如何做好基層檔案管理工作

于婭

摘 要：基層檔案管理工作是整個(gè)檔案工作中的一個(gè)重要組成部份，是真實(shí)再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據(jù)近些年的工作實(shí)踐以及通過(guò)調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識(shí)不夠強(qiáng)、檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理人員素質(zhì)還不高等方面的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，不僅嚴(yán)重影響了基層檔案的工作質(zhì)量，而且關(guān)系到了檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，筆者提出了改進(jìn)基層檔案管理的手段和方法，旨在促進(jìn)基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基層檔案；人員素質(zhì)

很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，缺乏辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理意識(shí)進(jìn)一步弱化。

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后，要想提高檔案管理工作的水平，要做好以下幾點(diǎn)：

1 提高認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任

部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范應(yīng)該進(jìn)一步重視起來(lái)，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展是緊密結(jié)合在一起的，廣大兼職檔案工作者要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案工作當(dāng)作一項(xiàng)事業(yè)去搞，糾正那種認(rèn)為單位小，文件少，天天就抄抄寫(xiě)寫(xiě)，對(duì)工作作用不大的錯(cuò)誤思想，要真正從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，自覺(jué)地把檔案工作變成自己"份內(nèi)"的事。

2 增加投資，提高業(yè)務(wù)

一些單位財(cái)力投入少，有些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用，檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用服務(wù)等環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)中，都有其嚴(yán)密的科學(xué)理論、原則和方法。只有掌握了檔案工作的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在工作中才能變被動(dòng)為主動(dòng)。因此，檔案員必須學(xué)習(xí)檔案理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，否則是搞不好檔案工作的。"工欲善其事，必先利其器"，不掌握一定的檔案理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，就無(wú)法做好檔案工作。兼職檔案人員要通過(guò)自學(xué)、參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式努力學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，并把學(xué)到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與檔案工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，堅(jiān)持在學(xué)中干，在干中學(xué)，邊干邊學(xué)，持之以恒。在平時(shí)工作中帶著問(wèn)題學(xué)，就有立竿見(jiàn)影的收獲，并且要學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的好經(jīng)驗(yàn)，或經(jīng)常請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)的同志來(lái)指導(dǎo)業(yè)務(wù)，從而不斷提高檔案管理水平。堵住各種漏洞，才能進(jìn)一步做好檔案的管理工作。

檔案管理工作做好了，一方面為企事業(yè)高層管理人員及時(shí)了解單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，為發(fā)展決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企事業(yè)經(jīng)營(yíng)成果。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企事業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。對(duì)于實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

3 拓寬知識(shí)層面，加強(qiáng)信息管理

檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案的種類(lèi)越來(lái)越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

3.1 加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)是開(kāi)發(fā)檔案的前提。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象以紙質(zhì)載體形式為主，隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，可將檔案信息的存儲(chǔ)的圖像，動(dòng)畫(huà)視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲(chǔ)和利用。21世紀(jì)是信息化、是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，作為基層單位也應(yīng)加大對(duì)檔案建設(shè)設(shè)施的投入，普及檔案微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣可將有限的可開(kāi)發(fā)利用資源匯集成豐富的資源庫(kù)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造必要而可靠的條件。同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以拓寬視野，更新信息，充分了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，可以大大避免開(kāi)發(fā)利用的盲目性和重復(fù)性。

3.2 利用微機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是微機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、財(cái)務(wù)等分門(mén)類(lèi)地輸入微機(jī)中，這樣做具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，這樣既節(jié)約了人力資源，也避免了人工檢索出現(xiàn)的失誤，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅速、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果，更好地服務(wù)于社會(huì)。

4 “以我為主”立卷歸檔，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化，檢索利用便捷化，而“以我為主”的主卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：

4.1 要準(zhǔn)確把握文件主卷歸檔的時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以主卷或歸檔，沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。

4.2 明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。資料室人員分工明確，每個(gè)環(huán)節(jié)、每類(lèi)資料都專(zhuān)人把關(guān)、專(zhuān)人管理，要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形成和作用等方面都有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

4.3 要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性、安全性較強(qiáng)的工作。檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，可以用來(lái)衡量一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)?nèi)绾魏腿粘９芾硭剑呛饬科髽I(yè)或單位的業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)之一，檔案管理水平的高低，在不同層面也是衡量企業(yè)或單位的管理水平一個(gè)重要體現(xiàn)。

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