人事檔案管理重要性及優(yōu)化途徑探究

◎王 芹

（中國(guó)水利水電第六工程局有限公司 遼寧 丹東 118000）

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分。檔案中記錄著員工的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等信息。因此，必須加強(qiáng)對(duì)人事管理部門的重視。在用人單位選拔人才時(shí)，通過查詢?nèi)耸聶n案就可以快速了解員工的信息?，F(xiàn)如今，人才的流動(dòng)日益增加，人事檔案的管理就可能出現(xiàn)漏洞。為使人事檔案管理工作迎合新時(shí)代發(fā)展需要，必須認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，同時(shí)研究出優(yōu)化人事檔案管理水平的方法，更好的為人員提供更加全面的檔案服務(wù)。

一、人事檔案管理工作的重要性

(一）人事檔案記錄個(gè)人軌跡及履歷

在人們工作生活中，人事管理檔案的確扮演著重要角色[1]。它可以證明一個(gè)人從踏出學(xué)校后，到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，記錄著個(gè)人的工作經(jīng)歷。因此，人事管理工作的重要性不言而喻。俗話說：“在其位謀其政”，人事檔案管理人員須提高自己對(duì)工作職責(zé)的認(rèn)知，加強(qiáng)工作責(zé)任感的同時(shí)在工作的細(xì)微處加強(qiáng)對(duì)個(gè)人檔案的審查。只有對(duì)工作充滿責(zé)任感，才會(huì)有更加飽滿的熱情去投身于工作當(dāng)中。

（二）有助于用人單位挑選人才

基礎(chǔ)性和服務(wù)性是人事檔案管理工作的基本原則。在人事檔案中記錄著了解個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等方面的信息。用人單位通過人事檔案可以掌握員工的整體信息，以此來決定該員工是否符合公司未來的發(fā)展以及能否實(shí)現(xiàn)效益最大化。用人單位以人事檔案作為考察人才、了解人才的參考依據(jù)。這樣一來，人事檔案的基礎(chǔ)性和服務(wù)性都得到了體現(xiàn)。

（三）人事檔案的真實(shí)完整性的體現(xiàn)

人事檔案管理部門的工作質(zhì)量和效率的評(píng)價(jià)依據(jù)就是人事檔案管理工作的真實(shí)性和完整性。為此，人事檔案管理人員為實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)完整性，應(yīng)不斷地完善有關(guān)規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)體系進(jìn)行創(chuàng)新和規(guī)范，提高管理水平。使人事檔案管理工作細(xì)致化、高效化和合理化。

（四）對(duì)于從事管理工作具有重要意義

人事管理工作的內(nèi)容多且較繁雜，但是人事檔案在我國(guó)人事檔案管理中扮演著重要的角色[2]。做好人事檔案的管理工作，人事檔案管理人員的綜合水平就可以得到提升。所以說，不管是檔案管理人員，還是用人單位，在今后人事檔案的管理中，都必須重視這一項(xiàng)工作，認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)人的人事檔案，要做到信息完善和準(zhǔn)確，內(nèi)容真實(shí)且有效。

二、提高人事檔案管理水平優(yōu)化途徑

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

隨著當(dāng)今形勢(shì)和企業(yè)需求，社會(huì)分工需要不斷的細(xì)化和明確，人事檔案管理人員的現(xiàn)有工作也需要提升、擴(kuò)充，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。因人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷最有力的證明，所以我們要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值[3]。它的價(jià)值體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面在管理企業(yè)人事的同時(shí)助推了企業(yè)的發(fā)展，另一方面作為企業(yè)人力資源的重要組成部分來提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）完善人事檔案管理制度

所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，想要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，制定嚴(yán)格有力的管理制度是必不可少的。首先要建立相關(guān)制度體系，在明確各自分工后遵循相關(guān)規(guī)章制度工作。提高人事檔案管理水平，我們可從以下幾個(gè)角度出發(fā)：第一對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范和完善。日常生活中管理人員可以借鑒和學(xué)習(xí)一下先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，然后結(jié)合本部門實(shí)際，制定完善的規(guī)章制度。第二明確獎(jiǎng)罰制度。將封閉的管理模式開放化，每個(gè)人可提出對(duì)人事檔案管理優(yōu)化有益的意見，一旦工作突出，就要采取獎(jiǎng)勵(lì)制度，若在工作中違反規(guī)定，就要實(shí)施懲罰。這樣可以保證制度的公平性和真實(shí)性。

（三）提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作水平的高低主要取決于管理人員的綜合素質(zhì)，在完善管理制度的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。管理人員素質(zhì)差、水平有限，工作效率肯定不高。所以，我們可以從以下幾個(gè)方面提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)：第一，要合理引入新鮮血液，注重搭配，提高質(zhì)量。讓老員工和年輕人搭配合作，既有年輕人的熱情帶動(dòng)氣氛，又有老員工踏實(shí)認(rèn)真的態(tài)度做榜樣，使得工作完成更加高效。第二，定期組織活動(dòng)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)可分為內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)就是利用老員工的豐富經(jīng)驗(yàn)引領(lǐng)新員工盡快熟悉崗位職務(wù)。外部培訓(xùn)是安排人事管理部門對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。管理水平專業(yè)化較低定會(huì)影響工作質(zhì)量。所以我們要加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的提升培養(yǎng)。

（四）加強(qiáng)人事檔案的信息化管理

當(dāng)今科技雖然不斷進(jìn)步，但是我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理工作效率普遍不高[4]。因此要格外重視信息化的應(yīng)用，采用信息化的管理模式，可以快速地提升人事檔案管理工作水平。它不僅可以控制成本，也能大大提高人員的勞動(dòng)效率。一方面加強(qiáng)對(duì)信息化管理的認(rèn)可度，為信息化的應(yīng)用配備機(jī)器和人才；另一方面建立人事檔案管理系統(tǒng)，將員工信息錄入，可以利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能將各類人員信息進(jìn)行分類，可以分為領(lǐng)導(dǎo)、一般管理人員等，為人事檔案的查詢和導(dǎo)出節(jié)省大量時(shí)間，同時(shí)也可以做好檔案的保密工作。

三、結(jié)語：

人事檔案在我國(guó)人事檔案管理制度中扮演著重要角色。概括地講，一是作為憑證證明個(gè)人經(jīng)歷，二是作為參考方便相關(guān)單位查閱。因此，人事管理部門應(yīng)高度重視起來，不斷完善和提升檔案管理水平，從提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知、管理人員的素質(zhì)和完善管理制度方面入手，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。無論是從自身的角度出發(fā)，還是對(duì)于每個(gè)人發(fā)展都具有重要的意義。只有不斷的完善管理制度，它才能更好的為社會(huì)服務(wù)，為人才的選拔提供幫助。