淺談人事檔案管理模式的變革：社會(huì)化和開(kāi)放式管理

朱學(xué)棟

（磐石市勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)，吉林磐石 132300）

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民生活水平的提高，社會(huì)各界對(duì)于我國(guó)人事檔案管理模式，特別是人事檔案管理模式的社會(huì)化和開(kāi)放式變化等方面越來(lái)越關(guān)注。國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和管理水平得到了進(jìn)一步發(fā)展，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員在實(shí)際的管理中，對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行了優(yōu)化建設(shè)，使其更能適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展需求。因此，如何在此種環(huán)境下，提升人事檔案管理模式社會(huì)化和開(kāi)放式水平，顯得尤為重要。

1 人事檔案管理模式社會(huì)化開(kāi)放式變革的原因

（1）管理內(nèi)容的廣泛性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、服務(wù)對(duì)象以及管理對(duì)象等，都是面向社會(huì)開(kāi)展服務(wù)的，所以，在實(shí)際的工作管理中，管理內(nèi)容具有明顯的廣泛性和復(fù)雜性特征。在實(shí)際的工作中，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員的工作職能也發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，人事檔案管理工作的主要內(nèi)容為人事檔案的收集、整理以及調(diào)配使用。主要的管理目的為向單位內(nèi)部的人事管理部門(mén)提供準(zhǔn)確的檔案信息和數(shù)據(jù)，或者為上部主管部門(mén)的管理工作提供信息支持?？梢?jiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理內(nèi)容較為單一。在新的發(fā)展時(shí)期，人事檔案管理模式以及管理內(nèi)容都發(fā)生了明顯變化。管理的對(duì)象的成長(zhǎng)背景、受教育程度以及工作經(jīng)驗(yàn)和崗位職責(zé)都存在明顯差異，因而導(dǎo)致了管理內(nèi)容愈發(fā)復(fù)雜。

（2）服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平持續(xù)提升的大環(huán)境下，國(guó)內(nèi)新舊兩種經(jīng)濟(jì)制度從相互碰撞逐漸過(guò)渡到了相互融合的發(fā)展階段。在這一過(guò)程中，越來(lái)越多的形式經(jīng)濟(jì)組織開(kāi)始涌現(xiàn)，因此，人才流動(dòng)呈現(xiàn)出了迅速化和自由化的特征。新型的人事代理管理制度等人事管理模式應(yīng)運(yùn)而生，推動(dòng)了人事檔案管理模式逐步發(fā)展成為社會(huì)化的檔案管理活動(dòng)。從人事檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作角度出發(fā)，能夠了解到人事管理機(jī)構(gòu)，在某種程度上，已經(jīng)逐步地建立了面向社會(huì)的人事檔案管理模式。比如，現(xiàn)階段的省市人才管理中心當(dāng)中的人事檔案管理模式，就是面向社會(huì)全體對(duì)象進(jìn)行服務(wù)的一種人事檔案管理模式[1]。

（3）工作要求的多樣性。無(wú)論是國(guó)有企業(yè)、合資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)還是外資企業(yè)，在進(jìn)行日常的管理工作中，企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都離不開(kāi)人才的支持。為了更好地實(shí)現(xiàn)建設(shè)和發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部的人事管理部門(mén)，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行技術(shù)人才和管理人才的招聘。在進(jìn)行人才招聘和管理的過(guò)程中，都需要對(duì)人才的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。人事檔案當(dāng)中明確記錄著個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展軌跡，對(duì)于企事業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘和管理工作中，具有十分重要的指導(dǎo)作用。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，人事檔案的載體也發(fā)生了變化，人事檔案管理模式在多樣性工作要求下，也逐漸向社會(huì)化和開(kāi)放式的方向轉(zhuǎn)移。

2 人事檔案管理模式社會(huì)化開(kāi)放式變革的發(fā)展途徑

（1）實(shí)現(xiàn)集成化項(xiàng)目管理。通過(guò)前文的分析和論述可以了解到，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)等方面的發(fā)展，都在不同程度上，推動(dòng)了人事檔案管理模式的社會(huì)化和開(kāi)放式發(fā)展。在這一過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員，需要充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的重要意義，同時(shí)，采取合理有效的管理措施，以集成化項(xiàng)目管理的方式，提高人事檔案管理模式的操作效率。例如，我國(guó)某地區(qū)企業(yè)在推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理模式優(yōu)化發(fā)展的過(guò)程中，將集成化的項(xiàng)目管理模式應(yīng)用到實(shí)際的工作中。通過(guò)吸收和借鑒學(xué)信網(wǎng)的管理模式，建立了人事檔案管理網(wǎng)站，以個(gè)人的居民身份證作為信息準(zhǔn)入以及終身檢索的重要依據(jù)。單位內(nèi)部的各個(gè)組織部門(mén)在對(duì)某一位員工的信息檔案進(jìn)行調(diào)取和查閱時(shí)，只需要通過(guò)登錄網(wǎng)站輸入相關(guān)編碼的方式，就可以對(duì)員工的工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷等多項(xiàng)信息進(jìn)行查閱，有效地實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理模式的優(yōu)化發(fā)展[2]。

（2）建立人事檔案管理中心。通過(guò)建立人事檔案管理中心的方法，可以以動(dòng)態(tài)化管理的方式，向社會(huì)各界全部的合法單位和組織部門(mén)，提供人事檔案管理服務(wù)。比如，當(dāng)企事業(yè)單位或者其他國(guó)家機(jī)構(gòu)需要對(duì)人事檔案資源進(jìn)行利用時(shí)，就可以通過(guò)輸入準(zhǔn)入號(hào)碼的方式，對(duì)人事檔案的各項(xiàng)信息進(jìn)行查閱。此種方式，可以充分地提升管理工作的效率。為了進(jìn)一步完善人事檔案管理中心，企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織，在進(jìn)行檔案信息查閱之余，還需要定期向人事檔案管理中心提供最新的企業(yè)內(nèi)部人事變動(dòng)情況，更新人事檔案管理中心當(dāng)中的信息資源。在進(jìn)行檔案更新的過(guò)程中，同樣需要借助到居民身份證作為唯一的認(rèn)證憑據(jù)，合理有效地避免重復(fù)建檔或者棄檔、毀檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（3）提高對(duì)流動(dòng)檔案的管理能力。在對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，通過(guò)提高管理能力，優(yōu)化管理方案的措施，同樣能提升人事檔案管理模式的社會(huì)化和開(kāi)放程度。相對(duì)于普通人事檔案，流動(dòng)人員的流動(dòng)性檔案具有相對(duì)明顯的特征，因此，在具體的管理工作中，需要采取更加具有針對(duì)性的方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理。比如，我國(guó)某地區(qū)的人事檔案管理中心，在對(duì)辭退、辭職以及脫離原單位等多種不同形式的人力資源的人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，并沒(méi)有按照固定的模式進(jìn)行管理，而是同當(dāng)?shù)卣聦俚娜瞬沤涣髦行?，建立了良好的合作關(guān)系。雙方共同擔(dān)負(fù)起了流動(dòng)人員人事檔案管理的重任。通過(guò)構(gòu)建據(jù)有社會(huì)性、開(kāi)放性以及市場(chǎng)性特征的人事檔案管理模式，對(duì)市場(chǎng)環(huán)境中的人事檔案管理有效性的提升做出了積極貢獻(xiàn)。

（4）擴(kuò)大人事檔案管理范圍。進(jìn)入信息化時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中的重要組成部分。高水平高質(zhì)量的人才資源，在市場(chǎng)環(huán)境中的優(yōu)勢(shì)逐步擴(kuò)大。因此，為了使用這一變化特征，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員需要逐步優(yōu)化人事檔案管理模式，擴(kuò)大人事檔案管理的范圍，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理模式的社會(huì)性和開(kāi)放性水平的提升。例如，我國(guó)某地區(qū)的人事檔案管理部門(mén)在當(dāng)?shù)卣闹С趾蛶?dòng)下，重點(diǎn)對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人浮于事現(xiàn)象進(jìn)行了整治。通過(guò)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、聯(lián)合辦公的方式，逐步吸收和接管了小單位自行管理的人事檔案管理工作內(nèi)容。淡化人事檔案管理模式當(dāng)中的政治色彩，將其逐漸發(fā)展成為一種通用的開(kāi)放式社會(huì)化管理工作內(nèi)容。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展水平全面提升的背景下，我國(guó)人事檔案管理模式的社會(huì)化以及開(kāi)放式的管理已經(jīng)成為不可阻擋的趨勢(shì)。為了進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案管理模式在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的優(yōu)勢(shì)，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員需要深入分析人事檔案管理模式發(fā)展和變化的原因，進(jìn)而采取更加具有針對(duì)性的管理措施，實(shí)現(xiàn)集成化的項(xiàng)目管理，同時(shí)建立人事檔案管理中心，提高對(duì)各項(xiàng)工作的管理能力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。