由此可見，一般管理者應(yīng)該聚焦于領(lǐng)導(dǎo)者和資源分配者這兩種主要的角色，要扮演好這兩種角色，在掌握管理原則、明確管理目標、熟悉管理要素的前提下完成計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵和控制等6個方面的基本職能。通過對一般管理者角色認知、時間管理、協(xié)調(diào)溝通、創(chuàng)新、授權(quán)、教練、決策、領(lǐng)導(dǎo)、控制、執(zhí)行、激勵、目標管理、危機處理、績效管理、團隊建設(shè)等素質(zhì)和能力［1］進行全面深入的研究，提煉出在管理崗位上的剛性需求，結(jié)合專業(yè)管理實際，對他們進行思維訓(xùn)練和文法訓(xùn)練，提高寫作能力，強化溝通績效是目前一般管理者通過短期培訓(xùn)急需解決的問題。

3.2 準確把握培訓(xùn)時機

短期培訓(xùn)要出成效，切入時機非常重要。從一般管理者的日常工作入手，可以大體理出3個重要且適宜的節(jié)點：

一是針對專題活動進行專題培訓(xùn)。結(jié)合專題活動不定期由從事文字工作時間長、經(jīng)驗比較豐富的領(lǐng)導(dǎo)或者一般管理者進行有針對性的應(yīng)急培訓(xùn)，傳授專題工作中涉及到的實用文寫作要領(lǐng)、技巧等知識，做到活動經(jīng)歷一次，對相關(guān)文類的寫作方法與技巧就提高一步，從而逐步提升他們實用文的寫作水平。

二是轉(zhuǎn)崗提升之際通過培訓(xùn)促進自我提高。轉(zhuǎn)崗提升意味著管理對象的變化，也意味著管理方式與方法、技術(shù)與技巧發(fā)生變化，寫作上從內(nèi)容到形式、從文體到語體、從技術(shù)到藝術(shù)自然與之適應(yīng)，也會出現(xiàn)變化，通過培訓(xùn)促進一般管理者自覺擴充知識儲備，學習并掌握創(chuàng)新思維方法，開發(fā)潛能，不斷豐富內(nèi)心世界，積淀文字功底，提高寫作水平。最終通過寫作特別是思維訓(xùn)練過程，達到拓寬工作思路、提高工作站位，提升綜合素質(zhì)和工作能力的目標。

三是通過競賽等活動開展培訓(xùn)。經(jīng)常性的開展寫作大賽、征文、讀書活動、筆會等，不斷提高一般管理者觀察現(xiàn)實、思考問題、撰寫文章的能力和水平。活動進行到一定的階段，可以開展總結(jié)培訓(xùn)，結(jié)合實際工作中的具體組織、任務(wù)分配，讓所有的管理者都能拿起筆來寫材料，常動筆、敢動筆、能動筆，解決其“坐”“等”“靠”的惰性心理和思維習慣。

3.3 合理配置培訓(xùn)內(nèi)容

對于一般管理者，短期培訓(xùn)不可能一次就解決寫作中思維能力提高的所有問題，但每次培訓(xùn)可以分別從公文寫作構(gòu)思、文書案例解析、語體與格式糾錯等方面開展，還可以穿插諸如創(chuàng)造性、系統(tǒng)性、深刻性、敏捷性、靈活性等思維能力強化訓(xùn)練的內(nèi)容，通過課件、輔導(dǎo)材料、練習、測試等材料完成。譬如在培訓(xùn)中應(yīng)使受訓(xùn)學員保持應(yīng)有的好奇心，加強學習的獨立性，增強問題意識，注重思維的發(fā)散；也可以引進諸如“最強大腦”“一站到底”等電視節(jié)目，訓(xùn)練學員積極開展問題研究，追根究底，深鉆細研，盡可能地尋求其規(guī)律性，或從不同角度、不同方向變換觀察同一問題；還可以通過設(shè)置限時完成的學習任務(wù)，有意識地培養(yǎng)學員思維的敏捷性等［2］。

企業(yè)現(xiàn)實情況的分析與一般管理者個性化需求表明，應(yīng)將寫作的理念與思路、公文寫作的思維問題、公文寫作的構(gòu)思原則、文種及其行文規(guī)則、公文語言表達的技巧、公文寫作與處理常見問題解析等內(nèi)容化整為零，逐步形成共性與個性、通識與進階、固化與變化相結(jié)合的培訓(xùn)內(nèi)容體系，通過每一次短期培訓(xùn)來逐步解決問題和提升能力。

3.4 精心遴選培訓(xùn)講師

基于短期培訓(xùn)的實用性、針對性，應(yīng)該根據(jù)培訓(xùn)目標與培訓(xùn)內(nèi)容的標準與要求遴選培訓(xùn)師。對培訓(xùn)師的具體要求應(yīng)包括：

一是培訓(xùn)師需具有淵博的知識、高遠的眼光和豐富的閱歷。培訓(xùn)師無論企業(yè)內(nèi)外，無論資歷深淺，都應(yīng)該是在管理崗位浸潤多年，或在寫作專業(yè)領(lǐng)域頗有建樹。

二是培訓(xùn)師需接地氣。培訓(xùn)師不僅要了解請示、報告、通知、會議紀要等常用公文寫作的基本要求和基本流程，熟悉各種公務(wù)文書寫作的基本規(guī)范、行文方式及具體格式，還應(yīng)該熟悉受訓(xùn)學員崗位工作狀況，并能做到自己快速撰寫目的內(nèi)容明確、結(jié)構(gòu)層次清晰、格式規(guī)范的高質(zhì)量的示范公文。

三是培訓(xùn)師要具備影響學員的能力。除了權(quán)威性，更重要的是培訓(xùn)師應(yīng)具備高超的說服力，采用學員能夠聽得進去的方式進行培訓(xùn)。培訓(xùn)師在組織教學內(nèi)容時要做到既關(guān)注日常實用又著眼工作急需，吸引并感染受訓(xùn)學員。

四是培訓(xùn)師還要具有一定的表達技巧，既能把知識深入淺出地傳授給學員，還能現(xiàn)場示范，具有較強的互動表演能力。

總之培訓(xùn)師應(yīng)該注重自我修煉，觀點鮮明，案例豐富，語言唯美，能深入淺出，舉止優(yōu)雅，演繹精彩，震撼并深刻影響學員。

3.5 創(chuàng)新培訓(xùn)方法和形式

培訓(xùn)期間，應(yīng)盡可能采用不同的方法和形式訓(xùn)練學員。針對思維訓(xùn)練可以采用推陳出新訓(xùn)練法、聚合抽象訓(xùn)練法、循序漸進訓(xùn)練法、生疑提問訓(xùn)練法、集思廣益訓(xùn)練法等。通過這些方法，逐步創(chuàng)新學員的思維模式。

在培訓(xùn)形式方面，可以進行提高性培訓(xùn)來強化理論學習，也可以通過案例解剖進行專題調(diào)研，還可以通過專題講座滿足個性需求，通過專家論壇開展引領(lǐng)式培訓(xùn)，通過展示交流實行榜樣激勵式培訓(xùn)，通過模擬仿真開展體驗式培訓(xùn)等等。

4 結(jié)束語

通過研究培訓(xùn)對象、把握培訓(xùn)時機、精選培訓(xùn)內(nèi)容、遴選培訓(xùn)講師、注重培訓(xùn)形式，幫助一般管理者打破常規(guī)思維，領(lǐng)會溝通要旨，掌握寫作技巧，提高管理績效。短期培訓(xùn)是一條走得通的途徑。

［1］王雪瑩，朱芝平.正確認知企業(yè)中層管理者的管理角色［J］.中國外資，2012 ，259（2）：195.

［2］鄭京湘.拓展新聞寫作思維空間的八種意識 ［J］.新聞與寫作，2005（4）：10-12.