大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作要點(diǎn)探究

◎黃 萍

（福建三明機(jī)場建設(shè)管委會 福建 三明 365000）

檔案管理不論是在單位辦公部門或檔案部門都是一項(xiàng)重要的工作。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理面臨著新機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)的要求是存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化。在大數(shù)據(jù)這一新背景下，要深刻地了解并認(rèn)識到檔案管理的重要作用，并以問題為導(dǎo)向，對檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的主要作用

（一）改善了檔案管理的保存環(huán)境

在傳統(tǒng)的檔案管理工作階段，其主要聚焦對象為紙質(zhì)版的檔案材料。一般情況下，紙質(zhì)版的檔案材料對環(huán)境要求非常高，需要做好管理檔案的各項(xiàng)措施，如果在管理檔案過程中出現(xiàn)一些意外或者突發(fā)事件，那么將會對檔案管理造成非常大的威脅。而且，如果保存環(huán)境存在空氣濕度過高等客觀狀況，也會不利于有效保存檔案。即使保存環(huán)境能夠達(dá)到要求，但是隨著管理檔案時(shí)間延長，同樣會使檔案在保存中容易發(fā)生字跡不清晰、紙張變黃等現(xiàn)象[1]。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為檔案管理以及保存帶來了新契機(jī)。檔案管理可以按照大數(shù)據(jù)要求，將保存的檔案由紙質(zhì)版形式變成電子版形式。一方面，可以減少并釋放檔案保存以及管理所需要的空間；另一方面，可以盡可能地延長檔案保存以及管理時(shí)間。經(jīng)過數(shù)字化管理后的檔案，還應(yīng)妥善保存紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)兩種存儲檔案并重，如同上了份“雙保險(xiǎn)”。

（二）提升了檔案管理的工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間，而且管理效率較低。盡管投入了大量資源，但是檔案管理并沒有收到真正實(shí)效。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，以大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)為載體，可以對檔案管理中涉及的相關(guān)信息進(jìn)行精準(zhǔn)處理。例如，運(yùn)用“云平臺”、手機(jī)“APP”等形式就可以對檔案進(jìn)行精確管理。在降低人力的同時(shí)，工作效率也得到了顯著提高。另外，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理也可以減少使用紙張等資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理存在的問題

（一）檔案的安全性不足

在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源非常豐富，而且信息傳播速度也非?？?，對各行業(yè)的管理工作帶來了契機(jī)，同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案是珍貴的資料，包含著豐富多樣的內(nèi)容，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)將紙質(zhì)版檔案制作成電子版檔案之后，還需要采取一定措施以保障檔案的安全性，但是一些單位在管理檔案時(shí)，忽視了管理檔案的載體建設(shè)。例如，在數(shù)據(jù)平臺上沒有通過安全軟件有效監(jiān)控電子檔案的應(yīng)用情況，極易引起網(wǎng)絡(luò)病毒對檔案內(nèi)容造成侵蝕的情況，甚至丟失部分重要的檔案內(nèi)容，造成非常大的損失。到目前為止，雖然未出現(xiàn)過此類事件，也未見到檔案管理部門的通報(bào)，但是安全性依然是檔案管理部門應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)。

（二）缺少專業(yè)的檔案管理工作人員

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理無論是工作流程還是具體方法均發(fā)生了變化，主要體現(xiàn)在工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平上。從目前檔案管理工作人員的綜合情況來看，一些工作人員還停留在傳統(tǒng)工作思維上，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的掌握還不夠熟練，而且工作人員在管理檔案和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)之間存在著一定脫節(jié)。一些檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，雖然他們在管理檔案上比較專業(yè)，但是對大數(shù)據(jù)等技術(shù)的掌握還沒有達(dá)到相應(yīng)要求；盡管有部分工作人員懂得大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是他們在管理檔案等業(yè)務(wù)上還存在著很多不足；甚至還有工作人員在檔案管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)等方面均不擅長。

（三）缺少科學(xué)的工作制度

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理，需要有系統(tǒng)的管理制度為開展工作提供有效保障。但是一些單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)并沒有審視具體工作狀況，建立起科學(xué)的工作制度。另外，原有的部分工作制度相對陳舊，與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合得也不夠緊密，而且在管理制度滯后的情況下，檔案管理和大數(shù)據(jù)之間在結(jié)合過程中容易出現(xiàn)無序操作現(xiàn)象。此外，在制定和落實(shí)檔案管理工作制度等工作環(huán)節(jié)上存在不到位的現(xiàn)象，沒有對如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)引導(dǎo)檔案管理工作進(jìn)行有力指導(dǎo)[2]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提升檔案管理的對策

（一）將檔案安全觀放在重要位置

檔案管理的各項(xiàng)工作要將安全作為重點(diǎn)貫穿于工作始終，相關(guān)部門要根據(jù)大數(shù)據(jù)檔案管理的應(yīng)用情況積極出臺相應(yīng)的指示，對新形勢下如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)開展檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，對具體工作加以規(guī)范。對檔案管理部門來說，更需要高度重視安全建設(shè)。例如，對大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理平臺進(jìn)行安全化、網(wǎng)格式、項(xiàng)目式的管理，定期排查平臺中可能存在的安全隱患，而一旦發(fā)現(xiàn)存在潛在的安全問題，就要進(jìn)行及時(shí)地處理和解決，有序化解大數(shù)據(jù)檔案管理中存在的各種問題，積極做好檔案管理的各項(xiàng)保障工作和安全工作[3]。在檔案管理工作中，要提高保密工作觀，因?yàn)闄n案資料中有很多資料是需要保密的，所以在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)要采取相關(guān)措施做好檔案保密管理，例如運(yùn)用最新的保密設(shè)備，以加強(qiáng)對保密技術(shù)的應(yīng)用。而部分可以公開的檔案資料，大數(shù)據(jù)技術(shù)也要對涉密以及非涉密檔案進(jìn)行針對性、系統(tǒng)性的管理。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

新形勢下開展好大數(shù)據(jù)檔案管理，人才隊(duì)伍及人才綜合素質(zhì)具有關(guān)鍵作用。對于檔案管理部門來說，要將人才隊(duì)伍建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)落實(shí)到管理工作中，實(shí)現(xiàn)人才建設(shè)的“強(qiáng)”與“優(yōu)”。首先，要吸收專業(yè)的管理人員。按照人事政策的有關(guān)要求，招聘素質(zhì)優(yōu)秀的社會人才，為大數(shù)據(jù)檔案管理源源不斷地輸入新生力量。檔案管理部門要對新晉人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，讓他們能夠快速地學(xué)習(xí)并了解到新形勢下檔案管理的最新知識，并全面應(yīng)用到工作中。其次，要全面優(yōu)化工作人員結(jié)構(gòu)。改變檔案管理人員存在的“青黃不接”現(xiàn)象，將一些年輕、高素質(zhì)人員吸納到檔案管理隊(duì)伍中。

（三）建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度

新形勢下的大數(shù)據(jù)檔案管理，需要將工作中各項(xiàng)制度進(jìn)行完善。首先，要認(rèn)真研究大數(shù)據(jù)在檔案管理中的具體應(yīng)用和使用標(biāo)準(zhǔn)，從細(xì)處著手，將工作細(xì)化為不同類別的制度，而且要實(shí)現(xiàn)工作制度和大數(shù)據(jù)技術(shù)相融合，例如建立管理檔案的手機(jī)“APP”平臺工作制度等。其次，要有效落實(shí)大數(shù)據(jù)檔案管理的各項(xiàng)制度，而制定好各項(xiàng)工作制度后，更重要的是怎樣落實(shí)。因此，要全面檢查工作制度的落實(shí)情況，特別是要認(rèn)真總結(jié)并發(fā)現(xiàn)落實(shí)制度時(shí)存在的突出問題，并及時(shí)加以整改。