高校財務報銷網上審批模式的開發(fā)和應用
——以常熟理工學院為例

盛中民

（常熟理工學院 財務處 ，江蘇 常熟 215500 ）

2012年，財政性教育經費支出占國內生產總值比例首次超過4%，特別是高校，經費少則幾個億，多則幾十億，清華北大甚至達到了上百億，如何花好用好教育經費，給各高校帶來新的難題。行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范的試行，促使各高校制定了較嚴格的財務報銷審批制度，經費管理的分級授權和簽字制度使得報銷人員“簽字難、報銷難”的情況尤其突出。為此，常熟理工學院探索開展財務報銷網上審批系統(tǒng)的開發(fā)和應用。

一、 傳統(tǒng)報銷模式的弊端分析

（一）報銷難

高?，F行的財務報銷模式主要有手工報銷、網上預約、投遞式報銷等模式。手工報銷是最傳統(tǒng)的方式，報銷人員拿著發(fā)票找各級領導簽字再到財務處排隊報銷；網上預約是采用財務網上預約系統(tǒng)，財務報銷經辦人把原始發(fā)票分類輸入預約系統(tǒng)，預約一個合適的時間到財務處報銷，這種模式部分解決了報銷人員集中報銷的問題，但審批簽字還是要找各級領導；投遞式報銷則是網上預約的升級版，報銷人員把領導簽好字、手續(xù)規(guī)范的票據和網上預約單投遞到財務處指定的地點或專人手上，由財務處后臺集中審核付款，從而實現無需現場等待的報銷方式，但該模式要求經辦人非常了解學校的各項財務制度，保證投遞的票據符合財務的各項報銷規(guī)定，否則容易造成因票據不符合財務報銷規(guī)定而引起退單的麻煩。現行各報銷模式都存在簽字難、報銷難的問題。

（二）內部控制弱

雖然各高校都建立了各項經費審批制度，超過一定額度的需要各級領導對報銷的原始票據等進行審核，但不少高校領導，特別是校級領導經常出差，回到辦公室往往有很多人等著排隊簽字，有時來不及細看合同、驗收報告、審計報告等各項附件材料就“被” 簽字，審核流于形式。

（三）規(guī)范化弱

中央出臺八項規(guī)定以來，各高校為了加強財務管理和監(jiān)督，制定了不少嚴格的財務制度，不少報銷人員對各項財務制度和報銷流程了解不深，往往不清楚什么樣的發(fā)票能報銷、什么樣的發(fā)票需要哪些領導簽批，經常因簽字手續(xù)不規(guī)范或發(fā)票不符合制度被財務人員退回，導致報銷人員多次往返而對財務工作產生誤解。

近年來，隨著互聯網技術的發(fā)展和數字化校園建設的推進，如何提高高校財務報銷效率也是理論界和實務界的研究熱點。楊光、藍宗遂（2013） 提出基于數字校園的高校財務報賬流程再造［1］；殷濤（2015）分析了現行模式下高校財務報銷工作存在的問題，提出了優(yōu)化高校財務報銷工作的建議［2］；李月兄（2015）介紹了海南大學的網絡報銷模式［3］；張莎、王梅芳（2016）介紹了華中師范大學在分析傳統(tǒng)窗口報銷模式、信封報銷模式、網上報銷模式的基礎上建立了財務報賬員制度，合成網上預約報銷系統(tǒng)、無現金支付系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)，開發(fā)了無等候報銷模式［4］。因此，充分利用信息技術和互聯網，開發(fā)財務報銷網上審批系統(tǒng)是解決當前高校財務“簽字難、報銷難”問題的可行方法，相關高校由此做了有益的探索和嘗試。

二、 網上報銷審批系統(tǒng)的開發(fā)和應用

我們選擇流程審批系統(tǒng)作為財務網上報銷審批的應用方式，以OA流程軟件作為基礎平臺來進行二次開發(fā)，同時把學校財務管理制度和審批權限要求嵌入在審批流程中，從而改變了原來的“簽字難、報銷難、效率低、規(guī)范弱”等問題，提高了學校財務報銷效率。

（一）梳理財務制度，制定系統(tǒng)框架和流程圖

財務報銷從手工審批模式到網上審批，首先要有明確的制度保證，什么樣的票據能夠報銷，各級領導的審批權限是否清晰、合理有效，均要仔細考量。在網上審批系統(tǒng)設計之初，我校財務處對原有的財務報銷和經費審批的相關制度進行了梳理，并調研其他高校的先進經驗和做法，修改完善了相關文件，繼而開展廣泛的宣傳培訓工作，讓教職工了解各項經費的分級審批權限和財務報銷的具體要求，這為網上審批系統(tǒng)的運行奠定了基礎。

根據流程審批設計思路，財務處制定了審批系統(tǒng)的總體框架，按學校項目經費大類把審批流程分成設備采購、后勤維修、科研項目、人才項目、教改項目、部門一般公務經費、其他審批等大類，每個大類下按各項經費的性質再細分小項，尤其是手工審批要特別關注的經費，如招待費、勞務費、材料費等制定了不同的審批流程，具體見表1。

在確定網上審批系統(tǒng)各模塊后，財務處召開主要職能部門的協(xié)調會，明確要求經費管理部門畫出各子模塊的報銷流程圖和表單。財務處根據相關財務制度來審核完善審批流程和表單，并把各級領導的審批權限嵌入在審批流程中，使報銷額達到規(guī)定金額后系統(tǒng)主動要求轉到更高一級的領導手中審批。

表1 網上審批系統(tǒng)模塊表

（二）先易后難，穩(wěn)步推進

按照先易后難、穩(wěn)步推進的思路，財務處聯合信息化辦公室開展網批系統(tǒng)的設計與開發(fā)。利用原有教師信息服務平臺， 2013年5月份上線了“設備采購、工程維修”網上審批模塊。這類經費往往金額較大，審批環(huán)節(jié)眾多，需要在不同的職能部門之間流轉審批，金額較大的還要分管領導乃至校長審批，報銷人找各級領導簽字要花很多的時間和精力，是手工簽字里最麻煩的一類經費，其審批流程如圖1。

圖1 教學設備采購審批流程圖

把這類經費報銷設計成固定流程網上審批程序，報銷人只要把符合財務制度的票據和合同輸入系統(tǒng)并提交下一級審批人，各級審批人在各自的權限內完成審批并提交下一級；從第八級審批人開始，把經費校級審批權限嵌入到流程中，當報銷金額在審批人權限范圍內，可以直接轉入財務人員審核制單；若超出權限則需轉入更高一級的領導審批，從而保證內控制度的嚴格執(zhí)行；最后，報銷人待網上審批程序全部完成后，打印出審批單連同發(fā)票等相關票據前往財務處辦理報銷。

經過五個月的試運行，審批系統(tǒng)運行效果良好，報銷人省去大量的跑腿工作；領導也不必待在辦公室里簽字，出差途中只要能上網便能完成審批工作。此后，學校又陸續(xù)上線了其他大類經費的審批，根據經費審批的不同特點和要求設計成固定流程和自由流程審批兩大類。2014年開始，學校全面實行了財務報銷網上審批，2015年又推出微信客戶端，審批人可直接在手機上完成審批手續(xù)。財務報銷網上審批系統(tǒng)由部分試運行到全部實行的分階段逐步推進做法，有效保證了學校財務報銷工作由傳統(tǒng)報銷審批到網上報銷審批的平穩(wěn)過渡，幫助學校教職工逐步適應財務報銷審批方式的轉變。

財務處在推出財務報銷網上審批系統(tǒng)的同時，積極通過網上通知和網下培訓，讓教職工充分了解財務報銷網上審批系統(tǒng)的詳細流程，為每個學院（部門）培養(yǎng)一兩名財務報賬員，讓他們熟悉財務制度和掌握網批流程，并為每一個二級學院指定一位財務聯絡人，財務聯絡人要深入其所聯系的二級學院開展專題培訓，為學院教職工就財務報銷網上審批系統(tǒng)所提出的各類問題答疑解惑。通過一系列的工作努力，財務處幫助報銷人積極轉變財務報銷觀念和熟悉網上報銷操作流程，有效推進了財務報銷網上審批系統(tǒng)在全校的普及應用。

（三）聽取意見，不斷完善

財務報銷網上審批對于高校來說是一個新生事物，審批人、報銷人都有一個適應的過程，系統(tǒng)運行肯定會存在問題，財務處積極聽取各方意見，修改完善審批不暢的環(huán)節(jié)。當出現某項新經費時，財務處會同相關部門設計更新審批流程并及時上線，目前已陸續(xù)上線了采購審批、合同審批、公務出國審批、預算審批等流程，基本保證涉及財務審批的事項都能在網上完成。

（四）拓寬功能，進行成本輔助核算

高校財務制度要求高校開展教育成本核算，加強成本費用管理，但高校會計制度又沒有明確成本核算的具體方法，現行的高校財務核算軟件基本沒有成本核算的功能，對于院系、專業(yè)、課程的成本核算一直是高校的會計難題。

教學評估、專業(yè)評估等都要求高校提供年度的教學成本、專業(yè)成本數據，在網上報銷系統(tǒng)運行成熟后，可以加入成本核算的要求，財務處和二級學院根據實際需要建立若干個作業(yè)成本中心，由報銷人或院系（項目）負責人在報銷費用時直接選擇記入相關學院、專業(yè)的作業(yè)成本中心，這一方面為財務處進行成本核算提供基礎數據，另一方面也便于二級學院統(tǒng)計院系、專業(yè)、課程的直接成本。

三、 網上審批系統(tǒng)的創(chuàng)新與意義

（一）充分利用互聯網和信息技術，提高了財務報銷的效率

借助學校的信息門戶，財務報銷網上審批系統(tǒng)把財務報銷人與審批人緊密聯系在一起，充分利用互聯網為報銷人與審批人提供了方便，有效提高了財務報銷審批的工作效率。報銷人通過個人的信息門戶可直接登錄財務報銷系統(tǒng)，按照報銷業(yè)務選擇對應的經費大類進入子項目報銷模塊開啟報銷工作流程。各級審批人在信息服務平臺中的“財務審批”可隨時了解需要自己審批的報銷事項，審批完成后再通過網絡轉交下一級審批人繼續(xù)審批。發(fā)票上只需報銷人或經辦人簽字，其后由財務人員審核發(fā)票后在財務系統(tǒng)完成審核制單，并通過無現金報銷系統(tǒng)直接把報銷款項打到報銷人的銀行卡或供應商的單位賬戶。由于報銷審批的所有流程均在網上進行，即便出現審批單填寫錯誤也可以在網上退回修改后再重新填報辦理，這樣一方面避免了財務報銷人平時找各級審批人跑腿簽字的過程，同時也使審批人可以靈活運用自己的時間，隨時登錄系統(tǒng)，及時完成審批。財務報銷審批工作因此變得省力省時而且高效，徹底改變了以往簽字難、審批難、報銷難的問題。

（二）實現了財務管理的規(guī)范化

財務報銷網上審批系統(tǒng)是學校財務管理制度在實踐中的進一步發(fā)展與完善，其借助網絡化優(yōu)勢而具備了分類明晰的報銷審批模塊、流暢規(guī)范的報銷審批流程、責任到人的報銷審批記錄等特點，體現了學校在推進財務報銷公開透明以及加強財務監(jiān)督管理方面的努力與效果。首先，財務報銷網上審批系統(tǒng)中，經費列支渠道被劃分為設備采購、后勤維修、科研項目、人才項目、教改項目、部門一般公務經費等大類經費，每一類又分別加以明確細分子項，涵括了各項經費報銷的各種事項，在方便教職工進行選擇報銷的同時，也使得學校的各項經費支出因分類明晰而便于監(jiān)管。其次，財務報銷人在網上開啟報銷流程，填寫審批單轉交下一級審批人，審批單內容要求與發(fā)票等票據一致，報銷事項說明要求簡潔、清晰，審批人在權限內完成審批即可提交財務人員審核；若超出權限，系統(tǒng)會強制要求轉入更高一級的領導審批，全部的工作流程銜接自然、流暢規(guī)范，易于操作和管理。再者，每一級審批人在進行審批時，都要求明確自己的審批意見與經費列支項目編號，系統(tǒng)則對每一位審批人的審批操作都記錄在案，這就使得工作責任隨報銷審批的流程環(huán)節(jié)落實到了每一個具體的人，報銷人、各級審批人均可隨時登錄系統(tǒng)查看報銷審批進程。學校的各級領導在權限范圍內，可查詢相關單位的實際報銷內容，如招待費、勞務費的明細情況，設備采購、工程維修合同和驗收報告等，既增加了財務信息的透明度，也加強了財務監(jiān)督。

（三）實現了內部控制的信息化

內部控制如何有效運行，信息化是內控落地的有效途徑。網上審批系統(tǒng)不僅涵蓋了財務報銷的各個流程，還拓寬到業(yè)務層面的內部控制流程，我們把預算審批、采購審批、合同審批、成教收入審批及各項事前審批都設計了規(guī)范的流程，把內部控制的各個審批環(huán)節(jié)都嵌入在系統(tǒng)中，各個申請人和審批人在各自的權限內完成各項內部控制的審批，實現了內部控制的信息化。

四、 結語

如何真正做到“以人為本”，使學校廣大師生受益，一直是學校推進信息化建設中所堅持的工作主線。學校按照自己的理念和思路構建系統(tǒng)平臺，以實用為主，把為師生服務放在第一位。財務報銷網上審批系統(tǒng)在提高學校財務報銷審批效率和規(guī)范學校財務管理方面發(fā)揮了積極作用，為學校教職工帶來了極大便利，充分體現了信息系統(tǒng)的實用性和學?！耙匀藶楸尽钡陌l(fā)展理念。

網上財務報銷審批系統(tǒng)設計初期是獨立運行的系統(tǒng)，隨著該系統(tǒng)的不斷完善，它與財務核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)建立關聯接口甚至一體化則是未來的努力方向。

［1］ 楊光，藍宗遂.基于數字校園的高校財務報賬流程再造［J］.財會月刊，2013（10）：95－96.

［2］ 殷濤.“互聯網+”模式下高校財務報銷工作改革探究［J］.教育財會研究，2015（12）：57－60.

［3］ 李月兄.高校財務報銷模式探析——以海南大學為例［J］.價值工程，2015（29）：11－13.

［4］ 張莎，王梅芳.高校財務報銷模式探析——以華中師范大學為例［J］.教育財會研究，2016（4）：52－53.