智慧校園背景下數(shù)字檔案服務模式探析

章小四

（南京工程學院檔案館，江蘇南京 211167）

1 智慧校園的內涵及現(xiàn)狀

1.1 智慧校園的內涵實質

從發(fā)展歷程上來看，智慧校園由“智慧地球”將新一代IT技術充分運用在各行各業(yè)之中，形成所謂“物聯(lián)網(wǎng)”；并通過超級計算機和云計算將其整合，實現(xiàn)人類社會與物理機系統(tǒng)的整合，使人類以更精細、動態(tài)的方式生產(chǎn)、生活，從而達到“智慧”狀態(tài)演變而來。它立足于1990年開始的“信息化校園計劃”，即利用計算機網(wǎng)絡及信息通信技術，高度融合校園的教學、科研、管理等信息資源，全面數(shù)字化，充分實現(xiàn)信息和知識資源共享的“數(shù)字校園”。再分析“智慧”一詞，不難發(fā)現(xiàn)——智慧校園是高于數(shù)字、智能的新校園模式，不同于數(shù)字校園、智能校園純粹數(shù)字化、智能化的環(huán)境，其更具靈活的“人的智慧”。

鑒于此，引用浙江大學陳文智《協(xié)力智慧校園 打造“網(wǎng)上浙大”》中的概念，智慧校園是對數(shù)字校園的進一步擴展與提升，它綜合運用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)、智能感知、商業(yè)智能、知識管理、社交網(wǎng)絡等新興信息技術，全面感知校園物理環(huán)境，智能識別師生群體的學習、工作情景和個體的特征，將學校物理空間和數(shù)字空間有機銜接起來，為師生營造智能開放的教育教學環(huán)境和便利舒適的生活環(huán)境，改變師生與資源、環(huán)境的交互方式，實現(xiàn)以人為本的個性化創(chuàng)新服務。

1.2 智慧校園的發(fā)展現(xiàn)狀

目前國內對智慧校園的內容、特征、搭建條件等，均尚未有定論，但依托于新一代信息技術——物聯(lián)網(wǎng)、云計算和超級計算機開展建設毋庸置疑。此外，李京澳等人2016年在《智慧校園及其建設探析》提出，“數(shù)字化校園向智慧校園轉變已成為必然趨勢”；李有增等人2018年在《關于高校智慧校園建設的若干思考》中指出，“信息技術推動下的智慧校園與數(shù)字校園、智慧教育以及教育信息化之間既有聯(lián)系又有區(qū)別?！?/p>

與此同時，早在2010年，國內部分高校及通信運營商開始實施智慧校園建設。如內蒙古各大高校利用“數(shù)字校園、智慧校園”等信息化業(yè)務，實現(xiàn)高效排課、教務、學籍等的電子化管理；中國電信協(xié)同電信學校同年共推物聯(lián)網(wǎng)計劃搭建800余所智慧校園；南京郵電大學宗平等人公開發(fā)表《智慧校園設計方法的研究》一文；浙江大學更將“建設智慧型校園”寫入學校“十二五”規(guī)劃。截至目前，國內已有部分學校建成智慧校園，部分學校尚處于部署、規(guī)劃階段。

2 智慧校園下的數(shù)字檔案服務模式搭建及類型

2.1 智慧校園下數(shù)字檔案服務模式的基礎搭建

2.1.1 內容方面融合

智慧校園下構建數(shù)字檔案服務模式的基礎之一是數(shù)字檔案信息資源建設，即需構建統(tǒng)一的校園信息平臺。它包括數(shù)字檔案資源自身建設、數(shù)字檔案資源與其他校園信息資源整合建設。一方面，數(shù)字檔案資源建設應從學校檔案的數(shù)字化開始，包括學校館藏（或室藏）檔案的數(shù)字化、原生電子檔案建設、校園網(wǎng)數(shù)字檔案建設及檔案網(wǎng)上展覽等。另一方面，學校檔案數(shù)據(jù)庫與OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、教務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、人事管理數(shù)據(jù)庫、財務管理數(shù)據(jù)庫及后勤基建管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行相關資源實現(xiàn)整合，則是構建“校園大數(shù)據(jù)平臺”的重中之重，其中還需注意學校檔案數(shù)據(jù)平臺與學生管理平臺的對接，實現(xiàn)部分可利用資源共享。

2.1.2 技術層面融合

受校園大環(huán)境的技術、資源平臺及專業(yè)理念等因素影響，智慧校園下數(shù)字檔案的服務在軟硬件設備供應上雖具備一定基礎，但仍存在相對局限性。外在表現(xiàn)是——搭乘信息化高速公路的順風車，國內學校各部門（院系）紛紛研發(fā)各自的辦公系統(tǒng)及門戶網(wǎng)站，但系統(tǒng)及網(wǎng)站之間的兼容性一直很難融合，加之移動互聯(lián)網(wǎng)的沖擊，更使這些已開發(fā)的平臺“形同虛設”。因此，智慧校園時代，利用新一代信息技術——物聯(lián)網(wǎng)及云計算等技術，打破數(shù)字檔案系統(tǒng)、官網(wǎng)、APP、微博及微信等平臺與其他校園系統(tǒng)、網(wǎng)站平臺的僵局，實現(xiàn)技術攻堅，是智慧校園下數(shù)字檔案服務建設的難點。

2.1.3 其他形式融合

宣傳推廣學校檔案，提高檔案資源利用率，是智慧校園下數(shù)字檔案服務的最終目的。學校檔案部門受傳統(tǒng)工作理念、工作內容范圍等因素限制，檔案部門一直不被重視。智慧校園下，檔案部門要利用這種突破“封閉”、突破“地域”的開放式、自助式及自主式學習環(huán)境，運用環(huán)境感知，借助“掌上校園、教務平臺、學生選課系統(tǒng)、學校官網(wǎng)”等平臺，推廣與師生相關、“網(wǎng)紅熱點、名人學者、重大活動”等數(shù)字檔案展覽宣傳材料，做到在線訪問、實時連接，讓師生能迅速、有效地讀取感興趣的數(shù)字檔案內容，讓校園檔案無處不在。

2.2 智慧校園下數(shù)字檔案服務模式的類型分類

2.2.1 自主式服務

智慧校園建設大環(huán)境下，數(shù)字檔案自主式服務是一種源于但又高于自助式服務的數(shù)字檔案服務模式。有別于傳統(tǒng)自助式服務，一方面數(shù)字檔案自主式服務有助于打破傳統(tǒng) “以館員為中心”的檔案服務意識束縛，引發(fā)檔案服務工作人員對工作的重新思考，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案信息需求已不僅停留在簡單、機械的數(shù)字檔案服務層面；另一方面它從師生檔案用戶自身出發(fā)，“以檔案用戶為中心”，切中用戶需求，積極帶動校園師生檔案用戶參與的主動性與深入性，強化師生用戶的數(shù)字檔案利用意識。隨著自由開放信息時代的進一步發(fā)展，這樣的數(shù)字檔案自主式服務則更顯“人性”、智慧，更具適應性。

2.2.2 個性化服務

在數(shù)字檔案的個性化服務模式中，校園師生用戶一般具有確切的檔案需求，并且用戶會要求主動選擇、自主控制數(shù)字檔案服務的方式及過程，不受時間、空間等限制，更重要的是——在實現(xiàn)利用數(shù)字檔案的過程中，用戶希望獲取有效且實時的數(shù)字檔案信息反饋。為實現(xiàn)“有效”“實時”，智慧校園下數(shù)字檔案的個性化服務模式：（1）需依托校園大數(shù)據(jù)平臺，建立快捷數(shù)字檔案服務入口；（2）參照師生檔案用戶大數(shù)據(jù)，進行用戶需求分析，建立更為專業(yè)有效的數(shù)字檔案信息咨詢服務及反饋機制。由此可見，數(shù)字檔案個性化服務模式是一種更為高級的“一對一專人服務模式”，也是未來檔案服務模式的主流趨勢之一。

2.2.3 體驗式服務

智慧校園數(shù)字檔案體驗式服務可以從兩方面開展：（1）運用智慧校園網(wǎng)絡平臺，向師生檔案用戶宣傳展示歷史老照片、古舊書籍、珍貴檔案資料、大事記、名人檔案、在校生檔案、趣味畢業(yè)生檔案等，建立系列檔案宣傳特色品牌，傳遞檔案的趣味性及重要性，激發(fā)師生檔案用戶的檔案需求；（2）借用圖書行業(yè)的“公共圖書館體驗館員”理念，學校檔案部門雖無法為更多師生提供檔案管理工作體驗崗位，但可發(fā)揮智慧校園系統(tǒng)平臺優(yōu)勢，讓學生參與個人檔案、教師參與教學檔案等整理過程，了解與切身利益相關的檔案內容，以及問訪檔案的途徑及方法。

3 智慧校園下數(shù)字檔案服務存在的問題及趨勢

3.1 存在的問題

（1）就目前的現(xiàn)狀來看，在數(shù)字檔案服務模式的整體構建過程中，由于前期校園信息化建設未進行全面布局、有效規(guī)劃，導致校內信息化重復建設嚴重、信息孤島普遍，部分信息化模塊后期無法擴展兼容、功能簡單機械，全方位整合校園信息資源始終有些光說不練，追求更高水準的檔案服務模式似乎也成空談。

（2）新形勢下數(shù)字檔案服務模式的基礎建設——在檔案實體管理、檔案信息“再造”、檔案資源結構、服務理念、技術層次等方面存在頗多瓶頸。前期數(shù)字檔案管理階段，雖實現(xiàn)一定意義上的檔案信息管理革命，但卻未有效結合檔案信息與檔案實體的管理；一般數(shù)字檔案服務模式停留在數(shù)據(jù)庫數(shù)字檔案資源的利用上，無法提供或及時補充檔案人員與檔案用戶等新靈感、新訴求；檔案專業(yè)人員受傳統(tǒng)服務理念、技術水平的影響，提供數(shù)字檔案服務利用仍有些保守，技術能力更是亟待提高。若這些基礎性條件始終無法跟上，智慧校園數(shù)字檔案新模式的突破也很難兌現(xiàn)。

3.2 發(fā)展的趨勢—智慧檔案服務模式

從傳統(tǒng)的實體檔案館、到智能檔案館、數(shù)字檔案館，檔案服務模式也在不斷更迭。隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新一代信息技術的沖擊，智慧校園對教育信息化的影響，智能管理多元化檔案資源，形成具有感知與處置檔案信息能力并檔案信息泛在服務的檔案館模式[3]——智能檔案館管理模式應運而生。它擺脫傳統(tǒng)檔案及智能檔案管理的機械、數(shù)字檔案的局限，利用自主式、個性化及體驗式等服務途徑，實現(xiàn)師生與檔案的有效溝通，提供真正意義上智慧校園的“智慧檔案服務”。

4 結語

檔案行業(yè)發(fā)展至今，經(jīng)歷傳統(tǒng)檔案服務、數(shù)字檔案服務，以及智慧檔案服務等階段，這是檔案服務發(fā)展不可逆轉的趨勢。雖然目前提及智慧檔案服務，看似遙遠，但借助數(shù)字檔案服務、智能檔案服務的基礎，伴隨移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，正如楊來青等人2013年提出論點——檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館，智慧檔案服務或許已經(jīng)開始，檔案服務的模式正在逐漸發(fā)生改變。雖然構建新的檔案服務模式將是一項長期而又復雜的工程，但積極進行有益于檔案工作發(fā)展的各種嘗試，一直是檔案部門應盡的工作職責。