用友ERP—U8V.10.1憑證管理操作疑難及解決對策

張春燕

摘要：本文以用友U8財務軟件為例，通過多年的課程教學和實踐經(jīng)驗，對賬務處理模塊憑證管理中出現(xiàn)的操作疑難進行歸納，從填制憑證、修改憑證、刪除憑證、憑證簽字、憑證審核和憑證記賬六個方面展開分析，并結(jié)合實際情況提出解決對策，以期能對學生和廣大的財務人員提高會計電算化水平和操作能力有所幫助。

關鍵詞：用友U8；總賬系統(tǒng)；記賬憑證

隨著會計信息化的高速發(fā)展，要求企業(yè)財務人員不斷提高會計電算化水平，因此會計電算化已逐步成為我國各大高校會計專業(yè)的核心課程，當前實踐教學中主要采用用友ERP-U8 財務軟件?？傎~管理系統(tǒng)是該軟件中最為重要的核心模塊，由于操作的復雜性、系統(tǒng)原因或人員失誤，在賬務處理環(huán)節(jié)容易出錯，這些問題勢必會影響軟件的正常運行及后續(xù)操作。記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬管理系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源。因此本文將結(jié)合總賬日常業(yè)務處理——憑證管理的內(nèi)容，從填制憑證、修改憑證、刪除憑證、憑證簽字、憑證審核、憑證記賬六個方面對問題進行剖析。

一、填制憑證的操作問題

（一）問題：憑證無法保存，提示“不滿足借方必有條件”，“不滿足貸方必有條件”，“不滿足借貸必無條件”。

分析：由于在總賬管理系統(tǒng)初始設置中對憑證進行分類，并為不同的類別憑證設置了限制類型和限制科目，一旦填制憑證所選擇的憑證類別與經(jīng)濟業(yè)務反映的內(nèi)容不符時，就會出現(xiàn)憑證無法保存的問題。

對策：首先，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容檢查所使用的會計科目是否正確；其次，根據(jù)憑證限制類型和限制科目判斷應與經(jīng)濟業(yè)務相匹配的類別，即“收”、“付”和“轉(zhuǎn)”。若總賬會計認真檢查后仍出現(xiàn)錯誤提示，則應檢查初始設置中憑證類別的限制類型和限制科目設置是否有誤。

（二）問題：使用銀行存款外幣科目填制憑證時，未出現(xiàn)外幣信息錄入窗口；或出現(xiàn)了外幣信息錄入窗口，但沒有兌換匯率可選。

分析：由于新增銀行存款外幣明細科目時，未勾選“外幣核算”選項，所以使用該銀行科目制單時，系統(tǒng)無法識別；若制單時匯率欄中無可選項，可能是外幣設置未正確的錄入記賬匯率。

對策：首先由賬套主管在“基礎檔案”—“財務”—“會計科目”窗口，對銀行存款明細科目進行修改，勾選“外幣核算”選項即可。若“外幣核算”呈現(xiàn)灰色，則應登錄系統(tǒng)管理修改賬套參數(shù)，在“基礎信息”頁面重新勾選“有無外幣核算”選項。其次，打開“外幣設置”窗口，按要求在單元內(nèi)輸入記賬匯率。

（三）問題：當使用部門核算會計科目制單，在“輔助項”信息框手工輸入具體部門時，提示“輸入的部門不合法”；或者打開部門參照時，部門信息為空，即總賬會計無權限使用部門。

分析：系統(tǒng)無法識別總賬會計輸入的具體部門，即在部門檔案中無該部門信息，此時應檢查部門檔案是否按要求正確錄入。若基礎檔案中部門信息存在，則部門參照為空反映了用戶無使用部門的數(shù)據(jù)權限。

對策：首先賬套主管進入基礎檔案，打開部門檔案窗口，按要求修改或重新錄入部門信息；其次進行數(shù)據(jù)權限分配，執(zhí)行“權限”—“數(shù)據(jù)權限分配”—“權限瀏覽”，為操作員指定所有部門的查詢和錄入權限。

二、修改憑證的操作問題

（一）問題：當對錯誤憑證進行修改時，系統(tǒng)提示憑證已簽字、審核，無法修改。

分析：已簽字、審核的記賬憑證無法直接修改，必須先取消簽字和審核。另外，在總賬參數(shù)設置中，勾選了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，所以必須以總賬會計身份才能修改憑證。

對策：應以出納身份對該憑證取消簽字，以審核人身份對憑證取消審核，再以總賬會計身份通過“查詢憑證”或“填制憑證”功能找到錯誤憑證，對憑證內(nèi)容予以修改。但若憑證類別、憑證編號出錯，則不允許修改，此時應執(zhí)行“填制憑證”—“制單”—“作廢/恢復”來刪除該憑證，重新填制正確憑證。

（二）問題：當對錯誤憑證進行修改時，系統(tǒng)提示憑證已記賬，無法修改。

分析：憑證已經(jīng)記賬，不允許直接修改。

對策：方法一，對憑證取消記賬、審核和簽字，以制單人身份進入總賬系統(tǒng)，針對錯誤內(nèi)容適當進行修改；方法二，采用紅字沖銷法更正。在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”—“沖銷憑證”功能，找到應沖銷的錯誤憑證，系統(tǒng)會自動生成一張紅字沖銷憑證，再按要求填制新增憑證，進行簽字、審核和記賬。

三、刪除憑證的操作問題

（一）問題：對作廢憑證進行整理時，系統(tǒng)提示“此月份無作廢憑證，是否還需整理憑證斷號”。

分析：當前登錄系統(tǒng)的日期滯后于作廢憑證制單日期，無法對作廢憑證進行整理。

對策：該操作員應以制單日期或者月末日期重新登錄企業(yè)門戶，即可完成對作廢憑證的整理。

（二）問題：當月可查詢到作廢憑證，但操作員無法整理憑證。

分析：作廢憑證已記賬，但系統(tǒng)只能對未記賬的憑證進行整理。

對策：對作廢憑證取消記賬，恢復本月的記賬前狀態(tài)。打開“期末”—“對賬”窗口，按Ctrl+H鍵，系統(tǒng)彈出“恢復記賬前狀態(tài)已被激活”信息提示，在“憑證”下執(zhí)行該功能即可完成反記賬，重新登錄總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“整理憑證”完成憑證整理。

四、出納憑證簽字的操作問題

（一）問題：以出納身份進入總賬系統(tǒng)，“憑證”中無“出納簽字”選項。即出納沒有簽字權限，造成不能執(zhí)行出納簽字操作。

分析：對操作員進行財務分工時，沒有賦予該操作員出納簽字的權限?；蛘咴诠催x權限之前未選擇自己的賬套號，導致給別人賬套的操作員賦予權限。

對策：以系統(tǒng)管理員身份注冊登錄系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權限”功能給出納授權。選擇自己的賬套號，指定出納操作員，勾選“總賬”—“憑證”—“出納簽字”，此時出納重新登錄企業(yè)應用平臺即可執(zhí)行簽字權限。

（二）問題：出納人員進行“出納簽字”時，系統(tǒng)提醒“沒有符合條件的憑證”，即找不到要簽字的憑證，無法進行出納簽字。endprint

分析：由于在總賬系統(tǒng)初始設置參數(shù)控制中勾選了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，在出納進行憑證簽字之前，必須先指定出納的專管科目，即將庫存現(xiàn)金指定為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款科目指定為銀行總賬科目，若沒有指定，出納將無法查詢到符合條件的憑證。

對策：以賬套主管發(fā)身份登錄企業(yè)應用平臺，進入會計科目設置窗口，將庫存現(xiàn)金和銀行存款勾選為日記賬，執(zhí)行“編輯”—“指定會計科目”，按要求指定現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目，再以出納身份重新登錄總賬系統(tǒng)，即可對出納憑證進行簽字。

五、審核憑證的操作問題

問題：對憑證進行審核時，系統(tǒng)提示“該操作員無此功能權限”，或無權限進行該操作。

分析：情況一，由于系統(tǒng)管理進行權限分配時，沒有為該操作員制指定“審核憑證”的權限；情況二，由于在總賬參數(shù)設置中勾選了“憑證審核控制到操作員”，但操作中未給該操作員分配相關權限，即無權審核制單人填制的憑證。

對策：首先由系統(tǒng)管理員admin登錄系統(tǒng)管理，在“權限”中勾選“總賬”—“憑證”—“審核憑證”，則該操作員具備功能權限。其次由賬套主管登錄企業(yè)門戶，在總賬選項設置中取消“憑證審核控制到操作員”；或者打開“數(shù)據(jù)權限分配”，進入“權限瀏覽”頁面，選擇該操作員，將業(yè)務對象指定為用戶，進行授權，此時重新登錄企業(yè)應用平臺，即可完成憑證審核工作。

六、憑證記賬的操作問題

（一）問題：憑證記賬過程中，彈出“試算平衡”窗口，顯示試算結(jié)果不平衡，無法完成記賬。

分析：總賬期初余額試算不平衡，可以填制憑證，但不能記賬，這主要是由于粗心所致。

對策：由于月初啟用的總賬系統(tǒng)，以賬套主管身份檢查核對期初余額并進行修改，直到期初試算平衡，即可完成憑證記賬工作。

（二）問題：操作員完成制單、簽字和審核，且有記賬權限，但點擊“憑證”—“記賬”時，系統(tǒng)提示“無可記賬憑證不能記賬”。

分析：由于操作員登錄的會計期間錯誤，或者是上月未結(jié)賬導致。

對策：有權限的操作員按正確日期重新登錄總賬系統(tǒng)完成記賬；若仍提示不能記賬，再以具有結(jié)賬權限的操作員登錄總賬，執(zhí)行對上月的結(jié)賬功能，然后按當前日期完成本月的記賬處理。

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[4]白娟利.分析用友ERP-U8.72財務軟件實踐教學常見問題及處理措施[J].時代金融，2017（1）.

（作者單位：武昌理工學院 商學院）endprint