企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

◎梁 丹

（中國(guó)水利水電第六工程局有限公司 廣西 南寧 118000）

我國(guó)企業(yè)不斷加大對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，對(duì)建設(shè)工程在安全性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及項(xiàng)目進(jìn)度等方面提出了更高的要求，而這些要求需要在建設(shè)工程內(nèi)部建立檔案資料，以此來(lái)規(guī)范和記錄工程建設(shè)過(guò)程中的施工和管理情況，檔案的保存與管理能夠直接影響工程建設(shè)情況。為了提高建設(shè)工程的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，更好地展現(xiàn)建設(shè)工程項(xiàng)目的真實(shí)資料，在建設(shè)工程項(xiàng)目中建立電子信息化檔案具有重要作用。

一、電子信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的作用

（一）提升企業(yè)檔案管理效率

電子信息技術(shù)在企業(yè)工程項(xiàng)目中被廣泛使用，目的是將紙質(zhì)版文字資料變成容易保存的數(shù)字信息，既節(jié)約了檔案材料的存檔空間，又能保證檔案材料的數(shù)據(jù)信息不被遺漏或者清除[1]。相比較于工程檔案文件資料來(lái)說(shuō)，實(shí)施數(shù)字化管理能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，避免因管理和儲(chǔ)存不當(dāng)?shù)仍蛟斐芍匾獢?shù)據(jù)檔案的丟失[2]。通過(guò)先進(jìn)的電子信息技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目檔案文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化歸檔保存，對(duì)其開(kāi)發(fā)、循環(huán)以及再利用檔案資料提供基礎(chǔ)服務(wù)，極大地提高了企業(yè)整體項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量。

（二）實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)采集和查詢

為了保證工程項(xiàng)目檔案材料在歸檔整理與工程建設(shè)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性，利用電子信息技術(shù)[3]，可以很大程度上將檔案管理部門(mén)在工作安排與生產(chǎn)建設(shè)方面緊密結(jié)合， 從而幫助檔案管理部門(mén)專職人員有針對(duì)性地對(duì)各部門(mén)資料進(jìn)行實(shí)時(shí)采集和自動(dòng)查詢等工作。電子信息技術(shù)具有對(duì)檔案資料的自動(dòng)檢索和查詢功能，包括隨機(jī)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工程委托編號(hào)、歸檔時(shí)間、立項(xiàng)時(shí)間、檔案順序號(hào)、審核查驗(yàn)、校對(duì)以及工程項(xiàng)目名稱等簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，在很大程度上解決了檔案管理人員手動(dòng)查找資料的問(wèn)題。

（三）滿足企業(yè)迅速發(fā)展要求

眾所周知，建設(shè)工程項(xiàng)目是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)的復(fù)雜項(xiàng)目，必然耗費(fèi)巨大的人力和時(shí)間，為有效解決這一問(wèn)題，必須加強(qiáng)電子信息技術(shù)的普及應(yīng)用，才能在此基礎(chǔ)要求上不斷優(yōu)化工程項(xiàng)目的內(nèi)部資源結(jié)構(gòu)。此外，企業(yè)單位也要重視人員的合理搭配，目前單純采用傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)方式進(jìn)行檔案管理工作必然給檔案管理人員帶來(lái)較大的工作壓力，且人為操作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)或者遺漏記錄等現(xiàn)象，若信息資料不完善，會(huì)為后期工程項(xiàng)目的施工建設(shè)方案造成不可估量的損失，而且耗費(fèi)的建設(shè)成本也大大增加。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中[3]，常見(jiàn)問(wèn)題是檔案管理人員無(wú)法形成及時(shí)建檔的習(xí)慣，導(dǎo)致檔案信息的建立和管理趨于形式化，單純記錄原始數(shù)據(jù)的表面信息，容易在收集整理信息數(shù)據(jù)時(shí)造成間斷性失誤，從而無(wú)法保證數(shù)據(jù)信息的可靠性和準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)建檔模式已然不能滿足現(xiàn)在多樣化的建設(shè)工程檔案內(nèi)容和項(xiàng)目管理，由于部分管理人員仍按照傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)歸納數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中沒(méi)有明確的分工責(zé)任和細(xì)則可循，由于檔案管理部門(mén)缺乏專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)和教育，當(dāng)遇到復(fù)雜項(xiàng)目需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)檢索時(shí)難度大大增加，很難滿足當(dāng)前企業(yè)迅速發(fā)展的要求。而電子信息化檔案管理能夠有效改善這一現(xiàn)象，提高檔案管理的工作效率，確保建設(shè)工程項(xiàng)目在檔案管理中保持原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及實(shí)效性[4]。另外，在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要完善的硬件與軟件設(shè)施，但是有的企業(yè)認(rèn)為檔案信息化需要投入大量的資金，增加了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，于是不重視對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的更新，影響了檔案信息化工作的進(jìn)程。

三、檔案電子信息化高效管理措施

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作人員作為建設(shè)工程項(xiàng)目的主體，首先要提高自己的服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大建設(shè)工程項(xiàng)目檔案電子信息化管理的宣傳力度，從而引導(dǎo)每個(gè)管理工作人員都能夠重視檔案管理對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的重要作用。其次，要增強(qiáng)檔案電子信息化管理過(guò)程的服務(wù)意識(shí)，共同要求建設(shè)工程項(xiàng)目各參與部門(mén)和管理者履行規(guī)章制度辦事。在檔案管理部門(mén)實(shí)行獎(jiǎng)懲制度有利于管理人員端正工作態(tài)度，積極發(fā)揮個(gè)體主觀能動(dòng)性，對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程項(xiàng)目電子信息化檔案實(shí)現(xiàn)高效管理有現(xiàn)實(shí)意義。

（二）明確檔案管理范圍

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案原始數(shù)據(jù)的采集是信息化管理工作的基礎(chǔ)性要求，而原始數(shù)據(jù)采集方法一般通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描儀或者數(shù)字化輸入設(shè)備，將建設(shè)工程項(xiàng)目的圖紙資料、技術(shù)要求以及所有文件信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息保存，防止因建設(shè)工程周期長(zhǎng)而造成原始數(shù)據(jù)的損壞或者丟失。利用網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)將數(shù)字信息傳送到建設(shè)工程的檔案管理部門(mén)歸檔保存，保證數(shù)字信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。

（三）加強(qiáng)檔案系統(tǒng)化建設(shè)

為了確保建設(shè)工程實(shí)現(xiàn)信息資源共享，需要在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理中加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)的系統(tǒng)化建設(shè)。然而傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中沒(méi)有完善的軟件技術(shù)設(shè)備，而且數(shù)據(jù)信息在格式和文件儲(chǔ)存盤(pán)方面不具有統(tǒng)一性，因此要通過(guò)電子信息化管理系統(tǒng)來(lái)改變這一現(xiàn)狀，將需要?dú)w檔保存的建筑工程材料按照統(tǒng)一格式上傳到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，將采集到的數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)，由系統(tǒng)自動(dòng)歸檔保存，最終實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)信息化建設(shè)的統(tǒng)一性。為保證快速檢索到存放在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)當(dāng)滿足檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)化需求，利用電子信息管理操作將建筑工程的檔案資料準(zhǔn)確標(biāo)明存放位置。

（四）提高業(yè)務(wù)人員信息化處理能力

隨著建設(shè)工程項(xiàng)目不斷推進(jìn)工作進(jìn)程，必然引起該檔案管理工作內(nèi)容以及方式的轉(zhuǎn)變，為了滿足建設(shè)工程項(xiàng)目信息化形勢(shì)的變革，檔案管理系統(tǒng)在不斷引入先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時(shí)，也應(yīng)該注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。建設(shè)工程檔案管理人員不僅要具備豐富的管理專業(yè)知識(shí)，定期參加相關(guān)部門(mén)組織的教育培訓(xùn)和考核，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備和數(shù)字化信息管理設(shè)備，在具備基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力前提下，保證建設(shè)工程的檔案資料真實(shí)完整，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供必要的借鑒和幫助。

四、結(jié)語(yǔ)

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作作為工程管理的基礎(chǔ)性力量，必須加強(qiáng)電子信息化對(duì)檔案管理的基本建設(shè)，不僅能夠緩解檔案管理工作人員承受巨大工作量的壓力，而且在很大程度上對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，尤其是涉及到建設(shè)工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)采集、資料整理、歸納總結(jié)等環(huán)節(jié)，檔案管理電子信息化技術(shù)發(fā)揮了積極作用，因此檔案電子信息化管理操作對(duì)建筑工程實(shí)行完善管理具有重要意義。