淺談信息化時代人事檔案外包管理

◎馮文敏

（廣西大學(xué)商學(xué)院 廣西壯族自治區(qū) 南寧 530022）

新形勢下人事檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，在信息化時代，紙質(zhì)檔案已逐漸向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而檔案數(shù)字化的呈現(xiàn)，需要數(shù)據(jù)庫建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等一系列準(zhǔn)備工作，這對普通企事業(yè)單位而言是難以實(shí)現(xiàn)的。在當(dāng)前的信息化時代，企事業(yè)單位大多趨向于將人事檔案管理工作外包給專業(yè)的人事檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)在的人已不再認(rèn)為外包的業(yè)務(wù)是企業(yè)劣勢環(huán)節(jié)的體現(xiàn)，而是將其看作是企業(yè)將資源進(jìn)行優(yōu)化配置、高效運(yùn)作的智慧。也就是指把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人來做，企業(yè)既可降低人力成本、管理成本，企業(yè)HR也可以節(jié)省更多的精力投入至人力資源核心業(yè)務(wù)中去。因此，檔案數(shù)字化將成為信息化時代下人事檔案管理外包的新業(yè)態(tài)，并將得到空前地發(fā)展。

一、檔案業(yè)務(wù)外包涵義

檔案業(yè)務(wù)外包是檔案管理單位與外部專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)服務(wù)合同協(xié)議，將全部或部分檔案工作委托給外部專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)或執(zhí)行的一種檔案管理工作模式，是企事業(yè)單位資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)、共享的必然趨勢。

二、人事檔案管理的意義

目前，中國正處于知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展時期，與以前的農(nóng)業(yè)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)不同的是，它不是以物力資源和體力資源為依托，而是以個人的知識、能力和智慧為依托。國家實(shí)施“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略，廣西推崇“人才強(qiáng)桂”戰(zhàn)略，彰顯了人力資源工作是國家建設(shè)和社會發(fā)展過程中的重中之重。人事檔案管理是人力資源管理工作中的重要組成部分，是人力資源管理信息生成和保存的載體。做好各個人員的人事檔案管理工作，有利于激發(fā)單位用人機(jī)制，調(diào)動用人單位及各類人才的積極性，提高單位市場競爭力，促進(jìn)社會人才合理配置，使社會人才資源真正實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用的最佳配置。

人事檔案管理是為了人事檔案內(nèi)容足夠完善。通過人事檔案，單位可以對員工進(jìn)行深入的了解，了解他們的過去和現(xiàn)在、了解他們的經(jīng)歷和表現(xiàn)、了解他們的興趣和愛好。通過檔案記載結(jié)合實(shí)際情況，對人員的崗位進(jìn)行合理安排，優(yōu)化勞動力組合，獲取最佳效益；通過人事檔案記載反映出個人的真實(shí)記錄，單位可以結(jié)合檔案內(nèi)容對員工提出合理的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)建議，有利于單位更好的培養(yǎng)、提拔人才。從另一角度來說，單位結(jié)合人事檔案開展人力資源管理工作，促進(jìn)了員工的工作積極性，有效激勵員工，為員工提供了良好的工作環(huán)境。可見，人事檔案管理機(jī)制無論是對單位還是個人，都具備相互促進(jìn)發(fā)展、相輔相成的作用。人事檔案管理在為單位提供合理人才的同時，也調(diào)動了各方面的積極性，使員工揚(yáng)長避短，為企業(yè)的發(fā)展鋪平道路。

三、人事檔案管理新模式

由上述可知，人事檔案管理是為了適應(yīng)國家市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會人才管理戰(zhàn)略需要的一種人事管理方式，具有重大的實(shí)踐意義。伴隨著信息化時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案管理不能再按照以往老舊的方式進(jìn)行管理，繼續(xù)停滯不前[1]。以往企事業(yè)單位在錄用、任免、提拔一個人時，企事業(yè)單位需要派查檔人員拿著介紹信到員工存檔機(jī)構(gòu)進(jìn)行查檔，為了查幾位員工的檔案通常要耗費(fèi)查檔人員半天的時間，路途遙遠(yuǎn)的甚至要耗費(fèi)幾天時間，而且在查檔的過程中不能現(xiàn)場拍照，所以在看到檔案后查檔人員只能用一張白紙把需要的信息點(diǎn)一點(diǎn)點(diǎn)地記錄下來，效率極其低下，手工記錄的出錯率極高。這是對企事業(yè)單位人力物力極大的浪費(fèi)。因此，專業(yè)的人事檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)為了提升自身的競爭力，找準(zhǔn)市場空白點(diǎn)，結(jié)合國家政策，對人事檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，人事檔案信息化管理應(yīng)運(yùn)而生。

（一）人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

企事業(yè)單位將人事檔案外包出去，最擔(dān)心的就是檔案安全問題。因此人事檔案管理系統(tǒng)作為承載眾多檔案信息數(shù)據(jù)的重要工具，在設(shè)計和研發(fā)上必須把系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性作為第一考慮的要素[2]。而作為人事檔案外包機(jī)構(gòu)應(yīng)更重視這個問題，考慮到方便單位使用，保證服務(wù)器和客戶端數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時同步，人事檔案管理系統(tǒng)必須使用網(wǎng)聯(lián)版系統(tǒng)，也使系統(tǒng)的安全需求變得更高。所以不管是在服務(wù)器還是在客戶端，或者是在數(shù)據(jù)的傳輸過程中，對數(shù)據(jù)信息都要做多重保護(hù)措施?？蛻舳说牡卿浛梢圆捎玫顷懨艽a和手機(jī)動態(tài)驗(yàn)證碼同步驗(yàn)證的方式進(jìn)行登陸，類似于手機(jī)銀行的操作，并且還可以對系統(tǒng)進(jìn)更高一級的設(shè)置，使用密鑰登錄，以進(jìn)一步做好信息安全的防護(hù)。系統(tǒng)的使用功能除可以支持每個基礎(chǔ)信息點(diǎn)的錄入外，還要包含幾個主要功能：一是數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查閱；二是OCR圖文檢索；三是數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表等。

（二）人事檔案數(shù)字化加工

1.整理

按照《干部檔案整理工作細(xì)則（組通字〔1991〕11號）》及《中組部關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知（組通字〔2012〕28號）》的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行技術(shù)加工（清理、修裱、加邊、折疊、粘貼和剪裁）、分類、排序、編制目錄、換盒（袋）。（整齊美觀規(guī)范）

2.掃描

使用300DPI高分辨率影像設(shè)備按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行掃描，完整記錄紙質(zhì)原貌，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為以計算機(jī)磁盤等設(shè)備為存儲介質(zhì)的電子影像檔案。（數(shù)字檔案可長時間保存）

3.圖像處理

對圖片文件進(jìn)行專業(yè)糾偏（確保偏斜度不超過0.5°，以便于材料調(diào)用、閱讀）、去污（處理雜質(zhì)、黑邊、污點(diǎn)、孔洞等）、圖像拼接（適用于A4以上版面材料）、裁邊（去除多余白邊、暗影）、覆蓋定制水?。捎砂l(fā)包方定制水印名稱）等處理。（較傳統(tǒng)圖像更適合閱讀）

4.OCR全文檢索

OCR技術(shù)是光學(xué)字符識別的縮寫(Optical Character Recognition)，是通過掃描等光學(xué)輸入方式將各種票據(jù)、報刊、書籍、文稿及其它印刷品的文字轉(zhuǎn)化為圖像信息，再利用文字識別技術(shù)將圖像信息轉(zhuǎn)化為可以使用的計算機(jī)輸入技術(shù)。（例如：可查詢某人材料中是否包含某關(guān)鍵字的內(nèi)容，便于檔案快速查閱搜索）。

5.掛接

對圖片文件進(jìn)行專業(yè)編碼命名，確保檔案號和順序號的一致性和唯一性，使之與檔案目錄形成正確鏈接（可實(shí)現(xiàn)電子書式閱讀體驗(yàn)，減輕視覺及身體疲勞）。

6.上傳

將制作完成的數(shù)字檔案文件上傳至接包方配套的數(shù)字檔案管理平臺系統(tǒng)中。（可在配套系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)閱、數(shù)據(jù)共享、支持多終端同時對同一檔案協(xié)同辦公）

（三）電子檔案庫房搭建服務(wù)

在完成人事檔案數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，為每一個單位單獨(dú)建立一個單位集體戶，把同一單位的員工歸集在一個戶下。因此，一家人事檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可以使用一套人事檔案管理平臺同時承接多家單位發(fā)包出來的業(yè)務(wù)。就相當(dāng)于一個大的柜子里分隔出很多小柜子，每個小柜子存放一家單位的檔案，并給每個小柜子，也就是每一個單位的電子檔案庫房設(shè)置一個唯一的編碼。當(dāng)單位需要查閱自己員工檔案時，可通過配套系統(tǒng)登錄已設(shè)定好的賬號、密碼及手機(jī)驗(yàn)證碼進(jìn)行檔案查閱。每個單位只能查看自己單位戶下員工的檔案?？刹榭吹降膬?nèi)容包括兩部分：一是檔案記載的重要信息點(diǎn)，含有員工基本信息、檔案流轉(zhuǎn)、戶籍信息、學(xué)歷學(xué)位、轉(zhuǎn)正定級、職稱、黨員信息、檔案清單、檔案目錄、增補(bǔ)材料等；二是數(shù)字檔案，即檔案原貌的高清圖片。一個單位可以同時設(shè)定多個賬號，但必須保證一人一號，這樣可以記錄每一個人的操作日志，以保證檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時可以有跡可查和追究責(zé)任人。

（四）人事檔案增補(bǔ)材料信息化更新

單位只需提供增補(bǔ)的材料，人事檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)即可派專人上門對材料進(jìn)行清點(diǎn)整理核對接收，材料拿回來后馬上進(jìn)行信息化處理，同時通過人事檔案管理系統(tǒng)第一時間掃描上傳，便于單位人員能盡快進(jìn)行查詢，以避免因錄入的時間差問題，造成因系統(tǒng)查閱到的材料不齊而使單位對員工產(chǎn)生誤解。人事檔案進(jìn)行掃描生成數(shù)字檔案，就是為了方便查閱和利于保存，避免因客觀因素對檔案造成破損和缺失，同時也能大大的提高單位的工作效率，節(jié)省人力物力的耗損。

（五）物理檔案庫房的搭建

人事檔案進(jìn)行掃描生成數(shù)字檔案，就是為了方便查閱和利于保存，避免因客觀因素對檔案造成破損和缺失。因此作為人事檔案管理外包機(jī)構(gòu)，一個規(guī)范庫房的配備必不可少，所謂規(guī)范是指要采用檔案密集架管理，密集架承重板做到每一塊板可以承重500牛頓以上，同時做到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防盜、防有害生物、防水、防高溫“十防”標(biāo)準(zhǔn)，24小時實(shí)時監(jiān)控。此外，還要為各個服務(wù)單位劃定專區(qū)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案都同步做到建立單位專用庫房。

四、適度公開，打破“保密”枷鎖

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理體制下，我國干部人事檔案由組織人事部門管理，檔案內(nèi)容屬于國家機(jī)密范圍，規(guī)定本人不能查看自己的檔案，也不能私自查閱親屬的人事檔案。現(xiàn)實(shí)中，人事檔案中的內(nèi)容是否應(yīng)該完全保密，絕對不允許當(dāng)事人查看和接觸？其實(shí)不然。人事檔案的內(nèi)容里除學(xué)籍材料外，大部分為勞動合同、工作證明、離職證明、履歷表、年度考核表、職稱材料、轉(zhuǎn)正定級、黨員材料等。這些材料中，絕大部分內(nèi)容是經(jīng)本人手補(bǔ)充的，內(nèi)容也是由本人填寫后再由相關(guān)部門審批蓋章而成，可見，檔案里的材料大部分內(nèi)容都是本人已經(jīng)了解的內(nèi)容。只有少數(shù)材料如：犯罪記錄、政治審查、鑒定等本人只知道結(jié)果，不知道具體內(nèi)容及過程的材料是不應(yīng)該對本人公開的。人事檔案管理的這種完全保密規(guī)定，其實(shí)是過分保密了。

人事檔案管理觀念轉(zhuǎn)變，首先要摘掉“嚴(yán)格”“保密”的帽子，徹底改變以前的從嚴(yán)觀，個人信息的保護(hù)并不等同于完全的保密，應(yīng)當(dāng)遵循適度公開的“半開放”原則，即個人資料信息的收集、處理與利用應(yīng)對本人保持公開，本人有權(quán)獲悉自己人事檔案里的資料信息，隨時了解這些材料的收集、處理與利用情況。但是檔案管理開放也仍然要保持權(quán)限制管理原則，個人信息的查詢、資料的利用應(yīng)當(dāng)保持在合理范圍內(nèi)，個人隱私方面的信息堅(jiān)持保密原則。只有兼顧好兩個方面，才能做到人事檔案“半開放”，對于個人或是用人單位來說，才具有社會意義。

五、營造人事檔案管理信息化氛圍

新形勢下，要想推動檔案管理信息化建設(shè)，人事檔案外包中介機(jī)構(gòu)應(yīng)積極發(fā)展企業(yè)文化，營造出良好的氛圍，對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用操作培訓(xùn)，將信息化技術(shù)成果真正地融入到人事檔案管理工作中，這樣才能促進(jìn)人事檔案管理信息化全面建設(shè)。

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，信息資源是一種重要資源，應(yīng)將科學(xué)發(fā)展觀進(jìn)行積極落實(shí)，同時加強(qiáng)人事檔案管理的全面優(yōu)化。在一定程度上講，積極開展人事檔案信息化全面建設(shè)，才能夠發(fā)揮人才價值，實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，同時才能促使人事檔案管理與時代發(fā)展相同步。