學(xué)校檔案信息化管理中的問題和對(duì)策探析

何青

（臨滄市第一中學(xué)，云南臨滄 677000）

學(xué)校檔案信息化管理是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以檔案數(shù)字化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理系統(tǒng)化為工具，以更好地保存檔案、服務(wù)學(xué)校師生利用為目的的系統(tǒng)工程。學(xué)校檔案信息化管理技術(shù)正不斷進(jìn)步，但是由于起步較晚，相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)還不成熟，所以目前學(xué)校的檔案信息化管理工作還存在一些不足。

1 學(xué)校檔案信息化管理的重要性

（1）檔案信息化管理是學(xué)校整體發(fā)展的需求。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷成熟和發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化勢(shì)在必行。檔案管理系統(tǒng)信息化、數(shù)字化，在實(shí)現(xiàn)了學(xué)校整體辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也將學(xué)校檔案工作的整體水平提升到了新的層次。

（2）檔案信息管理雙軌制，對(duì)紙質(zhì)檔案起到保護(hù)作用，檔案信息化、數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案的利用過程不再僅限于對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴。師生可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子檔案獲得所需的檔案信息，不必再翻閱紙質(zhì)檔案，方便查找利用，又保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

（3）檔案工作管理服務(wù)模式改變，工作效率顯著提高，徹底改變了檔案的檢索方式和利用方式，提高了工作效率，拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。

2 學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)中存在的問題

（1）領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。檔案信息化建設(shè)由硬件、軟件和人員共同來(lái)實(shí)現(xiàn)，一些學(xué)?；蛞颡?jiǎng)金投入不夠，或因檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進(jìn)行資料收集、編號(hào)、整理和歸檔，忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫(kù)，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，還影響檔案管理水平提高。

（2）檔案信息化管理的覆蓋范圍不完整，管理制度不完善。學(xué)校檔案的歸檔及管理分散，比如教務(wù)處的教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案；后勤處的基建檔案、會(huì)計(jì)檔案；信息技術(shù)處的聲像檔案等等，這些門類的檔案由于產(chǎn)生的處室不同，由不同的人員兼管，這些門類的檔案建設(shè)與開發(fā)利用缺乏聯(lián)系，沒有形成一個(gè)整體，數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏整體性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化控制。缺乏完善的管理制度導(dǎo)致檔案信息化工作不規(guī)范，管理人員在錄入檔案信息時(shí)不認(rèn)真、不規(guī)范，不能確保檔案信息化的真實(shí)性。大多數(shù)學(xué)校還未能按要求開展檔案的數(shù)字化加工工作。

（3）檔案管理人員的素質(zhì)與數(shù)量不足。檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)能力直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)今檔案信息化管理，是一項(xiàng)不僅需要扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)且需要具備一定的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用知識(shí)，但目前相關(guān)人員的素質(zhì)偏低，思想觀念比較落后，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度。且現(xiàn)在學(xué)校檔案管理人員兼職情況比較多，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質(zhì)。因?yàn)樯砑娑嗦?，?dǎo)致工作量大，工作雜，以至于多數(shù)檔案人員業(yè)務(wù)不精，工作上隨意性較強(qiáng)。還有些學(xué)校的檔案管理崗位人員變動(dòng)大，工作缺乏連續(xù)性。

3 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略探析

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，推動(dòng)檔案信息化和管理建設(shè)

學(xué)校管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，明確管理目標(biāo)和要求，應(yīng)當(dāng)要從觀念方面提升檔案信息化管理建設(shè)的重要性及必要性，推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)管理水平提高，并在制度、人員、獎(jiǎng)金等方面加大支持力度。檔案工作是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，是一個(gè)需是日常積累的過程。檔案信息化的建設(shè)正是將檔案這個(gè)巨大的原始信息源組織起來(lái)，準(zhǔn)確查找、方便編研、輔助決策，便于利用。應(yīng)該讓學(xué)校工作員意識(shí)到檔案的理要性，有利于學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.2 增強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理設(shè)備的引進(jìn)

增加獎(jiǎng)金投入，為計(jì)算機(jī)設(shè)備購(gòu)置、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、管理人員工作、制度建設(shè)等提供獎(jiǎng)金支持，不斷建立健全信息化管理平臺(tái)，在硬件方面，要確保充足獎(jiǎng)金，購(gòu)置信息管理軟件、傳真機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)器等等專業(yè)設(shè)備，滿足各項(xiàng)工作需要，是加快信息化建設(shè)，提高檔案管理水平的必備物質(zhì)條件。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

信息化的檔案管理水平取決于檔案管理人才的專業(yè)能力，所以要想提高學(xué)校中檔案管理的信息化建設(shè)水平，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理建設(shè)人才的培養(yǎng)。目前學(xué)校信息化管理工作的核心內(nèi)容是對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和操作。為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)資料能夠被長(zhǎng)期的應(yīng)用與保留，學(xué)校中的檔案信息管理者必須掌握足夠的現(xiàn)代化檔案管理方法，即計(jì)算機(jī)電子文件的歸檔和管理能力。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，加強(qiáng)檔案工作人員的信息化建設(shè)能力的主要方法是培訓(xùn)，必須接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)、檔案專業(yè)等知識(shí)的培訓(xùn)。在培養(yǎng)專職檔案員的同時(shí)，也要重視兼職檔案員的培養(yǎng)。檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校各部門的共同支持。在某種程度上說，兼職檔案員的工作能力和水平影響了學(xué)校檔案工作的整體水平。學(xué)校同時(shí)應(yīng)實(shí)施一定的績(jī)效考評(píng)制度，提高檔案管理者的工作積極性。

4 建立完善的檔案信息化管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一規(guī)劃，完善規(guī)章制度，做到有章可循。學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源科學(xué)的整合，方便統(tǒng)計(jì)和查詢，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)。學(xué)校的檔案信息化管理系統(tǒng)要和上級(jí)業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng)兼容，實(shí)現(xiàn)共享。規(guī)范檔案信息化工作，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，規(guī)范錄入信息，確保檔案信息的真實(shí)性，錄入電子檔案信息時(shí)，要仔細(xì)校對(duì)所錄入的電子檔案信息內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)格的審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的電子檔案信息，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化加工的各項(xiàng)相關(guān)技術(shù)要求很嚴(yán)格，如果檔案管理人員沒有這方面的專業(yè)技能，建議采用外包的方式，交給由當(dāng)?shù)貦n案部門指定的具有數(shù)字化加工資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)加工處理，檔案管理人員要對(duì)加工好的數(shù)據(jù)庫(kù)里的檔案信息和紙質(zhì)的檔案材料逐條逐頁(yè)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，并做好核對(duì)記錄，對(duì)不符合要求的及時(shí)反饋整改，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。統(tǒng)一管理學(xué)校各類門類的檔案，完善學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的門類及存量。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化的檔案管理是學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，學(xué)校檔案信息化的建設(shè)與開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的長(zhǎng)期工作，需要學(xué)校層面、檔案管理人員與廣大師生的通力協(xié)作，其最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，使檔案的保存、傳遞、利用更加科學(xué)、更加便捷，通過信息化的建設(shè)，使得檔案管理工作效率得到提升。與時(shí)俱進(jìn)、統(tǒng)籌發(fā)展是檔案信息化建設(shè)必須遵循的原則，學(xué)校應(yīng)該針對(duì)目前檔案信息化建設(shè)中存在的問題與不足，從檔案工作的各個(gè)方面融入信息化發(fā)展的理念，加快推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。