信息時(shí)代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

張麗輝+湯焰

摘 要：信息時(shí)代下，高校檔案管理面臨著新的機(jī)遇。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，確保高校檔案的安全性。本文中在對信息時(shí)代下的檔案管理工作創(chuàng)新的必要性進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)圍繞信息時(shí)代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略展開探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校；檔案管理；創(chuàng)新

作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案在社會(huì)活動(dòng)中由國家機(jī)關(guān)、企業(yè)或個(gè)人進(jìn)行記錄和保存，主要由文字、圖表以及聲像等相關(guān)內(nèi)容組成。各部門和組織需要高度重視檔案管理工作，通過檔案管理工作創(chuàng)新來不斷改進(jìn)和完善檔案工作，以適應(yīng)信息時(shí)代科技的進(jìn)步。

一、信息時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

就目前而言，檔案管理工作中最具創(chuàng)新性的技術(shù)應(yīng)屬信息化檔案管理，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，信息化檔案中含有豐富的信息量和各類數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┫喈?dāng)規(guī)模的檔案信息量，通過合理運(yùn)用信息化檔案可以實(shí)現(xiàn)管理信息的共享和檔案管理工作效率的提高。在信息時(shí)代，信息處理和分析工作的特點(diǎn)可以概括為以下幾點(diǎn)：

第一，由于需要使用較大規(guī)模的數(shù)據(jù)，因此難以使用TB或PB單位進(jìn)行計(jì)算；

第二，數(shù)據(jù)內(nèi)容豐富多樣，涉及多個(gè)領(lǐng)域，需要的格式也具有多樣性的特點(diǎn)；

第三，數(shù)據(jù)處理速度加快，需要更高的信息處理技術(shù)，以完成即時(shí)處理和分析。在信息化時(shí)代，要求具有更強(qiáng)的信息分析能力和信息處理速度，為了充分發(fā)揮信息的作用，需要將有價(jià)值的信息在最短的時(shí)間內(nèi)將獲取的信息傳遞給需求對象；

第四，隨著人們的價(jià)值意識覺醒，人們越來越認(rèn)識到數(shù)據(jù)信息的寶貴性，因而也更加重視信息資源的有效性和安全性。檔案處理工作的主要作用就是用智能化手段處理檔案數(shù)據(jù)，并從中找出有助有社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的信息資料；

第五，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，為了更好地架構(gòu)知識資源體系，檔案工作需要發(fā)揮更大的作用，這是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

二、信息時(shí)代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理工作理念

為了對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，首先要在觀念層次進(jìn)行創(chuàng)新，讓新的思想理念始終貫穿檔案管理工作。在這個(gè)過程中有兩種觀念必不可少：

一是，要將有效信息能動(dòng)地轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R的積極觀念。檔案工作涉及到的信息規(guī)模十分龐大，工作也較為繁雜，在實(shí)際工作中需要從分散保存的單位檔案中需找到具體有用的相關(guān)檔案，進(jìn)而發(fā)揮其效用，這就需要工作人員具備較強(qiáng)的檔案信息整理編輯的能力，為需求者提供直接有效的信息

二是，要更加快捷有效地利用檔案信息。工作人員要能夠認(rèn)識到有效利用檔案信息是檔案管理工作的根本，要從思想上高度重視，進(jìn)而在實(shí)際工作中將檔案信息充分利用起來，進(jìn)一步提高工作效率， 最終發(fā)揮出檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

此外，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要把現(xiàn)代化管理制度、新興科技與檔案管理創(chuàng)新工作有機(jī)結(jié)合起來，轉(zhuǎn)變落后封閉的思想，在檔案管理的脈絡(luò)中充分運(yùn)用創(chuàng)新知識，進(jìn)一步挖掘各種被封存的檔案信息，完成檔案工作與社會(huì)發(fā)展的同步完善。

（二）營造安全穩(wěn)定檔案管理環(huán)境，保障檔案工作的穩(wěn)定開展

由于檔案管理工作的內(nèi)容十分重要，其安全的重要性不言而喻，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理信息安全的重要性越發(fā)突出，越來越多的人呼吁加強(qiáng)對這方面的安全管理。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，首先需要營造一個(gè)安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境。具體如下：

一是，結(jié)合目前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，加強(qiáng)檔案管理者和提交者之間的互聯(lián)互通，在規(guī)定雙方權(quán)利和義務(wù)的基礎(chǔ)上，限制他們處理信息的權(quán)限，充分保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二是，尋求與大數(shù)據(jù)平臺的密切合作，探索檔案管理工作與大數(shù)據(jù)平臺的最佳契合點(diǎn)，完善檔案管理工作流程，制定出更加科學(xué)高效的管理創(chuàng)新體系；

三是，檔案管理信息平臺應(yīng)該加強(qiáng)對自身的監(jiān)管和控制，完善對檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)的監(jiān)督和管理，引進(jìn)先進(jìn)的信息安全技術(shù)，使得檔案管理工作的一舉一動(dòng)都時(shí)刻處于安全的運(yùn)行環(huán)境中；

四是，為了有效防止不法分子和黑客的入侵，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺應(yīng)高度重視平臺的安全管理，不惜人力物力財(cái)力與有資質(zhì)的信息安全管理企業(yè)合作，打造一個(gè)安全穩(wěn)固的環(huán)境。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理體系，確保檔案管理工作的落實(shí)

在信息時(shí)代的背景下，檔案管理工作的內(nèi)容增多，價(jià)值增大，為了防止工作機(jī)制的混雜，應(yīng)進(jìn)一步建立健全目前的方案管理體系，引導(dǎo)其在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的道路上不斷進(jìn)步。要做到這一點(diǎn)。具體如下：

一是，加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)立法工作，在目前的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律中加入信息時(shí)代背景下檔案管理工作所涉及的智力勞動(dòng)成果，為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的法律支撐，營造一個(gè)合法的檔案管理環(huán)境；

二是，進(jìn)一步嚴(yán)格檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，由于檔案管理主要針對的是智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者，為了能夠保證檔案管理工作者更加高效地完成日常管理工作，應(yīng)不斷提高準(zhǔn)入機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)；

三是，善于發(fā)現(xiàn)并改正目前大數(shù)據(jù)檔案管理工作的問題和不足，進(jìn)一步構(gòu)建完備的檔案管理制度，用規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)檔案管理工作健康發(fā)展下去；

四是，建立健全大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的監(jiān)督和管理體系，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督管理，保證檔案工作的各個(gè)流程都處于有效的監(jiān)督環(huán)境之下，避免檔案工作中的失誤；

五是，建立嚴(yán)格的內(nèi)部檔案管理控制制度，一切以檔案管理信息平臺安全為根本立足點(diǎn)，進(jìn)一步管理和約束內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的處理和分析，給外界提供準(zhǔn)確有效的信息資源。

（四）完善軟硬件設(shè)施配備，確保檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行

完善軟硬件設(shè)施配備，確保檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行，具體應(yīng)從三方面入手：

一是，人才方面。在當(dāng)前的資源條件下，管理部門應(yīng)制定與之相適應(yīng)的技能培訓(xùn)課程，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平和整體綜合素養(yǎng)，善于引進(jìn)各高校相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀人才，為目前的信息化檔案管理建設(shè)添磚加瓦。

二是，設(shè)施配備方面。要按照目前各高校管理部門的實(shí)際情況管理信息化檔案管理硬件設(shè)施，在經(jīng)濟(jì)條件和技（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）術(shù)條件允許的情況下，及時(shí)對服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化升級，保障計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息文件儲存設(shè)備時(shí)刻處于良好的工作環(huán)境，進(jìn)而保證信息化數(shù)據(jù)能夠安全、穩(wěn)定地傳輸和儲存。要跟上發(fā)展的步伐，學(xué)會(huì)運(yùn)用新興科技進(jìn)行信息檔案儲存，利用專門的計(jì)算機(jī)刻錄儀器對重要的信息文件和數(shù)據(jù)資源進(jìn)行網(wǎng)盤儲存。

三是，維護(hù)與管理層面。定期對軟、硬件進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)是十分必要的，硬件的維修較為常規(guī)，重要的是對軟件設(shè)備的保養(yǎng)，除了及時(shí)解決系統(tǒng)自身存在的漏洞和保證計(jì)算機(jī)安全，還要時(shí)刻注意外部安全，通過網(wǎng)絡(luò)防火墻和最新的防毒軟件保障檔案下載、上傳等工作的正常運(yùn)行。

三、結(jié)語

在信息飛速發(fā)展的今天，如何加強(qiáng)對信息的收集、儲存和管理，這是檔案管理需要進(jìn)行深思的話題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都已經(jīng)開始向信息化發(fā)展，檔案信息化的趨勢一目了然。此外，本文主要涉及的是檔案管理信息化的建設(shè)方向，相關(guān)工作者在實(shí)際工作中應(yīng)結(jié)合自身能力和實(shí)際情況合理創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)。

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作者簡介：張麗輝（1963—），女，云南昭通人，本科，主要研究方向：檔案管理。endprint