提高高校學(xué)院辦公室人員的工作效率策略分析

姚丁丁

(上海立信會(huì)計(jì)金融學(xué)院，上海 201209）

在高校這個(gè)特殊的事業(yè)單位當(dāng)中，學(xué)院辦公室擔(dān)任著一個(gè)承上啟下的綜合性的調(diào)節(jié)部門，1因此，學(xué)院辦公室工作的優(yōu)秀與否至關(guān)重要，是外界評(píng)價(jià)學(xué)院和高校的重要參考之一。而學(xué)院工作的優(yōu)秀的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)即學(xué)院工作的效率，工作效率決定著辦公室工作是否順利有效地開(kāi)展，極大地考驗(yàn)著辦公室文秘人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。

本文將從高校辦公室工作的重要性為切入點(diǎn)，分析高效辦公室人員在開(kāi)展工作時(shí)需要遵循的原則，并從實(shí)際角度出發(fā)，針對(duì)性地提出高校辦公室人員如何切實(shí)提高其自身的工作效率，給出相應(yīng)的建議和策略，對(duì)我國(guó)高校辦公室人員工作效率的提高有著實(shí)際意義。

1 高校辦公室工作的重要性

1.1 聯(lián)結(jié)高校上下的紐帶和橋梁

高校中的學(xué)院辦公室是聯(lián)結(jié)整個(gè)學(xué)院，上至院長(zhǎng)、中至各位教授老師、輔導(dǎo)員，下至學(xué)生的重要紐帶和橋梁。學(xué)院中的各種事物，比如院長(zhǎng)的日常事宜、各位老師的排課，學(xué)生的入學(xué)和畢業(yè)事宜，都有著學(xué)院辦公室工作人員的參與，并且親力親為。雖然日常工作瑣碎，但是工作量和強(qiáng)度都非常大?；旧夏囊粋€(gè)環(huán)節(jié)的事情，不管是學(xué)院教職員工，還是學(xué)院學(xué)生都會(huì)第一時(shí)間找到學(xué)院老師進(jìn)行咨詢，而如果有一件事情做得不好，就會(huì)影響整個(gè)學(xué)院工作的進(jìn)程。所以說(shuō)，高校學(xué)院辦公室是一個(gè)聯(lián)結(jié)高校上下的紐帶和橋梁，是承擔(dān)著學(xué)院工作各種事宜的重要載體，是整個(gè)學(xué)院內(nèi)部不可或缺的一個(gè)重要位置。

1.2 促進(jìn)學(xué)校各個(gè)部門協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑

高校學(xué)院辦公室同樣協(xié)調(diào)了學(xué)校和學(xué)院之間的工作事宜，是學(xué)校各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑。學(xué)校的其他學(xué)院，比如校方的行政部、其他部門會(huì)有各項(xiàng)通知和任務(wù)，這些都是學(xué)院辦公室的老師在進(jìn)行相應(yīng)的接洽和安排，并且協(xié)助其他部門將領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù)做好，而在這些工作過(guò)程中，我們通常都會(huì)接觸到各個(gè)部門，涉及到溝通如何將事物做到更好。學(xué)院辦公室的工作人員承擔(dān)大部門跨學(xué)院的工作，在各個(gè)部門之間進(jìn)行消息傳遞和轉(zhuǎn)達(dá)，將每項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處。因此我們說(shuō)學(xué)院辦公室工作人員的工作是促進(jìn)學(xué)校各個(gè)部門協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑。

1.3 學(xué)院對(duì)外的第一窗口

無(wú)論是準(zhǔn)備入學(xué)的學(xué)生，還是有意向入職的教職員工；無(wú)論是校內(nèi)的其他部門，還是校外的各界人士，在與高校學(xué)院有往來(lái)的時(shí)候往往都會(huì)先接觸學(xué)院的辦公室人員。所以學(xué)院的辦公室的工作人員是學(xué)院對(duì)外的第一窗口，是學(xué)院的“形象大使”。雖然學(xué)院辦公室人員在處理的事物上通常是瑣碎且重復(fù)的，但是他們的服務(wù)質(zhì)量、親和度、與之溝通的效率等卻決定了外來(lái)者對(duì)此學(xué)院的第一印象，而很多人都會(huì)通過(guò)學(xué)院辦公室這個(gè)窗口窺得學(xué)院全貌，因此學(xué)院工作人員在處理事物的效率和能力的優(yōu)劣對(duì)于學(xué)院形象而言非常重要。

在意識(shí)到學(xué)院辦公室對(duì)于整個(gè)學(xué)院，無(wú)論是從日常工作角度，還是提升學(xué)院口碑的角度，都有重要影響之后，我們需要探討學(xué)院辦公室提高工作效率的原則，并且切合實(shí)際地提出學(xué)院辦公室提高工作效率的建議和分析。

2 學(xué)院辦公室提高工作效率的原則

2.1 辦公室人員需要嚴(yán)格遵守制度和規(guī)范

辦公室工作人員會(huì)經(jīng)常在全院范圍內(nèi)收取相應(yīng)的文件和材料，對(duì)象是全院的教職工等，首先應(yīng)該做到的是嚴(yán)格遵守相應(yīng)的制度和規(guī)范，做到一視同仁，不區(qū)別對(duì)待。比如在收取材料等事宜上，應(yīng)該在明確告知最后收取的時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，不會(huì)特殊化對(duì)待不同級(jí)別的教職工，不在規(guī)范中尋找空隙去做一些邊緣化事情。

2.2 提高應(yīng)變能力和綜合素質(zhì)

辦公室工作人員所面臨的工作往往是非常繁多的，很多時(shí)候都是要同時(shí)處理各方面的事宜，極大地考驗(yàn)工作人員的記憶能力和綜合素質(zhì)。如何在這些繁多的事物中排出事情的優(yōu)先級(jí)，將每件事物處理得井井有條，是每位辦公室工作人員的必備素質(zhì)。當(dāng)很多事情同時(shí)需要處理時(shí)，辦公室人員經(jīng)常會(huì)擔(dān)任“百事通”的角色。很多教職人員和學(xué)生遇到自己不太清楚的問(wèn)題就會(huì)直接來(lái)咨詢辦公室人員，這個(gè)時(shí)候就需要辦公室人員強(qiáng)大的記憶力，以及對(duì)每件事情的準(zhǔn)確把握，首先這要求辦公室員工自己對(duì)每件事情要了解和記憶得透徹明了。在各項(xiàng)事件的一起處理中，會(huì)遇到很多突發(fā)性的事件，這就要求工作人員的應(yīng)變能力和變通能力，將事情處理得又快又好。

2.3 服從上級(jí)安排，認(rèn)真對(duì)待任務(wù)

正如前文所述，辦公室人員是溝通上下級(jí)的重要橋梁，那么在辦公室人員的工作原則中必不可少的一項(xiàng)便是服從上級(jí)命令。辦公室工作人員必須在充分理解領(lǐng)導(dǎo)人的意圖基礎(chǔ)之上，對(duì)其所發(fā)布的任務(wù)落實(shí)到實(shí)處，并且在過(guò)程中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人將任務(wù)的主要內(nèi)容和主旨傳達(dá)給其他關(guān)聯(lián)人員。在實(shí)施過(guò)程中，需要隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)最新的進(jìn)展情況，以求可以得到隨時(shí)的溝通，更好地完成領(lǐng)導(dǎo)人決策，以及了解上級(jí)的意愿，認(rèn)真地實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)交代的事宜，更好地促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展。

在學(xué)院辦公室人員在認(rèn)真貫徹提高效率需要遵循的原則后，我們通過(guò)分析調(diào)查切合實(shí)際地提出高校學(xué)院辦公室人員提高工作效率的策略和建議，以求高校學(xué)院辦公室人員會(huì)有更好的綜合素質(zhì)提高和發(fā)展，為學(xué)院和高校的日常工作盡心盡力，提高學(xué)校的整體辦事效率和服務(wù)評(píng)價(jià)。

3 提高高校辦公室人員的工作效率策略

3.1 加強(qiáng)辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)

更高效率的工作得益于專業(yè)的職業(yè)知識(shí)和培訓(xùn)，身為高校學(xué)院辦公室的工作人員，需要具備的是與工作內(nèi)容相匹配的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，并且有著與高校相匹配的知識(shí)儲(chǔ)備也是至關(guān)重要的，它可以幫助你更好地理解高校每次下達(dá)的任務(wù)和事宜。因此，為了提高辦公室工作人員的工作效率，我們首先需要的是加強(qiáng)辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)，定期舉行，組織各學(xué)院辦公室工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和進(jìn)步。這些培訓(xùn)應(yīng)該從理論、技能和服務(wù)意識(shí)三個(gè)方面進(jìn)行。

理論方面，需要定期為辦公室人員進(jìn)行國(guó)家政策和法律法規(guī)、學(xué)校方針和學(xué)院內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定的講座和培訓(xùn)，加強(qiáng)辦公室人員對(duì)于自身所在的學(xué)校和大環(huán)境背景下的理論知識(shí)的儲(chǔ)備，始終緊跟著國(guó)家和學(xué)校最新政策的步伐，走在時(shí)代前列，學(xué)習(xí)最新最有效的文秘工作。

技能方面，加強(qiáng)辦公室工作人員的辦公技能，比如office技巧，excel表格的制作與簡(jiǎn)單編程，以求在繁多的事物當(dāng)中能夠更加快速高效地處理不同的事物；word的編輯與排版，可以在通知或者傳閱文檔時(shí)能夠有更好地宣傳效果；ppt的制作和技巧，在對(duì)最新的規(guī)章政策對(duì)教職工進(jìn)行宣講的時(shí)候能夠有更好地展示。

服務(wù)意識(shí)方面，是指對(duì)辦公室工作人員職業(yè)精神的培訓(xùn)和教育。端正辦公室人員的奉獻(xiàn)精神和服務(wù)意識(shí)，能夠?qū)γ恳粋€(gè)前來(lái)咨詢、辦理事物的人員，無(wú)論是高等級(jí)的教職員工還是學(xué)院學(xué)生，無(wú)論是在與高校其他部門的對(duì)接還是校外人員的來(lái)訪中，都能夠耐心細(xì)致地做出回應(yīng)和處理，用自身的實(shí)際行動(dòng)服務(wù)所做的每項(xiàng)工作，為高校學(xué)院的發(fā)展和前進(jìn)做出更大的貢獻(xiàn)。

3.2 設(shè)置科學(xué)的晉升考核機(jī)制

科學(xué)的晉升考核制度在促進(jìn)工作人員的高效率工作上有著至關(guān)重要的作用，對(duì)于辦公室工作人員也不例外，有利于激發(fā)辦公室工作人員的工作積極性。高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，設(shè)置晉升考核機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)，周期可以在半年到一年，這樣能夠隨時(shí)促使工作人員更加積極樂(lè)觀地工作?？己说臉?biāo)準(zhǔn)可以具體分為任務(wù)完成情況、與人和諧相處情況、有無(wú)違反法規(guī)情況三類，并且由全體學(xué)院人員共同監(jiān)督和參與，以保證考核標(biāo)準(zhǔn)的公平性。

任務(wù)完成情況，我們可以根據(jù)任務(wù)下達(dá)和結(jié)束的時(shí)間，來(lái)評(píng)判辦公室工作人員的完成情況，有無(wú)拖沓工作，是否不及時(shí)處理工作、工作的完成度等來(lái)進(jìn)行考核和評(píng)判。

與人和諧相處情況，辦公室工作人員無(wú)可避免地要與學(xué)院內(nèi)部各層人士，學(xué)校上下各上下級(jí)進(jìn)行溝通和工作的交接，因此與人和諧相處也應(yīng)該放在考察范圍之內(nèi)?？梢园凑战搪毠ず蛯W(xué)生對(duì)學(xué)院辦公室人員的測(cè)評(píng)來(lái)進(jìn)行與人和諧相處情況的考核。通過(guò)他人的定時(shí)測(cè)評(píng)可以更加端正辦公室工作人員的工作態(tài)度，互相監(jiān)督有助于形成良好的循環(huán)，也可以讓辦公室人員通過(guò)測(cè)評(píng)結(jié)果及時(shí)地審查自己的工作狀況，以便進(jìn)行改進(jìn)。

有無(wú)違反法規(guī)情況，可以按照一個(gè)月的月末考核一次，定期考察辦公室工作人員的工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，有不符合的地方一定要一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并制止，以防有連鎖性的反應(yīng)，出現(xiàn)更大的紕漏和問(wèn)題。

只有在實(shí)際工作中，不斷地完善這些考核機(jī)制，并且根據(jù)這些對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，并且選拔出高素質(zhì)的辦公室人員進(jìn)行晉升，才能夠在整個(gè)高校各個(gè)學(xué)院的范圍內(nèi)，對(duì)辦公室工作人員形成良性競(jìng)爭(zhēng)，讓大家向優(yōu)秀人員看齊，更好地做好本職工作。

3.3 嚴(yán)格實(shí)行績(jī)效獎(jiǎng)懲措施

除了上述提到的加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)和設(shè)置科學(xué)的考核機(jī)制外，對(duì)于同等職位的辦公室人員實(shí)行績(jī)效獎(jiǎng)懲措施也是必不可少的。我們對(duì)一些更高效的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的福利上的獎(jiǎng)懲，例如在年度績(jī)效獎(jiǎng)金和平時(shí)的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)方面進(jìn)行獎(jiǎng)懲措施，會(huì)更有助于提高辦公室人員的積極性，并且促進(jìn)工作人員的高效率工作。

4 總結(jié)

總而言之，學(xué)院辦公室是綜合性地承上啟下部門，并且是學(xué)校對(duì)外的窗口展示。辦公室工作人員的高效工作將會(huì)對(duì)整個(gè)高校的整體工作起到重要作用，因此切實(shí)提高高校辦公室人員的工作效率將會(huì)有重大的實(shí)際意義。本文從辦公室工作人員的高效率工作的重要性出發(fā)，首先闡述了辦公室工作人員高效工作的原則，接著從實(shí)際角度出發(fā)，提出了提高辦公室工作人員工作效率的三個(gè)策略和方法，具有較大的實(shí)際意義，希望能夠?qū)μ岣咿k公室工作人員的效率有實(shí)際幫助。