提高辦公室檔案管理工作效率的思考

王青+姜福生+李小翠+王敏+宋昕+李汝恬

摘要：辦公室檔案管理效率與辦公室工作效率存在著密切聯(lián)系，其管理效率與各項工作是否順利開展直接掛鉤，而信息技術(shù)蓬勃發(fā)展為辦公室檔案管理模式變革帶來了全新的機遇及挑戰(zhàn)，辦公室檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)不止能大大提高工作效率，更能減輕工作量及工作強度。本文以辦公室檔案管理現(xiàn)狀為切入點分析提高辦公室檔案管理工作效率的必要性，就提出具體的管理手段進行深入探究，旨在為相關(guān)管理人員積累更多的工作經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

自進入21世紀以來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)現(xiàn)已取得一定進步及發(fā)展，而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)作為時代特征，被廣泛應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，有助于充分發(fā)揮電子信息化管理的作用[1]。由此可見，辦公室檔案管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)是符合社會發(fā)展需求的有力途徑。如何做好辦公室檔案管理工作為順利開展相關(guān)業(yè)務(wù)奠定夯實基礎(chǔ)，是相關(guān)管理人員在實際工作過程中所面臨的主要問題。同時，辦公室檔案管理工作主要負責(zé)保持檔案完整性實現(xiàn)快速檢索以達到提高檔案利用價值的目標(biāo)，而做好檔案保密管理工作，尤其是檔案使用過程中保密工作，是檔案管理工作崗位的首要標(biāo)準(zhǔn)。鑒于此，本文針對提高辦公室檔案管理工作效率的研究具有重要意義。

1.提高辦公室檔案管理工作效率的必要性

一般說來，辦公室檔案管理工作主要負責(zé)保持檔案完整性實現(xiàn)快速檢索以達到提高檔案利用價值的目標(biāo)，而做好檔案保密管理工作，尤其是檔案使用過程中保密工作，是檔案管理工作崗位的首要標(biāo)準(zhǔn)[2]。伴隨信息時代來臨，電子信息化技術(shù)不斷普及，計算機管理軟件被廣泛應(yīng)用于各個工作領(lǐng)域，而電子檔案出現(xiàn)為社會生活提供便捷。如何實現(xiàn)檔案電子化管理，現(xiàn)已成為目前辦公室檔案管理的主要問題，特別是以電子信息技術(shù)為核心的電子化檔案管理，具有管理模式系統(tǒng)性及傳播方式便捷性等特點。由此可見，將現(xiàn)代電子信息技術(shù)與辦公室檔案管理相結(jié)合對于現(xiàn)代檔案管理技術(shù)發(fā)展具有不可比擬的積極作用。

受辦公室檔案內(nèi)容多樣及性質(zhì)復(fù)雜的影響，檔案內(nèi)容存在著明顯差異性，并且檔案重要程度也不盡相同，部分檔案屬于企業(yè)內(nèi)部秘密文件，直接影響企業(yè)業(yè)務(wù)開展順利情況，而作為辦公室檔案管理人員，加大對于辦公室檔案保密工作及管理工作的重視程度，針對機密級別較低的辦公室檔案文件交由專業(yè)管理人員妥善處理著重強調(diào)保密工作預(yù)防檔案丟失引發(fā)工作變動造成辦公室其他工作無法順利開展，例如：以辦公室人事檔案為例記錄所有職工所在單位提供的身份證明及職工各個時期的所有經(jīng)歷，開展人事檔案管理工作對于個人工作崗位發(fā)展及辦理相關(guān)手續(xù)予以便利。

由此可見，相關(guān)管理人員以做好辦公室檔案管理工作為前提條件納入檔案保密工作于管理工作范疇，例如：以辦公室文件檔案資料為例不止屬于企業(yè)業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)性及指令性文件，更是業(yè)務(wù)部門工作思路及工作方法，具有指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作開展的作用[3]。同時，作為辦公室檔案管理工作的主要組成部分，將檔案資料管理與網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)相結(jié)合，以達到提高管理效率及優(yōu)化檔案查閱流程的目標(biāo)。一旦需要查找過去項目計劃資料及員工資料時，使用高級檢索及模糊檢索等功能優(yōu)化資料查找環(huán)節(jié)及資料查找流程，促使資料檢索更為便捷有效。此外，通過設(shè)置權(quán)限等方法實現(xiàn)檔案使用或檔案閱讀分級別管理。

總而言之，從現(xiàn)階段我國辦公室檔案管理工作水平來看，管理工作缺乏總體系統(tǒng)規(guī)劃性，普遍著眼于眼前工作及局部工作存在打消工作積極性及工作創(chuàng)新性的可能性，并且受傳統(tǒng)管理理念落后、管理方法單一及管理效率低下的影響，“等”、“靠”思想較為嚴重造成辦公室檔案管理工作嚴重滯后，存在出現(xiàn)檔案管理不及時及檔案內(nèi)容部分缺失等問題[4]。同時，由于辦公室檔案具有復(fù)雜性、特殊性及交融性等鮮明特點，相關(guān)管理人員簡單收集資料對于檔案編研工作的重視程度有待提高，檔案資源利用程度不足直接影響辦公室其他業(yè)務(wù)正常開展。此外，提高辦公室檔案管理效率對于促進企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展意義重大。

2.提高辦公室檔案管理工作效率的措施

2.1健全管理機制

辦公室檔案與辦公室文件存在著密切聯(lián)系，二者間區(qū)分難度大客觀上加劇統(tǒng)一管理難度。因此在實際管理的過程中，相關(guān)單位遵循實事求是的工作原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，結(jié)合辦公室檔案管理工作特點及實際情況不斷健全辦公室檔案管理機制，將檔案收集及檔案整理環(huán)節(jié)與辦公室文件管理相結(jié)合，確保相關(guān)管理人員熟悉文件內(nèi)容適應(yīng)工作進度，有助于提高管理工作效率[5]。同時，通過設(shè)置獨立辦公室檔案室等方法實現(xiàn)分門別類存放辦公室檔案，確保每一個檔案盒上標(biāo)有時間類別便于后期查找，針對較為重要的辦公室檔案必須進行加密處理存放于指定區(qū)域，設(shè)置不同等級的加密權(quán)限跟蹤加密檔案保密期限。此外，規(guī)范辦公室檔案管理工作流程，納入檔案收集、檔案整理、檔案歸入、檔案保存及檔案利用等指標(biāo)推動建設(shè)檔案管理制度體系。

2.2增強人員素質(zhì)

在實際管理的過程中，相關(guān)單位遵循以人為本的工作原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，結(jié)合崗位實際要求做好高素質(zhì)應(yīng)用型人才引進工作，以達到保證辦公室檔案管理工作順利開展的目標(biāo)，并且由于辦公室檔案管理較為枯燥乏味且對于管理人員要求較為嚴格，樹立耐心謹慎、孜孜不倦及默默奉獻的工作意識對于提高管理工作效率具有不可比擬的積極作用。同時，積極組織管理崗位責(zé)任素質(zhì)培訓(xùn)，增強工作人員的社會責(zé)任感及保密意識，以達到減少工作失誤率及提高工作效率的目標(biāo)。此外，受辦公室檔案管理工作專業(yè)性較強的限制，對于信息技術(shù)利用效率的要求較為嚴格，如何增強管理人員計算機水平及檔案管理能力組建專業(yè)化人才隊伍，是企業(yè)在實際發(fā)展過程中所面臨的主要問題，尤其是增強管理人員計算機技術(shù)水平及樹立保密意識。

2.3轉(zhuǎn)變工作理念

在實際管理的過程中，相關(guān)單位遵循具體問題具體分析的工作原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，從根源上認識到辦公室檔案管理的重要性及意義，將辦公室檔案管理納入日常工作環(huán)節(jié)，通過設(shè)立專職崗位及聘請專業(yè)人員等方法提高管理效率，并且以校企互動模式為依托進行崗位培訓(xùn)工作，結(jié)合辦公室檔案管理實際情況邀請專家組織專題講座，向全體職工介紹最新的檔案管理技術(shù)及管理方法，以達到開拓管理人員視野的目標(biāo)，培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)的習(xí)慣。同時，利用活動、宣傳欄、報紙、廣播及網(wǎng)絡(luò)等平臺進行《檔案法》宣傳科普工作，針對專業(yè)水平高且能力強的檔案管理人員組織相應(yīng)的交流會議及研討會議，找出的檔案管理特點有助于分析其現(xiàn)存問題。

3.結(jié)語

通過本文探究，認識到伴隨我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，內(nèi)部運行管理體系不斷完善，辦公室檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容的主要組成部分，提高辦公室檔案管理工作效率對于增強企業(yè)業(yè)務(wù)管理水平具有不可比擬的積極作用。由此可見，相關(guān)管理人員樹立辦公室檔案管理責(zé)任意識革新辦公室檔案管理模式能有效提高管理效率，是確保辦公室各項工作順利開展的有力手段，促使企業(yè)處于可持續(xù)性發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

參考文獻：

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[4]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（05）：171-172.

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