基于共享數(shù)據(jù)中心的高校業(yè)務(wù)流程再造研究

李珊珊 王平月 楊陽(yáng) 劉振昌 張虹

摘 要：數(shù)據(jù)治理和業(yè)務(wù)流程再造已成為當(dāng)前高校信息化工作急需解決的關(guān)鍵問(wèn)題。本文首先介紹了基于共享數(shù)據(jù)中心的高校數(shù)據(jù)治理解決方案，并對(duì)校內(nèi)形成的全新數(shù)據(jù)邏輯進(jìn)行了分析；在此基礎(chǔ)上，提出了高校業(yè)務(wù)流程再造的基本原則——關(guān)注用戶(hù)體驗(yàn)，將復(fù)雜業(yè)務(wù)流程封裝為整體功能模塊?；诠蚕頂?shù)據(jù)中心的全新數(shù)據(jù)邏輯，進(jìn)一步創(chuàng)新地提出通過(guò)數(shù)據(jù)空間至業(yè)務(wù)流程空間的邏輯關(guān)系映射，并以此來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造的高效模式。最后介紹了南開(kāi)大學(xué)跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程再造的實(shí)例。本文提出的流程再造模型具有創(chuàng)新、高效、可行的特點(diǎn)，對(duì)于當(dāng)前各大高校的數(shù)據(jù)治理及流程再造工作具有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：流程再造；數(shù)據(jù)治理；信息資源整合；共享數(shù)據(jù)中心；數(shù)據(jù)邏輯

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2018）23-0047-04

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)和萬(wàn)物互聯(lián)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)信息資源共享的需求越來(lái)越強(qiáng)烈。在這種背景下，很多國(guó)內(nèi)外高校都開(kāi)展了數(shù)據(jù)治理工作。[1-8]通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)中心（SDC，Share Data Center），可以實(shí)現(xiàn)全校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享和交換，從而提高業(yè)務(wù)部門(mén)辦事效率。積極開(kāi)展數(shù)據(jù)治理和信息資源共享，實(shí)現(xiàn)以用戶(hù)需求驅(qū)動(dòng)的核心業(yè)務(wù)流程再造，是高校走向內(nèi)涵式發(fā)展的必經(jīng)之路。

共享數(shù)據(jù)中心的建立將徹底改變學(xué)校固有的數(shù)據(jù)邏輯，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)由原來(lái)的信息孤島變?yōu)榛ハ嗦?lián)通的整體。在理想狀態(tài)下，數(shù)據(jù)中心中每個(gè)數(shù)據(jù)字段都有唯一權(quán)威來(lái)源，數(shù)據(jù)維護(hù)牽一發(fā)而動(dòng)全身。很多之前只涉及一個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)，可能會(huì)因?yàn)樾聰?shù)據(jù)邏輯的建立，而變?yōu)樾枰绮块T(mén)協(xié)同聯(lián)動(dòng)。然而，這種變化用戶(hù)通常并不清楚，如果不及時(shí)對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和再造，以適應(yīng)新的數(shù)據(jù)邏輯，將會(huì)給業(yè)務(wù)部門(mén)帶來(lái)很多麻煩，給用戶(hù)造成很多困惑，從而降低師生在信息化發(fā)展中的獲得感和滿(mǎn)意度。

對(duì)于任何組織來(lái)說(shuō)，流程再造都是一個(gè)持續(xù)發(fā)展、不斷演進(jìn)和優(yōu)化的過(guò)程，在不同階段，對(duì)業(yè)務(wù)流程會(huì)有不同的需求。[9-16]在當(dāng)前信息資源整合的背景下，高校流程建設(shè)的主要任務(wù)，是基于共享數(shù)據(jù)中心的全新數(shù)據(jù)邏輯，進(jìn)行高效的跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程再造。從而打破部門(mén)壁壘，突破時(shí)空局限，真正提高各部門(mén)辦事效率和用戶(hù)使用體驗(yàn)，全面支撐學(xué)校的教學(xué)、科研及管理體系。

本文首先介紹了高校共享數(shù)據(jù)中心，以及隨之形成的全新數(shù)據(jù)邏輯；然后，提出了基于SDC的流程再造基本原則：以用戶(hù)體驗(yàn)為主要驅(qū)動(dòng)力，將復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯封裝為功能模塊的流程再造理念；并提出通過(guò)數(shù)據(jù)空間到業(yè)務(wù)流程空間的邏輯關(guān)系投射，來(lái)實(shí)現(xiàn)高校業(yè)務(wù)流程再造的創(chuàng)新模式；最后介紹了南開(kāi)大學(xué)跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程再造的實(shí)例——系統(tǒng)登錄問(wèn)題反饋流程。對(duì)于信息資源整合工作來(lái)說(shuō)，本文提出的流程再造理念具有一定的前瞻性，對(duì)于當(dāng)前各大高校及企事業(yè)單位正在進(jìn)行的數(shù)據(jù)治理和流程再造工作，具有一定的參考和借鑒意義。

二、基于共享數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)邏輯

高校是一個(gè)職能部門(mén)眾多的組織機(jī)構(gòu)。特別是對(duì)于很多歷史悠久、規(guī)模較大的綜合性高校來(lái)說(shuō)，通常已經(jīng)建設(shè)了很多獨(dú)立的信息系統(tǒng)。要想避免投資浪費(fèi)，同時(shí)兼顧業(yè)務(wù)部門(mén)的使用習(xí)慣，比較理想的解決方案是建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享/交換中心，通過(guò)該中心來(lái)實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)的共享和交換。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)都與共享數(shù)據(jù)中心對(duì)接，校內(nèi)數(shù)據(jù)邏輯由原來(lái)的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)變?yōu)樾切谓Y(jié)構(gòu)，如圖1所示。該方案能夠有效避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)直連而導(dǎo)致的復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯，同時(shí)也規(guī)避了源數(shù)據(jù)傳遞而帶來(lái)的安全隱患。

數(shù)據(jù)中心建成后，校內(nèi)各字段數(shù)據(jù)都有一個(gè)權(quán)威來(lái)源。數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)方向如圖2所示。首先，數(shù)據(jù)中心從權(quán)威部門(mén)獲取數(shù)據(jù)，放入數(shù)據(jù)中心原始層。然后，經(jīng)過(guò)清洗與整合，進(jìn)入數(shù)據(jù)中心主題層；主題層中都是來(lái)自各個(gè)權(quán)威部門(mén)、滿(mǎn)足信息標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。最后，再把該條數(shù)據(jù)推送至全校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全局同步。

由以上分析可知，通過(guò)共享數(shù)據(jù)中心打通信息孤島，將會(huì)徹底改變校內(nèi)的數(shù)據(jù)邏輯。業(yè)務(wù)部門(mén)間數(shù)據(jù)的共享和交換將變得更為方便。數(shù)據(jù)獲取的便捷性將會(huì)導(dǎo)致各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)的需求越來(lái)越活躍，從而使全校數(shù)據(jù)的UC矩陣變得越來(lái)越復(fù)雜（UC矩陣：字母U-Use，代表數(shù)據(jù)的使用；字母C-Create，代表數(shù)據(jù)的產(chǎn)生）。想要維護(hù)某一條數(shù)據(jù)，就必須清楚地知道數(shù)據(jù)的來(lái)源、流向和同步策略，這樣才能知道需要在哪個(gè)系統(tǒng)中維護(hù)數(shù)據(jù)，以及維護(hù)后何時(shí)才能在全局生效。

三、高校業(yè)務(wù)流程再造的基本原則和方法

1.高校業(yè)務(wù)流程再造的基本原則

要想為廣大師生提供更加便捷、高效的服務(wù)，就必須基于SDC的全新數(shù)據(jù)邏輯，對(duì)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)的再造。以往高校業(yè)務(wù)流程的建立通常是從管理的角度出發(fā)，對(duì)用戶(hù)體驗(yàn)關(guān)注較少。在校內(nèi)數(shù)據(jù)邏輯日益復(fù)雜、跨部門(mén)業(yè)務(wù)逐漸增多的情況下，如果不考慮用戶(hù)體驗(yàn)，就很容易造成用戶(hù)辦事難、辦事繁、跑斷腿的情況，從而降低用戶(hù)滿(mǎn)意度。

高校核心業(yè)務(wù)流程再造的基本原則，是以用戶(hù)體驗(yàn)為主要驅(qū)動(dòng)力，打破部門(mén)壁壘，讓用戶(hù)真正感受到學(xué)校是一個(gè)整體，如圖3所示。把校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)的復(fù)雜處理流程看成一個(gè)整體，封裝為一個(gè)功能模塊。整個(gè)業(yè)務(wù)流程對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)是一個(gè)黑箱，用戶(hù)無(wú)需感知背后復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯，能夠體驗(yàn)到的只是反饋問(wèn)題——問(wèn)題解決。在遇到某一問(wèn)題時(shí)，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)在線(xiàn)自助申請(qǐng)，后臺(tái)經(jīng)過(guò)一系列跨部門(mén)協(xié)同處理操作，將最終結(jié)果反饋給用戶(hù)。盡量減少或避免用戶(hù)在各業(yè)務(wù)部門(mén)之間游走。

要想通過(guò)流程再造構(gòu)建一個(gè)優(yōu)質(zhì)高效的業(yè)務(wù)流程，就必須以服務(wù)驅(qū)動(dòng)管理創(chuàng)新、以用戶(hù)體驗(yàn)驅(qū)動(dòng)流程優(yōu)化。高校的數(shù)據(jù)治理工作要想取得更大的效益，就必須在建設(shè)共享數(shù)據(jù)中心、構(gòu)建全新數(shù)據(jù)邏輯的同時(shí)，開(kāi)始啟動(dòng)對(duì)核心業(yè)務(wù)流程的再造工作。

2.高校業(yè)務(wù)流程再造的方法和模型

圖1所示的數(shù)據(jù)邏輯是指各系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接后的真實(shí)邏輯。通過(guò)建設(shè)共享數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)邏輯由復(fù)雜的網(wǎng)狀變?yōu)樾切?。共享?shù)據(jù)中心就像是一臺(tái)數(shù)據(jù)交換機(jī)，數(shù)據(jù)的共享和交換統(tǒng)一通過(guò)數(shù)據(jù)中心來(lái)實(shí)現(xiàn)。但從UC矩陣的層面，各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)供需關(guān)系變化將會(huì)越來(lái)越頻繁，UC矩陣將演變?yōu)橐粡垙?fù)雜度越來(lái)越高的有向網(wǎng)絡(luò)。想要根據(jù)數(shù)據(jù)中心的全新數(shù)據(jù)邏輯進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)流程再造，就需要找到數(shù)據(jù)空間到業(yè)務(wù)流程空間邏輯的映射關(guān)系。

針對(duì)某一具體業(yè)務(wù)流程的再造，首先要確定該業(yè)務(wù)涉及的所有數(shù)據(jù)字段信息，將這些字段對(duì)應(yīng)到所屬業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成一張數(shù)據(jù)邏輯網(wǎng)絡(luò)，再將這張網(wǎng)絡(luò)映射至業(yè)務(wù)邏輯空間，找到對(duì)應(yīng)的權(quán)威部門(mén)，再對(duì)應(yīng)到相關(guān)審核人，形成業(yè)務(wù)流程邏輯網(wǎng)絡(luò)。由此完成數(shù)據(jù)空間到業(yè)務(wù)流程空間的邏輯映射，確定業(yè)務(wù)流程邏輯。（見(jiàn)圖4）

四、南開(kāi)大學(xué)業(yè)務(wù)流程再造實(shí)例——系統(tǒng)登錄問(wèn)題反饋流程

南開(kāi)大學(xué)于2017年啟動(dòng)了數(shù)據(jù)治理工作，通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)中心，來(lái)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享和交換，構(gòu)建了全新的校內(nèi)數(shù)據(jù)邏輯。同時(shí)，學(xué)校也對(duì)數(shù)字化校園基礎(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行了全面的升級(jí)，啟用新的信息門(mén)戶(hù)和統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。在新系統(tǒng)中，所有的用戶(hù)數(shù)據(jù)都是通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接的方式，從共享數(shù)據(jù)中心獲取。也就是說(shuō)，所有數(shù)據(jù)都來(lái)源于權(quán)威部門(mén)，如本科生數(shù)據(jù)來(lái)自教務(wù)處、研究生數(shù)據(jù)來(lái)自研究生院、教職工數(shù)據(jù)來(lái)自人事處等等。

新統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)上線(xiàn)后，人員信息數(shù)據(jù)不再由信息化辦獨(dú)立維護(hù)，而是從各主管業(yè)務(wù)部門(mén)同步，校內(nèi)人員基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)邏輯如圖5所示。隨著數(shù)據(jù)邏輯的變化，用戶(hù)在使用某個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法通過(guò)單一業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)解決。因?yàn)榧词乖趹?yīng)用系統(tǒng)中修改數(shù)據(jù)，也會(huì)由于權(quán)威部門(mén)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步而導(dǎo)致修改無(wú)效。在這種數(shù)據(jù)邏輯下，只能由數(shù)據(jù)的權(quán)威來(lái)源部門(mén)來(lái)維護(hù)數(shù)據(jù)。也只有從源頭修改數(shù)據(jù)才能真正實(shí)現(xiàn)全局有效。然而，用戶(hù)通常并不清楚這種變化。在新系統(tǒng)上線(xiàn)時(shí)，用戶(hù)可能會(huì)遇到一系列問(wèn)題，比如，由于某些信息缺失而導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法登錄，或發(fā)現(xiàn)自己的信息有誤不知道應(yīng)該找誰(shuí)修改等等。為解決這些問(wèn)題，就需要基于新的數(shù)據(jù)邏輯對(duì)該業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。

根據(jù)高校業(yè)務(wù)流程再造的基本原則，我們應(yīng)該從用戶(hù)需求的角度出發(fā)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)自助反饋問(wèn)題，提供必要的個(gè)人信息用于身份驗(yàn)證，并對(duì)遇到的問(wèn)題進(jìn)行描述；后臺(tái)根據(jù)用戶(hù)不同的身份將反饋表單自動(dòng)分發(fā)，由維護(hù)相關(guān)字段數(shù)據(jù)的權(quán)威部門(mén)進(jìn)行信息的審核和修改，再流轉(zhuǎn)到信息辦，由信息辦進(jìn)一步處理，最后將結(jié)果反饋給用戶(hù)。系統(tǒng)登錄問(wèn)題反饋流程的用戶(hù)界面如圖6所示。

根據(jù)前面提出的流程再造模型，想要得到業(yè)務(wù)流程的邏輯關(guān)系，就需要將數(shù)據(jù)空間邏輯映射到業(yè)務(wù)流程空間。首先將該業(yè)務(wù)涉及的所有字段對(duì)應(yīng)到來(lái)源業(yè)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建系統(tǒng)數(shù)據(jù)邏輯，再映射到業(yè)務(wù)流程空間，對(duì)應(yīng)到所屬部門(mén)。最后得到的業(yè)務(wù)流程如圖7所示。

基于SDC全新的數(shù)據(jù)邏輯，對(duì)用戶(hù)登錄問(wèn)題反饋流程進(jìn)行再造，能夠很好地實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)業(yè)務(wù)的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，有效提高了學(xué)校的辦事效率，并大大提升了用戶(hù)的使用體驗(yàn)。

五、總結(jié)與展望

數(shù)據(jù)治理的初衷是要提高各業(yè)務(wù)部門(mén)的辦事效率。然而，如果流程建設(shè)跟不上，反而會(huì)降低用戶(hù)的服務(wù)使用體驗(yàn)。只有基于全新的數(shù)據(jù)邏輯，在共享數(shù)據(jù)中心基礎(chǔ)上，打破各部門(mén)壁壘，對(duì)全校各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的梳理和再造，才能更好地改善用戶(hù)體驗(yàn)，解決師生反響強(qiáng)烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問(wèn)題。也只有這樣，才能使廣大師生在信息化發(fā)展中有更多的獲得感。依賴(lài)信息化建設(shè)，積極開(kāi)展數(shù)據(jù)治理、信息資源共享和核心業(yè)務(wù)流程再造，是高校走向內(nèi)涵式發(fā)展的必經(jīng)之路。

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（編輯：王天鵬）