淺析高校檔案數(shù)字化的意義與問題

王玉紅，車曉軒，童曉風(fēng)

（1.浙江大學(xué)海洋學(xué)院，浙江舟山 316000；2.浙江海洋大學(xué)，浙江舟山 316000）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在高校檔案工作中紙質(zhì)檔案數(shù)字化將變得更為重要。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)，檔案事業(yè)科技化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，也是進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展重要基礎(chǔ)。伴隨著網(wǎng)絡(luò)線上技術(shù)的發(fā)展，電子文檔、檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館噴涌而現(xiàn)，數(shù)字化浪潮所改變的是傳統(tǒng)檔案工作的模式，檔案資源現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)逐步成為歷史必然。對(duì)高校檔案數(shù)字化進(jìn)行深度研究對(duì)推進(jìn)我國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程具有重要意義。

1 檔案數(shù)字化進(jìn)程概述

世界檔案事業(yè)發(fā)展中檔案數(shù)字化由社會(huì)經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的英國(guó)，美國(guó)作為領(lǐng)頭羊。西方國(guó)家檔案數(shù)字化的推進(jìn)主要依賴于其先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和充分的研究。我國(guó)近年來隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及檔案科學(xué)研究的不斷進(jìn)步，檔案資源數(shù)字化也逐步作為檔案事業(yè)發(fā)展中重要的建設(shè)性課題。

就全國(guó)檔案數(shù)字化而言，其首次出現(xiàn)在國(guó)家性指導(dǎo)文件上是在2000年12月，國(guó)家檔案館制定的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，提出要“加快檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程”，并明確規(guī)定在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的試點(diǎn)。在這一指導(dǎo)方針出臺(tái)后，我國(guó)檔案數(shù)字化也開啟了神秘的面紗。在接下來的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》（2006年）、《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》（2011年），都進(jìn)一步提出加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的管理等檔案數(shù)字信息化的建設(shè)目標(biāo)[1]。在2016年8月國(guó)家檔案局印發(fā)的 《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中已經(jīng)明確我國(guó)檔案信數(shù)字息化建設(shè)初具規(guī)模。初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。并且制定了在下一階段中全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升的發(fā)展目標(biāo)。我國(guó)的檔案學(xué)術(shù)研究在世界上始終名列前茅，伴隨著我國(guó)先進(jìn)技術(shù)的提升，我國(guó)的檔案事業(yè)數(shù)字信息化建設(shè)也必將位居世界先進(jìn)水平。

目前,我國(guó)檔案數(shù)字化程度發(fā)展較好浙江省，在2009年發(fā)布 《浙江省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范 （試行）》（浙檔發(fā) 〔2009〕55號(hào)）提出為加強(qiáng)和規(guī)范浙江省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，加快機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程，推動(dòng)浙江省檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出指導(dǎo)和規(guī)范。目前，浙江省各機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)基本達(dá)標(biāo)，能夠完成線下收集，線上檢索利用。在浙江省檔案數(shù)字信息化建設(shè)中高校單位始終走在前列。尤其以浙江大學(xué)為首，其目前已經(jīng)形成收集、整理、鑒定、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)全部數(shù)字化程序完成，并且浙江大學(xué)擁有自己開發(fā)的電子檔案信息平臺(tái)。浙江海洋大學(xué)校內(nèi)全部檔案（永久與長(zhǎng)期部分）完成數(shù)字化掃描錄入，行政黨群類文件按照“一文一件”收集整理，其他檔案分為部門檔案、檔案館（成品庫(kù)）、檔案暫存庫(kù)等。浙江海洋大學(xué)電子檔案分類明確，查找簡(jiǎn)捷，數(shù)據(jù)利用廣泛，已經(jīng)初步達(dá)到檔案數(shù)字信息化建設(shè)目標(biāo)。由此可見，在我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，高校對(duì)推動(dòng)整體檔案信息化發(fā)展具有重要的作用。

2 高校檔案數(shù)字化的意義

2.1 提高效率，便捷服務(wù)

高校檔案數(shù)字化將豐富多樣的檔案資源由紙質(zhì)變?yōu)閿?shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索查詢提高了工作效率，改變了傳統(tǒng)的檔案操作模式，有利于提高檔案信息資源的利用率，促進(jìn)檔案資源多元化使用。數(shù)字化的檔案打破了傳統(tǒng)的高校檔案檢索查詢過程中受到時(shí)間、地點(diǎn)等因素的影響，可以更加便利、快速、有效地進(jìn)行檔案利用活動(dòng)。

2.2 便于保存，合理共享

高校檔案的數(shù)字化變革有利于延長(zhǎng)檔案原件的存儲(chǔ)時(shí)間，降低因丟失和損毀而造成的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是高校檔案中學(xué)生信息類檔案一般保存期限均為永久，且近年來查詢量不斷增加，檔案數(shù)字化以后大大降低了人工入庫(kù)查詢中對(duì)檔案原件多造成的損壞，只需網(wǎng)上查詢打印即可。高校檔案的數(shù)字化能夠打破地區(qū)，行業(yè)及檔案類型的阻礙，可以通過線上檔案共享，進(jìn)一步提升檔案工作的服務(wù)水平。

2.3 推動(dòng)全國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程

高等院校是培養(yǎng)為國(guó)家輸送人才的橋頭堡，是科學(xué)進(jìn)步的排頭兵，是新形勢(shì)下推動(dòng)現(xiàn)代化發(fā)展的孵化器。所以，高校檔案數(shù)字化推進(jìn)速度越快對(duì)我國(guó)整體的檔案數(shù)字信息化建設(shè)的目標(biāo)必將進(jìn)一步加快。并且，高校是為我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支持，市場(chǎng)實(shí)踐的重要戰(zhàn)略環(huán)節(jié)，是目前推動(dòng)我國(guó)數(shù)字化進(jìn)程的最重要環(huán)節(jié)之一。

3 高校檔案數(shù)字化存在的問題

3.1 高校資金短缺制約檔案數(shù)字化變革

我國(guó)高等院校資金短缺問題已是人盡皆知的 “秘密”，尤其是在目前上級(jí)財(cái)政撥款增長(zhǎng)乏力，學(xué)生收費(fèi)難以提升，社會(huì)金融機(jī)構(gòu)融資風(fēng)險(xiǎn)奇高[2]的一系列問題都嚴(yán)重制約高校解決資金問題。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，其中財(cái)力是唯一保障。但是檔案部門就一般單位而言均被認(rèn)為是 “弱勢(shì)群體”，所以在檔案工作由傳統(tǒng)方式向數(shù)字信息化變革的過程中受到資金匱乏的問題較為嚴(yán)重。設(shè)施設(shè)備落后，檔案庫(kù)房狹小失修，缺乏防盜防塵防火設(shè)施等一系列問題都將制約高校檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

3.2 高校檔案專業(yè)人才缺乏

目前我國(guó)高校檔案工作人員結(jié)構(gòu)不容樂觀。各大院校機(jī)構(gòu)繁復(fù)，檔案內(nèi)容形式繁雜，而檔案館（室）專業(yè)工作人員嚴(yán)重不足，一般情況各部門及二級(jí)學(xué)院均有兼職檔案人員，且數(shù)量龐大。兼職檔案人員的非專業(yè)性及更換頻繁造成了業(yè)務(wù)水平持續(xù)低下，使得專業(yè)檔案人員疲于應(yīng)付工作。高校檔案工作人員招收困難，“清水衙門”成為廣泛的誤解，使得大家紛紛避之而不入。而“板凳一坐冷十年”的傳統(tǒng)守舊思想使得很多的檔案專業(yè)人員急于逃出這個(gè)群體，造成專業(yè)人才流失。這些錯(cuò)誤極端的思想對(duì)檔案數(shù)字信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重影響。新時(shí)期的檔案工作是充滿活力，充滿挑戰(zhàn)的，相信在不久的將來高校檔案人才結(jié)構(gòu)有望得到改善。

3.3 高校檔案性質(zhì)特殊，體系建設(shè)有難度

如上文所述，高校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置繁復(fù)，檔案人員結(jié)構(gòu)不一，教學(xué)檔案、行政檔案、科研檔案等各類檔案多種多樣。并且隨著學(xué)校發(fā)展，專業(yè)和課程設(shè)置變動(dòng)大，科研項(xiàng)目申請(qǐng)年均不同等各類情況造成高校檔案具有多樣性、分散性和不確定性[3]的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)將制約檔案工作體系的建設(shè)，對(duì)數(shù)字化過程中的收集、整理和入庫(kù)都將造成較大難度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在頂層設(shè)計(jì)層面而言我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)非常重視，也形成了全面發(fā)展快速推動(dòng)的態(tài)勢(shì)。在實(shí)踐層面而言我國(guó)高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)推動(dòng)全國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)行有著重要的意義，但是高校檔案的數(shù)字化過程中還存在著較多，較為棘手的問題。在未來的檔案事業(yè)實(shí)踐工作中必須充分認(rèn)識(shí)到高校檔案工作的重要性，加強(qiáng)檔案資金投入，合理化人員結(jié)構(gòu)，拓寬數(shù)字化檔案建設(shè)途徑，才能夠?qū)⒄嬲龑?shí)現(xiàn)推動(dòng)全國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程的目標(biāo)。