淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策

郭小娟

摘 要：目前，我國的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的開展當(dāng)中，現(xiàn)已取得十分顯著的成效。但在實(shí)踐過程中，也難免會(huì)暴露出很多的缺陷問題，如管理人員素質(zhì)水平不達(dá)標(biāo)、信息化建設(shè)與實(shí)際情況相背離、先進(jìn)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用率低等等，基于此，本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；民政局；數(shù)字化技術(shù)

前言

信息化時(shí)代的到來，各行各業(yè)的生產(chǎn)、工作效率都得到了顯著提高，與此同時(shí)，也對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高要求。目前，在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中仍存在較多缺陷問題，抑制著工作效率和水平的提升，故急需采取針對(duì)性措施加以解決。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位在我國的國民經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長、社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而落實(shí)好檔案管理的信息化建設(shè)工作，對(duì)于社會(huì)事業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展意義重大，可充分滿足人民群眾實(shí)際的發(fā)展需求。檔案記載了時(shí)代和歷史的進(jìn)步，是促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展的重要手段和工具。新時(shí)期背景下，要求事業(yè)單位通過信息化、數(shù)字化等方式，推進(jìn)該工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。但從當(dāng)前實(shí)際現(xiàn)狀來看，我國的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，逐漸暴露出很多缺陷和不足，進(jìn)而也使得該工作開展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而一旦實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，便可大幅度提升檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，與此同時(shí)，也降低了管理人員的工作壓力和難度，工作質(zhì)量和效率也會(huì)隨之提高?；谏鲜銮闆r，在當(dāng)前的信息化社會(huì)，我國的各事業(yè)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，節(jié)約工作時(shí)間和人員，以此為事業(yè)單位的又好又快發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

首先，事業(yè)單位中的部分檔案與日常生活中常見的檔案存在較大差別，例如，民政局中的很多檔案均與個(gè)人隱私息息相關(guān)，對(duì)數(shù)據(jù)安全性和完整性要求較高。為此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注該問題。但縱觀當(dāng)前實(shí)際的發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)個(gè)別事業(yè)單位在實(shí)踐工作中，極易忽視上述提到的安全問題，進(jìn)而對(duì)資料數(shù)據(jù)的完整性和安全性造成了極大威脅。究其根本，主要是因?yàn)閱挝坏馁Y料審查程序不夠完善和嚴(yán)格，進(jìn)而也給犯罪分子留下了可乘之機(jī)，該問題應(yīng)引起事業(yè)單位的高度重視。其次，在當(dāng)前的社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)背景下，人們的職業(yè)選擇相對(duì)自由，越來越多的人均更加傾向于企業(yè)單位，甚至對(duì)事業(yè)單位存在一定的偏見，認(rèn)為其工作模式較為單板和單一。在此情況下，也導(dǎo)致了事業(yè)單位招人難的問題，尤其是類似于檔案管理這種枯燥、乏味的工作，愿意嘗試的人更是少之又少，更不要說剛剛踏入社會(huì)的大學(xué)生。在很多事業(yè)單位中，剛加入的新人在任職一段時(shí)間后，很快便發(fā)現(xiàn)自己不適合這份工作，進(jìn)而導(dǎo)致人員更換問題頻發(fā)，而這也將直接對(duì)檔案管理工工作秩序造成嚴(yán)重影響。最后，近年來，很多單位均開始推行“無紙化辦公”，但在此過程中卻出現(xiàn)很多問題，如信息化平臺(tái)的建設(shè)無法與文件形式和專業(yè)軟件相互匹配，該問題的出現(xiàn)直接導(dǎo)致工作效率難以穩(wěn)步提升。另外，管理人員在讀取文件的過程中，由于自身操作不規(guī)范，故直接導(dǎo)致文件丟失的問題，影響了管理工作質(zhì)量和效率的提升[2]。

3 提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)效率的有效途徑

3.1 完善管理工作制度

在我國當(dāng)前的國情之下，相比于其他單位，事業(yè)單位具有一定的特殊性，其內(nèi)部的檔案管理部門其實(shí)是屬于一個(gè)邊緣化的機(jī)構(gòu)。我國的相關(guān)法律法規(guī)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作做出了清晰、明確的規(guī)定，因此，事業(yè)單位在開展信息化建設(shè)工作的過程中，不管是任何程序均應(yīng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)來進(jìn)行，從而真正做到有法可依，有章可循?；谏鲜銮闆r，我國的各事業(yè)單位更應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r，制定出科學(xué)、合理的檔案管理工作制度，以此為信息化建設(shè)提供良好環(huán)境和便利條件。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)教育和培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容可包括，檔案管理制度、理論、技巧、注意事項(xiàng)等等，通過該方式，提升人員的專業(yè)水平和工作能力，使其逐漸掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)。另外，還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)人員的管理，制定出明確、合理的人員分工制度，以此確保檔案管理工作能夠有條不紊的順利推進(jìn)。與此同時(shí)，由于事業(yè)單位檔案管理工作的離職率較高，故還應(yīng)落實(shí)好交接管理工作，以免對(duì)工作秩序造成不利影響，若單位的經(jīng)濟(jì)條件允許，還可適當(dāng)?shù)奶岣呷藛T的工資待遇，以此吸引更多的應(yīng)屆大學(xué)生加入其中，為工作團(tuán)增添新鮮血液。

3.3 加大先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的投入力度

先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支撐和保障。不管是硬件還是軟件建設(shè)，均應(yīng)充分結(jié)合單位的發(fā)展實(shí)情來進(jìn)行，并以此為基礎(chǔ)，制定出科學(xué)合理的管理方案。落實(shí)好權(quán)限設(shè)置，對(duì)先進(jìn)設(shè)備的開發(fā)與利用進(jìn)行合理規(guī)劃，最大限度的提升設(shè)備使用的兼容性。另外，基于上述提到的信息資料安全問題，單位還應(yīng)強(qiáng)化安全管理制度，如對(duì)于很多機(jī)密資料，應(yīng)要求管理人員禁止在外網(wǎng)環(huán)境下操作和讀取，以免信息被盜取和破壞，在此可充分借助各種先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，提升管理工作質(zhì)量和效率，確保檔案的完整性和真實(shí)性。

另外，數(shù)字化也是檔案管理和保存的重要方式，在此過程中，事業(yè)單位應(yīng)借助各種先進(jìn)技術(shù)和手段，將物質(zhì)化資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化資源，最大限度的發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢。同時(shí)，還可建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，以此單位員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在此也可將數(shù)字化技術(shù)和原有的檔案管理辦法進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)勢互補(bǔ)，共同促進(jìn)工作效率的提升。

3.4 積極引進(jìn)信息化建設(shè)專業(yè)人才

事業(yè)單位若想全面推行檔案管理工作的信息化建設(shè)，還應(yīng)積極引入專業(yè)的信息化人才，以此實(shí)現(xiàn)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，與此同時(shí)，也更加有助于信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，進(jìn)一步提升該建設(shè)工作的安全性、簡便性和高效性。在信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，應(yīng)完善的落實(shí)好測試工作，在確保其無任何失誤和漏洞之后才能開始正式使用。通過專業(yè)信息化建設(shè)人才的引入，可確保整個(gè)操作流程的合理性和規(guī)范性，達(dá)到改善和優(yōu)化工作效果的目的，更加有利于信息化檔案管理平臺(tái)自身優(yōu)勢和作用的充分發(fā)揮[3]。

3.5 完善監(jiān)督機(jī)制

通過對(duì)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制加以完善，可達(dá)到規(guī)范信息化建設(shè)行為的目的，同時(shí)也確保了各項(xiàng)操作均在合法的范圍之內(nèi)。合理的監(jiān)督制度還可大幅度提升檔案管理人員的工作積極性和熱情，激發(fā)其創(chuàng)新意識(shí)，使其在工作中不斷的糾正自己的錯(cuò)誤行為，優(yōu)化工作流程，從而進(jìn)一步確保檔案信息的完整性和安全性。另外，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)將外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督進(jìn)行有效結(jié)合，使兩者相互影響、相互補(bǔ)充，完美配合，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)過程中存在的不足和缺陷，并在第一時(shí)間加以矯正，如此更加有助于創(chuàng)建出一個(gè)安全、便捷、高效的檔案管理信息化平臺(tái)，并以此促進(jìn)工作效率的提高，從而真正實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”。

結(jié)束語

綜上所述，本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性和現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出幾點(diǎn)有效建議與措施?？傊鎸?duì)當(dāng)前信息化建設(shè)過程中存在的實(shí)際問題，事業(yè)單位應(yīng)不斷創(chuàng)新管理辦法，積極創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)，提升人員的綜合素質(zhì)，以此為檔案管理工作質(zhì)量和效率得提升提供保障。

參考文獻(xiàn)

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[2]周晨.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)——以動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門為例[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2016，2703：167-168.

[3]謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會(huì)意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016，09：85.